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Directives d utilisation des installations scolaires et sportives de la Ville de Bienne par des tiers

ENT-002DA Utilisation des installations par des groupes

Directives d utilisation des installations scolaires et sportives de la Ville de Bienne par des tiers L Office de l enseignement secondaire du 2 e degré et de la formation professionnelle du canton de

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Directives d'utilisation des installations scolaires et sportives de la Ville de Bienne par des tiers L'Office de l'enseignement secondaire du 2 e degré et de la formation professionnelle du canton de Berne arrête : I

Dispositions générales 1

Objet a

Les présentes directives réglementent l'utilisation des installations scolaires et sportives de la Ville de Bienne

Elles permettent une collaboration irréprochable entre les utilisatrices et utilisateurs ainsi qu avec l'administration municipale biennoise ou le canton de Berne

Compétence Les installations scolaires et sportives sont propriété du canton de Berne

représenté par l'Office de l'enseignement secondaire du 2 e degré et de la formation professionnelle (OSP)

Les écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) et le Département Ecoles & sport (E&S en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives) sont responsables de l'utilisation soigneuse et appropriée des immeubles et installations

Principe a

Les utilisatrices et utilisateurs des installations scolaires et sportives sont tenus d'être soigneux

ainsi que de veiller à la propreté et à l'ordre

Ils s'engagent à traiter et à utiliser les équipements de manière appropriée

Ils sont tenus de respecter les règlements internes ou les règlements d'utilisation des installations sur place

ainsi que les instructions du personnel

Organe de réclamation En cas de réclamations ou de critiques concernant l'utilisation des installations scolaires et sportives

les utilisatrices et utilisateurs

tout comme les services de conciergerie

peuvent s'adresser au ou à la responsable des bâtiments du Département E&S

Annonces de dommages a

En cas de dommages

il convient d'informer le service de conciergerie

qui annoncera l'incident à la direction d'école

Celle-ci informera le Département E&S si nécessaire

Les défauts

dégâts et salissures constatés doivent être également annoncés

Si les dommages sont dus au vandalisme ou à l'utilisation non conforme des installations

les frais seront facturés à la personne responsable

Heures d'ouverture des installations scolaires En règle générale

les installations sont à la disposition de tiers du lundi au vendredi de 18h00 à 22h00

ainsi qu en fin de semaine pour des manifestations et compétitions

ce qui requiert l'autorisation des écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou du Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives)

Pour autant que le fonctionnement de l'école le permette

peuvent utiliser les installations plus tôt dans la journée

L'attribution des locaux et installations est communiquée par écrit aux utilisatrices /2010 # v8A MBT/DKR

qui ne peuvent les utiliser que durant le laps de temps imparti (y compris pour les travaux de rangement et de nettoyage)

Jours fériés / Vacances scolaires a

Les installations scolaires et sportives restent fermées pour les écoles et les associations les jours fériés suivants : nouvel an

2 janvier

Vendredi saint

Ascension

lundis de Pâques et de Pentecôte

1 er août

En règle générale

les installations restent fermées pour les écoles et les associations durant les vacances scolaires

Les écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou

après consultation des écoles

le Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives) rendent les décisions concernant les exceptions

En règle générale

les installations scolaires et sportives restent disponibles comme d'habitude avant les jours fériés et les vacances scolaires

Installations extérieures a

Le service de conciergerie décide de l'utilisation des pelouses en cas de conditions météorologiques défavorables ou de sol détrempé

Il est interdit de porter des chaussures à crampons vissés ou à multiples crampons

Si des utilisatrices et utilisateurs différents sont actifs en même temps dans les halles de gymnastique

c'est à eux de s'entendre entre eux quant à l'utilisation des installations extérieures

à moins qu il n existe des règlementations individuelles

En cas de désaccord

Responsabilité a

En règle générale

les écoles ou le canton de Berne ainsi que la Commune municipale de Bienne déclinent toute responsabilité pour d'éventuels vols

ainsi que pour tout dommage matériel et corporel en relation avec l'utilisation des installations scolaires municipales

Les utilisatrices et utilisateurs responsables répondent des dommages causés à des bâtiments et installations

Manger et boire a

Il est interdit d'amener des denrées alimentaires et de manger dans les halles de gymnastique

Les boissons doivent être contenues dans des récipients adéquats

La consommation de nourriture et de boissons est admise dans les autres locaux

dans le cadre de l'exploitation scolaire et des activités régulières des associations

La vente de boissons et de denrées alimentaires requiert non seulement l'autorisation des écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou du Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives) mais encore celle de la Direction cantonale de l'économie publique

secteur Hôtellerie&restauration

Interdiction de fumer Il est interdit de fumer dans les bâtiments et les installations extérieures

Interdiction de circuler Il est interdit de circuler dans toutes les installations scolaires et sportives

Les véhicules ne peuvent stationner que sur les places prévues à cet effet

Le Département E&S peut accorder des dérogations après consultation de la direction d'école

Les livraisons sont admises

Chiens interdits Les chiens ne sont pas admis sur le périmètre des écoles

Riveraines et riverains Il convient d'avoir des égards pour les riveraines et riverains

Objets trouvés Les objets trouvés sont conservés par le service de conciergerie au moins durant un mois

Utilisation des installations scolaires et sportives par des tiers 16

Principe a

En dehors des heures d'école

la Ville de Bienne peut mettre les installations scolaires et sportives à la disposition d'associations

institutions de formation externes

L'utilisation d'installations scolaires et sportives municipales en dehors de l'exploitation ordinaire de l'école requiert une autorisation des écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou du Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives)

Exception : la population peut utiliser les préaux et places de sport librement accessibles

Les aires de jeu engazonnées et les places en dur sont librement à disposition toute l'année pour autant qu elles ne soient pas occupées par un groupe de locataires et que l'état du sol le permette

Utilisatrices et utilisateurs tiers On différencie les groupes d'utilisatrices et d'utilisateurs suivants

cités dans l'ordre de priorité pour l'octroi d'une autorisation d'utilisation : a

écoles cantonales b

organisations et institutions de formation cantonales et municipales c

associations biennoises et organisations à but non lucratif d

institutions de formation privées e

organisations à but lucratif 18

Transmission de l'autorisation d'utilisation Les détentrices et détenteurs d'une autorisation ne sont pas habilités à transmettre leur droit d'utilisation à des tiers

Demandes d'autorisation Les demandes d'autorisation écrites

indiquant le nom de l'organisation concernée

le nombre de personnes impliquées

le but et la durée d'utilisation

ainsi que les prestations spéciales requises

sont à déposer auprès des écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou du Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives) au moins deux semaines avant la manifestation

Types d'autorisation a

Il est possible de conclure un contrat d'utilisation pour des manifestations uniques (autorisation unique) ou pour des événements récurrents d'une durée déterminée d'au maximum un an (autorisation permanente)

Dans la mesure où elle n est pas résiliée un mois avant le début de la nouvelle période

l'autorisation permanente (occupation annuelle

semestrielle ou saisonnière) est automatiquement prolongée

En principe

aucune autorisation permanente n est octroyée pour les fins de semaines

Taxes et émoluments a

Conformément au chiffre 4 du Tarif des émoluments II de l'administration municipale

des émoluments sont perçus pour l'utilisation de locaux scolaires et installations sportives en dehors de l'exploitation scolaire municipale

excepté pour les locaux scolaires loués à des utilisatrices et utilisateurs conformément au chiffre 17 d'à f

Les écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou le Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les

installations sportives) fixent les émoluments au cas par cas

accordent d'éventuels rabais ou déterminent d'éventuelles majorations

et établissent les factures correspondantes à l'attention des utilisatrices et utilisateurs

Retrait et résiliation anticipée de l'autorisation Une autorisation octroyée pour une durée déterminée peut être retirée prématurément si : a) les dispositions des présentes directives ne sont pas respectées ; b) la participation aux manifestations est insuffisante sur une longue période

les différences relatives aux diverses disciplines sportives étant

prises en compte ; c) les installations sont nécessitées par l'école ou le sport scolaire

Renonciation Toute renonciation à une autorisation d'utilisation doit être annoncée aux écoles ou au Département E&S au plus tard dix jours avant la manifestation

Un émolument de traitement est perçu en cas de renonciation de dix à trois jours avant la manifestation

Les émoluments complets sont facturés en cas de renonciation à plus court terme

Étendue de l'utilisation a

L'autorisation englobe l'utilisation des engins fixes et mobiles (à l'exception du petit matériel des halles de gymnastique)

Les engins prévus pour la halle de gymnastique ne doivent pas être emportés à l'extérieur

Il est impératif de porter les engins sans dispositif de roulement pour les déplacer

Les écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou le Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives) sont habilités à autoriser l'utilisation de tout autre matériel appartenant à l'école contre une taxe d'utilisation

Les écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou le Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives) peuvent édicter d'autres dispositions spécifiques aux installations (cf

pour autant qu elles ne soient pas contraires aux présentes directives

Si l'utilisation des installations occasionne une charge de travail élevée pour le service de conciergerie (préparation

manipulation des installations techniques

le ou la locataire doit en assumer la prise en charge

Pour ce faire

il ou elle peut recourir à son propre service de conciergerie ou dédommager financièrement ces prestations

Ce sont les écoles (en ce qui concerne les locaux scolaires) ou

après consultation de la direction d'école

le Département E&S (en ce qui concerne les halles de gymnastique et les installations sportives) qui déterminent si la charge de travail occasionnée est élevé

Contrôle L'association porte l'entière responsabilité des installations durant leur utilisation

En règle générale

le service de conciergerie n est pas disponible durant l'utilisation des installations

En règle générale

l'association désigne une personne responsable de les ouvrir

Le service de conciergerie est habilité à donner des instructions aux associations

Réception et remise de l'installation Chaque association reçoit l'installation en ordre et dans un état convenable du service de conciergerie

et la lui remet dans le même état

Nettoyage / Propreté a

En cas de saleté exceptionnelle

les éventuels frais de nettoyage sont facturés à l'association responsable

Seules des chaussures de sport prévues pour l'intérieur

propres et sèches (pas de semelles noires) seront utilisées dans les halles de gymnastique

Publicité a

Les organisatrices et organisateurs de manifestations sont autorisés à faire de la publicité sur des surfaces spécialement désignées à cet effet

Toute publicité pour du tabac ou de l'alcool est interdite