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NATIONS UNIES EP Programme des Nations Unies pour l'environnement Distr. GENERALE UNEP/OzL.Pro/ExCom/48/43 17 mars 2006 COMITE EXECUTIF DU FONDS MULTILATÉRAL AUX FINS D APPLICATION DU PROTOCOLE DE MONTREAL

NATIONS UNIES EP Programme des Nations Unies pour l'environnement Distr

GENERALE UNEP/OzL

Pro/ExCom/48/43 17 mars 2006 COMITE EXECUTIF DU FONDS MULTILATÉRAL AUX FINS D'APPLICATION DU PROTOCOLE DE MONTREAL Quarante-huitième réunion Montréal

DES PERTES ET DES GAINS LIÉS AU TAUX DE CHANGE ET DES FRAIS BANCAIRES POUR LES FINANCEMENTS APPROUVÉS PAR LE COMITÉ EXÉCUTIF

ET SUR TOUTES LES IMPLICATIONS DES AUTRES APPROCHES (SUIVI DE LA DÉCISION 47/47) Les documents de présession du Comité exécutif du Fonds multilatéral aux fins d'application du Protocole de Montréal sont présentés sous réserve des décisions pouvant être prises par le Comité exécutif après leur publication

Par souci d'économie

le présent document a été imprimé en nombre limité

Aussi les participants sont-ils priés de se munir de leurs propres exemplaires et de s'abstenir de demander des copies supplémentaires

Introduction 1

Le Secrétariat du Fonds a informé le Comité exécutif à sa 47 e réunion qu il s'était rendu compte

lors de la conciliation des comptes de l'année 2004

que les agences d'exécution n avaient pas comptabilisé de la même façon les revenus divers

les frais bancaires et les pertes et les gains liés au taux de change

Il n était pas très clair dans quelle mesure ces frais étaient absorbés par les financements consentis par le Comité exécutif pour les approbations de projet et les frais d'agence

Il n était pas non plus très clair si les agences compensaient ces frais par des intérêts ou d'autres revenus reçus au nom du Fonds multilatéral

pouvant s'agir alors de dépenses de fonds non approuvés par le Comité exécutif

Le Comité exécutif a décidé «de demander au Secrétariat

en collaboration avec les agences d'exécution et le Trésorier

dans le cadre du suivi de la présente décision

un rapport sur les options pour une approche cohérente au traitement des revenus divers

des pertes et des gains liés aux taux de change et des frais bancaires pour les financements approuvés par le Comité exécutif

et sur toutes les implications des autres approches

pour examen par le Comité exécutif à sa 48 e réunion» (décision 47/47

Le Secrétariat du Fonds a demandé aux agences d'exécution et au Trésorier d'indiquer ce que signifiaient ces termes

de recenser toutes les implications pour la conciliation des comptes et d'indiquer comment ces éléments étaient imputés aux comptes des frais d'agences et/ou projets approuvés

Il leur a également demandé de faire part de leurs observations sur une approche commune concernant la façon de consigner ces frais

Le présent document fournit une description des termes utilisés par le Trésorier et par chaque agence au niveau du Fonds multilatéral

expose les ajustements à réaliser sur la base de l'examen de ces termes de comptabilité

une approche commune portant sur ce type de frais à l'avenir

ainsi que des observations et recommandations du Secrétariat du Fonds

Revenus divers 4

Les revenus divers pour le Fonds multilatéral comprennent : les fonds fournis par le gouvernement du Canada

en plus de sa contribution annuelle

destinés à couvrir les frais d'hébergement du Secrétariat du Fonds à Montréal au lieu de Nairobi

tous les paiements effectués pour l'organisation de réunions du Comité exécutif en dehors de Montréal

ainsi que pour les contributions rétroactives destinées au Fonds des nouveaux pays versant une contribution

Certains intérêts dérivant de comptes portant intérêts tenus par des agences d'exécution au nom d'agences bilatérales ont été incorporés dans les revenus divers

Suite à l'examen

les fonds concernés ont été à nouveau inscrits comme intérêts

La Banque mondiale n a pas une ligne budgétaire incluant les revenus divers

Le PNUD a fait savoir que les revenus divers

pouvaient consister en revenus d'intérêts accumulés par un gouvernement et reversés au PNUD et ceci uniquement dans le cas d'avances en compte courant

Le PNUE a indiqué que les cas de revenus divers étaient peu fréquents mais pourraient comprendre les restitutions de dépenses imputées à des périodes précédentes

des ressources acceptés sans qu un objectif ait été spécifié

des chèques qui ne sont toujours pas encaissés un an après leur date d'émission et d'autres recettes diverses

L'ONUDI a indiqué que

depuis le commencement de ses activités sous l'égide du Fonds multilatéral

et conformément aux règles financières des Nations Unies

elle avait consigné dans son rapport financier annuel au Comité exécutif en tant que revenus divers négatifs des charges diverses telles que les frais bancaires

les pertes de taux de changes (réévaluation des cours) et les frais tardifs liés aux projets clôturés

Selon l'ONUDI

suite aux approbations annuelles du Comité exécutif

les fonds étaient transférés par le Trésorier sur cette base

net des charges concernant les revenus divers négatifs

les pertes de taux de change et les frais tardifs pour les projets achevés

À l'issue de discussions avec le Secrétariat du Fonds

ces frais seraient attribués aux projets concernés

inscrits en tant que frais administratifs

Gains/pertes dus aux taux de change 9

Les gains et les pertes liés aux taux de change sont communiqués dans le Rapport du Trésorier sur l'état des contributions

Les pertes/gains dus au taux de change s'opèrent lors de conversion en dollars américains des contributions et des billets à ordre destinés au Fonds multilatéral

Le PNUD a précisé que lorsque des ressources sont avancées pour des projets exécutés au niveau national

les fonds sont généralement avancés dans la monnaie locale sur la base du taux de change en vigueur aux Nations Unies à l'époque de la transaction

Tout gain ou toute perte en résultant est crédité ou imputé aux comptes du projet concerné

réduisant ou augmentant d'autant les dépenses du projet pour une période donnée

Le PNUE a indiqué que toutes les différences sont actuellement enregistrées au niveau du Fonds et non pas au niveau du projet

Les gains dus aux taux de change sont présentés dans le compte de profits et pertes du PNUE sous la rubrique «Revenus divers» et les pertes sous la rubrique «Frais de fonctionnement»

Historiquement

le traitement des gains et pertes dus aux taux de change n a pas toujours respecté l'approche décrite précédemment

car ils étaient présentés séparément dans la partie profits du compte de profits et pertes

et les changements dans les soldes des réserves et des fonds présentés comme «Gains/pertes dus aux taux de change»

Conformément à ce qui a été indiqué plus haut

l'ONUDI a comptabilisé les pertes de taux de change ou les gains crédités en tant que «revenus divers»

Elle a toutefois accepté de modifier la catégorisation de ces frais à partir de Pour la Banque mondiale

les pertes et les gains dus à la conversion des devises ne se produisent que dans le cas où des billets à ordre non encaissés ont été assignés à la Banque

Frais bancaires 14

Les frais bancaires sont engagés dans le cadre du fonctionnement du Fonds d'affectation spéciale et sont comptabilisés par le Trésorier au Fonds multilatéral

Au niveau des agences d'exécution

le PNUD a spécifié que les frais bancaires pouvaient être assignés soit aux frais de projet

soit aux coûts administratifs (frais d'agence)

Les frais résultant d'une transaction spécifique (pouvant donc être inscrits dans les comptes d'un projet) sont traités en tant que frais de transaction pour cette activité

Les frais associés à des services bancaires d'entreprise proviennent de manière centralisée de la Division financière du PNUD

Il s'agit de services de fonctionnement comprenant des décaissements aux vendeurs

des envois de fonds aux bureaux nationaux du PNUD et la réception des contributions

Les honoraires comptabilisés par les banques pour ces services sont répartis proportionnellement sur tous les comptes selon la source du financement

Dans les comptes du PNUE

les frais bancaires sont comptés dans le budget des coûts d'appui de programme

et non pas dans le cadre des fonds approuvés pour la mise en œuvre du projet

Comme cela a été déjà indiqué

qui a compté les frais bancaires en tant que «revenus divers» négatifs

a accepté de modifier ces catégorisations à compter de Les frais comptabilisés par la Banque mondiale pour le Fonds d'affectation spéciale de l'Ozone sont de 3

0035 %)

ce qui inclut à la fois la gestion des avoirs (investissement) et la gestion des fonds

Ce calcul est fondé sur le solde des fonds investis en moyenne au cours d'une année

Les frais bancaires engagés par des intermédiaires financiers font également partie des frais administratifs

Conséquences pour la conciliation des comptes 19

La conciliation des comptes présentée chaque année au Comité exécutif

conformément à la décision 38/9

a pour objectif de faire en sorte que les fonds nets approuvés indiqués dans l'Inventaire des projets approuvés du Secrétariat du Fonds

correspondent à la somme présentée dans les rapports périodiques annuels des agences d'exécution

somme correspondant elle-même au revenu net reçu enregistré dans les bilans financiers annuels des agences d'exécution

Les pertes/gains dus à la conversion de devises

les frais bancaires et les revenus divers négatifs non imputés à des coûts de projet ou bien des coûts administratifs seront identifiés en tant qu éléments de rapprochement dans la conciliation des comptes

De même

tous frais en retard pour les comptes d'un projet entraînant des revenus divers négatifs seront classés comme éléments de rapprochement dans la conciliation des comptes

Observations du Secrétariat du Fonds 21

Le Comité exécutif ne fournit en fait aux agences d'exécution que deux types d'approbation

à savoir les coûts de projet et les coûts administratifs

Tout frais supplémentaire 4

non absorbé dans ce cadre qui est compensé par des intérêts dus au Fonds constitue des dépenses de fonds qui n ont pas été approuvés par le Comité exécutif

L'ONUDI a proposé de modifier ses pratiques à compter de Le Secrétariat du Fonds a informé l'ONUDI que tous frais (passés

présents et à venir) devront être réassignés en tant que coûts de projet ou coûts administratifs

sachant qu aucun autre type de frais n a pu être approuvé par le Comité exécutif

Le Secrétariat a également informé l'ONUDI que si des coûts de projet ou des frais d'agence ont été reversés au Comité exécutif

et ensuite identifiés en tant que frais tardifs

ces frais pourraient être portés à l'attention du Comité exécutif dans le cadre des soldes de projets achevés destinés aux compensations

Ceci ne s'appliquera toutefois pas aux chevauchements de projet étant donné que

conformément à la décision 17/22

aucun chevauchement de projet n est autorisé

Il faut également noter que l'ONUDI a accepté les recommandations b et c

Le Comité exécutif pourrait envisager de confirmer le fait que les seuls coûts approuvés pour les agences d'exécution soient des coûts de projet ou des coûts administratifs

De plus

tout frais n appartenant à aucune de ces deux catégories devraient être rapportés dans le cadre de la conciliation des comptes pour 2005 soumises à la 50 e réunion

RECOMMANDATIONS 24

Le Comité exécutif pourrait : (a) (b) (c) Prendre note du Rapport sur les options pour une approche cohérente au traitement des revenus divers

des pertes et des gains liés aux taux de change et des frais bancaires pour les financements approuvés par le Comité exécutif

et sur toutes les implications des autres approches (suivi de la décision sur la planification financière pour la période triennale présentée dans le document UNEP/OzL

Pro/ExCom/48/43)

Confirmer que les coûts approuvés pour les agences d'exécution doivent entrer dans la catégorie coûts de projet ou bien coûts administratifs

Demander que toutes les agences d'exécution ayant des frais comptabilisés dans leurs comptes du Fonds multilatéral

qui n étaient toutefois pas assignés à des coûts de projet ou des coûts administratifs

fassent part de ces frais dans le cadre de la conciliation des comptes pour l'année 2005 qui sera présentée à la 50 e réunion

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