L'organisateur envoie une invitation contenant un lien ( hyperlien pour les conférences web) et un code d'accès à la conférence en ligne. Au moment de la réunion, tous les participants se connectent à la conférence en ligne, le code d'accès étant indispensable.
Tous les participants peuvent suivre dans une fenêtre de leur propre écran ce qui se passe sur le bureau du PC de l'animateur (partage synchrone), présentation (format ODP ou PPT ), émulation d'un nouveau logiciel ou rédaction de texte. Pendant une conférence web, le rôle de l'animateur peut être échangé entre les participants (et leur PC).
C'est une des composantes du Web 2.0 . La conférence en ligne est une application internet qui offre la possibilité d'organiser des conférences, des réunions de travail ou des formations virtuelles avec des personnes distantes. C'est un outil de collaboration synchrone (tous les participants voient et entendent la même chose au même moment).