Faire une analyse fonctionnelle nécessite de penser au résultat souhaité en termes de fonctions produit, avant d'envisager les moyens de l'atteindre. De cette manière, l'équipe projet s'intéresse en priorité au besoin de l'utilisateur, or répondre au besoin augmente la satisfaction client.
L'analyse fonctionnelle externe apporte une méthodologie pour mener cette analyse. L’Analyse Fonctionnelle Externe (AFE) est une méthode visant la satisfaction du besoin exact de l’utilisateur. Pour satisfaire le besoin au « juste nécessaire », L’AFE s’appuie sur 3 principes :
Cette démarche évite surtout certains problèmes liés à une mauvaise qualité́ de conception comme oublier une fonction qui pourtant devrait être assurée par le produit. Cependant, une analyse fonctionnelle externe demande un investissement en temps qui n’est pas à négliger.
Cependant, une analyse fonctionnelle externe demande un investissement en temps qui n’est pas à négliger. Cela peut vite prendre de 2 à 4 demi-journées de travail pour une équipe de 3 à 7 personnes. De plus, cette démarche demande un certain formalisme et une rigueur qui nécessite souvent d’être guidé par quelqu’un qui connaît la méthode.