La durée de l’autorisation d’absence est calculée en fonction des délais de route, de la durée prévisible de la réunion, du temps de préparation et de rédaction du compte-rendu de la réunion. Les représentants des organisations syndicales mandatés peuvent s’absenter pour assister aux réunions ou aux congrès syndicaux dont ils sont membres élus.
Ces autorisations spéciales d’absence n’entrent, en principe, pas en compte dans le calcul des congés annuels. On notera que la loi du 6 août 2019 a prévu une harmonisation du régime des autorisations spéciales d’absences dans les trois versants de la fonction publique. Mais, pour l’heure, le décret d’application n’est pas paru.
La loi prévoit que des autorisations spéciales d’absence qui n’entrent pas en compte dans le calcul des congés annuels peuvent être accordées aux fonctionnaires et aux contractuels à l’occasion de certains événements familiaux, tel que le décès d’un proche, un mariage ou un PACS.
A noter : depuis la crise sanitaire liée au Covid-19, les fonctionnaires ne pouvant pas télétravailler sont placés en autorisation spéciale d’absence. Les autorisations spéciales d’absence peuvent être accordées aux fonctionnaires territoriaux, aux fonctionnaires d'État, aux fonctionnaires hospitaliers et aux agents contractuels.