Il permet d'évaluer la différence entre les compétences acquises et celles attendues pour un métier.
C'est aussi un instrument de pilotage pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences que cela soit à court terme ou à long terme.
Il peut se retrouver dans un document partagé ou un outil collaboratif accessible à tout moment à tout un chacun.
Le référentiel de compétences peut notamment être directement construit dans un logiciel SIRH.
Sa maintenance est alors plus flexible et moins chronophage que celle d'un fichier Excel.
La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences est une méthode conçue pour mettre en adéquation les effectifs, les emplois et les compétences avec les objectifs stratégiques et l'environnement externe (marché, concurrence, évolutions technologiques, …).