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1- Construire un tableau de répartition des tâches (TRT). Le TRT est un outil qui permet au manager de répartir équitablement le travail au sein.
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Comment calculer le TRT ?
Elle consiste à observer le taux d'engagement, c'est-à-dire le rapport entre la charge nette de travail et le temps de travail théorique. Taux d'engagement < 95 % Le poste n'est pas saturé. Taux d'engagement entre 95 et 99 % Le poste est saturé. Taux d'engagement > 100 % Le poste est surchargé.Quelle est l'utilité d'un TRT ?
Le tableau de répartition des t?hes (TRT) est un outil qui permet de visualiser la répartition des t?hes entre les différentes personnes d'un service ou d'une entreprise, tout en précisant la charge de travail de chacun.Qu'est-ce qu'un TRT en management ?
Le Tableau de Répartition des T?hes (TRT) récapitule l'ensemble des t?hes nécessaires à la gestion d'une unité commerciale et leur répartition entre les différents salariés. C'est un outil de contrôle et d'amélioration de l'organisation du travail de l'équipe commerciale.- Le tableau de répartition des t?hes permet de visualiser les attributions de chaque poste au sein d'un groupe, pour une période donnée (une semaine, par exemple). Il fait généralement apparaître le temps attribué à chaque poste pour chaque activité.
BTS MCO / BLOC 4 / Compétence 1, Chapitre 4. Répartir les tâches et réaliser les plannings 1
Bloc 4 : BTS MCO
Compétence 1 :
Chapitre 4 : Repartir les taches et réaliser les planningsLorganisation du travail de léquipe commerciale, à savoir répartit les tâches et réaliser les plannings, est une mission
très délicate. Elle tient compte de plusieurs contraintes : le manageur de lUC doit connaitre Ie droit du travail en matière
de durée de travail et de repos (voir chapitre 1). Il doit aussi adapter Ie planning en fonction de différentes contraintes
organisationnelles et commerciales. Dans le cadre de ces contraintes, il fera au mieux pour satisfaire chaque membre
de léquipe.1. La répartition des tâches
1.1 Les contraintes à prendre en compte
Les contraintes liées à la présence des salariés dans l'unité commerciale : La présence des salariés est organisée par le manageur. Il doit en particulier établir : n planning des présences journalières et des horaires ongés Il doit tenir compte de différentes contraintes : légales et/ou conventions collectives (ex. : durée du travail, durée des congés.) Les contraintes liées au fonctionnement de l'unité commercialePour le bon fonctionnement de l'unité commerciale, le manageur affecte chaque membre de son équipe à un poste de
travail, donc à des tâches particulières. Il prendra en compte : e la semaine, des périodes de l'année imprévus1.2. Elaborer un TRT : Tableau de Répartition des Tâches.
A. La présentation du tableau de répartition des tâchesLe tableau de répartition des tâches (TRT) permet de représenter et d'analyser la répartition des tâches entre les
différents membres de l'équipe.Le TRT est basé sur une durée moyenne des tâches. Le manageur fait la synthèse des fiches d'auto-analyse des
différents membres de l'équipe. Il regroupe les tâches en activités principales.Le TRT détaille la liste des tâches effectuées pendant le cycle de référence (le plus souvent hebdomadaire ou mensuel)
avec le temps consacré à chaque tâche.Les informations proviennent de 2 sources :
- L'enquête directe : sous la forme d'un entretien avec chaque membre de l'équipe sur la base de la fiche de poste. Il
s'agit de recenser les différentes tâches et d'évaluer le temps passé à chaque tâche pendant le cycle de référence.
- L'auto-analyse : Chaque membre de l'équipe complète une fiche d'auto-analyse sur laquelle il enregistre à chaque
moment de la journée la tâche qu'il est en train d'effectuer. Le manageur exploite ces données pour évaluer le temps
passé pour chaque tâche.BTS MCO / BLOC 4 / Compétence 1, Chapitre 4. Répartir les tâches et réaliser les plannings 2
EXEMPLE : EXTRAIT DE LA FICHE DANALYSE DE LUC PHAM, VENDEUR CHEZ SPORT ET CITE B. L'utilisation du tableau de répartition des tâchesOutil d'information, le TRT permet :
. au manageur de l'unité commerciale d'avoir une vue claire du fonctionnement de l'unité; . aux partenaires de l'unité commerciale d'identifier qui fait quoi, et à qui s'adresser; . aux collaborateurs de situer leur mission au sein de l'équipe. Outil de contrôle et d'analyse, le TRT permet : . de critiquer la répartition du temps entres les taches . de proposer une nouvelle répartition des tachesEXERCICE :
A partir du document 1 (page suivante) et sachant que les préconisations du siège sont les suivantes :
- proportion du temps réservé à la vente pour les employés : 75% - proportion du temps réservé à la vente pour les adjoints : 40% Analyser la répartition des tâches de votre équipe au niveau individuel et collectifBTS MCO / BLOC 4 / Compétence 1, Chapitre 4. Répartir les tâches et réaliser les plannings 3
Document 1 : le TRT de l
2. Les plannings
2.1. Le planning des congés payés
Un planning de congés payés est un tableau à 2 entrées. D'un côté, il faut recenser les personnes qui doivent
apparaitre, de I'autre les semaines ou les numéros de semaine.Ce planning doit tenir compte des souhaits des salaries ainsi que des contraintes de lentreprise. Ces contraintes sont
liées à la législation, à lorganisation et à lactivité (saisonnalité des ventes, par exemple). L'objectif du manager est
d'arriver à un consensus. Les étpas sont les suivantes :1. Faire remplir une fiche de vux aux salaries
2. Créer Ie tableau a deux entrées sur la période donnée
3. Identifier les semaines OU il y a des incompatibilités
4. Trouver des solutions pour chacune des difficultés (avec les salariés concernés)
5. Modifier Ie planning, puis Ie diffuser aux personnes concernées (au moins deux mois avant)
Il existe des logiciels spécialisés : https://www.sodeasoft.com/planning-pro/planning-de-conges.php
BTS MCO / BLOC 4 / Compétence 1, Chapitre 4. Répartir les tâches et réaliser les plannings 4
EXERCICE : PLANNING DES CONGES DE VOTRE EQUIPE :
Semaine 34 Semaine 35 Semaine 36
Prénom L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Dylan C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C
Aissata C C C C C C C
Amel ElisaCharly C C C C C C C
Vous savez quavant les congés présentés ci-dessus, il reste à prendre sur la période pour chaque collaborateur :
. Dylan : 24 jours . Aissata : 30 jours . Charly : 18 jours1. Combien de jours chaque collaborateur va-t-il prendre ?
2. Combien de jours de congés restera-t-il à prendre pour chaque membre de votre équipe ?
2.2. Le planning de présence / planning horaire
Le planning est un tableau à double entrée qui présente tous les membres de l'équipe commerciale et les répartitions
horaires hebdomadaires. On peut mélanger le planning des congés payés avec le planning horaire. Des plannings liés
aux évènements (soldes, animation commerciale...) peuvent être réalisés. Il doit respecter les contraintes organisationnelles et légales.BTS MCO / BLOC 4 / Compétence 1, Chapitre 4. Répartir les tâches et réaliser les plannings 5
EXERCICE : LE PLANNING DE VOTRE ÉQUIPE
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Total
Pauline 08:30 15:00 18:00 22:00 06:00 12:00 07:00 20:00 12:00 17:30 Total Assane 08:30 17:00 15:00 22:00 09:00 13:00 14:00 19:00 10:00 15:00 12:30 20:00 Total Naima 17:00 21:00 17:00 21:00 17:00 21:00 17:00 21:00 14:00 20:00 TotalNote : La semaine suivante, Assane reprend le lundi à 14H et Naima à 6H. Naima est à temps partiel. Lentreprise na
pas prévu de payer des heures supplémentaires.1. Vous complètez le planning ci dessus
2. Que pensez vous de ce planning au niveau de vos obligations légales ? Expliquez.
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