LETTRE ADMINISTRATIVE
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UNITE X: LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
3) Cite quatre types de correspondance administrative. 4) Donne la voie hiérarchique suivie par un courrier adressé au MENA par un enseignant. 5) R dige ne
Madresser à ma hiérarchie
Sources : La lettre administrative livret 2 CDFA - Ministère de l'éducation nationale. Guide pratique de la correspondance administrative de Pierre Verdier
Le CNFPT
7 févr. 2018 e.s rédigeant de manière habituelle et régulière des lettres administratives et/ou des courriels. PUBLIC VISÉ. PRÉ-REQUIS. Page 1 sur 3.
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Le style administratif. 33. Formules et conseils généraux. 35. Les règles de la ponctuation. 39. L'emploi de la majuscule. 41. La lettre administrative.
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Modalités
de la communication administrativeCatherine Vallée
Extrait de ''Éléments de culture juridique et administrative'' (p.27 à 56), ouvrage publié par l'ESEN en décembre 2003.Modalités de la communication administrative
29SOMMAIRE
Les règles générales de la
communication écrite 31 Le style administratif 33Formules et conseils généraux 35
Les règles de
la ponctuation 39L'emploi de
la majuscule 41 La lettre administrative 43 lettre administrative en forme administrative 46 lettre administrative en forme personnelle 48 La note 49 Le bordereau 50 Le compte rendu 52 Le rapport 53 Le procès-verbal 55Sources et bibliographie 56
Modalités de la communication administrative
31LES REGLES GENERALES
DE LACOMMUNICATION
ECRITE
䕺 Ne pas multiplier les objets䕺 Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du
particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au
détail :- l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée),
- le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation,- la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée
clairement. 䕺 Tenir compte du destinataire Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire. 䕺 Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse.Replacer les informations dans leur contexte.
䕺 Choisir les arguments Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir lessituer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou
peu valide s. 䕺 Choisir ses mots En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez en général les termes trop techniques. 䕺 Respecter les règles de lisibilité - bannir le jargon de spécialiste et les mots savants, - donner la signification d'un sigle dès la première utilisation, - faire des phrases courtes et développer une idée par phrase, - alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées, - veiller à l'équilibre des paragraphes, - si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination, .../...).Modalités de la communication administrative
32䕺 Choisir le ton juste Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire . Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative. 䕺 Aller à l'essentiel
Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à
l'essentiel. 䕺 Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez
des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible. 䕺 Utiliser des formules positives 䕺 Limiter la redondanceLa répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est
involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les
redondances.Modalités de la communication administrative
33LE STYLE ADMINISTRATIF
䕺 Être courtoisÉvitez tout jugement de valeur.
䕺 Être objectif Les réactions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels.Le signataire (qui peut être différent du rédacteur) incarne l'État ; il agit, par conséquent, dans le
cadre des lois et règlements. Tout ce qui est écrit doit pouvoir être vérifié, notamment grâce aux
références faites aux textes officiels. 䕺 Être clairL'administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut que l'action soit
exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire.Recherchez l'emploi de mots simples.
Chaque phrase doit être utile, donc apporter une information nouvelle. 䕺 Être logiqueL'écrit doit être construit comme une démonstration (voir pages précédentes "faire un plan").
䕺 Être responsableLe rédacteur écrit au nom de l'autorité publique. Il emploie le "je", marque de la responsabilité
assumée. 䕺 Employer le vocabulaire administratif Il existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect fondamental de la hiérarchie.Modalités de la communication administrative
34FORMULES ET CONSEILS GENERAUX
䕺 Formules introductives - Faisant référence à un élément précédent : J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du... Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du... En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...Par lettre du...
Par lettre rappelée en référence...
Par votre communication téléphonique du...
Conformément à la circulaire n°... du...
Vous avez attiré mon
attention sur... Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...J'ai été saisi de...
J'ai été tenu informé de...
Vous m'avez signalé que...
- Ne faisant pas référence à un élément précédent : La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par : d'appeler votre attention sur... de vous informer de... de vous faire connaître que... La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure... Il a été porté à ma connaissance que...Il m'a été signalé que...
- Pour une correspondance adressée à un supérieur : de vous rendre compte... de vous faire parvenir... de vous exposer... de vous demander de bien vouloir... - Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné : de vous adresser... de vous rappeler... de vous demander de vouloir bien... de vous faire connaître que...Modalités de la communication administrative
35䕺 Formules de demandes On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes : - le supérieur... informe fait savoir à fait connaître fait observer à demande prie de vouloir bien engage... - le subordonné... rend compte de expose à sollicite de propose de prie de bien vouloir... 䕺 Formules d'exposition (termes précis) verbes à l'indicatif présent : j'ajoute je confirme je considère je constate j'estime je note j'observe je précise je rappelle je signale je souligne Ces verbes à l'infinitif sont souvent précédés de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que... d'une manière plus autoritaire : je prends acte... je crois devoir attirer votre attention... je ne sous-estime pas... mais... 䕺 Formules d'exposition (termes plus souples) prendre note... se trouver appelé à... il est entendu que... il n'échappe pas que... ne pas douter que... ne pas ignorer que.. ne pas manquer de... il n'est pas exclu que... je ne perds pas de vue...
L'utilisation du verbe "savoir» sert à souligner l'impossibilité théorique d'une éventualité
envisagée.Il ne saurait ê
tre question de... Il ne saurait vous échapper...Vous ne sauriez ignorer que...
Modalités de la communication administrative
36䕺 Formules générales attacher du prix à accepter une solution différer la mise en application délivrer une copie annuler une réunion apprécier le bien-fondé de décider que ajourner une réunion accorder une autorisation constater un fait appuyer une requête confirmer les termes de aborder un point assurer la diffusion aboutir à une solution 䕺 Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message : d'une part..., d'autre part... en premier lieu..., en second lieu... non seulement..., mais... tout d'abord..., ensuite..., enfin... par ailleurs... en outre... 䕺 Expressions qui permettent la transition d'une idée à l'autre, d'un paragraphe
à l'autre
À mon avis... À mon sens... Pour ma part...
En ce qui me concerne... En outre... Par ailleurs... 䕺 Expressions permettant de caractquotesdbs_dbs19.pdfusesText_25[PDF] lettre administrative définition
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