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Sous la direction de Gaétan MÉNARD
Responsable du service Archives de la SACD
Et de Dominique MANIEZ
Professeur associé à l"ENSSIB
Diplôme national de master
Domaine - sciences humaines et sociales
Mention - sciences de l"information et des bibliothèques Spécialité - gestion et traitement de l"information spécialiséeMise en place d"une Gestion
Électronique de Documents à la SACD
:p participation à l"élaboration du cahier des chargesCéline BONNEAU
Mémoire de stage / Juin 2007
BONNEAU Céline |MASTER SIB | Mémoire de stage | Juin 2007Droits d"auteur réservés. 2
Remerciements
Mes remerciements vont à Gaétan MÉNARD pour son accueil et la confiance qu"il m"a témoignée durant ces quatre mois en me laissant travailler sur les différents aspects duprojet, en étant ouvert à mes suggestions, et surtout à l"écoute de mes nombreuses
questions. Je remercie toute l"équipe de la SACD pour son accueil. BONNEAU Céline |MASTER SIB | Mémoire de stage | Juin 2007Droits d"auteur réservés. 3
Résumé :
La SACD travaille actuellement sur d"importants projets de modernisation de son organisation, en s"attachant à la refonte de son système d"information et à la mise en place d"une GED, dont le but est d"optimiser le service rendu aux auteurs et de gérer au mieux la masse de documents dont elle a la charge. Le présent rapport expose les différents aspects de la mission qui m"a été confiée : assistance au chef de projet pour l"élaboration du cahier des charges de la GED, analyse documentaire et préparation du futur atelier de numérisation. Descripteurs : GED - Gestion électronique de documents - numérisation - scanner - cahier des chargesToute reproduction sans accord exprès de l"auteur à des fins autres que strictement
personnelles est prohibée. BONNEAU Céline |MASTER SIB | Mémoire de stage | Juin 2007Droits d"auteur réservés. 4
Abstract :
SACD (a French author"s right society) would like to update its Information System with the integration of an Electronic Document Management (EDM) tool, whose aim would be to optimize services for authors and to manage large volumes of documents. This report presents the various aspects of my mission : elaboration of a specifications report, document analysis and preparation for the digital office. Keywords : EDM - Electronic document management - digitizing - digitizers - specifications report BONNEAU Céline |MASTER SIB | Mémoire de stage | Juin 2007Droits d"auteur réservés. 5
Sommaire
SIGLES ET ABRÉVIATIONS UTILISÉES...............................................................9
PARTIE 1 : PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ...................................................12 1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE.................................................................................12
1.1. Historique et missions ..............................................................................12
1.2. Administration..........................................................................................12
2. U N CONTEXTE DE MODERNISATION....................................................................142.1. Les projets transversaux...........................................................................14
2.2. L"optimisation des procédures : le projet Process.....................................14
2.3. La refonte du système d"information : Piment ...........................................15
2.4. L"informatisation de la bibliothèque .........................................................15
3. LE SERVICE ARCHIVES......................................................................................16
3.1. Présentation.............................................................................................16
3.2. Les missions.............................................................................................17
PARTIE 2 : LE PROJET DE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS ...18 1. PRÉSENTATION DU PROJET................................................................................18
1.1. Une réflexion préalable sur l"archivage électronique................................18
1.2. Audit des besoins par la société SERDA....................................................19
1.3. Objectifs et scénarii..................................................................................19
1.4. Organisation du projet .............................................................................22
2. MISSIONS PROPOSÉES........................................................................................23
2.1. Veille technologique.................................................................................23
2.2. Analyse de la typologie documentaire.......................................................24
2.3. Préconisations pour la mise en place de l"atelier de numérisation.............24
2.4. Calendrier de travail................................................................................24
PARTIE 3 : ÉTAT DE L"ART DE LA DÉMATÉRIALISATION ET DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS...................................................26 1. DOCUMENT NUMÉRIQUE....................................................................................26
BONNEAU Céline |MASTER SIB | Mémoire de stage | Juin 2007Droits d"auteur réservés. 6
1.1. Définition.................................................................................................26
1.2. Cycle de vie..............................................................................................28
2. L A GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS......................................................292.1. Définition.................................................................................................29
2.2. Mise en oeuvre ..........................................................................................30
2.3. Les normes...............................................................................................30
2.4. Les scanners de production.......................................................................31
2.5. Serveurs fax..............................................................................................33
2.6. L"externalisation de la numérisation.........................................................35
3. L A DÉMATÉRIALISATION DANS LES AUTRES SOCIÉTÉS D"AUTEURS.......................363.1. La déclaration en ligne à la SACD Belgique .............................................36
3.2. La GED à la SACEM................................................................................36
PARTIE 4 : TYPOLOGIE DOCUMENTAIRE ET CAHIER DES CHARGES ......39 1. L A GESTION ACTUELLE DES DOCUMENTS............................................................391.1. Applications métier...................................................................................39
1.2. Organisation des documents électroniques................................................39
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