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Comment créer une fiche de procédure ?

La création d’une fiche de procédure peut se réaliser en huit étapes, de la portée initiale jusqu’aux tests, sans oublier la révision. Chaque phase a pour but de documenter formellement chacune des étapes d’un processus, ce qui permet de maintenir une communication claire au sein de votre équipe, de même qu’une bonne coordination.

Qu'est-ce que la fiche de procédure ?

Au-delà de la coordination d’équipe, la fiche de procédure peut être utilisée comme feuille de route par les membres de l’équipe, indiquant ainsi les étapes clés nécessaires pour créer un nouveau processus. Tout sera alors bien plus clair pour votre équipe, qui pourra s’en servir comme d’une ressource de référence pour accomplir différentes tâches.

Quels sont les avantages de la fiche de procédure ?

De l’élimination des erreurs à l’amélioration de l’allocation des ressources et de l’efficacité, voici quatre avantages clés de la fiche de procédure?: Rédiger une procédure de travail permet d’éviter les erreurs en expliquant chaque étape du processus à l’avance.

Fiche de Procedure

Référencement

Intitulé du processus

Pilote du processus

Contexte du processus

Acteurs du processus

Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) : Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma)

Document papier

Données (en entrée ou en

Contrôle / décision

oui: sortie par le bas/Non: sortie par le

Opération manuelle

Traitement/tâche

enchainement avec un autre

Saisie de données dans

Connecteur vers un autre processus

Transmission /circulation de

Acteurs externes

Fichier informatique ou

Déploiement de SIFAC et mise en place des pôles de gestion financière Entités/acteurs qui concourent directement au déroulement du processus

Acteurs internes

Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le

Fiche de Procedure

DFI - DEP - 01.01

Procédure de dépense - Application SIFAC

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - Direction des Finances Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Dépense

Composantes, unités de

Pôles mutualisés

composantes, unités de

Contacts financiers

1 - Réalisation de la précommande d'achat

Le formulaire de

2 - Réalisation de la commande d'achat

La commande d'achat

3 - Impression de la commande d'achat

L'original est signé par

4 - Vérification de la conformité de la

Un formulaire de

5 - Transmission par mail des pièces

Ces documents scannés

Acteurs impliqués

Agence comptableCommentaires

Saisie

Saisie

Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Dépense

6 - Certification du service fait dans SIFAC

Obligatoire

7 - Réception de la facture par le pôle

Si le service fait n'a

8 - Traitement de la facture en vue du

Saisie dans SIFAC et

Phase transitoire

9 - Prise en charge comptable

Consultation

Phase transitoire

Documentation associée

Formulaire de précommande d'achat

Phase transitoire

Fiche établie par :

Fiche validée par :

DFI - Département de l'animation du

Hélène Mangano, Directrice de

16/12/2010

Documentation du processus

(Lister et joindre les documents : fiche(s) Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Dépensequotesdbs_dbs2.pdfusesText_3
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