[PDF] La dématérialisation des factures fournisseurs

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Corrélée au développement des nouvelles technologies de la communication et de l'information et renforcée par des obligations réglementaires, la dématérialisation est en plein essor et nécessite une

adaptation des organisations en matière de traitement des factures.Toutefois, la dématérialisation des documents comptables, et notamment des factures,

est encore marginale. En Europe, on estime que seulement 5 % des factures traitées sont dématérialisées. La réorganisation de la chaine de traitement des factures, et donc l'évolution de la relation

fournisseur-administration, va dans le sens d'une simplication des interactions et d'une ore de service élargie de la part de l'admistration vis-à-vis des usagers. Elle doit être l'occasion

pour les structures publiques de repenser leurs processus au regard de la nouvelle législation,

de leurs caractéristiques propres (secteur d'activité, nombre de factures à traiter, ressources

dédiées au traitement des factures, etc.) et des opportunités que peuvent représenter les outils technologiques disponibles aujourd'hui.

Cette réorganisation ouvre donc la porte à une transformation plus profonde de l'entité publique pour gagner en ecience, en délai de traitement et faire bénécier les agents de la chaîne de traitement des factures de meilleures conditions de travail. Au-delà de la dématérialisation des factures, l'Etat impulse une dynamique globale pour

favoriser les dématérialisations des échanges avec et entre les entreprises privées.JULIEN BOSC

julien.bosc@wavestone.com

ANTOINE CHALEAT

antoine.chaleat@wavestone.comLA DÉMATÉRIALISATION

DES FACTURES

UNE ÉVOLUTION NÉCESSAIRE DES

ORGANISATIONS MISES EN PLACE POUR LE

TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

AUTEURSMARGAUX FIX

margaux.x@wavestone.com 2

LA DÉMATÉRIALISATION DES

FACTURES, UN LEVIER DE

TRANSFORMATION ET DE

MODERNISATION

Les gains apportés par la dématérialisation des factures sont réels et mesurables aussi bien pour les émetteurs que pour les récep- teurs de factures.

En limitant les manipulations papier et en

automatisant les diérents contrôles et la saisie des informations, les gains de temps dans l'envoi et le traitement des factures sont considérables. La productivité des équipes est multipliée, et les services peuvent donc allouer leurs ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Aussi, l'archivage électronique favorise la

mise en place d'une gestion électronique de documents (GED) qui permet une traçabilité et une consultation des pièces comptables

à tout moment par l'ensemble des acteurs

(services métiers, nanciers et comptables). Grâce à la réduction des délais de paiement, les entreprises sont payées plus rapidement et la visibilité sur leurs ux de trésorerie est meilleure.

Fortes de ces constats, l'Union européenne

et la France s'inscrivent depuis plusieurs années dans une démarche incitative vis-à- vis des entreprises et des administrations.

Dès 2001, la directive européenne

2001/115CE autorise la substitution de la fac-

ture électronique à la facture papier comme document probant.

Dans ce cadre, la loi de modernisation de

l'économie, dite LME, du 4 août 2008 oblige l'Etat français à accepter les factures déma- térialisées émises par ses fournisseurs à par- tir du le 1 er janvier 2012.

En 2014, la directive 2014/55/UE relative à

la facturation électronique dans le cadre des marchés publics contraint les administra- tions à accepter les factures dématérialisées

émises comme telles par leurs fournisseurs

d'ici 2019.

L'ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014

relative au développement de la facturation électronique élargit l'obligation d'accepter les factures dématérialisées à destination du secteur public local et des établissements publics nationaux, et prévoit une obligation progressive pour les fournisseurs de déma- térialiser les factures à destination de la sphère publique à partir du 1 er janvier 2017. La généralisation de la facture électronique est présentée comme une mesure de simplica- tion essentielle dans les relations entre les personnes publiques et leurs fournisseurs.

Ainsi, l'Etat a mis à disposition Chorus Pro,

une solution technique mutualisée unique permettant le dépôt, la transmission et la réception des factures électroniques, qui vient concrétiser l'obligation réglementaire.

La solution Chorus Pro doit permettre d'uni-

formiser les modes de fonctionnement tout en respectant les standards internationaux.

L'Etat s'impose donc comme véritable fer

de lance dans la dématérialisation des fac- tures. L'objectif de ces diérentes initiatives est d'enclencher une dynamique de trans- formation, pas seulement dans les relations structures publiques-fournisseurs mais

également dans les relations des fournis-

seurs avec l'ensemble de leurs clients privés.

L'idée est non seulement de simplier la rela-

tion client-fournisseur mais aussi d'en réduire son coût. En eet, recourir à un fournisseur ou un prestataire a un coût de traitement (passation du contrat, pilotage du presta- taire, gestion administrative...). La dématé- rialisation des factures inue, entre autres, sur ces coûts externes à la prestation.

On peut également estimer que la simpli-

cation de la relation client-fournisseur et la réduction de son coût peuvent impacter le modèle économique des acteurs et leur stra- tégie globale, notamment sur le recentrage autour de leur coeur de métier.

La gestion de la facturation électronique

au sein de la sphère publique sous-entend la mise en place de processus permettant d'appréhender la dématérialisation comme une opportunité et non une contrainte.

An de s'adapter au mieux, il importe de

s'approprier de nouveaux outils techniques permettant de gérer les flux de factures dématérialisées : une évolution des compé- tences des services nanciers gestionnaires et garants du traitement des factures four- nisseurs s'avère dès lors nécessaire.

La nécessité d'adaptation étant fonda-

mentale, il importe de dénir dans quelle mesure et jusqu'où les services nanciers gestionnaires de la facturation doivent être transformés pour intégrer les nouveaux pro- cessus relatifs à la facturation électronique.

La dématérialisation peut donc impliquer

une nécessaire refonte des pratiques de tra- vail et des métiers du service nancier d'une structure publique donnée. Le recentrage 2001

Directive

2001/115/CE

UE

FRANCE

2008
LME

4 août 2008

200920102011201220132014

Directive

2014/55/CE

Ordonnance

26 juin 2014

201520162017

Obligation pour l'Etat français d'accepter les factures dématérialisées émises par ses fournisseurs au 1 er janvier

2012Obligation progressive à partir du 1

er janvier 2017 pour les fournisseurs de dématérialiser les factures à destination des strutures publiques 3 sur des tâches à plus forte valeur ajoutée entraîne ainsi une évolution du prol des agents.

L'impact RH n'est donc pas à négliger : la

diminution des tâches mécaniques conduit

à une réduction de la charge de travail

nécessaire au traitement des factures.

L'organisation est dès lors intrinsèquement

impactée par la mise en place des nouveaux processus de facturation et doit faire face à ces changements.

Dans un environnement intergénérationnel,

cette donnée est d'autant plus importante que les écarts de familiarité avec les outils informatiques sont grands.

De même il convient de prendre en considé-

ration le fait que le traitement des factures dépend des propres caractéristiques de cha- cune des organisations en termes d'activité, de taille, de volume de factures à traiter, etc.

La dématérialisation des factures,

une notion pouvant prendre plusieurs formes Dans un sens littéral, dématérialiser signi- e priver quelque chose de ses propriétés physiques. La dématérialisation concerne de nombreux domaines : monnaie, jeux, livres...

Dans une organisation, il s'agit de remplacer

des supports d'informations matériels par des chiers informatiques. La dématériali- sation, outre la transformation des ux de documents papier en ux numérique, est une étape incontournable pour permettre l'automatisation des processus de traitement des factures.

On dénombre à ce jour trois principaux

modes de dématérialisation.

Numérisation : Un document numérisé est

un document papier enregistré de façon informatique (ex : PDF). L'avantage de la numérisation est de pouvoir ainsi stocker ou envoyer un document de façon dématé- rialisée (ex : mail).

Numérisation avec reconnaissance de

caractères : Un document numérisé avec reconnaissance de caractères est un docu- ment numérisé sur lequel on fait intervenir un logiciel qui déchire les formes et les tra- duit en lettres. Cette traduction permet la génération d'un nouveau chier composé de données structurées exploitables automati- quement par les progiciels de gestion, an de limiter la saisie manuelle d'informations.

Numérisation native : Un document déma-

térialisé nativement est créé directement de façon informatique, avec des données structurées, sans passer par l'intermédiaire du papier : saisir une facture " en ligne » sur une plate-forme dédiée s'apparente à de la dématérialisation native. A terme, l'objectif est bien d'arriver à la troi- sième forme de dématérialisation, soit des factures 100 % digitales. Cette dénition est d'ailleurs celle privilégiée par l'Etat dans l'ordonnance n° 2014-697 du

26 juin 2014 relative au développement de

la facturation électronique. En eet, selon le Bulletin Ociel des Finances Publiques, "pour qu'une facture soit une facture élec- tronique, l'intégralité du processus de factu- ration doit être électronique». Ainsi, an de respecter une dématérialisation native des factures, les organisations publiques seront à même de réceptionner les factures émises par leurs fournisseurs selon trois modes : /Le portail, soit la solution Web "Chorus Pro » permettant la saisie en ligne d'une facture, le dépôt de chiers structurés selon des formats standardisés et le dépôt et la recon- naissance de caractère d'une facture préalablement éditée ; /L'EDI (échanges de données infor- matisées), soit le raccordement des systèmes d'information entre eux, qui permet d'échanger des données de facturation structurées selon des formats standardisés ; /Les API (Application Programming

Interface), mises à disposition par

l'Etat, appelées aussi mode "Ser- vice», soit le déport de fonctionna- lités du portail Web "Chorus Pro» sur des systèmes d'information tiers.

Ce mode permet de faire évoluer les

La gestion de

la facturation

électronique au

sein de la sphère publique sous-entend la mise en place de processus permettant d'appréhender la dématérialisation comme une opportunité et non une contrainte.

LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

4

L'ORDONNANCE DU 26 JUIN 2014 FAIT DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE UNE OBLIGATION POUR TOUS LES ÉMETTEURS DE FACTURES À DESTINATION DE L'ETAT, DES COLLECTIVITÉS ET DES

ÉTABLISSEMENTS PUBLICS AVEC UNE ENTRÉE EN VIGUEUR PROGRESSIVE : 321
1 er janvier 2017

Obligation pour les grandes entreprises et les

personnes publiques 1 er janvier 2018

Obligation pour les entreprises de taille

intermédiaire 1 er janvier 2019

Obligation pour les petites et moyennes

entreprises 1 er janvier 2020

Obligation pour les micros entreprises

4 progiciels de gestion et d'assurer la compatibilité avec les portails de facturation existants.

Quel que soit le mode de transmis-

sion choisi par le fournisseur, le docu- ment transmis par voie dématérialisée est le document probantdès lors que ce dernier est transmis par Chorus Pro.

Les informations de la facture

Selon l'article L441-3 du Code du Commerce,

tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. Ainsi, le volume de factures concernées par la fac- turation électronique est estimé à 95 millions de factures annuelles pour 80 000 struc- tures publiques. L'organisation des services nanciers et comptables des administrations publiques (réceptrices et émettrices de fac- tures) sera ainsi considérablement impactée.

Une facture, qu'elle soit au format papier

ou dématérialisée, s'inscrit dans un cadre contractuel liant un fournisseur, émetteur de cette facture, et un client, récepteur de cette même facture. La facture constitue une note détaillée des prestations ou des mar- chandises vendues. Il s'agit d'un document de nature commerciale, comptable et scale, établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel...) pour constater les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus. La facture doit également renseigner un certain nombre de données obligatoires.

La facturation électronique introduit de nou-

velles données obligatoires sur la facture.

Selon l'article 1 du décret n° 2016-1478 du

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