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Dématérialisation
Modèle pour l'expression des besoins
(Annexe 1 au Guide de la dématérialisation) Direction générale des systèmes d'information www.ge.ch Papier recycléTable des matières
1. But du document ................................................................................................................................... 3
2. Définitions .............................................................................................................................................. 3
3. Présentation générale du service demandeur ...................................................................................... 3
3.1 Mission du service .............................................................................................................................. 3
3.2 Organisation générale du service ....................................................................................................... 3
3.3 Basel légales ...................................................................................................................................... 3
4. Description du projet.............................................................................................................................. 3
4.1 Description sommaire du projet .......................................................................................................... 3
4.2 Enjeux et objectifs ............................................................................................................................... 4
5. Le processus métier cible ...................................................................................................................... 4
5.1 Description générale du processus .................................................................................................... 4
5.2 Acteurs du processus actuel .............................................................................................................. 4
5.3 Diagramme du processus actuel ........................................................................................................ 4
5.4 Description détaillée des activités réalisées au cours du processus ................................................. 4
5.5 Description des échanges au cours du processus ............................................................................. 4
5.6 Pièces utilises et produites au cours du processus ............................................................................ 5
5.7 Problèmes rencontrés avec ce processus.......................................................................................... 5
6. Typologie des documents ..................................................................................................................... 5
7. Analyse volumétrique ............................................................................................................................ 7
7.1 Volumétrie des flux entrants ............................................................................................................... 7
7.2 Volumétrie des stocks......................................................................................................................... 7
8. Indexation .............................................................................................................................................. 8
9. Check-list de qualification du projet ....................................................................................................... 8
9.1 Origine et qualité des documents entrants (papiers) .......................................................................... 9
9.2 Contenu des images à numériser ....................................................................................................... 9
9.3 Organisation de la numérisation ....................................................................................................... 10
9.4 Extraction des données, indexation .................................................................................................. 10
9.5 Export, traitement métier .................................................................................................................. 10
9.6 GED, archivage, conservation .......................................................................................................... 11
9.7 Sécurité, disponibilité ........................................................................................................................ 11
10. Aide à la réalisation du diagramme du processus .............................................................................. 12
10.1 Objectifs ............................................................................................................................................ 12
10.2 Réaliser la cartographie du processus ............................................................................................. 12
10.2.1 Les bonnes pratiques ............................................................................................................... 12
10.2.2 Quel niveau de détails ............................................................................................................. 12
10.3 Les étapes ........................................................................................................................................ 13
10.3.1 Etape 1: Identifier le début et la fin du processus .................................................................... 13
10.3.2 Etape 2: Déterminer les principaux acteurs ............................................................................. 14
10.3.3 Etape 3: Documenter les étapes clés du processus ............................................................... 14
10.3.4 Etape 4: Déterminer les cycles de traitement et les indicateurs de performance ................... 14
10.3.5 Etape 5: Identifier les points de décision ................................................................................. 15
10.3.6 Etape 6: Finaliser le diagramme .............................................................................................. 15
10.4 Quelques formes .............................................................................................................................. 16
Page : 3/16
Version 2.2 9 mars 2015
1. But du document
2. Définitions
Afin de faciliter la compréhension et d'utiliser un même vocabulaire, ce chapitre définit quelques
concepts et notions de base communément utilisés par le service X, et dans ce document: Exemple dans le cas du service des contraventions: Affaire Une affaire est une peine pénale pécuniaire (par exemple une contravention) ou tous types d'actes de répression dont le traitement conduira à la notification d'une peine pénale pécuniaire (par exemple une dénonciation).Dossier Un dossier concerne une personne,
uniquement identifiée. Un dossier contient toutes les affaires de la personne. Procédure Une procédure est un regroupement d'affaires au sein d'un même dossier. Ainsi, on parlera par exemple de procédure pour certaines affaires en arrangement de paiement, ou en contentieux. Usager L'usager désigne un client de l'administration. (PŃ"3. Présentation générale du service demandeur
3.1 Mission du service
3.2 Organisation générale du service
3.3 Basel légales
4. Description du projet
4.1 Description sommaire du projet
Page : 4/16
Version 2.2 9 mars 2015
4.2 Enjeux et objectifs
5. Le processus métier cible
La description du processus actuel sera plus ou moins détaillée selon sa complexité. Ne perdez pas
5.1 Description générale du processus
actuellement.5.2 Acteurs du processus actuel
5.3 Diagramme du processus actuel
Inclure le ou les diagrammes du processus (voir document " aide à la réalisation de la cartographie du processus »)5.4 Description détaillée des activités réalisées au cours du processus
Vous pouvez utilement compléter le diagramme par une description plus détaillée des opérations réalisées pour chaque étape du processus.Exemple :
Etape ou
Tâche
Action réalisée Description Acteur Echange ouDestinataire
Vérifier la
demandeVérifier la complétude
de la demande et x Texte x TexteActeur 1 Acteur 2
Instruire le
dossierAnalyser les
pièces constituant le dossierVérifier si toutes les
pièces demandées sont dans le dossierActeur 2 Demandeur
5.5 Description des échanges au cours du processus
Décrire dans un tableau les échanges indiqués sur le diagramme et dans le tableau ci-dessus en indiquant les pièces qui composent ces échanges.Page : 5/16
Version 2.2 9 mars 2015
Exemple :
Echange Pièces composant
Emetteur Destinataire Type
Demande X x Formulaire
x Annexes x Pièces justificativesDemandeur Acteur 1 Papier
5.6 Pièces utilises et produites au cours du processus
Exemple :
Etape ou tâche Pièces nécessaires pour
dérouler la procédurePièces produites au cours
de la procédureVérifier la demande x Formulaire 1
x Pièces justificatives 1 x Pièces justificatives 2 x " x Formulaire 25.7 Problèmes rencontrés avec ce processus
Lister les problèmes identifiés au cours la phase préliminaire de qualification de votre projet.
6. Typologie des documents
Etablir la liste exhaustive des documents participant au processus à dématérialiser. (aeg_rm_typologie_documents_V_20121210) jointe en annexe. Pour chaque type de documents, les informations suivantes doivent être, si possible, fournies:Attribut du type de
documentSignification
Type de document Libellé d'un ensemble de types de documents tel que défini dans le document (aeg_rm_typologie_documents_V_20121210)Modèle de
présentation du type de document Identifiant précis du modèle du type de document.Page : 6/16
Version 2.2 9 mars 2015
Désignation locale Libellé du type de document défini dans le service concernéCanal d'origine
Identifie le type de flux : Edition informatique, Bureautique, Courrier, Mail,Télécopie - [EI, B, C, M, T]
Support Papier / Electronique : [P ; E]
Format physique Taille : A5, A4, A3, autre
Recto verso Indique si le document contient des informations au verso. Recto ou Recto-Verso : [R ; V]
Grammage - Qualité Type de papier standard (65-80-90 g/m2), papier fin, épais, carton
Couleur Indique si le document contient de la couleur et s'il doit être numérisé enquotesdbs_dbs7.pdfusesText_5[PDF] Classification des actions d efficacité énergétique
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