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Comment organiser une réunion du conseil d'administration ?
En termes simples, le procès-verbal d'une réunion est un document qui résume les discussions, les actions et les votes au cours d'une réunion formelle.
Il s'agit d'une exigence légale dans de nombreux secteurs réglementés et, pour cette raison, il doit être conservé d'une manière cohérente et vérifiable.
Comment rédiger un PV d'une réunion exemple ?
Le procès-verbal se fait en deux étapes : une étape préparatoire, qui consiste à prendre des notes, et une étape de rédaction, qui consiste à mettre en forme les notes prises pendant la réunion.

7 déc. 2022 · Il rappelle que la première évaluation externe a eu lieu en 2012 et que le conseil d'administration, lors de sa 23e réunion en décembre. 2015 Autres questions

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Déterminer Le Calendrier de La Réunion Du CA

Les membres du conseil d’administration sont habituellement des gens très occupés. Il serait une bonne idée de planifier vos CA à intervalle régulier sur un planning d’un an et de le modifier le cas échéant. Bien entendu, il se pourrait que des réunions puissent s’ajouter afin de discuter de questions urgentes. Vous pourriez planifier les réunions ...

convoquer Les Membres

Il est important de convoquer les membres dans un délai raisonnable et qui peut être précisé dans la convention des actionnaires. L’avis de convocation qui mentionne date, heure et endroit doit inclure les éléments suivants : • Les sujets à traiter lors de la réunion du conseil (l’ordre du jour) • Les documents importants en lien avec les sujets à ...

Rédiger Un Ordre Du Jour structuré

L’ordre du jour est sans contredit LE document le plus important pour un CA réussi. C’est ce document qui vous permettra de bien suivre les sujets et d’atteindre votre objectif global de réunion. Grâce à cet ordre du jour bien établi, les membres présents pourront se concentrer exclusivement à prendre les bonnes décisions et faire le suivi des acti...

Bien Se Préparer Avant Le CA

Veiller à ce que tous les documents soient disponibles

La Conduite Du Conseil

Le conseil d’administration peut se tenir en mode présentiel ou virtuel en utilisant des outils tels que Teams. Chaque membre peut suivre l’ordre du jour grâce à l’outil technologique de son choix. Habituellement, le secrétaire est celui qui va documenter la réunion. Lors de l’ouverture du CA, le président doit revenir sur la dernière rencontre et ...

Consigner Les Décisions

Quand une décision est prise, elle doit être indiquée et renseignée au procès-verbal ou mieux, enregistrerpour de futures consultations. À cette décision, vous devez indiquer le proposeur ainsi que le second proposeur. Vous pourrez rechercher rapidement dans les archives de réunions précédentes afin de retrouver un élément discuté pouvant aider à p...

Procès-Verbal Du Conseil D’Administration

Si les sujets ont bien été documentés durant la tenue de la réunion, le procès-verbal sera rédigé rapidement. Vous devriez vous y attarder rapidement pour ne pas oublier les informations importantes et fraiches à votre mémoire. Idéalement dans un délai de 24 à 48h. Le procès-verbal doit inclure ces éléments : 1. La date, le lieu de la rencontre et ...

Prévoir Un Planning Sur l'année

Les personnes conviées à vos réunions stratégiques sont des personnes extrêmement occupées. Mieux vaut réserver leur agenda à l'avance. Établir le calendrier de vos réunions du conseil d'administration sur un an est beaucoup plus efficace que de les planifier d'une réunion à l'autre. Une action à prévoir, par exemple, fin décembre et fin juin.

Identifier Les détenteurs de l'information

Pour préparer l'ordre du jour, faites-vous aider un mois avant la date de la prochaine réunion. Le Président du CA, son ou sa secrétaire, voire d'autres administrateurs détiennent les informations dont vous avez besoin. Insistez : vous avez besoin des points à l'ordre du jour, même provisoires, comme préalable à l'envoi de la convocation.

convoquer Les Instances Au Bon Moment

Une convocation en dernière minute provoque des frustrations : les invités n'ont pas le temps de lire les documents ou de se renseigner sur les points à l'agenda. Laissez au minimum5 jours ouvrablesaux conviés pour prendre connaissance des informations et y réagir. Et prévoyez déjà un rappel, toujours bienvenu : personne n'est à l'abri d'une distra...

Simplifier La Gestion Des Documents

Lors de l'envoi de la convocation, le responsable de l'organisation de la réunion doit, à minima, envoyer l'ordre du jour et le procès-verbal de la dernière réunion. S'ajoutent à ces documents classiques, des documents de travailtels que les rapports financiers, d'audit ou les projets de résolution. Simplifiez la vie des participants en rédigeantun...

Demander de La Réactivité

Assurez un suivi serré : est-ce que les invités ont reçu l'invitation à la réunion du conseil d'administration ? Ont-ils des remarques ou besoin d'explications ? Évitez les surprises de dernière minute comme d'apprendre qu'un membre du CA n'a pas reçu les annexes ou ne les a pas comprises. Exigez, poliment, de recevoir les commentaires et questions...

Préparer Le Suivi de La Réunion

Organiser une réunion du conseil d'administration ne s'arrête pas à la fin de la séance. Après la réunion du CA, vous devrez rédiger le procès-verbal, ce document officiel qui entérine les décisions prises. Pour gagner en efficacité : faites savoir au Président du CA que vous attendez de lui qu'il résume, après chaque point de la réunion, les infor...

Une réunion du conseil d'administration doit être convoquée à un moment propice, de sorte que tous les administrateurs (ou la majorité d'entre eux) puissent y assister. Bien que le fait de tenir une telle réunion les fins de semaine soit acceptable, mieux vaut la prévoir pendant un soir en semaine.

C'est quoi une réunion de conseil d'administration ?

Le conseil d'administration est une assemblée chargée de valider les grandes décisions stratégiques de l'entreprise, de trancher sur toute question relative à son objet social.
. Le conseil d'administration est un organe collégial, sorte de garde-fou des décisions prises par les actionnaires.

Comment organiser une réunion du conseil d'administration ?

Le Conseil d'administration est convoqué par le Président.
. Toutefois, par décision du Conseil d'administration, consignée dans un procès-verbal de réunion, la mise en œuvre de la convocation peut être déléguée à un tiers de confiance (agent Forem, Directeur,…).

Comment organiser une réunion de conseil d'administration ?

Pour faciliter ces échanges et en garder les traces, des outils de collaboration en ligne existent tels votre Intranet, Google Drive, un Cloud d'entreprise, mais aussi des solutions numériques d'organisation des réunions. 6. Préparer le suivi de la réunion Organiser une réunion du conseil d'administration ne s'arrête pas à la fin de la séance.

Comment rédiger un procès-verbal de réunion du Conseil d’administration ?

Pendant la préparation, gardez à l’esprit l’objectif principal de la prise de notes. La qualité est un élément important du résultat final. Il est donc important de passer en revue certaines recommandations sur la façon de rédiger un procès-verbal de réunion du conseil d’administration afin d’être parfaitement armé et prêt.

Qu'est-ce que le procès-verbal d'une réunion ?

À condition que le procès-verbal de la réunion ne comprenne que les décisions et les événements pertinents, sa valeur s’étend bien au-delà de la réunion, en servant de point de référence pour les prises de décision ultérieures.

Quels documents doit-on envoyer à un responsable de l'organisation de la réunion ?

Lors de l'envoi de la convocation, le responsable de l'organisation de la réunion doit, à minima, envoyer l' ordre du jour et le procès-verbal de la dernière réunion. S'ajoutent à ces documents classiques, des documents de travail tels que les rapports financiers, d'audit ou les projets de résolution.

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