EXEMPLE DE CONVOCATION

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PDF	Modele-de-convocation-capdf Objet : Convocation au conseil d'administration Nous avons le plaisir de vous inviter à participer à la prochaine réunion du Conseil d'Administration de

Comment rédiger un avis de convocation ?
Une convocation pour une réunion doit fournir toutes les informations indispensables à son bon déroulement :
1la date et l'heure ;2le lieu précis, avec éventuellement le moyen de s'y rendre ;3la liste des participants, en indiquant à quel titre ils sont présents ;4l'ensemble des points inscrits à l'ordre du jour ;
Comment on écrit une convocation ?
Quelles sont les mentions obligatoires dans la lettre de convocation à un entretien préalable ? La lettre de convocation doit impérativement contenir l'objet de la convocation (projet de licenciement), la date, l'heure et le lieu de l'entretien et l'information portant sur le droit d'être assisté à l'entretien.
Comment écrire une lettre de convocation ?
L'avis de convocation est rédigé en une phrase comprenant l'heure, le jour et le lieu de la réunion ainsi que les informations déjà contenues dans l'en-tête.
Il doit être signé par la ou le secrétaire d'assemblée.
Il est utile, pour évaluer s'il y aura quorum, d'inviter les membres à annoncer leur absence à la réunion.

Vue d’ensemble

Organiser une réunion implique de devoir communiquer toutes les informations pertinentes d'une manière claire et précise. Vous devez indiquer la date, le lieu et l'ordre du jour. Il peut être utile aussi d'ajouter quelques indications supplémentaires, par exemple s'il y a lieu d'effectuer des travaux préparatoires ou si des fournitures spéciales so

Utiliser un argument convaincant en ligne d'objet

Rédigez une ligne de sujet pertinente. La ligne de sujet doit être courte et inclure la date et la nature de la réunion. Ces informations permettront aux destinataires de connaitre la date et le sujet des discussions avant même d'ouvrir l'email. Par exemple, vous pouvez utiliser des phrases du style « Réunion du 12 aout : Nouvelles règles concernant les rapports en cas d'absence du sujet de la réunion, vous pouvez vous attendre à ce que les personnes vous répondent en demandant si elles sont concernées ou si leur présence est obligatoire. Ainsi, assurez-vous de bien inclure l'objet de la réunion Demandez une confirmation de présence. fr.wikihow.com

Rédiger le contenu de votre email

Écrivez une introduction brève et engageante. Il est nécessaire d'inclure quelques mots d'introduction. Présentez-vous si vous travaillez dans une grande entreprise ou si vous ne connaissez pas encore tous vos collègues. Il est aussi essentiel d'ajouter à ces quelques lignes la liste des documents ou des fournitures qui sont éventuellement à préparer ou à apporter le jour de la réunion Rendez votre introduction aussi agréable et pertinente que possible. Exemple : « Bonjour à tous, je suis impatient de vous retrouver la semaine prochaine pour le lancement du nouveau projet » rappelez aux personnes convoquées qu'elles doivent terminer certaines tâches éventuelles ou indiquez-leur si elles doivent apporter quelque chose à la réunion. Par exemple, vous pouvez écrire une formule du genre « Nous vous rappelons que vous devez apporter quatre copies imprimées de votre liste de clients. » Faites ressortir la date et l'heure de la réunion. Cette information est cruciale pour les personnes convoquées à la réunion, il faut donc qu'elle soit mise en valeur par rapport au reste du texte. Insérez un interligne avant et après ou mettez cette information en caractères gras fr.wikihow.com

Utiliser Outlook ou une application intégrant un calendrier

Cet élément se trouve en dessous de l'onglet dans Outlook. Si votre entreprise utilise une base de données avec calendrier pour les évènements semblable à Outlook, utilisez-la pour organiser votre réunion. C'est généralement la méthode de communication privilégiée par vos collègues. Au cas où votre entreprise n'utiliserait pas Outlook ou rien d'autre qui y ressemble, vous pouvez utiliser votre messagerie e-mail professionnelle pour envoyer la convocation. Sélectionnez une heure et une date dans la fenêtre de l' Après la création d'une nouvelle réunion, la fenêtre du calendrier apparaitra. Cliquez sur et sélectionnez une heure et un jour encore disponibles pour votre réunion. fr.wikihow.com

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