La déclaration UE de conformité est un document obligatoire que le fabricant ou son représentant autorisé doit signer pour attester que les produits respectent les exigences de l'UE. En signant ce document, le fabricant assume l'entière responsabilité de la conformité de ses produits avec la législation de l'UE applicable.
Pour chaque projet, quelqu’un est chargé de l’obtention de la déclaration CE nécessaire, cette personne étant désignée en fonction de la configuration du système. Si la situation nécessite de fournir une unité CVC catégorisée quasi machine, cette personne doit être désignée avant la conclusion du contrat.
Il doit conserver une copie de ce document pendant 10 ans après la mise sur le marché des produits. La déclaration UE de conformité doit être traduite dans la ou les langues requise (s) par le pays de l'UE dans lequel le produit est vendu.
Leur livraison est par contre accompagnée d'une déclaration d’incorporation et d'une notice d’assemblage. Dans la déclaration d'incorporation, le fabricant doit citer les exigences de la directive « Machines » s’appliquant à la quasi-machine et devant être respectées à ce titre.