Dressons la liste des éléments qu’il doit absolument comprendre : L’objectif de la réunion : l’ordre du jour doit informer tous les participants des objectifs de la réunion, des sujets qui seront abordés et des décisions qui seront à prendre.
Dans le cas d’une séance extraordinaire, l’ordre du jour ne peut être modifié et ne contient que des points qui ont trait à l’objet de la réunion. Il n’y a pas dans ce cas de projet d’ordre du jour, mais seulement un ordre du jour définitif.
Si la majorité des points à l’ordre du jour sont déjà déterminés, il est toujours possible, dans le cadre d’une réunion ordinaire, d’y ajouter des sujets au point Questions diverses. Dans le cas d’une séance extraordinaire, l’ordre du jour ne peut être modifié et ne contient que des points qui ont trait à l’objet de la réunion.
Un ordre du jour bien rédigé augmente l’efficacité de la réunion et met votre équipe dans les meilleures conditions pour atteindre ses objectifs. Il y a fort à parier que vous vous êtes déjà retrouvé au cœur d’une réunion dont vous ne connaissiez ni le sujet ni les objectifs. Que faites-vous là ? Dans quel but vous a-t-on convié ?