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Rapport de stage

Martine Leblanc-Constant

Contributions au développement du coffre à outils des coordonnateurs de la fonction d'évaluation et des évaluateurs de programme au sein de l'appareil gouvernemental québécois

Rapport de stage présenté

à l'École n,ationale d'administration publique Juin 2012

Remerciements

Je ne peux passer à côté de l'occasion de remercier chaleureusement celle qui m'a fait confiance

et qui m'a tant appris en peu de temps, ma responsable de stage Claire Bard. C'est grâce à la

générosité et l'expérience de cette dernière que j'ai pu accomplir mes mandats. Aujourd'hui, si j'ai

le désir de faire accroître la fonction d'évaluation de programme au sein de l'Administration

gouvernementale, c'est principalement dû par la passion que cette dernière me partage.

Je tiens

à remercier également mon professeur M. Pierre Cliche qui a accepté avec grande générosité de référer ma candidature en plus de m'accompagner dans cette expérience. Lors de mes études à la maîtrise, M. Cliche est également le professeur qui m'a le plus remuée quant à . la rigueur attendue de ses élèves et pour cela, je lui en remercie.

Lors de mon stage, j'ai

pu découvrir des collègues formidables, notamment Isabelle et Daniel, qui m'ont intégrée rapidement en plus d'avoir la chance d'avoir une directrice, Sonia, qui a cru en mes capacités et pour cela, je tiens également à les remercier. Un rapport de stage constitue pour moi l'achèvement d'un long parcours universitaire. Pour cela, je tiens à remercier affectueusement toute ma famille pour leurs encouragements, mais spécialement mes parents, Sylvie et Marcel, pour leur soutien et leur fierté. Un dernier merci spécial à mes amis et collègues enapiens, Jean-Sébastien et Florence, qui m'ont supportée, mais surtout à mon amoureux, Mathieu, pour m'avoir forcée à étudier et encouragée à tout moment. v

Avant-propos

Dans le cadre du cursus obligatoire pour l'obtention de la maîtrise en administration publique pour analystes avec la concentration " Évaluation de programme », ce rapport de stage se veut l'aboutissement de l'activité d'intégration de fin de parcours. Tout au long du déroulement du stage et de la rédaction de ce rapport, le projet a été conjointement encadré par l'organisation mandataire, soit la Direction de la mise en oeuvre de la Loi sur l'administration publique du Secrétariat du Conseil du trésor ainsi que par l'École nationale d'administration publique. Le présent rapport est donc déposé d'un commun accord entre l'organisation mandataire et l'École nationale d'administration publique. iii

Table des matières

A V ANT -PROPOS ...................................................................................................................................... III

REMERCIEMENTS ................................................................................................................................... V

INTRODUCTION

.......................................... 1

PRÉSENTATION DE

L'ORGANISATION ........................................................................ ...................... 2

SECRÉTARIAT DU CONSEIL DU TRÉSOR, FONCTION ET ORGANISATION ......................................................................... 2

DIRECTION DE LA MISE EN OEUVRE DE LA lOI SUR L'ADMINISTRATION PUBLIQUE ........................................................... 2

MANDATS ET ACTIVITÉS .................................................................................................................................... 2

OBJECTIFS DE L'ORGANISATION .......................................................................................................................... 4

SES CLIENTS ET SA RÉGIE ................................................................................................................................... 4

LE STAGE CONFIÉ .................................................................................................................................... 6

LIVRABLES ET AUTRES CONTRIBUTIONS ................................................................................................................ 6

GLOSSAIRE DES TERMES USUELS EN ÉVALUATION DE PROGRAMME ................................. 8 DÉMARCHE PROPOSÉE ........................................................................ ............................................................. 8

DÉMARCHE RÉALISÉE ...............................................................................................................

........................ 9

Prendre connaissance des documents existants .................................................................................... 9

Document de travail ...............

............................................................................................................. 10

Proposition des définitions .................................................................................................................. 10

Mise en forme en vue de la consultation ............................................................................................. JI

Suivi auprès de la direction ................................................................................................................. Il

.... Consultation

à des fins de validation du contenu ................................................................................ JI

1·-

t...:

Réception des commentaires ............................................................................................................... 12

Préparation

de la version finale et son plan de communication ......................................................... 12

l"--Remise du document ............................................................................................................................ 13

Écarts entre la démarche proposée et la démarche réalisée .................................................

.............. 13

CADRE DE SUIVI ET D'ÉVALUATION .......................... , ........................................................ 15

DÉMARCHE PROPOSÉE ................................................................................................................................... 15

DÉMARCHE RÉALISÉE ..................................................................................................................................... 15

Prendre connaissance des documents existants .................................................................................. 16

Proposition

du contenu ....................................................................................................................... 16

Consultation à des fins de validation du contenu ............ .................................................................... 16 Préparation de la version finale et son plan de communication ......................................................... 16

Remise du document ........................

.................................................................................................... 16

Écarts entre la démarche proposée et la démarche réalisée ............................................................... 17 vii

CONTRIBUTION À D'AUTRES PROJETS ........................................................................

.................. 19

CONSEILS ET LEÇONS APPRISES ........................................................................

.............................. 20

CONCLUSION

................................................................... 22

RÉFÉRENCES

UTILISÉES POUR LE GLOSSAIRE ........................................................................

... 24

RÉFÉRENCES

UTILISÉES POUR LE CADRE DE SUIVI ET D'ÉVALUATION ........................... 35 ANNEXE 1-ORGANIGRAMME ........................................................................ .............................................. 37 ANNEXE Il-OFFRE DE SERVICE ........................................................................ .................................. ." ......... 39

ANNEXE Ill-APERÇU DU DOCUMENT DE TRAVAIL. ........................................................................

............ 50

ANNEXE IV-APERÇU DU GLOSSAIRE EN TABLEAU ........................................................................

............. 55

ANNEXE V-APERÇU DU GLOSSAIRE À LA FIN DU STAGE ........................................................................

... 57 ANNEXE IV-LE GLOSSAIRE ........................................................................ .................................................. 60

ANNEXE VIl-LE CADRE DE SUIVI ET D'ÉVALUATION ........................ : ........................................................ 87

viii

Introduction

L'appareil gouvernemental québécois est sans cesse en quête des meilleures pratiques de gestion. En 2000, le Québec s'est doté de la Loi sur l'administration publique accordant la priorité

à la qualité des services aux citoyens et instaurant un nouveau cadre de gestion axée sur les

résultats. En ce sens, l'ensemble des ministères et organismes assujettis à cette loi a dû revoir certaines de ses pratiques de gestion.

L'un des

rôles du Secrétariat du Conseil du trésor du gouvernement du Québec.confié par cette

loi est de favoriser " l'adaptation du cadre de gestion à la situation ·de chacun des ministères et

organismes tout en mettant en oeuvre les actions requises pour respecter la politique budgétaire du gouvernement » 1. La Direction de la mise en oeuvre de la Loi sur l'administration publique (DMOLAP) est l'unité du Secrétariat du Conseil du trésor responsable de ce cadre de gestion et de la mise en oeuvre de la Loi. Elle a pour rôle de faciliter l'application du cadre de gestion gouvernemental dans les ministères et organismes assujettis. . Cette même loi est également celle

qui établit les rôles et les responsabilités du Secrétariat du Conseil du trésor et de son

secrétaire.

C'est dans

un contexte de soutien en matière des meilleures pratiques de gestion que le stage a

été effectué.

Le mandataire, la DMOLAP, a confié le mandat de travailler au développement du

coffre à outils du coordonnateur de la fonction d'évaluation et des évaluateurs de programme au

sein de l'appareil gouvernemental québécois. Ce rapport de stage relate le déroulement du stage. Il propose en premier lieu une description du

mandat, de l'organisation mandataire, des livrables demandés et de la démarche réalisée. En

deuxième lieu, il pésente une rétroaction sur la démarche et présente les acquis et les leçons

apprises. Il se termine par une conclusion générale de l'expérience. 1

http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/A 6 01/A6 01.html

Présentation de l'organisation

Secrétariat du Conseil du trésor, fonction et organisation

Le Secrétariat du Conseil du trésor a pour fonction d'assister le Conseil du trésor et sa présidente

dans leurs fonctions de gouverne et de les conseiller en matiére de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles. Pour y parvenir, le Secrétariat fournit aux ministères et aux organismes des orientations en matière de gestion et offre aux citoyens et aux entreprises des services d'information sur les politiques gouvernementales de gestion. En plus d'orienter et de donner de l'information sur les façons d'entrer en contact avec le gouvernement,

la production de statistiques concernant l'effectif de la fonction publique est également un mandat

du Secrétariat.

Sa structure est divisée en cinq sous-secrétariats: le Sous-secrétariat aux politiques budgétaires

et aux programmes; le Sous-secrétariat au personnel de la fonction publique; le Sous-secrétariat aux politiques de rémunération et à la coordination intersectorielle des négociations; le Sous secrétariat aux marchés publics et le Sous-secrétariat aux ressources informationnelles et bureau

du dirigeant principal de l'information. Mis à part les sous-secrétariats, sept directions sont sous

l'autorité directe du Secrétaire : la Direction générale de l'administration; la Direction de la mise en oeuvre de la Loi sur l'administration publique; la Direction des communications; le Greffe; le Direction de la vérification interne; la Direction des affaires juridiques et la Direction du développement durable, de la concertation en administration et des mandats spéciaux.

L'organigramme

illustrant la structure complète du Secrétariat du Conseil se trouve à l'annexe 1. Direction de la mise en oeuvre de la Loi sur l'administration publique

La DMOLAP est une petite équipe qui relève directement du Secrétaire et dirigeant principal de

l'information du Secrétariat. Sous sa directrice se trouve l'ensemble des employés de la direction.

Pendant le stage, l'organisation comptait dix employés à temps plein et deux employés à temps

partiel décliné de la façon suivante : une directrice, six conseillers, une technicienne administrative, une adjointe administrative, une secrétaire et deux étudiants (temps partiel).

Mandats et activités

Le mandat qui oriente les actions transversales de la DMOLAP est le suivant : " Assister le

Conseil

du trésor et sa présidente dans leurs fonctions de gouverne. À cet effet, elle voit à la

mise en oeuvre du cadre de référence gouvernemental afin de faire évoluer la gestion axée sur

2

les résultats et de placer la qualité des services au coeur des préoccupations. Aussi, elle assiste

et conseille les ministères et organismes en ces matières. » 2 Pour ce faire, ses principales activités sont les suivantes : • " Élaborer et diffuser des orientations, des guides et divers outils à l'intention des ministères et organismes, notamment en matière de qualité de services, de gestion axée sur les résultats, de vérification interne, de gestion des risques et d'évaluation de programme; • Soutenir et conseiller les ministères et organismes dans l'implantation des orientations ainsi que dans l'utilisation des guides et des outils mis à leur disposition; • Soutenir et conseiller les ministères et organismes dans la réalisation de leurs déclarations de services, leurs rapports annuels de gestion, leurs indicateurs .de gestion, leurs tableaux de bord ainsi qu'en matière de coût de revient, de vérification interne, de gestion des risques et d'évaluation de programme; • Réaliser des séances d'information et de formation à l'intention des ministères et organismes, notamment en matière de qualité de services, de gestion axée sur les résultats, de vérification interne, de gestion des risques et d'évaluation de programme; • Effectuer la mise ·à jour de l'information sur les sites Internet du Secrétariat et extranet de l'Administration gouvernementale; • Mesurer la satisfaction des ministères et organismes; • Préparer des avis et des analyses pour le Conseil du trésor et sa présidente; • Soutenir et conseiller les ministères et organismes dans la réalisation de leurs plans stratégiques; • Coordonner et rédiger, pour la présidente du Conseil du trésor, le rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'administration publique; • Planifier et coordonner les travaux de révision de la Loi sur l'administration publique; Effectuer des activités de veille sur les meilleures pratiques en lien avec les différents aspects de la gestion axée sur les résultats» 3. 2 Intranet du Secrétariat du Conseil du trésor. 3

Objectifs de l'organisation

Les objectifs stratégiques de cette organisation sont les suivants : • " proposer un nouveau cadre de gestion axée sur les résultats; fournir une meilleure reddition de comptes de l'application de la Loi sur l'administration publique; proposer de nouvelles orientations en matière de gestion; • accroître le partage, les échanges et la diffusion des saines pratiques de gestion; • faciliter l'application des meilleures pratiques en matière de gestion axée sur les résultats 4. Du côté des objectifs internes de l'organisation, on retrouve : • " améliorer la qualité de vie au travail; mettre en place et uniformiser des pratiques permettant d'améliorer la gestion de l'information; • renforcer les liens avec les partenaires stratégiques; • instaurer un standard de qualité dans notre prestation de services; • développer l'expertise et les compétences du personnel de la DMOLAP; instaurer un processus de veille formel » 5.

Ses clients et sa régie

Les clients la DMOLAP sont divers. D'une part, elle fait des analyses sur plusieurs sujets variés pour le Conseil du trésor. D'autre part, elle est en soutien à l'ensemble des ministères' et organismes assujettis à la Loi sur l'administration publique de l'appareil gouvernemental québécois. Les lois qui régissent le Secrétariat du Conseil du Trésor sont les suivantes : • Loi sur l'administration publique;

Loi sur la Fonction publique;

Loi sur le régime de négociation des conventions collectives dans les secteurs public et parapublic; 3

Ibidem

4 Intranet du Secrétariat du Conseil du trésor. 5 /bidem 4 • Lois concernant les régimes de retraite des employés de I'Ëtat; Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement. • Loi sur les contrats des organismes publics. 5

Le stage confié

6

Le dernier outil en matière d'évaluation de programme visant à soutenir les organisations du

gouvernement du Québec remonte à 2002. Il s'agit du Guide sur l'évaluation de programme à

l'intention des dirigeantes et dirigeants d'organismes. Il a été élaboré concurremment aux

orientations relatives à la fonction d'évaluation de programme dans les ministères et organismes,

également eri 2002, toujours en vigueur.

En 2007, le Plan stratégique 2007-2012 du Secrétariat du Conseil du trésor s'est engagé à

élaborer de nouvelles orientations en évaluation de programme. Par ailleurs, il existe un besoin

d'outiller les organisations et les équipes d'évaluation qui travaillent dans ce domaine pour accroître la prise en compte et l'utilité dans la prise de décision des travaux d'évaluation menés dans les organisations.

Le mandat consiste donc à travailler au développement du .coffre à outils du coordonnateur de la

fonction d'évaluation et des évaluateurs de programme. Les outils mis à la disposition des personnes. intéressées par l'évaluation permettront notamment d'uniformiser la pratique et

d'améliorer la qualité des produits d'évaluation aux plans de leur objectivité, de leur pertinence et

de leur réponse aux besoins d'information, et donc de leur utilité.

Livrables et autres contributions

Plus précisément, en lien avec la formation académique et le domaine de spécialisation de la

stagiaire, les livrables attendus du mandat confié sont : • un glossaire annoté qui propose des définitions pour les termes courants en évaluation de programme adaptées au contexte de la pratique au Québec; • un guide sur l'élaboration des cadres de suivi et d'évaluation ou cadre d'évaluation, selon le cas, assorti d'une proposition de gabarit (s) ou modèles permettant de faciliter leur préparation.

En matière d'évaluation de programme, la DMOLAP a également initié deux projets importants:

• La préparation d'un portrait de la fonction dans les organisations assujetties à la Loi; 6 Voir le document original "Offre de seNice» à l'annexe Il. 6 • La préparation d'un projet de nouvelles orientations ou de directive qui s'inscrit de manière cohérente ou en soutien à d'autres initiatives comme l'élaboration d'un outil d'évaluation de la performance des programmes. Il a été attendu que la stagiaire peut, dans la mesure où le cheminement de ses livrables

identifiés lui permet de s'y impliquer, être mise à contribution dans ces deux projets. Toutefois,

aucun livrable autre que ses analyses, commentaires et rétroactions organisés ne sont attendus.

Le stage a été d'une durée de 15 semaines, à un rythme de 35 heures par semaine. Il a débuté

le 9 janvier et s'est terminé le 20 avril 2012. Le stage a été effectué dans les bureaux du

Secrétariat du Conseil du trésor.

7 Glossaire des termes usuels en évaluation de programme

Le glossaire a été préparé dans la perspective de doter les personnes intéressées à l'évaluation

de programme de définitions adaptées au contexte québécois. Annoté et illustré, il permettra à

ses utilisateurs une compréhension facile et rapide des termes.

Démarche proposée

Pour la préparation du glossaire annoté proposant des définitions des termes courants en

évaluation de programme adaptées au contexte de la pratique au Québec, la démarche qui a été

proposée est la suivante : 1.

Prendre connaissance de ce qui a déjà été réalisé à la DMOLAP en termes de définitions

propres à l'évaluation de programme;

2. Intégrer différentes définitions déjà existantes au sein d'unité comparable comme le

gouvernement fédéral canadien ou de centre de recherche en la matière, particulièrement le Centre de recherche et d'expertise en évaluation;

3. Faire une recherche dans les banques de données sur les articles scientifiques

d'évaluation de programme spécifiquement aux États-Unis, en Grande-Bretagne et au Canada concernant des définitions existantes sur les termes courants en évaluation de programme; 4. Élaborer un glossaire préliminaire comprenant différentes annotations sur les sources et des explications sur les termes en prenant soin de s'assurer que les définitions soientquotesdbs_dbs12.pdfusesText_18

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