[PDF] Informatisation de la gestion du personnel : dossier de lexistant

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SOMMAIRE

INTRODUCTION3

1.GENERALITES4

1.1.PRÉSENTATIONDUPROBLÈME4

1.2.OBJECTIFSDEL'ÉTUDEDEL'EXISTANT4

1.3.DÉMARCHESUiViE4

II.RECUEILDEL'EXiSTANT5

11.1.PRÉSENTATIONDEL·ORGANISATION5

11.1.1.Mission5

Il.1.2.Activités6

11.2.COMPTERENDUD'INTERVIEW6

Il.3.LESRÈGLESD'ORGANISATION12

11.6.1.But.38

Il.6.2.Lesconceptsutilisés38

11.6.2.1.Leconceptdepostedetravail...38

Il.6.2.3.Représentationgraphique39

III.LESRÈGLESDEGESTION55

IV.1.BUT56

IV.2.FORMA.L1SMEDUMCT56

IV.2.1.Lanotiond'événement56

IV.2.2.Leconceptdesynchronisation57

IV.2.3.Leconceptd'opération57

V.1LEDICTIONNAIREDEDONNÉES70

V.2.1.but.72

V.2.2.fonnalisme72

1.DIAGNOSTIQUEDEL'EXISTANT74

VI.1.LESPOINTSPosrllFS74

V1.2.LESPOINTSNÉGATIFS74

VI.3.LESSOUHAITSDESVTILISATEURS74

VI.4.LESCONTRAINTESAPRENDREENCOMJTE74

CONCLUSION75

Projet de fin d'étude

INTRODUCTION

Dossier del'existant

Laphase de lancement nous a permis de nous familiariser avec l'OCCGE. La présente phase ditel'étudedel'existant,nous permettrad'unepart de dégager le fonctionnement del'organisationetd'autrepart de modéliser les donnéesqu'ellemanipule ainsi que les traitementsqu'elleeffectue. Ce rapport sera donc le compte rendu détaillé de la phase del'étudede l'existant. Cette études'articuleautour des pointssuivants: - le recueil del'existant, - la description des données et des traitements, - le diagnosticde l'existant.

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Projet de fin d'étude

1.GENERALITES

Dossierdel'existant

1.1.PRESENTA110NDUPROBLEME

L'OrganisationdeCoordinationet deCoopérationpour la lutte contre les GrandesEndémies(OCCGE)est uneorganisationinterafricaine(pays francophones del'Afriquede l'Ouest). Le suiviadéquatd'une telleorganisation impose auSecrétariatGénéral, une gestionminutieuseetpropredes agents de l'organisation. A cet effet, leSecrétariatGénéralest donc chargé de la gestion et du suivi des agents del'organisation. L'exécutionde ces tâchesnécessiteune mise

àjourpermanentede toutes

lesinformationsrelativesaux employés.Actuellementcette gestion est manuelle. La présente étude quipourraitaboutir

àlaproductiond'un logiciel de

gestionautomatiquedupersonneldevraalorsproposerde nouvelles organisations destraitementset denouvellesrègles de gestion afind'améliorerle fonctionnement du service dupersonnelet del'organisationtout entière.

1.2.OBJECTIFSDEL'ETUDEDEL'EXISTANT

Les objectifs visésàtraversl'étudedel'existantsont lessuivants: ...permettre au groupe deprojetd'acquérirune bonnecompréhensiondu fonctionnementdel'OCCGEet plusparticulièrementcelle du domaine d'étude, ...identifierles points dedysfonctionnement, ...approfondirla demandeinitialeparlacirconscriptiondesobjectifsqUI doivent êtrepoursuivisparleprésentprojetd'informatisation.

1.3.DEMARCHESUIVIE

Afin de meneràbien cette étude, onprocéderade la façonsuivante: ...Interview directe despostesde travailconcernés, ...Synthèse destraitementsparlaconstruction: ::: Modèleorganisationnelactuel destraitements(MOT), ::: Modèleconceptuelactuel destraitements(MCT). ...Synthèse desdonnées:modèleconceptuelactuel des données (MCD), ...Diagnosticdel'existant:dégagerles pointspositifset les points négatifs.

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Projet de find'étude

II. RECUEIL DE L'EXISTANT

Il.1. PRESENTATION DEL'ORGANISATION

Il.1.1. Mission

Dossierdel'existant

L'OrganisationdeCoordinationet deCoopérationpourla lutte contre les

GrandesEndémies

(OCCGE)a été créée le 25 avril 1960. Elle estconstituée des catégories demembressuivantes: ...Les Etatsmembresdont le Bénin, leBurkinaFaso, la Coted'Ivoire,le Mali, laMauritanie,le Niger, le Sénégal et le Togo. ...Les Etatspartenaires( la France...), ...Lesinstitutionspartenaires, ...Les Etatsobservateurs. L'OCCGEest uneorganisationinterafricaine(Paysfrancophonesde l'Afriqueoccidentale)publiqueayantunepersonnalitéjuridique.Elle a pour missionessentielledepromouvoirlacoopérationentre les Etatsmembreset d'assurerlacoordinationde leurs actions enfaveurdudéveloppementsanitaire de la sous-région. promouvoirla santépubliqueen Afrique parl'impulsionetl'harmonisation de larecherchesur lesendémiessousrégionalesetlocales, promouvoirla lutte contre lesprincipalesmaladiestransmissiblesou tout autreproblèmede santéprioritaire,dans le cadre de lapolitiquegénérale de santépubliquedéfinie par les Etatsmembresetéventuellementsur les recueilliretdiffuserl'informationsanitaireàl'échellede lasous-région, proposerenpermanenceuneexpertisetechniquede haut niveau, développéeà partir descompétencesnationales, participeràlaformationdespersonnelsde santé des Etatsmembresou associés. Le siège del'organisationest àBobo-Dioulasso,BurkinaFaso.

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Projet de find'étude

Il.1.2. Activités

Dossierdel'existant

Lesactivitésdel'OCCGEsontbaséessur lesrecherchesen matière sanitaire dans la sous région. C'estpourquoilagestiondeschercheurs,des docteurs,ingénieurset autresemployéss'avèreunenécessitémajeurepour la survie del'organisation.LeSecrétariatGénéralquis'occupede cette tâche, doit pouvoirrecueillirlesinformationsinhérentesà la bonne marche de .l'organisation

àsavoir:

• la bonnecirculationdes courrierspourtraitement, • lagestiondesinfrastructures, • la gestion dupersonnel, •l'organisationdesséminaires, •établissementdeplanningdesrencontresentre les paysmembres, •établissementdubudgetprogramme, • la mise envaleurdes ressources.

Il.2. COMPTE RENDUD'INTERVIEW

Lesprincipalessourcesd'informationrestentles servicesimpliquésdans laréalisationduprojet: • Le service dupersonnel, • Le service de lacomptabilité, Latechniquedel'interviewa été laméthodeusitéepourle recueil des informationsnécessaires.

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Projet de fin d'étude

COMPTERENDUD'INTERVIEW

Dossier del'existant

RESPONSABLE:M.IDRISSAZANGRE

fi}C'estune choseindispensable,trèsdifficile.C'estl'ensembledes outils utilisés (actes etdocuments,prisouélaborés)pouraméliorer larentabilitédu travail.

»Commentfonctionnevotreservice?

fi} Ilfonctionnesous ladirectionduDirecteurAdministratifet

Financier(D.A.F.).

TItraite lesaffairescourantes(décisionde

lesCentreset lesInstituts,etc.). Lesdécisionssuivent une voie hiérarchique.DuSecrétariatGénérallesdossierssonttransmisà la DirectionAdministrativeetFinancièreoù ils sont enregistrés. Le

D.A.F. les affecte au service dupersonnel

pourtraitement,s'ils'agit de dossiers dont letraitementrelèvedenotreservice.

»Commentrecrutez-vous?

fi}Nous avons deux formes derecrutementsici: Lerecrutementlocal quiconcernelesemployésdescatégories

4 et 5. Si lebesoinse faitsentir,unedemandeestintroduiteau

niveau del'ONPE( OfficeNationalde laPromotionpourl'Emploi) duBurkinaou le service de la main d'oeuvrehabiletépourlesautres pays, qui nous fournit une liste decandidatspotentiels.Un test de sélectionest alorsorganisépar unecommissionderecrutement. Lerecrutementrégionalpourlescadresmoyens etsupérieurs. En cas de vacance deposte,unecorrespondanceestadressée chaqueministèrede la santé des paysmembresdel'organisationqui àleur tour,soumettentdes dossiers decandidatureauSecrétariat Général. Unecommissionderecrutement,composéedusecrétaire général, dudirecteuradministratifetfinancier,de deux (2)délégués dupersonnel,déterminelesdossiersàretenir,en ce quiconcerneles agents de la 3

ème

catégorie. Pour lesagentsde 2

ème,lère

et hors catégorie(cadressupérieurs),leurrecrutementrelève duConseil d'Administrationdel'organisation. »Quelles sont lescontraintesliées aufonctionnementde votre service? fi}Voyez le D.A.F.pourcela. rnPrincipalementlacomptabilitéparlesétatsde salaire, lesperdiems des agents en rmssion,desdépensesinhérentesaux frais d'hospitalisation,etc. Ce sont lesinteractionsinternes.

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Projet de find'étudeDossier de l'existant

De façon externe, le service interagit avec les services des impôts pour les IUTS, CNSS et le

CARfüpour les reversements des

cotisations pour pension. fi}Les documents et les décisions sont issus du Secrétariat Général et transmis à la Direction Administrative et Financière après annotation. Cette dernière les enregistre puis les transmet à son tour au service du personnel pour lestraitementscorrespondant. Les correspondances avec les instituts et les centres del'organisation sont établies par la D.A.F - dont dépend le Service du Personnel par le moyen de DHL,

EMI-BEPIou par fax.

»Commentestorganiséle travailàvotreniveau? fi}Nous travaillons suivant un chronogramme des instances à traiter que nous établissons chaque semaine. Mais il arrive que ce chronogramme ne soit pas respecté en cas d'urgence de certains dossiers qui nous parviennent. »Quellessontlesdifficultésque vousrencontrez? fi}Les principales difficultés sont liées àl'interprétationdes dispositions du statut.

Par ailleurs les plus courantes sont :

- La lenteur dansl'exécutiondes tâches administratives, - Le nombre élevé de dossiers à traiter parjour, - Le manque de personnel et de matériel, - La correspondance très difficile avec les centres (communication). »Quelssontvossouhaitsparrapport auprésentprojet? fi}Nous aimerionsqu'àl'issuedu présent projet, nouspUISSIons disposer: - de fiches individuelles informatisées des agents, d'uneproduction automatique des projets d'autorisations d'absence, - de moyens de transmission modernes des données, -d'unlogiciel capabled'aiderdans la gestion du personnel, - Des ro ositions ourl'améliorationdu travail.

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Projet de find'étude

COMPTERENDUD'INTERVIEW

Dossierdel'existant

LIEU:SERVICE DE LACOMPTABILITE

RESPONSABLE:M.SERAPHINTOEDATE :29/06/1999

»Quels documentsrecevez-vousduservicedupersonnel? fi}Nous recevons du service dupersonneldes états de salaires et des accessoires ( IUTS, cotisations, etc.) mais également des états complémentaires en cas d'erreurs. »Commentfonctionneleservicede lacomptabilitédans le cadre du traitementdes dossiers dupersonnel fi}Les documents reçus du service depersonnelsont vérifiés, corrigés et transmis au DirecteurAdministratifet Financier qui les vise et les retourne àla comptabilité. Nous les enregistrons alors et faisons une copie pour le service du personnel. En cas d'erreur, des états complémentaires seront repris du service de personnel.

»Quels sont lesproblèmesrencontrés?

fi}Il Ya difficultés dans le calcul des salaires des agents surtoutpour ceux revenant des congés.

TIya également des retards dans

l'établissement des états de salaire faute de matériel.

COMPTERENDUD'INTERVIEW

LIEU:SERVICED'EPIDEMIOLOGIEET DEDATE :28/06/1999

STATISTIQUESD'INFORMATIONS

SANITAIRES

RESPONSABLE:DR S.KAMBOU

»Quels documentsrecevez-vousduservicedupersonneldu secrétariatgénéral fi}Nous recevons du service dupersonneldu Secrétariat Général une importante demande d'opérations de saisie de certains documents. En effet notre service est sollicitépourl'édition des budgets programmes de l'organisation.

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Projet de fin d'étude

COMPTERENDUD'INTERVIEW

Dossier del'existant

RESPONSABLE:M. IDRISSAZANGRE

procédures parexemple:Commentsepassentles départs en stages? fi}Toutes les décisions concernant lepersonnelviennentdu Secrétaire Général. Le besoin en stages estexprimésoit par la direction du service de l'agent soit par l'agentlui-mêmequimanifesteson désir de seperfectionnerou de se recycler. Unecorrespondanceest alors adressée au Secrétaire Général qui donne lesautorisationsrequises (par voie hiérarchique).

»Et lesindemnitésetavantagessociaux?

fi}TIn'y a pas de procéduresparticulières.Nous nous referons au statut dupersonnelde l'organisation.

»Commentsepassentles départs encongés?

fi}C'est en fonction des catégories. Pour lescatégoriesC, D etBles départs en congés sont décidés par leDirecteurAdministratifet Financierou les directeurs de centres. Pour les agents des catégories A et hors catégories, cela est du ressort du Secrétaire Général. Une correspondanceest adressée à l'intéressé.Cependantl'agent peut lui-même faire sa demande enl'adressantau responsable hiérarchique.

»Et lespromotions?

fi}Cela dépend du besoin exprimé par le service. La direction du centre organise un test et en fonction des résultats obtenus (concluants) l'agent est promu. Maispourl'heure la voie de promotionen vigueur estl'avancementbi-annuelau vu des notes d'évaluation des deux (2) annéesprécédantcet avancement.

»Qui accorde lesautorisationsd'absence?

fi}C'est la même chose que pour les congés. C'est selon les catégories : D, C, B par le DAF et les directeurs de centres;pour la catégorie A et hors catégorie par le Secrétaire Général. La demande est adressée à l'autorité compétente quarante huit (48) heures au moins avant le départ,saufbiensûr en cas de forcemajeure(maladie). En cas de retard lors du retour des congés uneexplicationest exigée de l'agent. Si lemotifdu retard n'est pas fondé une sanction s'en suit conformémentaux dispositions du statut. -------------Page10------------

Projet de fin d'étudeDossier del'existant

»ya-t- il des délégués dupersonnel?Sioui,ont-ils un statut particulier ou quelques avantages filTIyena deux (2). Ils n'ont aucun avantage particulier mais ils sont soumis àla législation en vigueur dans le pays les abritant (le siège ou les centres).

»Commentsont organisées lesmissions?

fi}C'est le Secrétaire Général qui ordonnesaufdans le cas des centres où le directeur de centre est l'Ordonnateur Délégué. Une correspondance est adressée aux agents devant effectuer la mission ; une feuille de déplacement leur est alors remise en plus d'une avance sur les frais de mission.

»Ces fraisserépercutent-ilssurlesalaire?

fi}Non, les perdiems et les frais de route sont directement réglés à l'agent avant ou au retour de sa mission. »Et en cas de cessation de service. Un licenciementpar exemple? f»Un rapport disciplinaire est établi par lechefde service de l'agent concerné, puis transféré

àla commission administrative centrale via

le secrétaire général. Après étude du cas, la décision - qui est exécutoire - est prise par le Secrétaire Général

»Et en cas de démission?

filLa demande de l'agent est adressée au Secrétaire Général ou aux Directeurs des centres. La réponse intervient dans les quinze (15) jours, passé ce délai, la démission est considérée comme acceptée. -------------Page11------------

Projet de find'étude

Il.3. LESREGLESOIORGANISATION

Dossierdel'existant

En sebasantsurl'organigramme,lesstatutsdel'organisationet les interviewsréalisées,on peutdégagerles règlesd'organisationsuivantes:

NuméroRègles

1 Lacirculationdesinformationsse faitparvoiehiérarchique.

2LeServiceduPersonnelestchargé:

1. entière. 4. l'organisation.

3LeServicede laComptabilitéestchargé:

1. (reversements,frais demission,précomptes).

2.D'ordonnancerlapaiedesagents.

4

LaDAFestchargée:

1. deviserlesétatsdesalaires,

2.d'autoriserlesabsenceset lescongés,

3.d'adresserdesdemandesderecrutement,

4. de fairevéhiculerlesordresdemission.

l'organisation. d'autorisationd'absenceou de congéouunedemandederetraite anticipéesoit auSecrétariatGénéral,soit

àsondirecteurdetutelle.

8A la fin de sonmandatunagentreçoitunenotedecessationdeservice.

Lalistedes

parVOle hiérarchique. 10 leurQualificationprofessionnelle. ou ---------------Page12--------------

Projet de fin d'étude

Il.4. CARTE DECIRCULATIONDESINFORMATIONS

Dossierdel'existant

La carte decirculationdesinformationsexpliciteles flux d'infoéchanges entre les postes de travail dudomained'étuded'une part et entre les postes du domaine etl'environnementd'autre part. Pour cetteconceptualisation,nousutiliseronslesconceptssuivants a) Les Acteurs ------..Désigneraun fluxd'information

INTERNEAUDOMAINEEXTERNEAUDOMAINE

D'ETUDE

D'ETUDE

SecrétariatGénéral(SG)

ONPE(ou service de main

DirectionAdministrativeetd'oeuvre)

Financière(DAF)

Trésor Public

Service duPersonnel(SP)

CARfO

Service de laComptabilité

CNSS (SC)

Ministèrede Santé des

Les Agentspaysmembres(MSPM)

Directionsdes Centres (DC)

DirecteursdeService(DS)

Conseild'Administration

(CA) b) Carte decirculationdesinformations Cette carte met enévidencelesinformationséchangéesentre lesdifférents acteurs. Elle permet: *d'identifierles acteurs, *d'identifierles fluxéchangésentre ces acteurs, *dedélimiterle champ duprojet -------------Page13------------ C.A.

Ministèrech

rgé dcla

SantédesEtats

Membre

Directeursde

Services

Di ectio

Administrative

EtFinancière

--------------------Page

14------------------------

€AREO 1

Projet de find'étude

c) Table desévènements

Dossierdel'existant

NuméroEvénements

Nature

1Demandederecrutementlocal.

Externe

2Liste descandidatspotentiels

Externe

3Demandederecrutementrégional

Externe

4Dossierdescandidatspotentiels

Externe

5Listedecandidaturepourle

Externe

recrutementrégional

6Candidatsretenus

Interne

7Etatsdesalaire,Fraisdemission,

Interne

divers

Interne

9Etatsdesalairesaccessoiresvisés

Interne

10Copiedes états desalaireset

Interne

accessoiresVIses

IlAutresDocuments

Interne

12Autresdocumentstransmispourvisa

Interne

13Autresdocumentsviséstransmisàla

Interne

Comptabilité

14Demandededépartencongé

Interne

15Exécution

Interne

15'Copie desexécutions

Interne

16Demanded'autorisationd'absence

Interne

17Réponsesàlademanded'autorisation

Interne

d'absence

18Courrier

Interne

19Courrier

Interne

20Ordre demission

Interne

21Ordre et frais demission

Interne

22Rapportdisciplinaire

Interne

23Décision

Interne

24Décisiondelicenciement

Interne

25Lettre delicenciement

Interne

26Lettre dedémission

Interne

27Réponseàla lettre dedémission

Interne

28Lettre dedépartàlaretraite

Interne

29Demandederetraiteanticipée

Interne

30IUTS

Externe

31Cotisations

Externe

-------------Page151--------------

Projet de fin d'étude

11.5.GRAPHEDECIRCULATIONDESINFORMA110NS

Dossierdel'existant

Le graphe de circulation des informations est élaboré à l'étape organisationnelle. Le niveauorganisationnels'attache à décrire le système informatique en répondant auxquestions:Qui exécute une tâche?Où l'exécute -t- il ? Et Quand l'exécute -t-il ? Au plan de la description des traitements, le modèle opérationnel de traitement (M.O.T.) intègre les notions de temps et durée (déroulement), dequotesdbs_dbs50.pdfusesText_50

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