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1 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

NOTICE

HOMOLOGATION ET MISE EN LIGNE DES FORMULAIRES CERFA

SOMMAIRE

1. Introduction .............................................................................................................................................................. 2

2. LES DIFFERENTS TYPES DE DEMANDE D'HOMOLOGATION ...................................................................................... 3

3. ACCES A L'OUTIL DE DEMANDES D'HOMOLOGATION .............................................................................................. 4

4. SAISIE D'UNE DEMANDE D'HOMOLOGATION .......................................................................................................... 5

5. SAISIE D'UNE DEMANDE DE MODIFICATION / MONTEE DE VERSION ...................................................................... 9

6. SAISIE D'UNE DEMANDE DE SUPPRESSION ............................................................................................................ 12

7. SUIVI DE VOS DEMANDES ....................................................................................................................................... 14

8. DUPLIQUER UNE DEMANDE ................................................................................................................................... 16

2 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

1. INTRODUCTION

Les formulaires émis par les administrations à l'attention des usagers en vue de permettre la réalisation de leur

démarche doivent faire l'objet d'une homologation qui se caractérise par l'attribution d'un numéro Cerfa, et qui

doivent faire l'objet d'une diffusion sur le site service-public.fr

Pour demander l'homologation d'un formulaire, les ministères doivent s'assurer qu'ils répondent aux critères définis

par la Direction interministérielle du numérique :

Dans le cadre de l'homologation des formulaires Cerfa, les activités de la DILA (Direction générale de l'information

légale et administrative) sont les suivantes :

· La gestion des demandes de numéro Cerfa : l'homologation consiste notamment à l'attribution d'un

numéro de Cerfa pour laquelle la DILA assure la collecte des demandes et la gestion des numéros, qu'il

s'agisse de la création d'un nouveau formulaire, d'une notice, ou de la montée de version d'un formulaire

existant.

· La mise en ligne des formulaires : la mise en ligne des formulaires sur un site unique de publication des

formulaires (SUP) par la DILA permet d'assurer la diffusion des formulaires sur un service unique, et d'en

garantir la version en vigueur. La DILA assure la gestion de la diffusion des formulaires Cerfa : mise en ligne

des nouveaux formulaires, modification des versions ou suppression des formulaires obsolètes.

· Le référencement des formulaires : le référencement des formulaires sur service-public.fr permet aux

usagers d'être orientés vers les formulaires Cerfa de manière contextualisée au sein des fiches du guide Vos

droits et vos démarches, avec des informations explicatives. 3 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

2. LES DIFFERENTS TYPES DE DEMANDE D'HOMOLOGATION

2.1 La demande d'homologation d'un nouveau formulaire

Une demande d'homologation correspond à la création d'un formulaire. Il s'agit d'un nouveau formulaire n'ayant

jamais fait l'objet d'une demande d'homologation auparavant (première demande), et ne disposant pas de numéro.

Il peut également s'agir d'une évolution réglementaire majeure des textes encadrant la démarche concernée par un

formulaire existant, rendu obsolète dans son contenu, et remplacé par un nouveau formulaire. Un nouveau Cerfa comporte 5 chiffres suivi du numéro version *01. Exemple : 11111*01

2.2 La demande de montée de version d'un formulaire Cerfa

La montée de version correspond à une évolution d'un formulaire disposant déjà d'un numéro Cerfa. Il s'agit d'une

évolution peu importante du contenu du formulaire, correspondant par exemple à la mise à jour annuelle d'un

dispositif de déclaration.

Dans ce cas le numéro Cerfa reste identique, seul un le numéro de version change. Exemple : 11111*01 devient

11111*02.

2.3 La demande de modification d'un Cerfa

La demande de modification concerne des demandes de correction de forme dans un formulaire déjà homologué. Il

s'agit de corrections de fautes d'orthographes ou de modification d'un élément visuel. Pour une modification, le numéro de Cerfa et de version reste identique.

2.4 La demande de suppression d'un Cerfa

La demande de suppression d'un Cerfa correspond à la suppression définitive d'un formulaire homologué.

4 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

3. ACCES A L'OUTIL DE DEMANDES D'HOMOLOGATION

A compter du 1

er octobre 2019, les demandes d'homologation, de modification ou de suppression de formulaire CERFA doivent être adressée depuis l'espace partenaire service-public.fr partenaires.service-public.fr.

Cet espace se substitue au site homologation.modernisation.gouv.fr et à la messagerie précédemment utilisés

pour l'envoi de vos différentes demandes afin d'apporter un meilleur suivi et une meilleure visibilité entre les

différentes acteurs concernés (ministères, équipe homologation et rédaction service-public.fr).

Un compte est créé pour les personnes ayant

demandé une homologation au cours des derniers mois précédent le 1 er octobre 2019, et une notification leur a été adressé.

Si vous n'en disposez pas vous pouvez créer un

compte depuis la page partenaires.service- public.fr, et sélectionner les groupes thématiques correspondants à vos centres d'intérêt.

Pour pouvoir adresser vos demandes, n'oubliez

pas de vous inscrire dans le groupe " Docs homologation Cerfa » dans la liste des groupes située sous le formulaire de création de compte : L'équipe en charge des homologations ne traitera donc plus les demandes adressées par messagerie, y compris pour les demandes de modification ou de suppression pour lesquelles des formulaires spécifiques ont été mis en place. 5 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

4. SAISIE D'UNE DEMANDE D'HOMOLOGATION

Une fois connecté, vous pouvez adresser directement votre demande depuis votre flux d'activité, en cliquant sur le

bouton " homologation d'un formulaire Cerfa » situé en colonne de droite :

Le formulaire de demande d'homologation vous permet alors de remplir toutes les informations nécessaires à

l'homologation et la diffusion du formulaire : Vous pouvez associer vos collègues au suivi de cette demande s'ils disposent d'un compte sur l'espace partenaires. Si nécessaire vous pouvez les inviter à créer un compte au préalable. " Demandes Cerfa » correspond au groupe de suivi des demandes par l'équipe d'homologation, ne le supprimez pas de la liste ! Précisez ici le/s secteur/s d'activité ministériel/s dont relève le formulaire Cerfa, en sélectionnant dans la liste. Exemple : cohésion sociale, sport, etc. Pour sélectionner un secteur d'activité, saisissez les premières lettres ou cliquez sur le bouton + pour accéder à la liste. Plusieurs choix sont possibles

Vous pouvez sauvegarder votre saisie pour la

compléter plus tard (pour y accéder, cliquer sur votre image de profil en haut à droite :

Brouillons)

Préciser le nom de votre ministère / organisme Puis du service responsable de la réglementation concernée 6 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019 Préciser ici le nom et les coordonnées du responsable métier de la réglementation concernée par le formulaire (chef de bureau par exemple) Préciser si votre demande d'homologation concerne un nouveau formulaire, la notice d'un formulaire déjà homologué, ou un nouveau formulaire et sa notice. Si la demande concerne la notice d'un formulaire déjà homologué, préciser le numéro Cerfa du formulaire dans le champ Remarques Préciser le format de diffusion du formulaire Cerfa : - Statique : imprimable pour un remplissage manuel - Remplissable : PDF remplissable sur ordinateur, attention ce format présente des problèmes d'accessibilité - Cerfa guidé : interface d'aide à la saisie sur service-public.fr pour impression du formulaire une fois rempli Préciser si le formulaire doit être diffusé sur le site de publication unique (SUP) Si la démarche concernée par le formulaire Cerfa peut être réalisée en ligne, préciser l'URL du téléservice, ainsi que son numéro

MonAvis https://observatoire.numerique.gouv.fr/

7 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019 Préciser les références réglementaires relatives à la démarche et au formulaire défini, ainsi que les liens sur Legifrance. S'ils ne sont pas connus à date, vous pouvez indiquer " en cours de publication » et les préciser plus tard. Le cas échéant, vous pouvez préciser le numéro de référence interne du formulaire Le cas échéant, préciser sa date réglementaire d'entrée en vigueur Préciser succinctement la finalité du formulaire Préciser si le formulaire concerne les particuliers, les professionnels ou les associations (plusieurs choix possible) en tapant les premières lettres dans le champ ou en cliquant sur l'icone + Préciser si le formulaire concerne une démarche dont la couverture est nationale, régionale ou départementale 8 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

Une fois rempli, votre demande d'homologation sera traitée par l'équipe en charge des demandes d'homologation.

Vous serez notifié par messagerie à chaque modification ou commentaire ajouté sur à demande.

Notamment vous serez notifié :

- Lors de l'attribution du numéro au formulaire - Lors de sa mise en ligne sur le SUP (le cas échéant) - Lors de son référencement sur service-public.fr (le cas échéant) Vous devez vous assurer que le formulaire est conforme aux critères d'homologation des formulaires Cerfa Cliquez ici pour sélectionner les documents à joindre à votre demande d'homologation : formulaire, notice, annexe 9 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

5. SAISIE D'UNE DEMANDE DE MODIFICATION / MONTEE DE VERSION

Pour demander la modification d'un formulaire Cerfa déjà homologué, qu'il s'agisse d'une modification mineure ou

d'une montée de version, cliquez sur le bouton " Modification d'un formulaire Cerfa » de l'encart " Homologation

Cerfa » situé dans en colonne de droite

Voici quelques indications pour bien remplir votre demande de modification : Vous pouvez associer vos collègues au suivi de cette demande s'ils disposent d'un compte sur l'espace partenaires. Si nécessaire vous pouvez les inviter à créer un compte au préalable. " Demandes Cerfa » correspond au groupe de suivi des demandes par l'équipe d'homologation, ne le supprimez pas de la liste ! Préciser le nom et le numéro du formulaire à modifier Préciser si votre demande de modification concerne la correction d'un formulaire existant, la nouvelle version d'un formulaire, ou la nouvelle version d'un formulaire et sa de sa notice. En cas de montée de version, préciser le format de la nouvelle version du formulaire - Statique : imprimable pour un remplissage manuel - Remplissable : PDF remplissable sur ordinateur, attention ce format présente des problèmes d'accessibilité - Cerfa guidé : interface d'aide à la saisie sur service-public.fr En cas de montée de version, préciser le formulaire doit être diffusé sur le site de publication unique (SUP) 10 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019 Si nécessaire, vous pouvez signaler les modifications relatives à l'émetteur du formulaire (suite à des réorganisations entre les ministères ou leurs services). Si la démarche concernée par le formulaire Cerfa peut être réalisée en ligne, préciser l'URL du téléservice, ainsi que son numéro

MonAvis https://observatoire.numerique.gouv.fr/

Le cas échéant, vous pouvez préciser le numéro de référence interne de la nouvelle version du formulaire Le cas échéant, préciser la date réglementaire d'entrée en vigueur de la nouvelle version En cas de montée de version, préciser les références réglementaires si elles ont changées, ainsi que les liens sur Legifrance. S'il elles ne sont pas connues à date, vous pouvez indiquer " en cours de publication » et les préciser plus tard. Préciser si le formulaire concerne une démarche de couverture nationale, régionale ou départementale Précisez ici le/s secteur/s d'activité ministériel/s dont relève le formulaire Cerfa, en tapant les premières lettres ou après avoir cliqué sur le bouton + pour accéder à la liste. Plusieurs choix sont possibles 11 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

Une fois rempli, votre demande de modification sera traitée par l'équipe en charge des demandes d'homologation.

Vous serez notifié par messagerie à chaque modification ou commentaire ajouté à votre demande.

Notamment vous serez notifié :

- Lors de l'attribution du nouveau numéro de version du formulaire (le cas échéant) - Lors de sa mise en ligne de la nouvelle version sur le SUP (le cas échéant) - Lors de son référencement sur service-public.fr (le cas échéant) Utiliser ce champ pour apporter des précisions sur votre demande. Notamment, détaillez ici les corrections à apporter dans un formulaire existant. Cliquez ici pour sélectionner les documents à joindre à votre demande d'homologation : formulaire, notice, annexe 12 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

6. SAISIE D'UNE DEMANDE DE SUPPRESSION

Pour demander la suppression d'un formulaire homologué, cliquez sur le bouton " Suppression d'un formulaire

Cerfa » de l'encart " Homologation Cerfa » situé dans en colonne de droite : Vous pouvez associer vos collègues au suivi de cette demande s'ils disposent d'un compte sur l'espace partenaires. Si nécessaire vous pouvez les inviter à créer un compte au préalable. " Demandes Cerfa » correspond au groupe de suivi des demandes par l'équipe d'homologation, ne le supprimez pas de la liste ! Préciser le nom et le numéro du formulaire à supprimer Préciser si la suppression concerne un formulaire et/ou une notice Préciser ici le nom du responsable métier de la réglementation concernée par le formulaire (chef de bureau par exemple) Préciser le nom de votre ministère / organisme Puis du service responsable de la réglementation concernée 13 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

Une fois rempli, votre demande de suppression sera traitée par l'équipe en charge des demandes d'homologation.

Vous serez notifié par messagerie à chaque modification ou commentaire ajouté à votre demande.

Vous serez notamment notifié lors de sa suppression du SUP (le cas échéant). 14 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

7. SUIVI DE VOS DEMANDES

Vous pouvez accéder à vos différentes demandes dans votre flux d'activité. Celui-ci est affiché lors de votre

connexion à l'espace partenaires ; vous pouvez également y accéder depuis n'importe quelle page en cliquant sur le

picto à gauche sous le logo : Cliquer sur le pictogramme pour retrouver votre flux d'activité Pour accéder au récapitulatif de votre demande, cliquez sur son libellé. Les commentaires sont affichés directement. Si besoin, vous pouvez y répondre directement depuis votre flux d'activité en plaçant votre curseur dans le champ : Vous pouvez également éditer votre demande en plaçant votre curseur à droite de son libellé en cliquant sur " modifier » dans le menu qui s'affiche 15 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

Récapitulatif de votre demande

Depuis le récapitulatif, vous pouvez éditer votre demande en cliquant sur l'icône située à droite de son libellé et en sélectionnant sur " modifier » dans le menu qui s'affiche. Les commentaires de suivi de votre demande sont affichés en bas du récapitulatif. Si besoin, vous pouvez y répondre directement sans avoir à modifier votre demande initiale. 16 Notice - Homologation et mise en ligne des formulaires Cerfa - DILA octobre 2019

8. DUPLIQUER UNE DEMANDE

Si vous souhaitez publier plusieurs demandes, vous pouvez utiliser la possibilité de republier une demande afin de

dupliquer les informations qui ont été saisies. Depuis le récapitulatif, cliquez sur le pictogramme de partage, puis

sélectionner " Republier » :

L'ensemble des informations de la demande sont reprises (ministère, coordonnées, etc.), vous devez toutefois vous

assurer de mettre à jour les informations spécifiques à votre nouvelle demande, notamment : motif de la demande,

format du formulaire, modalités de diffusion, références juridiques, public concerné.

Attention à bien ajouter le groupe " Demandes Cerfa » aux interlocuteurs associés à cette nouvelle demande :

Ajouter le groupe " Demandes Cerfa » aux interlocuteurs associés à la demande, en tapant les premières lettres ou après avoir cliqué sur le bouton + pour accéder à la liste.quotesdbs_dbs22.pdfusesText_28

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