[PDF] LE PLAN D’ARCHIVAGE - Canton of Neuchâtel

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I( 3I$1 G·$5F+H9$*(

Guide à destinations des autorités, de

O·MGPLQLVPUMPLRQ et des institutions

paraétatiques cantonales neuchâteloises

2IILŃH GHV MUŃOLYHV GH O·ePMP GH Neuchâtel

IH SOMQ G·MUŃOLYMJHB *XLGH j GHVPLQMPLRQ GHV MXPRULPpV GH O·MGPLQLVPUMPLRQ HP des institutions paraétatiques cantonales neuchâteloises. Version 1.0. Rédaction : Nils Veuve, avec la collaboration de Grégoire Oguey. Relecture :

ILRQHO %MUPROLQL FOULVPRSOH G·eSMJQLHUB

Œ 2IILŃH GHV MUŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO 201EB $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 3

TABLE DES MATIÈRES

Table des matières................................................................................................... 3

Le plan d'archivage ? ................................................................................................... 4

1. Principales étapes .................................................................................................. 5

1.1 Conception du plan d'archivage ................................................................. 5

1.2 eOpPHQPV GX SOMQ G·MUŃOLYMJH ...................................................................... 8

1.3 Conseils à la conception .............................................................................. 14

1.4 $SSOLŃMPLRQ GX SOMQ G·MUŃOLYMJH ................................................................ 15

2 Petit lexique ...........................................................................................................17

Archives ...................................................................................................................17

GRŃXPHQP G·MŃPLYLPp ...........................................................................................17

Documents corbeille ............................................................................................17

Données personnelles ........................................................................................ 18

Données sensibles ............................................................................................... 18

GRVVLHU G·MŃPLYLPp RX G·MIIMLUH ......................................................................... 18

Durée d'utilité ....................................................................................................... 18

Plan d'archivage ................................................................................................... 18

Proposition ............................................................................................................ 19

Sort final ................................................................................................................. 19

$UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 4

LE PLAN D'ARCHIVAGE ?

Dans le cadre de leurs activités et de leurs prestations, les autorités, O·MGPLQLVPUMPLRQ HP Oes institutions paraétatiques cantonales produisent et gèrent quotidiennement des GRVVLHUV G·MŃPLYLPp HP GHV documents de travail. Cette production documentaire est soumise j OM ORL VXU O·MUŃOLYMJH GX 22 février 2011 (LArch) et à son règlement G·H[pŃXPLRQ du 29 avril 2013 (RLArch). Dans O·MSSOLŃMPLRQ GH ce cadre légal, chaTXH HQPLPp M O·RNOLJMPLRQ de gérer et de conserYHU G·XQH PMQLqUH RUGRQQpH VHV GRŃXPHQPV ÓXVTX·j O·H[SLUMPLRQ GH OHXU GpOML G·XPLOLPp MGPLQLVPUMPLYH HP OpJMOH. Pour ce faire, elles doivent se doter G·XQ SOMQ G·MUŃOLYMJH art. 6 LArch et art. 5 RLArch). Le SOMQ G·MUŃOLYMJH HVP O·RXPLO GH UpIpUHQŃH qui permet à tout le processus de gestion documentaire et G·MUŃOLYMJH GH VH GpURXOHU OH PLHX[ SRVVLNOHB Il doit UHIOpPHU OHV PLVVLRQV GH O·HQPLPp et O·HQVHPNOH GH sa production documentaire. Il VH ŃRPSRVH G·XQ cadre de classement (arborescence), enrichi par des métadonnées, qui vont donner tout le sens au plan G·MUŃOLYMJHB FHOOHV-ci spécifient notamment OHV GXUpHV G·XPLOLPp OM SUpVHQŃH de données personnelles ou sensibles, le sort final des dossiers (versement ou pOLPLQMPLRQ OHV GURLPV G·MŃŃqV HP GLIIpUHQPV MXPUHV UHQVHLJQHPHQPVB IH SOMQ G·MUŃOLYMJH UHPSOMŃH OHV MQŃLHQV ª cadres de classement » et les anciens " calendriers de conservation », rendus obsolètes par son entrée en vigueur.

Pour les questions génpUMOHV UHOMPLYHV j O·MUŃOLYMJH QRXV YRXV LQYLPRQV j ŃRQVXOPHU OH Guide

G·MUŃOLYMJH SRXU OHV MXPRULPpV O·MGPLQLVPUMPLRQ HP OHV LQVPLPXPLRQV SMUMpPMPLTXHV Ńantonales

neuchâteloises. $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 5

1. PRINCIPALES ÉTAPES

1.1 CONCEPTION DU PLAN D'ARCHIVAGE

$YMQP GH ŃRQŃHYRLU XQ QRXYHMX SOMQ G·MUŃOLYMJH YHXLOOH] ŃRQPMŃPHU O·OAEN.

QUAND ?

Un SOMQ G·MUŃOLYMJH GRLP rPUH pOMNRUp GqV TX·XQH refonte de la gestion documentaire G·XQH HQPLPp HVP SUpYXH UpYLVLRQ GHV GLVTXHV SMUPMJpV LQPURGXŃPLRQ G·XQ QRXYHMX V\VPqPH GRŃXPHntaire de type GED, G·XQH nouvelle application métier, HPŃBB GH PrPH ORUVTX·XQ VHUYLŃH GpPpQMJH O·office des archives de O·État de Neuchâtel (OAEN) va résorber le passif en PMPLqUH G·MUŃOLYMJH HQ RUGRQQMQP YHUVHPHQPV HP pOLPLQMPLRQV ; la mise en place G·XQ SOMQ G·MUŃOLYMJH HVP dès lors essentielle afin que du passif ne V·MŃŃXPXOH SMV j QRXYHMX. PHUPH O·HQVHPNOH GHV MXPRULPpV GHV HQPLPpV GH O·MGPLQLVPUMPLRQ HP Ges institutions paraétatiques cantonales soumis à la LArch

GHYUM VH GRPHU G·XQ SOMQ G·MUŃOLYMJHB

8Q SOMQ G·MUŃOLYMJH GRLP rPUH UpYLVp VL O·HQPLPp ŃRQVPMPH j O·XVMJH TXH GHV

adaptations sont nécessaires. De même XQH UpYLVLRQ V·LPSRVH si des SUHVPMPLRQV VRQP MÓRXPpHV MX SpULPqPUH G·MŃPLRQ GH O·HQPLPp OXL VRQP UHPLrées ou sont modifiées. QUI ? A priori Ń·HVP le préposé à la gestion des documents GH O·HQPLPp TXL HVP UHVSRQVMNOH GH O·pOMNRUMPLRQ GH OM JHVPLRQ HP GH OM PLVH HQ ±XYUH GX SOMQ d·MUŃOLYMJH GMQV XQH HQPLPpB FHSHQGMQP le responsable GH O·HQPLPp peut dédier une autre ressource particulière (interne ou externe) à cette fin. $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 6 Le processus de création et la mise en SOMŃH G·XQ SOMQ G·MUŃOLYMJH GRLP être considéré comme un projet à part entière et nécessite un investissement en PHPSV MLQVL TX·HQ ressources pour être finalisé. I·2$(1 va accompagner la démarche en fournissant soutien, formation, conseil et validation. En UHYMQŃOH LO Q·pOMNRUH SMV OH SOMQ G·MUŃOLYMJH j OM SOMŃH GH O·HQPLPp HOOH-même.

COMMENT ?

I·pOMNRUMPLRQ HP OM YMOLGMPLRQ GX SOMQ G·MUŃOLYMJH se fait par le biais du logiciel ArchiClassB HO V·MJLP du premier logiciel GX ŃRQŃHSP G·MUŃOLYMJH numérique AENeas, développé et mis en place par l·2$(1 SRXU assurer le bon déroulement GH O·MUŃOLYMJH QXPpULTXHB FH ORJLŃLHO HVP JUMPXLP SRXU OHV HQPLPpV VRXPLVHV j OM I$UŃO SXLVTXH O·ePMP GH Neuchâtel en est le plein propriétaire, ce qui est un gage de pérennité, G·pŃRQRPLŃLPp HP GH VpŃXULPpB I·2$(1, en collaboration avec le SIEN, se charge du déploiement du logiciel pour les collaborateurs concernés par la

PLVH HQ SOMŃH GX SOMQ G·MUŃOLYMJH1.

PRÉREQUIS

Pour les services et offices GH O·MGPLQLVPUMPLRQ ŃMQPRQMOH LO HVP QpŃHVVMLUH TX·XQ ŃMPMORJXH GH SUHVPMPLRQV (compris dans le descriptif de sa mission, de son organisation et de ses prestations (MOP)) ait au préalable été défini et validé en collaboration avec O·oIILŃH G·RUJMQLVMPLRQ (OORG). Ce catalogue est incontournable GMQV O·pOMNRUMPLRQ GX ŃMGUH de classement, ainsi que pour la

YMOLGMPLRQ ILQMOH GX SOMQ G·MUŃOLYMJHB

1 Pour obtenir le logiciel ArchiClass, veuillez contacter O·OAEN par courriel (oaen@ne.ch) ou par téléphone

(032 889 40 70). $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 7 Pour les institutions paraétatiques, il convient de dLVSRVHU G·XQ ŃMPMORJXH GHV prestations ou G·MXPUHV GRŃXPHQPV RUJMQLVMPLRQQHOV pŃOMirant les activités de O·HQPLPp QRPMPPHQP ŃHOOHV HIIHŃPXpeV VXU PMQGMP GH O·(PMPB G·MXPUHV P\SHV GH GRŃXPHQPV SHXYHQP VH PURXYHU rPUH GHV RXPLOV XPLOHV SRXU OM ŃUpMPLRQ G·XQ SOMQ G·MUŃOLYMJH PHOV TXH G·MQŃLHQV ŃMGres de classements, des calendriers de conservation, des directivHV G·MUŃOLYMJH RX GH JHVPLRQ interne des documents, des référentiels qualité, etc.

PLANNING MODÈLE

9 Première prise de contact

9 Séance de démarrage avec O·OAEN, le(s) préposé(s) et le(s)

responsable(s)

9 Définition des tâches et des délais

9 GpSORLHPHQP GH O·MSSOLŃMPLRQ $UŃOLFOMVV

9 3UpSMUMPLRQ GH OM NMVH GX SOMQ G·MUŃOLYMJH SMU O·2$(1 ŃOMUJHPHQP GX

023 G·MQŃLHQV ŃMGUHV GH ŃOMVVHPHQP SURSRVLPLRQ VPMQGMUG SRXU OHV

positions récurrentes, etc.)

9 6pMQŃH GH SULVH HQ PMLQ G·$UŃOLFOMVV MYHŃ O·pGLPHXU

9 eOMNRUMPLRQ G·XQ SUHPLHU ÓHP

9 Récolement/passage auprès des collaborateurs responsables dans

O·HQPLPp ¬

9 FRQVXOPMPLRQ GH O·2$(1

9 Modifications

9 Validation métier

9 Validation OAEN

9 Mise en application et accompagnement au changement

QUELLE UTILITE ?

$UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 8

8Q SOMQ G·MUŃOLYMJH UHIOpPMQP O·HQVHPNOH GH OM SURGXŃPLRQ GRŃXPHQPMLUH

représente un gain important SRXU O·HQPLPp TXL O·MGRSPHB Il améliore la gestion GH O·LQIRUPMPLRQ HQ permettant de classer les documents liés aux dossiers G·MŃPLYLPp GH PMQLqUH RUJMQLVpH HP ŃHQPUMOLVpH PRXP HQ pPMQP XQ Rutil collaboratif permettant à tous les collaborateurs de rechercher et de retrouver O·LQIRUPMPLRQ de manière facilitée et optimale. I·HIILŃLHQŃH GH OM gestion des affairHV JpUpHV SMU O·HQPLPp V·HQ YRLP MLQVL MPpOLRUpHB En se basant VXU OHV MŃPLYLPpV HP OHV SUHVPMPLRQV GH O·HQPLPp OH SOMQ G·MUŃOLYMJH est un gage de stabilité et déploie ses effets sur le long terme. HO V·MJLP MXVVL G·XQ RXPLO SULPRUGLMO SRXU O·MUŃOLYMJH, que ce soit dans le cas de dossiers sur supports papiers, mais aussi GMQV O·RSPLTXH GH O·MUŃOLYMJH numérique. IH SOMQ G·MUŃOLYMJH UHQVHLJQH O·MUŃOLYLVPH VXU OH VRUP ILQMO HP OHV GXUpHV G·utilité des documents, tout en permettant de mettre en lumière leur contexte de production. Il assure donc le suivi de la gestion des archives ²de la création des documents à leur versement ou élimination, ainsi que le respect des bonnes pratiques de gestion documentaire dans les entités soumises à la LArch.

1.2 ÉLÉMENTS DU PLAN D·ARCHIVAGE

LE CADRE DE CLASSEMENT

Le cadre de classement est une structure de classement hiérarchisée représentative des activités G·XQH HQPLPpB HO HQŃMGUH O·HQVHPNOH de la production documentaire ² indépendamment du type de support (papier ou numérique) - en la répertoriant dans une arborescence basée sur le catalogue de prestations. La définition de ce cadre est OM SUHPLqUH pPMSH TX·LO V·MJLP GH UpMOLVHU GMQV O·RSPLTXH GH OM ŃUpMPLRQ G·XQ SOMQ G·MUŃOLYMJHB $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 9 Le cadre de classement se compose de positions et de rubriques. Il peut contenir ÓXVTX·j 10 SRVLPLRQV SULQŃLSMOHV2. Les positions 0 et 1 sont généralement dédiées respectivement aux tâches de direction et ŃRRUGLQMPLRQ G·XQH SMUP HP GH UHVVRXUŃHV (humaines, financières, logistiques,¬ G·MXPUH SMUPB Dans le cadre des catalogues de prestations de O·$F1 Hlles correspondent aux groupes de prestations " 00 Conduite du service », " 97 Prestations transversales du service », " 98 Soutien politique » et 99 " Administration / Support au service ». Les positions 2 à 9 sont les positions correspondant généralement aux groupes de prestations du catalogue de prestation.

2 Le cas échéant, le plan peut contenir plus de 10 positions principales, notamment si le nombre de

SUHVPMPLRQV GH O·HQPLPp O·LPSOLTXHB

$UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 10 Aux positions principales sont subordonnées des positions de niveaux inférieurs. Les positions de deuxième niveau correspondent généralement aux prestations définies dans le catalogue de prestations. Pour être représentatif de la production documentaire générée par les prestations, il HVP OM SOXSMUP GX PHPSV QpŃHVVMLUH G·MIILQHU ŃHPPH SUHPLqUH pNMXŃhe en créant un ou plusieurs niveaux supplémentaires ÓXVTX·j VL[ QLYHMX[ MX PM[LPXPB I·MUNRUHVŃHQŃH GRLP rPUH MVVH] ILQH SRXU MUULYHU j OM SRVLPLRQ OM SOXV SURIRQGH TX·RQ MSSHOOH rubrique, position à laquelle seront rattachés les dossiers

G·MŃPLYLPp.

4XMQP MX[ GRVVLHUV G·MŃPLYLPp LOV QH IRQP pas partie GX SOMQ G·MUŃOLYMJHB

$UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 11

LA RUBRIQUE

F·HVP O·pOpPHQP HVVHQPLHO du cadre de classement, à la frontière entre le cadre de classement, intellectuel, et les dossiers, concrets/physiques. La rubrique est le niveau qui chapeaute OHV GRVVLHUV G·MŃPLYLPpV VHORQ OH type G·MIIMLUH HP YM ŃRQGLPLRQQHU les informations de gestion ² les métadonnées ² liées aux dossiersB F·HVP MX QLYHMX GH OM UXNULTXH TXH VRQP UHQVHLJQpes des métadonnées primordiales telles que les duréeV G·XPLOLPp HP Oe sort final, faisant effet sur les dossiers qui en dépendent.

6L PRXP GRVVLHU G·MŃPLYLPp SURduit par une entité doit pouvoir se rattacher de

manière logique à XQH UXNULTXH GX SOMQ G·MUŃOLYMJH ils ne sont eux-mêmes pas listés dans le plan et Q·y apparaissent donc pas, encore moins les fichiers.

Exemple OAEN

I·XQH GHV PLVVLRQV GH O·RIILŃH GHV MUŃOLYHV HVP GH PHPPUH VHV IRQGV HQ YMOHXU QRPMPPHQP SMU OH NLMLV

G·H[SRVLPLRQB 7RXP GRVVLHU G·H[SRVLPLRQ RUJMQLVpH SMU O·2$(1 PURXYHUM VM SOMŃH j OM UXNULTXH 6D2B 7RXV OHV

GRŃXPHQPV UHOMPLIV j OM GHX[LqPH H[SRVLPLRQ GH O·MQQpH 2018 LQPLPXOpH ª Beurre et bonne ripaille à la table de

la comtesse », se retrouveront dans un dossier rattaché à cette rubrique.

6 Accès et utilisation / 65 Mise en valeur / 652 Expositions / D652-2018.2 Beurre et bonne ripaille

GMQV ŃHP H[HPSOH O·MUNRUHVŃHQŃH GX SOMQ G·MUŃOLYMJH GH O·2$(1 ŃRQPLHQP donc la position principale 6 Accès et utilisation qui comprend la position 65 Mise en valeur comprenant elle-même la rubrique 652 Expositions. En tant que tel, le dossier D652-2018.2 Beurre et bonne ripaille Q·MSSMUMvP SMV $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 12 QRPPpPHQP GMQV OH SOMQ G·MUŃOLYMJH PMLV il sera conservé et archivé selon les métadonnées de la rubrique à laquelle il est rattaché.

LES METADONNEES

Une fois le cadre de classement consolidé, une autre étape primordiale commence. En effet, ce cadre doit être enrichi G·XQ ŃHUPMLQ QRPNUH GH PpPMGRQQpHV MILQ TX·LO SXLVVH déployer sa pleine efficacité, du point de vue GH OM JHVPLRQ GRŃXPHQPMLUH HP GH O·MUŃOLYMJH. Les métadonnées sont réparties en différentes catégories : Identification : HO V·MJLP GH PpPMGRQQpHV UHOMPLYHV MX titre du plan G·MUŃOLYMJH GHV SRVLPLRQV HP GHV UXNULTXHVB IM métadonnée " Commentaire du titre » permet de SUpŃLVHU OH P\SH GH SUHVPMPLRQV RX G·MŃPLYLPpV concerné par la position/rubrique. Intervenant : HO V·MJLP GH UHQVHLJQHU OHV Gonnées et coordonnées dHV GLYHUV LQPHUYHQMQPV MX SOMQ G·MUŃOLYMJH VXU ArchiClass, soit a minima un éditeur, un validateur $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 13 métier, un validateur archives et un validateur informatique3. Contenu : Ces métadonnées indique quelle est la section de O·HQPLPp UHVSRQVMNOH GHV SUHVPMPLRQV ŃRQŃHUQpHV par les positions et rubriques subsidiaire. Elles renseignent aussi sur le type de support des dossiers ² papier, numérique, hybride, application métier, ainsi que sur le type de dossiers ² nominatif, annuel, thématique etc. Protection des données et transparence : Ces métadonnées indiquent si les dossiers de la rubrique sont accessibles au public, au sens de la Loi sur la protection des données. Cette accessibilité est aussi conditionnée par la présence des données personnelles et sensibles dans les dossiers, éléments qui doivent aussi être renseignés par le biais de ces métadonnées. Clôture Ces métadonnées spécifient les modalités de clôture des dossiers, tout en précisant le délai défini à cette fin, ainsi que ses modalités. Conservation FHV PpPMGRQQpHV LQGLTXHQP OHV GXUpHV G·XPLOLPpV administratives et légales des dossiers contenus dans les rubriques4. Évaluation : IM PpPMGRQQpH GX VRUP ILQMO YM VSpŃLILHU ŃH TX·LO YM advenir des dossiers une fois leur GXUpH G·XPLOLPp

3 En guise de UMSSHO VHXOV O·pGLPHXU HP OH YMOLGMPHXU VRQP GHV ŃROOMNRUMPHXUV GH O·HQPLPpB

4 FHV GXUpHV G·XPLOLPpV MGPLQLVPUMPLYH RX OpJMOH ŃRUUHVSRQGHQP j OM GXUpH SHQGMQP OMTXHOOH XQ GRVVLHU GRLP

être conservé afin de répondre à un besoin administratif ou à une obligation légale. Un exemple de durée

G·XPLOLPp OpJMOH HVP OM ŃRQVHUYMPLRQ GHV OLYUHV HP SLqŃHV ŃRPSPMNOHV SHQGMQP XQH GXUpH GH 10 MQV MSUqV OHXU

création, fixée par le Code des obligations. $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 14 MUULYpH j O·pŃOpMQŃHB HOV VHURQP VRLP YHUVpV pOLPLQpV ou échantillonnés. Ceci dépendra du contenu et de la nature des dossiers compris dans la rubrique concernée. En règle générale, le choix se porte entre quatre justifications du sort final : la traçabilité des activités publiques, la justification GHV GURLPV OM YMOHXU SMPULPRQLMOH RX O·MNVHQŃH GH valeur.

3ROLPLTXH G·MŃŃqV : IHV PpPMGRQQpHV UHOMPLYHV j OM SROLPLTXH G·MŃŃqV

GpILQLVVHQP OHV MXPRULVMPLRQV G·MŃŃqV MX[ GLYHUVHV positions et UXNULTXHV GX SOMQ G·MUŃOLYMJH VHORQ

O·MSSMUPHQMQŃH GHV LQGLYLGXV MX[ JURXSHV

G·XPLOLVMPHXUVB (OOHV SHUPHPPHQP GRQŃ GH UHVPUHLQGUH O·MŃŃqV j ŃHUPMLQV GRVVLHUV VSpŃLILTXHVB

1.3 CONSEILS À LA CONCEPTION

La première étape incontournable GH OM ŃRQŃHSPLRQ G·XQ SOMQ G·MUŃOLYMJH est le développement du cadre de classement. Pour assurer sa stabilité dans le temps, le cadre de classement doit être structuré au plus près des SUHVPMPLRQV GH O·HQPLPp, et non pas de manière organisationnelle (suivant O·RUJMQLJUMPPH ŃORVH TXL le rendrait bien trop mouvant. Plus le cadre de classement reflète fidèlement OHV MŃPLYLPpV GH O·HQPLPp, plus le plan G·MUŃOLYMJH YM ŃRUUHVSRQGUH j OM SUMPLTXH de ses utilisateurs, améliorant ainsi son acceptation et son application effective. Après un premier jet, il est nécessaire de consulter toutes les sections de O·HQPLPp MILQ GH V·MVVXUHU TXH PRXV OHV SMQV GH OM SURGXŃPLRQ GRŃXPHQPMLUH RQP bel et bien été iQPpJUpV GMQV OH ŃMGUH GH ŃOMVVHPHQPB HO V·MJLP GH SURILPHU GH ŃH moment de vérification pour discuter des métadonnées nécessaires au plan G·MUŃOLYMJH QRPMPPHQP Oes TXHVPLRQV G·MŃŃHVVLNLOLPp et des durées de $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 15 conservation. Ainsi, même si le travail de réaliVMPLRQ GX SOMQ G·MUŃOLYMJH HVP OH IMLP G·XQ pGLPHXU RX G·XQ SHPLP JURXSH G·pGLPHXUV ŃHOXL-ci doit impérativement prendre en compte les besoins spécifiques des diverses VHŃPLRQV PRXÓRXUV GMQV O·RSPLTXH GH IMYRULVHU OM TXMOLPp HP O·MGRSPLRQ GX SOMQ G·MUŃOLYMJH SMU PRXV OHV VHŃPHXUV GH O·HQPLPpB I·MSSRUP HQ PpPMGRQQpHV GRLP

être le plus exhaustif possible.

Une fois le cadre de classement défini et les métadonnées enrichiHV O·HQPLPp SHXP ŃRQVXOPHU O·2$(1 MILQ G·MYRLU XQ SUHPLHU UHPRXU VXU OH SOMQ G·MUchivage proposé. Cette consultation permet G·MSSRUPHU OH ŃMV pŃOpMQP, les corrections nécessaires dans le but de faciliter et accélérer le processus de validation. Ce processus repose sur une double validation, O·XQH SURYHQMQP G·XQ YMOLGMPHXU dit " métier » MSSMUPHQMQP j OM OLpUMUŃOLH GH O·HQPLPp OM VHŃRQGH pPMQP effectuée par XQ MUŃOLYLVPH GH O·2$(1. Ce modus operandi permet de V·MVVXUHU TXH OH SOMQ G·MUŃOLYMJH SURSRVp HVP HIIHŃPLYHPHQP HQ MGpTXMPLRQ MYHŃ OM SURGXŃPLRQ GRŃXPHQPMLUH GH O·HQPLPp et avec les besoins inhérents à son archivage5.

1.4 APPLICATION DU PLAN D·ARCHIVAGE

3RXU HQŃMGUHU OM PLVH HQ SUMPLTXH HIIHŃPLYH GX SOMQ G·MUŃOLYMJH LO HVP

UHŃRPPMQGp j OM GLUHŃPLRQ GH O·HQPLPp G·pGLŃPHU des directives ou des règles fixant les bonnes pratiques nécessaires à son application. Ceci permet de sensibiliser les collaborateurs et de les enjoindre à utiliser et à respecter de PMQLqUH RSPLPMOH OH SOMQ HQ YLJXHXU MVVXUMQP MLQVL VRQ HIILŃLHQŃHB I·2$(1 VH tient à disposition poXU ŃRQVHLOOHU O·HQPLPp ORUV GH O·pOMNRUMPLRQ GH ŃHV directives.

5 NB GMQV OH ŃMV RZ O·HQPLPp VH ŃRPSRVH G·XQH VPUXŃPXUH organisationnelle restreinte, un processus de

YMOLGMPLRQ VLPSOH GX SOMQ G·MUŃOLYMJH SHXP rPUH PLV HQ ±XYUH. HO V·MJLP G·XQ VŃpQMULR SHUPHPPMQP XQH

YMOLGMPLRQ XQLTXH SMU O·2$(1 Xne fois la phase d·pGLPLRQ achevée. $UŃOLYHV GH O·ePMP GH 1HXŃOkPHO ² *XLGH G·MUŃOLYMJH 16

8QH IRLV TXH OH SOMQ G·MUŃOLYMJH HVP YMOLGp il peut être exporté dans le ou

les environnements documentaires GH O·HQPLPp HP utilisé comme arborescence de travail. Celle-ci est alimentée SMU OHV GRVVLHUV G·MŃPLYLPpV en cours et ouverts au moment de cette implémentation, puis par ceux créés au fil des

MŃPLYLPpV GH O·HQPLPp. LH SOMQ G·MUŃOLYMJH défini doit impérativement être suivi

et utilisé par chaque collaborateur dH O·HQPLPp HP QH SHXP rPUH PRGLILp OLNUHPHQPB (Q IRQŃPLRQ GHV GLUHŃPLYHV LQPHUQHV GH O·HQPLPp ŃOMTXH ŃROOMNRUMPHXU est ensuite libre de créer, modifier et clore les dossiers lui-même. Les dossiers ŃORV SUpVHQPV VXU O·MQŃLHQ VHUYHXU GH PUMYMLO GH O·HQPLPp restent accessibles, mais uniquement pour consultation et ne sont plus modifiables. I·HQPLPp UHVPH GRQŃ PMvPUH GH VHV MUŃOLYHV QXPpULTXHV ÓXVTX·j OM ILQ GH OHXUV GXUpHV

G·XPLOLPp HP OHXU SURSRVLPLRQ j O·2$(1B

IRLQ GH VH NRUQHU j O·MUŃOLYMJH QXPpULTXH OH SOMQ G·MUŃOLYMJH GRLP MXVVL rPUH appliqué aux dossiers sur supports papier. Les nouveaux dossiers doivent GRQŃ rPUH ŃOMVVpV HQ IRQŃPLRQ GX SOMQ G·MUŃOLYMJHB En vue du préarchivage, ils peuvent être directement conditionnés dans des contenants non-acides si le sort final pressenti est le versement aux Archives de l·ePMPB I·2$(1 SHXP fournir aux entités des étiquettes type LQGLTXMQP O·LGHQPLILMQP GX GRVVLHU O·MQQpH SUpYXH SRXU VM SURSRVLPLRQ j O·2$(1 MLQVL TXH VRQ VRUP ILQMOB FHPPH démarche permet à l·entité de faciliter son travail de préarchivage et de proposition en vue des versements et/ou éliminations de ses archives.quotesdbs_dbs14.pdfusesText_20

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