[PDF] Microsoft Access 2010 étape par étape

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Partie1

Techniques de bases

de données simples

1 Explorer une base de données Access 2010..............................................................3

2 Créer des bases de données et des tables simples...............................................45

3 Créer des formulaires simples................................... ...................................................77

4 Afficher des données.....................................................................................................101

5 Créer des états simples..................................................................................................121

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Explorer les

tables, page 17

Explorer les formulaires,

page 24

Explorer les requêtes,

page 29

Explorer les états,

page 33

Coup d'oeil sur le chapitre

LivreSansTitre1.book Page 2 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15 3

1Explorer une base de données Access 2010

Dans ce chapitre, vous apprendrez à :

4Travailler avec Access 2010.

4Comprendre les concepts des bases de données.

4Explorer les tables.

4Explorer les formulaires.

4Explorer les requêtes.

4Explorer les états.

4Prévisualiser et imprimer des objets d'Access.

Microsoft Access 2010 fait partie de la suite Microsoft Office 2010, si bien que l'interface de base (barre d'outils Accès rapide, ruban, mode Backstage et boîtes de dialogue) vous est familière si vous avez déjà utilisé d'autres applications de la suite Office 2010. Cependant, Access a plus de fonctionnalités que la plupart des autres programmes de la suite et il paraît donc plus complexe tant que vous ne l'avez pas pris en main. AstuceSi vous avez effectué une mise à niveau d'une version antérieure d'Access, lisez la section " Introduction à Microsoft Access 2010 » au début de ce livre pour apprendre les différences entre les versions antérieures et Access 2010. Tout au long de cet ouvrage, vous allez travailler avec des bases de données qui contiennent des informations sur les employés, les produits, les fournisseurs et les clients d'une entreprise fictive. Au fur et à mesure que vous effectuez les exercices de ce livre, vous allez développer un ensemble de tables, de formulaires, de requêtes et d'états, que l'on appelle objets de base de données. Ces objets peuvent être utilisés pour saisir, modifier, et manipuler les informations d'une base de don- nées de nombreuses façons. Dans ce chapitre, vous allez explorer Access et apprendre les concepts et l'organi- sation du stockage des données dans cette application, notamment les types de base de données, les types d'objets de base de données, et les relations entre les objets. Vous allez examiner les objets d'une base de données fonctionnelle, apprendre les fonctionnalités intéressantes d'Access, mais aussi des fonctionnali- tés que vous explorerez plus en détail dans les chapitres suivants. LivreSansTitre1.book Page 3 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

4Chapitre 1 Explorer une base de données Access 2010

Fichiers d'exercicesAvant de pouvoir réaliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers d'exercices du livre sur votre ordinateur. Le fichier que vous allez utiliser pour terminer les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier

Chapitre01 des fichiers d'exercices.

Travailler avec Access 2010

Comme pour tous les programmes d'Office 2010, la façon la plus courante de démarrer Access est de cliquer sur le bouton Démarrer de la barre de tâches Win- dows. Lorsque vous démarrez Access sans ouvrir de base de données, la fenêtre du programme s'ouvre en mode Backstage, la page Nouveau étant active. Dans le mode Backstage, les commandes pour gérer Access et les bases de données (et non pas leurs objets) sont organisées sous la forme de boutons et de pages qu'on affiche en cliquant sur les onglets de page dans le volet gauche. Vous pouvez affi- cher le mode Backstage n'importe quand en cliquant sur l'onglet en couleur Fichier dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du programme. En cliquant sur l'onglet Fichier on affiche le mode Backstage où vous pouvez gérer les fichiers de base de données et personnaliser le programme. À partir de la page Nouveau du mode Backstage, vous pouvez créer une base de données vide ou bien créer une nouvelle base de données à partir d'un modèle fourni par Access, d'un modèle téléchargé sur le site Web Office.com, ou d'un LivreSansTitre1.book Page 4 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

Travailler avec Access 20105

modèle personnalisé enregistré sur votre ordinateur ou sur votre réseau. En mode Backstage, vous pouvez aussi ouvrir une base de données sur laquelle vous avez travaillé récemment, ou naviguer vers n'importe quelle base de données de votre ordinateur et l'ouvrir. Lorsqu'on crée ou que l'on ouvre une base de données, elle s'affiche dans la fenê- tre du programme. Base de données Access dans la fenêtre du programme DépannageL'apparence des boutons et des groupes sur le ruban change en fonc- tion de la largeur de la fenêtre du programme. Pour plus d'informations sur la modification de l'apparence du ruban pour qu'elle corresponde à nos figures, reportez-vous à la section " Modification de l'affichage du ruban » au début de ce livre. L'interface de la base de données est conçue pour refléter de manière plus fidèle la façon dont les gens travaillent avec une base de données ou un objet de base de données. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec cette interface, qui a été

Onglet FichierBarre doutils Accès rapide

Barre détat

Barre de titreRuban

Volet Navigation

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6Chapitre 1 Explorer une base de données Access 2010

introduite avec Microsoft Office Access 2007, voici un bref récapitulatif des élé- ments de la fenêtre du programme : lLa barre de titre affiche le nom de la base de données active. La désignation (Access 2007) après le nom de la base de données indique que la base de données est dans le format .accdb introduit avec Access 2007. Tout à gauche de la barre de titre se trouve l'icône Access, qui sert à afficher les comman- des pour déplacer, réduire, et fermer la fenêtre du programme. Les boutons Réduire, Agrandir/Niveau inférieur, et Fermer, à droite de la barre de titre, servent aux mêmes fonctions que dans tous les programmes Windows. Voir aussiWindows 7 a introduit de nombreuses techniques de gestion de fenêtre conviviales et efficaces. Pour plus d'informations sur les différentes façons de travailler avec les fenêtres sur un ordinateur tournant sous Win- dows 7, reportez-vous à Windows 7 étape par étape, de Joan Lambert Prep- pernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009). l Par défaut, la barre d'outils Accès rapide apparaît à droite de l'icône Access, à gauche de la barre de titre, et affiche les boutons Enregistrer, Annuler, et Rétablir. Vous pouvez modifier l'emplacement de la barre d'outils Accès rapide et la personnaliser pour inclure toute commande que vous utilisez fréquemment. AstuceSi vous créez et travaillez avec des bases de données complexes, vous serez bien plus efficace si vous ajoutez les commandes que vous utilisez fré- quemment à la barre d'outils Accès rapide et l'affichez sous le ruban, directe- ment au-dessus de l'espace de travail. Pour plus d'informations, reportez- vous à la section " Personnalisation de la barre d'outils Accès rapide » du cha- pitre 11, " Personnaliser Access ». l Sous la barre de titre se trouve le ruban. Toutes les commandes pour tra- vailler avec le contenu de votre base de données Access sont disponibles à partir de cet emplacement central de manière à travailler efficacement avec le programme. lUn ensemble d'onglets se trouve tout en haut du ruban. En cliquant sur l'onglet Fichier, on affiche le mode Backstage. En cliquant sur tout autre onglet, on affiche un ensemble de commandes en rapport les unes avec les autres qui sont représentées par des boutons et des listes. L'onglet Accueil est actif par défaut. AstuceNe vous affolez pas si votre ruban présente des onglets qui ne sont pas illustrés dans nos figures. Vous avez peut-être installé des programmes qui ajoutent leurs propres onglets au ruban Access. l Dans chaque onglet, les commandes sont organisées en groupes nommés. Selon la résolution de votre écran et la taille de la fenêtre du programme, les commandes d'un groupe peuvent être affichées sous la forme de boutons LivreSansTitre1.book Page 6 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

Travailler avec Access 20107

comportant un texte, d'icônes sans texte, ou de plusieurs gros boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher les commandes du groupe. lSi le texte d'un bouton n'est pas visible, vous pouvez afficher le nom de la commande et son raccourci clavier (s'il en possède un) dans une info-bulle en pointant le bouton. AstucePour contrôler l'affichage des info-bulles, affichez le mode Backstage, cliquez sur Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d'Access, et modifiez les paramètres de la zone Options de l'interface utilisateur de la page Général. Vous pouvez également modifier la langue du contenu des info-bulles sur la page Langue. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section " Modifier les options du programme par défaut » du chapitre 11, " Personnaliser Access ». l Certains boutons incluent une flèche intégrée ou séparée. Si un bouton et sa flèche sont intégrés, le fait de cliquer sur le bouton affichera les options pour redéfinir l'action du bouton. Si le bouton et sa flèche sont séparés, le fait de cliquer sur le bouton effectuera l'action par défaut indiquée par l'icône actuelle du bouton. Vous pouvez modifier l'action par défaut en cli- quant sur la flèche puis en cliquant sur l'action désirée. lDes commandes connexes mais moins courantes ne sont pas représentées sous la forme de boutons dans un groupe. À la place, elles sont disponibles dans une boîte de dialogue ou le volet de tâches, qu'on affiche en cliquant sur le lanceur de boîte de dialogue situé dans le coin inférieur droit du groupe. lÀ droite des noms des onglets du ruban, sous les boutons Réduire/Agrandir/ Fermer, se trouve le bouton Réduire le ruban. En cliquant sur ce bouton on masque les commandes, mais on laisse les noms des onglets visibles. Vous pouvez alors cliquer sur le nom d'un onglet pour afficher temporairement ses commandes. Le fait de cliquer n'importe où en dehors du ruban masque à nouveau les commandes. Lorsque le ruban entier est temporairement visi- ble, vous pouvez cliquer sur le bouton à l'extrême droite (représentant une punaise) pour rendre l'affichage permanent. Lorsque le ruban complet est masqué, vous pouvez cliquer sur le bouton Développer le ruban pour l'affi- cher à nouveau de façon permanente. Raccourcis clavierAppuyez sur Ctrl+F1 pour réduire ou développer le ruban. l Le fait de cliquer sur le bouton Aide sur Microsoft Access à droite du ruban affiche la fenêtre Access - Aide, dans laquelle vous pouvez utiliser les tech- niques standards pour rechercher des informations. Raccourcis clavierAppuyez sur F1 pour afficher la fenêtre Access - Aide. Voir aussiPour plus d'informations sur le système Access - Aide, reportez- vous à la section " Obtenir de l'aide » au début de ce livre. LivreSansTitre1.book Page 7 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

8Chapitre 1 Explorer une base de données Access 2010

lSur le côté gauche de la fenêtre du programme, le volet Navigation affiche les listes des objets de base de données. Par défaut, il affiche tous les objets de la base de données par type d'objet, mais vous pouvez filtrer la liste en cliquant sur la barre de titre du volet puis en cliquant sur la catégorie ou le groupe d'objets que vous souhaitez afficher. Vous pouvez réduire et déve- lopper les groupes de la liste en cliquant sur les chevrons dans les barres de section. Si le volet Navigation vous gêne, vous pouvez cliquer sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement dans son coin supérieur droit pour le réduire. Pour afficher à nouveau le volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement encore une fois. Vous pouvez étirer le bord droit du volet vers la gauche ou la droite pour le redi- mensionner. Raccourcis clavierAppuyez sur F11 pour afficher ou masquer le volet Naviga- tion. l Tout en bas de la fenêtre du programme, la barre d'état affiche les informa- tions sur la base de données active et fournit l'accès à certaines fonctions du programme. Vous pouvez contrôler le contenu de la barre d'état en effec- tuant un clic droit sur celle-ci pour afficher le menu Personnaliser la barre d'état, dans lequel vous pouvez cliquer sur chaque élément pour l'afficher ou le masquer. lTout à droite de la barre d'état, la barre d'outils Afficher les raccourcis fournit les boutons pour changer rapidement la vue de l'objet de base de données actif. Le but de toutes les fonctionnalités de cette interface est de rendre le travail avec une base de données aussi intuitif que possible. Les commandes des tâches que vous effectuez souvent sont facilement disponibles, et même celles que vous uti- liserez moins fréquemment sont faciles à trouver. Dans cet exercice, vous allez faire le tour de l'organisation des commandes d'Access 2010. CONFIGURATIONVous avez besoin de la base de données EntrepriseGarden01_base située dans le dossier des fichiers d'exercices Chapitre01 pour terminer cet exercice, mais ne l'ouvrez pas tout de suite.

Accomplissez les étapes suivantes.

1.Dans le menu Démarrer, cliquez sur Tous les programmes, Microsoft

Office, puis Microsoft Access 2010.

Access démarre et affiche la fenêtre du programme en mode Backstage. À partir de cette vue, on gère les fichiers de base de données Access, mais on ne travaille pas avec le contenu des bases de données. Par exemple, on peut créer une base de données, mais pas un objet de base de données. Nous LivreSansTitre1.book Page 8 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

Travailler avec Access 20109

aborderons les tâches que l'on peut effectuer en mode Backstage dans d'autres chapitres de cet ouvrage.

2.Dans le volet gauche du mode Backstage, cliquez sur Ouvrir. Puis dans la

boîte de dialogue Ouvrir, naviguez vers le dossier des fichiers d'exercices Chapitre01, et faites un double clic sur la base de données

EntrepriseGarden01_base.

La base de données s'ouvre dans la fenêtre du programme. Un avertisse- ment de sécurité apparaît sous le ruban.

3.Dans l'avertissement de sécurité, cliquez sur Activer le contenu.

ImportantAssurez-vous de lire l'encadré " Activation des macros et des autres contenus de base de données » plus loin dans ce chapitre pour en apprendre plus sur les options de sécurité d'Access. Nous allons enregistrer la base de données de manière à pouvoir l'explorer sans crainte d'écraser le fichier d'exercice original.

4.Cliquez sur l'onglet Fichier pour afficher le mode Backstage, cliquez sur

Enregistrer la base de données sous, puis dans la boîte de dialogue Enre- gistrer sous, enregistrez la base de données dans votre dossier des fichiers d'exercices Chapitre01 avec le nom EntrepriseGarden01. AstuceDans ce livre, nous supposons que vous allez enregistrer les fichiers dans vos dossiers des fichiers d'exercices, mais vous pouvez les enregistrer où bon vous semble. Lorsque nous faisons référence à vos dossiers des fichiers d'exercices dans les instructions, substituez simplement l'emplacement d'enregistrement que vous avez choisi. Dans la fenêtre du programme, la barre de titre indique que vous pouvez travailler avec cette base de données aussi bien dans Access 2007 que dans Access 2010. Sur la gauche, le volet Navigation affiche une liste de tous les objets de cette base de données. Occupant le haut de la fenêtre, le ruban inclut cinq onglets : Fichier, Accueil, Créer, Données externes, et Outils de base de données. L'onglet Accueil est actif par défaut. Comme aucun objet de base de données n'est ouvert actuellement, aucun des boutons de l'onglet Accueil n'est disponible. AstuceLes bases de données créées avec Access 2010 utilisent le format de stockage de fichier introduit avec Access 2007, et leurs fichiers ont l'exten- sion.accdb. Vous pouvez ouvrir des fichiers de base de données créés dans des versions antérieures d'Access (qui possèdent l'extension .mdb) dans Access

2010. Vous pouvez travailler avec ces fichiers et les enregistrer dans l'ancien

format ou bien travailler avec et les enregistrer dans le nouveau format. Si vous les convertissez, vous ne pourrez plus les ouvrir dans des versions anté- rieures à Access 2007. Pour plus d'informations sur le format ACCDB, recher- chez accdb dans l'aide d'Access. LivreSansTitre1.book Page 9 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

10Chapitre 1 Explorer une base de données Access 2010

5.Dans la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur Tous les objets

Access, puis sous le menu Filtrer par groupe, cliquez sur Tables. Le volet Navigation liste désormais uniquement les tables de la base de données.

6.Dans le volet Navigation, sous Tables, faites un double clic sur Catégories.

La table Catégories s'ouvre dans un document à onglets. Comme une table est affichée, deux onglets contextuels dans Outils de table (Champs et Table) apparaissent sur le ruban. Ces onglets contextuels sont affichés uniquement lorsque vous travaillez avec une table. La barre de navigation des enregistrements en bas de la page de la table indique combien d'enregistrements la table contient et lequel est actif, et permet de parcourir les enregistrements. Les boutons représentant des commandes liées au travail sur le contenu de base de données sont organisés sur l'onglet Accueil en six groupes : Afficha- ges, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, et Mise en forme du texte. Seuls les boutons des commandes qui peuvent être exécu- tées sur l'objet de base de données actuellement sélectionné (dans ce cas, une table) sont actifs.

7.Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Mise en

forme du texte.

Noms des onglets du ruban

Barre de navigation

des enregistrements

Noms des onglets contextuelsNoms des groupes

Volet Navigation

filtréTable dans un document

à ongletsBarre doutils Afficher

les raccourcis LivreSansTitre1.book Page 10 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

Travailler avec Access 201011

La boîte de dialogue Mise en forme de la feuille de données s'ouvre. À partir de cette boîte de dialogue, on peut accéder aux paramètres qui ne sont pas disponibles sous la forme de boutons dans le groupe Mise en forme du texte, tels que Couleur du quadrillage et Styles de bordure et de ligne.

8.Dans la boîte de dialogue Mise en forme de la feuille de données, cliquez

sur Annuler.

9.Cliquez sur l'onglet Créer.

Les boutons représentant des commandes liées à la création d'objets de base de données sont organisés sur cet onglet en six groupes: Modèles, Tables, Requêtes, Formulaires, États, et Macros et code.

Onglet Créer.

10.Faites un double clic sur l'onglet Créer.

En faisant un double clic sur l'onglet actif, on masque le ruban, ce qui fournit plus d'espace pour l'objet de base de données actif. LivreSansTitre1.book Page 11 Mardi, 26. octobre 2010 3:12 15

12Chapitre 1 Explorer une base de données Access 2010

Le ruban est masqué.

11.Cliquez sur l'onglet Données externes.

Le ruban réapparaît temporairement, avec l'onglet Données externes actif.quotesdbs_dbs50.pdfusesText_50

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