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BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL GENÈVE

Le règlement des problèmes

sur le lieu de travail

Les procédures de prévention

et de règlement des conflits au BIT - Guide de l'utilisateur

BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL GENÈVE

Le règlement des problèmes

sur le lieu de travail

Les procédures de prévention

et de règlement des conflits au BIT - Guide de l'utilisateur

DEPTS-2008-08-0027-01-Fr.doc/v.4 v

Avant-propos

Personne ne souhaite un jour être confronté à un problème au travail. Dans un monde parfait, le lieu de travail serait un lieu de paix et d'harmonie où chacun donnerait le meilleur de lui-même, dans la plénitude de la vie professionnelle. Mais, comme dans toute structure réunissant des personnes, des problèmes peuvent apparaître. Conscients de cette

réalité, l'Administration et le Syndicat du personnel ont décidé d'élaborer, pour le BIT, les

présentes procédures de prévention et de règlement des problèmes sur le lieu de travail.

Loin de vouloir nier leur existence, nous reconnaissons au contraire que les problèmes sont inhérents aux rapports humains, mais nous considérons que des solutions peuvent être

trouvées. Le présent guide expose en détail les moyens, formels et informels, conçus pour

permettre de trouver des solutions aux problèmes dès qu'ils se présentent, et dans le meilleur climat de sérénité possible. Travailler dans une organisation internationale multiculturelle telle que l'OIT c'est, pour le personnel comme pour la direction, relever au quotidien des défis dans un environnement unique. Les procédures de prévention et de règlement des conflits au BIT sont elles aussi uniques dans le système des Nations Unies, car elles sont le produit d'une négociation dans le cadre d'un processus de dialogue social entre le Syndicat du personnel et l'Administration. Enfin et surtout, ces procédures font l'objet d'un contrôle conjoint permanent, par l'intermédiaire du Comité de négociation paritaire, qui veille à faire en sorte qu'elles restent équitables, transparentes, efficientes et ouvertes à tous les membres du personnel qui souhaitent y avoir recours. Nous remercions sincèrement M. Sterling Smith, auteur du guide, ainsi que M mes Maria-Luz Vega Ruiz, Asha Singh-Williams et Anna Torriente pour leur contribution précieuse à la réalisation de ce projet. Le présent guide a été conçu pour présenter d'une manière simple et pratique les procédures formelles et informelles de prévention et de règlement des conflits au BIT. Nous invitons tous les membres du personnel à le lire pour parfaire leur connaissance des procédures de règlement des différends au Bureau. L'Administration et le Syndicat du personnel demeurent à leur disposition pour répondre à toute question qu'ils souhaiteraient poser.

Patricia O'Donovan

Coprésidente

Comité de négociation paritaire

Directrice exécutive

Secteur de la gestion et de l'administration

Christopher Land-Kazlauskas

Coprésident

Comité de négociation paritaire

Président

Syndicat du personnel du BIT

Janvier 2008

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Table des matières

Page

Avant-propos..................................................................................................................................... v

Introduction....................................................................................................................................... 1

Pourquoi élaborer des procédures? ......................................................................................... 2

Qu'est-ce qu'un problème sur le lieu de travail?.................................................................... 2

Définir le problème................................................................................................................. 2

Aborder les problèmes sur le lieu de travail............................................................................ 3

Règlement formel ou informel?.............................................................................................. 3

Options informelles................................................................................................................. 3

Un tiers.......................................................................................................................... 3

Un conciliateur.............................................................................................................. 4

Le médiateur................................................................................................................. 4

Quelle procédure informelle utiliser?...................................................................................... 5

Rappel!.................................................................................................................................... 5

Le recours aux procédures formelles ...................................................................................... 5

L'examen par HRD................................................................................................................. 5

Commission consultative paritaire de recours (CCPR)........................................................... 5

L'étape finale: le Tribunal administratif de l'OIT .................................................................. 7

Le harcèlement sexuel - des procédures spéciales accélérées................................................ 7

Questions fréquemment posées......................................................................................................... 9

Liste de contacts utiles ...................................................................................................................... 12

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Introduction

Le présent guide a été conçu pour aider les fonctionnaires à comprendre et à utiliser

les procédures en vigueur pour la résolution des problèmes pouvant survenir sur le lieu de travail. Il n'est pas destiné à remplacer le Statut du personnel, les accords collectifs ou d'autres documents pertinents dont la consultation reste nécessaire si vous souhaitez connaître leurs dispositions plus en détail.

Le présent guide est destiné à être utilisé par tous les fonctionnaires à la fois du siège

et des bureaux extérieurs. Les procédures formelles ne sont pas applicables aux stagiaires

ni aux collaborateurs extérieurs. Ces derniers sont néanmoins encouragés à faire appel aux

procédures informelles pour résoudre tout problème qu'ils pourraient rencontrer sur le lieu de travail.

Les procédures spéciales accélérées concernant le harcèlement sexuel s'appliquent à

tous les membres du personnel du BIT. En outre, elles sont applicables aux stagiaires, aux collaborateurs extérieurs et aux candidats à un emploi. Toutes ces procédures ont été adoptées pour apporter une aide aux fonctionnaires dans la résolution des problèmes sur le lieu de travail, et leur utilisation est vivement encouragée. Elles ont été conçues dans l'intérêt de tous. Eléments clés: l'Accord collectif sur la prévention et le règlement des différends

Cet accord signé par le Bureau international du Travail et le Syndicat du personnel du BIT a été conclu en

2004. L'objet de l'accord est "d'instituer des procédures équitables, transparentes, efficientes et efficaces de

prévention et de règlement des conflits et des plaintes sur le lieu de travail. Ces procédures sont fondées sur la

reconnaissance et le respect des droits et responsabilités de tous les fonctionnaires travaillant dans un milieu

multiculturel.»

Cet accord a remplacé deux accords collectifs antérieurs. Les procédures de prévention et de règlement

des différends énoncées dans cet accord font partie intégrante du Statut du personnel. 2

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Pourquoi élaborer des procédures?

Les procédures existent pour permettre de régler les problèmes d'une manière équitable, cohérente et rapide. Elles sont une pratique courante dans toutes les organisations. Qu'est-ce qu'un problème sur le lieu de travail? Un problème sur le lieu de travail est un motif de préoccupation ou de plainte que vous pourriez avoir en lien avec tout aspect de votre travail. On trouve également les

termes "réclamation», "conflit» et "différend». Le terme "problème», plus général, sous-

entend aussi que de nombreuses questions peuvent avoir trait à des difficultés relationnelles et être résolues sans avoir à recourir aux procédures formelles. Les problèmes peuvent tenir à vos rapports avec votre supérieur hiérarchique, vos collègues, les personnes dont vous assumez la supervision ou la gestion ou le "Bureau» au sens large. Vous pouvez avoir un problème avec votre supérieur hiérarchique. Il peut s'agir de votre charge de travail (trop lourde ou trop légère), d'une intervention excessive dans vos activités, d'un manque de communication, d'un soutien insuffisant, de brimades ou de malentendus culturels qui peuvent arriver dans une organisation multiculturelle. Vous pouvez rencontrer des difficultés avec vos collègues. Ces derniers peuvent faire des commentaires dans votre dos, critiquer votre travail, vous exclure des discussions ou vous harceler. Vous pouvez avoir des problèmes avec les membres du personnel dont vous assumez la supervision ou la gestion. Ils peuvent ne pas respecter votre rôle en tant que supérieur ou saper votre autorité en tant que gestionnaire. Vous pouvez avoir l'impression que le Bureau ne vous a pas traité-e d'une manière équitable ou appropriée, par une mauvaise application du Statut du personnel, ou pour une autre raison.

Définir le problème

Quel que soit le problème, il faut tenter de le définir pour pouvoir le résoudre. Son analyse peut ne pas être simple, car des sentiments subjectifs peuvent fausser la perception des choses. Essayez d'identifier à la fois l'origine du problème et les personnes concernées. Une aide est possible pour définir le problème dans n'importe laquelle des procédures informelles expliquées plus bas. Ne gardez pas les problèmes pour vous-même. Il est normal de ne pas se sentir à l'aise et de ne pas avoir envie de discuter avec un tiers d'une situation négative sur le lieu de travail. Il faut néanmoins savoir que plus vous laissez les problèmes perdurer, plus vous augmentez les risques de conséquences négatives sur votre travail, sur vos collègues et sur votre propre bien-être.

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Aborder les problèmes sur le lieu de travail

Tentez de résoudre les problèmes de manière informelle avec votre supérieur hiérarchique et/ou les collègues concernés, selon le cas. Cette solution présente des avantages pour toutes les parties, notamment lorsqu'il y a des liens de travail étroits entre les collègues ou le supérieur et le fonctionnaire concerné. Cette démarche permet également de trouver des solutions rapides au stade où le problème est apparu. Si un problème ne peut pas être réglé par une discussion avec votre supérieur hiérarchique ou par le dialogue avec vos collègues, essayez de le résoudre par les procédures informelles. Ce n'est que si vous estimez que les procédures informelles n'ont pas permis de

résoudre votre problème ou que le problème ne relève pas des procédures informelles que

vous devriez avoir recours aux procédures formelles.

Règlement formel ou informel?

Les procédures du BIT prévoient trois moyens possibles de résoudre votre problème de manière informelle. Le Bureau comme le Syndicat du personnel sont d'avis qu'il faut privilégier le recours aux procédures informelles avant tout recours à une procédure formelle. Les procédures informelles sont plus rapides, plus accessibles, plus souples, applicables à tous types de problèmes, ne prévoient pas de date butoir ni d'enregistrement, et toutes les discussions sont menées sur une base strictement confidentielle. En recourant trop tôt aux procédures formelles, on risque de transformer un conflit

mineur en une situation où chacun se replie sur lui-même et d'aboutir à une détérioration

des relations professionnelles au point que les collègues ne peuvent plus travailler ensemble. Sachez que, lorsque vous décidez d'entamer une procédure formelle ou informelle, il vous est toujours possible et à tout moment d'y mettre un terme ou de vous retirer, et ce sans motif particulier.

Options informelles

Vous pouvez obtenir un soutien et des conseils des personnes suivantes: un tiers; un conciliateur; le médiateur.

Un tiers

Vous pouvez demander au Département du développement des ressources humaines (HRD), à un chef de niveau supérieur, au Syndicat du personnel, à tout fonctionnaire ou

ancien fonctionnaire de vous aider à résoudre votre problème. Vous expliquerez à ce tiers

que vous souhaitez avoir son aide et ses conseils et vous lui présentez votre point de vue sur le problème. Un tiers peut apporter son aide de différentes manières. Des solutions peuvent être trouvées tout simplement en discutant du problème en privé et avec l'aide 4

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nécessaire. Il peut être également utile d'avoir l'avis d'une autre personne non directement

concernée par le problème.

Un conciliateur

Il existe au siège et dans les régions un groupe de conciliateurs qualifiés. Leur liste peut être obtenue auprès du bureau du médiateur et sur l'Intranet. Il n'y a aucune restriction dans le choix du conciliateur dont vous souhaiterez demander l'aide. Vous pouvez le choisir dans n'importe quel département au siège ou dans n'importe quel lieu d'affectation (même si le choix d'une personne se trouvant dans un autre lieu d'affectation peut conduire à un allongement de la durée de la procédure). La tâche du conciliateur consiste à écouter et à rechercher avec vous des options permettant de résoudre le problème. L'une de celles-ci pourra être de favoriser le dialogue entre les personnes concernées. Les conciliateurs ne jugent pas et ne prennent pas parti. Ils ne formulent aucune recommandation et ne prennent aucune autre mesure. Il est précisé une fois de plus que les discussions avec un conciliateur ou facilitées par un conciliateur sont strictement confidentielles et qu'aucun enregistrement n'est conservé.

Le médiateur

Il est possible, au Bureau, de faire appel aux services d'un médiateur exerçant à plein temps. Vous pouvez lui demander son aide pour tout problème rencontré sur le lieu de travail. Le médiateur jouit d'une indépendance totale et, tout comme pour les conciliateurs,

travaille d'une manière strictement neutre et confidentielle. Le médiateur écoute et aide le

membre du personnel à trouver des options qui permettront de résoudre le problème. Si une demande est exprimée, le médiateur pourra organiser un dialogue entre les parties qui pourra déboucher sur un accord.

Le médiateur peut être consulté à tout moment, même pour un problème déjà réglé. Il

peut également vous diriger vers des services d'appui compétents (l'Unité des services de santé ou le bureau de l'assistante sociale, par exemple). Le médiateur n'a aucun pouvoir de décision. Tous ses travaux ont un caractère strictement confidentiel et aucun dossier n'est conservé.

Eléments clés: le bureau du médiateur

Si le bureau du médiateur relève administrativement de HRD, il est entièrement indépendant dans ses

activités. Au moment de sa nomination, le médiateur ne peut pas être un fonctionnaire du BIT. Le médiateur est

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