[PDF] GUIDE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

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DESTINÉ AUX ENTREPRISES DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION

Module 1 : Planification des ressources humaines

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

DESTINÉ AUX ENTREPRISES

DES TECHNOLOGIES

DE L'INFORMATION

Réalisé et mis à jour en 2013 par

1

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Éditeurs

TECHNOCompétences : Marie-Josée Tessier, directrice générale Collaboration : Marian Lavoie, directeur, Direction de la planification et du partenariat, Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale; Renaud Turcotte, conseiller en intervention sectorielle, Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale; Marie Daigneault, conseillère en intervention sectorielle,

Emploi-Québec

Réalisation : FRP Groupe-Conseil

Édition et révision : Carole Pageau, TECHNOCompétences Conception graphique et révision : Communications Bizness, Eykel Design

Mise à jour 2013

Chargés de projet : Vincent Corbeil, gestionnaire de projet TECHNOCompétences; Karine Martin, chargée de projet - communications TECHNOCompétences

Réalisation : Alia conseil

Conception graphique : Médialog

Révision : Vickie Bonsaint

TECHNOCompétences

Comité sectoriel de main-d'oeuvre en technologies de l'information et des communications

550, rue Sherbrooke Ouest

Bureau 100

Montréal (Québec) H3A 1B9

Téléphone : (514) 840-1237

www.technocompetences.qc.ca TECHNOCompétences est financé par Emploi-Québec et ses partenaires de l'industrie.

© TECHNOCompétences, 2003

ISBN 978-2-922902-57-0

Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 2013 Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Canada, 2013

Nota bene

Dans ce document, l'emploi du masculin n'a d'autres fins que celle d'alléger le texte. 2

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

L'Industrie des TIC est au coeur de la croissance économique du Québec. Ancrée dans le présent et avec un avenir assuré, elle permet à une main-d'oeuvre sans cesse grandissante d'exploiter ses talents et de se développer dans un environnement axé sur l'entreprenariat et la capacité à commercialiser ses efforts. Nos 1600 entreprises ayant de 10 à 200 employés travaillent chaque jour à la réalisation de ces objectifs. Il nous aurait été impossible de vous offrir ce guide sans leur demander un petit effort additionnel. Nous dédions également cette mise à jour 2013 à tous les dirigeants de PME et spécialistes des ressources humaines qui font de la gestion des RH un enjeu stratégique pour la réalisation de leurs objectifs de croissance.

L'équipe de TECHNOCompétences.

Entreprises participantes

ArtMédia

De Marque

DLP Internet

GÉOCOMtms

Interstation

iXmédia KOREM

La Société conseil Lambda

Les Logiciels Dynagram

Sarbakan

Silver Leap Technologies

3

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

TABLE

DES MATIÈRES

INTRODUCTION ................................................................................................................. 7

MODULE I : Planification des ressources humaines ..................................................... 11

INTRODUCTION ................................................................................................................. 11

OBJECTIFS DE LA PLANIFICATION .................................................................................. 12

ÉTAPES DE LA PLANIFICATION ........................................................................................ 12

Étape 1 » Réflexion stratégique ................................................................................... 12

Étape 2 » Prévision des besoins en ressources humaines .......................................... 14

Étape 3 » Prévision de la disponibilité des ressources humaines ................................ 15

Étape 4 » Analyse de l'écart ........................................................................................ 16

Étape 5 » Planification des actions liées aux ressources humaines ............................ 16

Outils :

Modèle de prévision des besoins en ressources humaines (Outil no 1) ...................... 14 Modèle de plan d'action pour la planification des ressources humaines (Outil n o 2) ... 17

MODULE 2 : Dotation ....................................................................................................... 19

INTRODUCTION ................................................................................................................. 19

OBJECTIFS DE LA DOTATION ........................................................................................... 19

ÉTAPES DU PROCESSUS DE DOTATION .......................................................................... 19

Étape 1 » Analyse du besoin de main-d'oeuvre ............................................................ 20

Étape 2 » Recrutement ................................................................................................ 21

Étape 3 » Présélection des candidats .......................................................................... 24

Étape 4 » Rencontre de sélection ................................................................................ 25

Étape 5 » Réflexion faisant suite à l'entrevue .............................................................. 27

Étape 6 » Décision d'embauche .................................................................................. 28

Outils :

Modèle de profil de poste (Outil no 3) .......................................................................... 21

Grille d'élaboration du profil du candidat (Outil n o 4) .................................................... 21

Modèle d'offre d'emploi (Outil n

o 5) ............................................................................. 23 Grille de sélection des curriculum vitae (Outil n o 6) ...................................................... 24

Lettre ou courriel de refus (Outil n

o 7) .......................................................................... 24 Exemples de questions d'entrevue de sélection et de questions à éviter (Outil n o 8) . 26

Grille d'entrevue (Outil n

o 9) ......................................................................................... 26

Grille d'évaluation des candidats (Outil n

o 10) .............................................................. 26

Formulaire de consentement (Outil n

o 11) ................................................................... 29

Lettre de promesse d'embauche (Outil n

o 12) ............................................................. 29

MODULE 3 : Manuel de l'employé .................................................................................. 33

INTRODUCTION ................................................................................................................. 33

OBJECTIFS DU MANUEL DE L'EMPLOYÉ ........................................................................ 33

ÉTAPES D'ÉLABORATION DU MANUEL DE L'EMPLOYÉ ................................................ 33

Étape 1 » Création d'un comité de travail représentatif ............................................... 34

Étape 2 » Réflexion sur chacun des thèmes et des enjeux liés aux ressources humaines .. 34

Étape 3 » Positionnement sur les différentes politiques et rédaction ........................ 37

Étape 4 » Communication aux employés .................................................................... 38

Outils :

Aide-mémoire (Outil no 13) ........................................................................................... 38

4

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

MODULE 4 : Accueil et intégration ................................................................................. 41

INTRODUCTION ................................................................................................................. 41

OBJECTIFS DE L'ACCUEIL ET DE L'INTÉGRATION .......................................................... 41

ÉTAPES DE L'ACCUEIL ET DE L'INTÉGRATION ................................................................ 42

Étape 1 » Préparation à l'accueil .................................................................................. 42

Étape 2 » Accueil (la première journée) ....................................................................... 43

Étape 3 » Intégration (les premières semaines) .......................................................... 44

Étape 4 » Suivi et évaluation ........................................................................................ 47

Outils :

Exemple d'une grille de préparation à l'intégration (Outil no 14) .................................. 43

Grille pour l'entraînement à la tâche (Outil n o 15) ......................................................... 45 Formulaire d'évaluation de la période de probation (Outil n o 16) .................................. 47

MODULE 5 : Politique de rémunération ......................................................................... 51

INTRODUCTION ................................................................................................................. 51

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION ....................................................... 51

STRATÉGIE GLOBALE DE RÉMUNÉRATION .................................................................... 52

ÉTAPES DE MISE SUR PIED D'UNE POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION ........................... 52

Étape 1 » Définir les enjeux de l'organisation en matière de rémunération ................ 52

Étape 2 » Identifier et choisir les éléments de la rémunération qui favoriseront les résultats et les comportements attendus .............................................. 53

Étape 3 » Analyser les emplois .................................................................................... 54

Étape 4 » Déterminer les salaires apparaissant dans la grille ...................................... 56

Étape 5 » Établir les augmentations salariales ............................................................. 57

Étape 6 » Comparer la rémunération avec celle offerte dans l'ensemble du marché ... 58

Outils :

Modèle de grille salariale (Outil no 17) .......................................................................... 57

MODULE 6 : Évaluation du rendement .......................................................................... 61

INTRODUCTION ................................................................................................................. 61

La gestion de carrière ......................................................................................................... 62

OBJECTIFS DE L'APPRÉCIATION DU RENDEMENT ......................................................... 62

ÉTAPES DE L'APPRÉCIATION DU RENDEMENT .............................................................. 63

PHASE 1 » RENCONTRE INDIVIDUELLE .................................................................... 63

Étape 1 » Se préparer .................................................................................................. 63

Étape 2 » Faire la rencontre ......................................................................................... 65

Étape 3 » Échanger ...................................................................................................... 66

Étape 4 » Conclure la rencontre ................................................................................... 67

PHASE 2 » SUIVI DE L'ENTENTE ................................................................................ 68

PHASE 3 » BILAN DU RENDEMENT ........................................................................... 68

Outils :

Grille phase 1 - Discussion et entente mutuelle (Outil no 18) .................................... 64

Plan de développement individuel (Outil n

o 19) ............................................................ 67

Grille phase 3 - Rencontre annuelle (Outil n

o 20) ....................................................... 69 5

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

MODULE 7 : Formation et développement professionnel ............................................ 71

INTRODUCTION ................................................................................................................. 71

OBJECTIFS DE LA FORMATION ....................................................................................... 71

DÉFINITIONS CLÉS ............................................................................................................ 72

CYCLE DE LA FORMATION ............................................................................................... 72

Étape 1 » Identification et analyse des besoins de formation ...................................... 73

Étape 2 » Planification et conception de la formation .................................................. 75

Étape 3 » Diffusion de la formation ............................................................................. 78

Étape 4 » Évaluation et suivi postformation ................................................................. 79

Outils :

Outils d'identification des besoins (Outils no 21 et no 22) ............................................ 74

Outils de planification (Outils n

o 23 et no 24) ................................................................ 76 Outils d'évaluation de la formation et de transfert des apprentissages

(Outils no 25 et no 26.) ........................................................................................... 79

MODULE 8 : Supervision et encadrement ..................................................................... 83

INTRODUCTION ................................................................................................................. 83

CYCLE DE LA SUPERVISION ............................................................................................. 85

COMMUNICATION ............................................................................................................ 88

LEADERSHIP ...................................................................................................................... 91

MOBILISATION .................................................................................................................. 94

RÉTENTION DU PERSONNEL ........................................................................................... 95

GESTION DU CHANGEMENT ............................................................................................ 95

MODULE 9 : Santé et sécurité au travail ........................................................................ 101

INTRODUCTION ................................................................................................................. 101

OBJECTIFS DES STRATÉGIES DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL ............................. 101

DÉMARCHE POUR ÉLIMINER LES DANGERS ................................................................. 102

Étape 1 » Identifier ....................................................................................................... 102

Étape 2 » Corriger et prévenir ...................................................................................... 103

Étape 3 » Contrôler ...................................................................................................... 105

MODULE 10 : Mesures disciplinaires .............................................................................. 111

INTRODUCTION ................................................................................................................. 111

OBJECTIFS DES MESURES DICIPLINAIRES ..................................................................... 112

DÉFINITIONS CLÉS ............................................................................................................ 112

ÉTAPES DES MESURES DISCIPLINAIRES ........................................................................ 113

Étape 1 » Entrevue de conciliation (phase explicative) ................................................ 114

Étape 2 » Entrevue de conciliation (phase incitative) ................................................... 114

Étape 3 » Entrevue pour mesure disciplinaire (phase corrective) ................................... 114

Étape 4 » Suspension ou congédiement (phase punitive) ........................................... 115

Outils :

Lettre d'avis disciplinaire (Outil no 27) .......................................................................... 116

CONCLUSION ................................................................................................................... 117

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................ 118

6

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Malheureusement, le manque de temps et d'expérience ainsi que l'absence de soutien, d'encadrement et d'outils sont souvent des raisons qui obligent les organisations à mettre au second plan la gestion des ressources humaines. Pourtant, il s'agit là d'un des enjeux stratégiques de la réussite des entreprises oeuvrant dans les technologies de l'information (TI). La préoccupation d'une saine gestion des ressources humaines assure non seulement un climat de travail motivant et stimulant, mais mobilise le personnel dans l'atteinte des objectifs de l'organisation, maximise l'engagement des employés et assure l'adhésion à la mission. Le succès des entreprises du secteur des TI repose en grande partie sur leur capacité à conserver, à optimiser et à accroître le savoir des membres de leur personnel. Les connaissances, l'expertise et les idées des employés bonifient considérablement la valeur de l'entreprise et sont des actifs importants pour l'organisation. Les entreprises qui sont pleinement conscientes de la valeur de leur personnel et qui investissent dans leur développement sont souvent celles qui réussissent le mieux à augmenter leurs performances globales. Le présent guide se veut un outil pratique permettant d'approfondir les principes de gestion des ressources humaines. Il est principalement destiné aux personnes qui occupent une fonction RH dans l'entreprise.

INTRODUCTION

L'EXPANSION DE TOUTE ENTREPRISE REPOSE SUR PLUSIEURS ÉLÉMENTS STRATÉGIQUES TELS LA GESTION DES OPÉRATIONS, L'ACCROISSEMENT DES MARCHÉS ET DE LA CLIENTÈLE, LA GESTION FINANCIÈRE, LA RECHERCHE ET LE DÉVELOPPEMENT, ETC. LES QUESTIONS LIÉES À LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES SONT PARMI LES ASPECTS LES PLUS DIFFICILES À TRAITER ET À METTRE EN OEUVRE POUR LES GESTIONNAIRES. 7

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Le Guide de gestion des ressources humaines destiné aux entreprises des

technologies de l'information a été réalisé spécifiquement pour répondre aux besoins

des entreprises oeuvrant dans le domaine des TI. Sa conception est le fruit d'un processus en quatre étapes : Une analyse des besoins en matière de gestion des ressources humaines a été effectuée auprès de douze entreprises de la région de la Capitale-Nationale représentatives du secteur des TI. Les différentes sections du guide répondent aux besoins qui ont alors été exprimés Les entreprises consultées se préoccupaient de savoir comment appliquer des techniques de gestion efficaces des ressources humaines. Pour chacune des sections, des explications concrètes concernant la mise en oeuvre des techniques et des étapes ont donc été élaborées.

Le langage utilisé et les outils proposés ont été adaptés au vocabulaire et à la réalité

des TI. Les tendances particulières observées dans le domaine des TI pour le développement du guide et des outils ont été prises en compte. 8

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Tout au long du guide, des pictogrammes permettent de repérer facilement les principaux éléments de la structure du document. Voici ce qu'ils signifient :

RÉFÉRENCE

AUX OUTILS

CONSEILS

À RETENIR

LES LOIS

CHANGENT

AVIS IMPORTANT

Veuillez vous assurer de toujours

consulter les dernières versions des lois présentées dans ce guide.

RÉFÉRENCES

UTILES

9

Module 1 : Planification des ressources humaines

10

Module 1 : Planification des ressources humaines

Module 1 : Planification des ressources humaines

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

01

INTRODUCTION

On observe une prise de conscience grandissante dans le domaine des technologies de l'information (TI) en ce qui concerne l'importance de la planification des ressources humaines. Les variations notables dans les carnets de commandes et les difficultés à faire des prévisions à moyen terme ont mis à l'épreuve la capacité des entreprises à maintenir un niveau de personnel adéquat. Les PME oeuvrant dans les TI font face à des choix déchirants. D'un côté, elles doivent limiter le nombre de leurs employés pour assurer leur survie financière. De l'autre, elles doivent pouvoir compter sur les meilleurs talents disponibles dans leur créneau d'activité si elles veulent espérer croître et se distinguer face à la concurrence. Dans ce contexte, la capacité d'évaluer avec précision les futurs besoins en main- d'oeuvre devient un élément crucial de l'élaboration des stratégies d'affaires des entreprises en TI. Heureusement, les entrepreneurs peuvent désormais compter sur un nombre grandissant de logiciels de planification et de gestion des ressources humaines pour les seconder dans cette tâche stratégique.1 Pour la majorité des entreprises du domaine des technologies de l'information, la planification des ressources humaines représente une fonction complexe en raison de la nature de leurs activités. Cependant, cet exercice peut devenir une tâche à haute valeur ajoutée si elle est réalisée de façon efficace. Plus importante charge d'exploitation, la main-d'oeuvre incarne pour plusieurs entreprises du secteur un facteur de succès déterminant. La qualité des produits et services offerts et la capacité de production en dépendent directement. Une planification adéquate et une gestion éclairée de cette ressource sont donc essentielles. La planification de la main-d'oeuvre consiste en un ensemble d'activités dont l'objectif est d'évaluer la demande et l'offre de travail. La première étape consiste à examiner les divers facteurs qui influencent l'offre de main-d'oeuvre sur le marché et à évaluer les besoins en personnel de l'organisation à court, moyen et long termes. Ainsi, il sera possible de coordonner les efforts pour disposer des ressources compétentes au bon endroit et au moment opportun, le tout afin d'atteindre les objectifs organisationnels.

Votre expertise RH :

Si votre entreprise ne possède pas d'employé spécialisé dans la gestion des ressources humaines, n'attendez surtout pas que la tâche vous submerge. Les entreprises employant entre 30 et 50 personnes devraient compter au sein de leurs effectifs une personne possédant une formation ou une bonne expérience en gestion des ressources humaines. Il est suggéré aux entreprises de plus de

50 personnes d'affecter quelqu'un à la seule gestion des ressources humaines.

La dotation et la rémunération étant des enjeux stratégiques importants pour le secteur, assurez-vous de bien développer ces compétences à l'interne.

1 BROWN, D. " HR spending drops », dans Canadian HR Reporter, septembre 2002

PLANIFICATION DES

RESSOURCES HUMAINES

11

Module 1 : Planification des ressources humaines

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

1. Réflexion stratégique

Analyse de l'environnement

Élaboration des objectifs organisationnels2. Prévision des besoins en

3. Prévision de

la disponibilité des RH

4. Analyse de l'écart5. Planification

des actions RH

OBJECTIFS DE LA PLANIFICATION

Maximiser l'utilisation des ressources humaines et assurer leur développement continu; Vous assurer d'avoir la capacité de production nécessaire pour soutenir vos objectifs organisationnels; Coordonner les activités des ressources humaines avec les objectifs organisationnels; Accroître la productivité de l'organisation.

ÉTAPES DE LA PLANIFICATION

ÉTAPE 1 » RÉFLEXION STRATÉGIQUE

La première étape consiste à réfléchir à l'avenir de l'organisation : que se passera-t-il

d'ici deux ans? D'ici cinq ans? Il s'agit ensuite d'élaborer une planification interne des ressources humaines qui comportera les actions à entreprendre afin d'atteindre les objectifs de croissance à long terme. L'activité de réflexion stratégique permet de faire le bilan de la situation actuelle, bilan qui s'effectue par l'analyse de l'environnement externe. L'opération consiste à identifier les éléments qui influenceront le développement de l'organisation et à établir un diagnostic de l'environnement interne (voir tableau à la page suivante). L'organisation pourra alors constater quels sont ses forces, ses avantages concurrentiels et les aspects qu'elle doit améliorer. Une telle démarche de réflexion stratégique doit habituellement être réalisée chaque année. Plusieurs instances de l'entreprise doivent y participer. Elle peut être orchestrée par un consultant externe qui aura pour mandat d'animer la discussion et d'agir à titre de facilitateur, ce qui permettra aux dirigeants de se concentrer sur les objectifs de l'entreprise. 12

Module 1 : Planification des ressources humaines

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Environnement interne

Mission et valeurs

Produits et services offerts

Clientèle visée

Situation financière

Forces et faiblesses de l'entreprise

Changements à prévoir

Départs planifiés

Profil des employés actuels

Etc.

Environnement externe

Marché du travail

Concurrence

Avenir dans le secteur des technologies

Rôle de l'État dans le fonctionnement

des entreprises des TI

Attentes des clients

Mobilité et profil de la main-d'oeuvre

Etc. À partir d'un portrait réaliste de la situation actuelle, il est possible d'imaginer une situation idéale, un objectif pour l'avenir de l'organisation. Dès lors, les dirigeants pourront déterminer quelles sont les orientations stratégiques et élaborer les objectifs organisationnels :

Objectifs de développement;

Niveaux de revenus et de bénéfices prévus; Taille de l'organisation souhaitée (caractéristiques de l'équipe);

Objectifs de reconnaissance de l'organisation;

Objectifs de qualité des produits et services;

Etc.

Pour en savoir plus...

Les prévisions de l'offre de main-d'oeuvre sont difficiles à anticiper et sont soumises à bon nombre d'incertitudes dont les conditions économiques, les technologies, les besoins des clients et l'évolution des marchés financiers. Voici quelques sources utiles pour aider à établir des prévisions en matière de ressources humaines. TECHNOCompétences » www.technocompetences.qc.ca Ce site peut vous aider à planifier vos besoins en main-d'oeuvre. Vous pouvez y consulter une pléiade d'études sur les besoins en ressources humaines du secteur des technologies de l'information et des communications. Emploi-Québec » http://emploiquebec.gouv.qc.ca Ce site fournit un grand nombre d'informations sur le marché du travail tant pour les employeurs que pour les travailleurs.quotesdbs_dbs50.pdfusesText_50

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