[PDF] ACADEMIE DE REIMS ANNEXE 18 : EXEMPLE DE COURRIER

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ANNEXES

ANNEXE 1 : LES PRINCIPAUX TEXTES

ANNEXE 2 : CHRONOLOGIE DES OPERATIONS

ANNEXE 3 : TABLEAU DE COORDINATION DES TACHES ORDONNATEUR / AGENT COMPTABLE ANNEXE 4 : AUTORISATION DES FAMILLES PRELEVEMENT AUTOMATIQUE

ANNEXE 5 : FICHE SYNTHETIQUE FONDS SOCIAUX

ANNEXE 6 : EXEMPLE DACTE DU CONSEIL DDMIISTRATION MODALITES DATTRIBUTION DES

FONDS SOCIAUX

ANNEXE 7 : EXEMPLE DE DOSSIER FONDS SOCIAL

ANNEXE 8 : EXEMPLE DE GRILLE DE CALCUL ATTRIBUTION FONDS SOCIAUX (2 EXEMPLES)

ANNEXE 9 : EXEMPLE DE FACTURE / MEMOIRE

ANNEXE 10 : EXEMPLE DE COURRIER TYPE DEMANDE DELAIS DE PAIEMENT / ECHEANCIER (POUR LES FAMILLES) ANNEXE 11 : DELEGATION OCTROI DELAIS DE PAIEMENT GESTIONNAIRES

ANNEXE 12 : TABLEAU DE SUIVI DES CREANCES

ANNEXE 13 : EXEMPLE DE COURRIER CESSION CAF

ANNEXE 14 : ACTE DU CHEF DETABLISSEMENT REFUS DE POURSUITE ANNEXE 15 : COURRIER DE LAGENT COMPTABLE A LORDONNATEUR SUITE REFUS DE POURSUITE

OU SILENCE

ANNEXE 16 : EXEMPLE DAUTORISATION PERMANENTE DE POURSUITE DU CHEF DETABLISSEMENT ANNEXE 17 : EXEMPLE DE COURRIER DINFORMATION AUX FAMILLES SAISINE DE LHUISSIER ANNEXE 18 : EXEMPLE DE COURRIER DE SAISINE DE LHUISSIER ANNEXE 19 : EXEMPLE DE COURRIER DE RAPPEL A LHUISSIER ANNEXE 20 : SAISINE DU TRIBUNAL POUR SAISIE SUR SALAIRE OU PRESTATIONS FAMILIALES

ANNEXE 21 : PROCEDURE DE SAISINE DU TRIBUNAL

ANNEXE 22 : EXEMPLE DE COURRIER DE DEMANDE DE REMISE GRACIEUSE (POUR LES FAMILLES) 3

Annexe 1

LES PRINCIPAUX TEXTES

Textes généraux

Instruction codificatrice n°05-050-M0 du 13 décembre 2005 sur le recouvrement des recettes des collectivités territoriales et des établissements publics locaux -67 à R.421-69 Décret du 29 décembre 1962 portant règlement général de la comptabilité publique Circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 portant organisation économique et financière des EPLE Fonds sociaux : Circulaire n°98-044 du 11 mars 1998

Modalités de recouvrement des créances

Instruction n°11-008-M0 du 21 mars 2011 relative à la forme et au contenu des pièces de recettes des collectivités territoriales et de leurs établissements

Décret n°2009-

le recouvrement des produits locaux Décret n°96-1080 du 12 décembre 1996 modifié portant fixation du tarif des huissiers de justice en matière civile et commerciale Saisie sur salaire : articles L.3252-1 à L.3252-13 et R.3252-1 à R.3252-44 du Code du

Travail

Saisie des prestations familiales : articles L.553-4 et D.553-3 du Code de la Sécurité

Sociale

n du responsable financier en cas de séparation

Articles 371-2, 373-2-2 et suivants du Code Civil

2 cas possibles :

familiales onvention des parents homologuée par le juge aux affaires familiales 4

Annexe 2

1Me1V1L1Me1S1M1M1V1D1Me1V1L

2J 2S2M2J2D2Me2Me2S2L2JASCENSION2S2M

3V3D3Me3V3L3J3J3D3MH3V3D3Me

4S4L4J4S4M4V4V4L4Me4S4L4J

5D5MCOM5V5D5Me5S5S5MAVP5J5D5M5V

6L 6Me6S6L6JAVP6D6D6Me6V6L6Me6S

7M7J7D7MCOM7V7L7L7J7S7M7J7D

8Me8V8L8Me8S8M8M8V8DVICTOIRE 19458Me8V8L

9J9S9M9J9D9Me9Me9S9L 9JCOM9S9M

10V10D10Me10VLR210L 10J10J10D10M10V10D10Me

11S11L 11JARMISITCE 191811S11M11V11V11L 11Me11S11L11J

12D12M12V12D12Me12S12S12M12J12D12M12V

13L 13Me13S13L 13J13D13D13MeCOM13V13LLR213Me13S

14M14J14D14M14V14L 14L 14J14S14M14JFETE

NATIONALE14D

15Me15V15L 15Me15S15MCOM15MLR215V15D15Me15V15LASSOMPTION

16J16S16M16J16D16Me16Me16S16L 16J16S16M

17V17D17Me17V17L 17J17J17D17M17V17D17Me

18S18L 18J18S18M18VLR118V18L18Me18S18L18J

19D19M19V19D19Me19S19S19M19J19D19M19V

20L 20Me20S20L20J20D20D20Me20V 20L20Me20S

21M21J21D21M21V21L21L 21J21S21M21J21D

22Me22V22L 22Me22S22M22M22V22D22Me22V22L

23J23S23M23J23D23Me23Me23S23L 23J23S23M

25S25L25JLR125SNOËL25M25V25V25LLUNDI DE

PÂQUES25Me25S25L25J

26D26M26V26D26Me26S26S26M26J26D26M26V

27L 27Me27S27L27J27D27D27Me27V27L27Me27S

28M28J28D28M28V28L28L 28J28S28MAVP28J28D

29Me29V29L 29Me29S29M29V29D29Me29V29L

30J30S30M30J30D30Me30S30L 30J30S30M

31D31V31L 31J31M31D31Me

HHuissierLettre de rappelAVPAvis avant poursuiteCommission Fonds sociauxLR1FSFrais scolairesCOM

SEPTEMBREOCTOBRENOVEMBREDÉCEMBRE

FS FS FS JUIN FS 5

Annexe 3

POLITIQUE DE RECOUVREMENT

PROPOSITION DE SCHEMA

OPERATION

ORDONNATEUR

AGENT COMPTABLE

OUTILS

SEPTEMBRE

Calendrier des différentes

opérations

Réunion de concertation Chronologie des

opérations

Identification du responsable

financier changement de situation

Législation applicable

OCTOBRE

Mise en place commission fonds Présente la composition au CA pour info

Fiche fonds sociaux

social Acte du CA 6 procédure de Choix concerté prélèvement automatique Procédure validée en CA Demande n°NNE au Trésor Public Collecte des autorisations des familles Autorisation des familles

Transmission des autorisations aux banques

Gestion et avis des prélèvements

NOVEMBRE / FEVRIER / AVRIL

Emission du bordereau des Validation du bordereau Contrôle des pièces justificatives droits constatés réglementaires

Emission des ordres de recettes Saisie GFC Contrôle de régularité Prise en charge ou rejet

(réquisition impossible)

Exemple de facture /

mémoire

A TOUT MOMENT DE LA PROCEDURE

Non émission des OR budgétaire

inférieurs à 3 7

Octroi délais de paiement Contacts avec les débiteurs Octroie les délais de paiement Courrier demande délais

Mise en place échéancier Met en place un suivi des créances Tableau de suivi ou Signe une délégation au profit : Délégation délais paiement Met en place un suivi des créances Tableau de suivi

Fonds sociaux

sociaux : Dossier fonds social Préside la commission fonds sociaux Grille de calcul Ordonnance la dépense Affecte et règle la dépense

Annulation Réduction de titres

Prépare une AOR (année N) ou un mandat

(N+1). Vise le bordereau en règlement de la créance Remise gracieuse Examine la demande de remise gracieuse transmise par le débiteur : Courrier demande de remise gracieuse La présente au CA ou à la CP ou décide (si délégation du CA ou de la CP) Exécute la décision : saisit le mandat (compte

67188). Vise le bordereau

règlement de la créance 8

éance)

Admission en non valeur Examine le dossier de recouvrement contentieux

Recouvrement définitivement compromis

Echec recouvrement amiable et créance < au

seuil de poursuite jour du CA (présentation non nominative) valeur Si décision favorable, émet un mandat (compte

67188). Vise le bordereau

règlement de la créance

20 à 30 JOUR

1ère lettre de rappel Distribue les lettres de rappel Edite les lettres de rappel

15 JOURS APRES LA 1ère LETTRE

2ème lettre de rappel Distribue les lettres de rappel Edite les lettres de rappel

9

AVANT LE DERNIER AVIS AVANT POURSUITE

Relance amiable Examen des cas Contacts avec les débiteurs

Examen situation du débiteur /

Point sur les dossiers en cours

Recherche renseignements financiers et

sociaux

Réunion de concertation

Vérification de la validité des créances et du montant Cession amiable créances CAF Monte le dossier Courrier cession CAF les allocataires

Envoie le dossier à la CAF

15 JOURS MAXIMUM APRES LA 2E LETTRE

Dernier avis avant poursuite Envoie le courrier en LR avec AR ou

Envoie le courrier Edite le courrier

10

20 JOURS APRES LA DERNIERE LETTRE

Autorisation de poursuite :

dossier par dossier Commence les poursuites contentieuses ou avec réserves

Action en vue de lever les réserves

ou

Autorisation de poursuite :

dossier par dossier (créance < seuil, ou autre refus)

Etablit Acte du CE

Demande une admission en non valeur Courrier agent comptable

Transfert de ou

responsabilité Ne répond pas (silence gardé pendant 1 mois) Courrier agent comptable

Demande une admission en non valeur

Ou ou Autorisation permanente Autorisation permanente (article R.1617-24 du CGCT) Commence les poursuites contentieuses 11

8 JOURS AP

Informe le débiteur

pour effectuer les poursuites par exemple - compte 416) Etablit et signe le courrier de saisine Courrier de saisine huissier

Saisie sur salaire /

Saisie des prestations familiales ou

Mène directement la procédure Procédure saisine du

Tribunal

Adresse une requête au Greffe du Tribunal Courrier saisine du Tribunal Doit être présent lors des réunions du Tribunal

TOUS LES SEMESTRES

Est informé de manière informelle

dossier

Courrier de rappel à

Au moins 2 fois par an (juillet / novembre)

Examen de la situation de

recouvrement Concertation sur les mesures à prendre pour une évolution favorable de la situation 12

En cas de procédure de surendettement

Procédure de surendettement

des particuliers Après saisine de la commission par le débiteur, transmet les renseignements éventuellement demandés par la commission (30 jours) Doit reprendre les poursuites 15 jours après une mise en demeure infructueuse (suite rééchelonnement ds paiements) 3 cas

Etalement de la dette

Effacement partiel Prépare une AOR (année N) ou un mandat (N+1). Vise le bordereau en règlement de la créance

Insuffisance des fonds ou

effacement total 13

Annexe 4

AUTORISATION DES FAMILLES PRELEVEMENT AUTOMATIQUE

Demande de prélèvement

(mandat au titulaire du compte DFT avis de prélèvement ») forme libre nier, si la situation le permet, les prélèvements ordonnés par Agent Comptable X avec

Agent Comptable X

Désignation du titulaire du compte à débiter Désignation du compte à débiter Désignation du créancier

Etablissement Guichet N° compte Clé RIB

Agent comptable X

Etablissement Y

Date :

Signature du titulaire du compte à débiter : teneur de compte

Agent comptable établissement Y

14

Annexe 4 (suite)

AUTORISATION DES FAMILLES PRELEVEMENT AUTOMATIQUE

Autorisation de prélèvement

(mandat à la banqueser à débiter le compte du montant des avis de prélèvement)

Normalisé par la profession bancaire

permet, les prélèvements ordonnés par Agent Comptable X

En cas

Agent Comptable X

Désignation du titulaire du compte à débiter tteur Désignation du compte à débiter Désignation du créancier

Etablissement Guichet N° compte Clé RIB

Agent comptable X

Etablissement Y

Date :

Signature du titulaire du compte à débiter : teneur de compte

Agent comptable établissement Y

CAISS 15

Annexe 5

LES FONDS SOCIAUX

individuelle aux élèves scolarisés dans Les fonds sociaux sont destinés à faire face à des situations difficiles

que peuvent connaître des collégiens, des lycéens et des élèves de l'enseignement spécialisé

du second degré ou leurs familles pour assumer les dépenses de scolarité et de vie scolaire. A

ce titre, une aide exceptionnelle peut être attribuée pour les élèves scolarisés

Les fonds sociaux sont régis par

- la circulaire n° 98 044 du 11 mars 1998 relative au fonds social collégien et au fonds crédits régionaux à destination des lycéens.

sociaux lycée et fonds sociaux cantine, sauf quand la collectivité de rattachement en octroie à

distinguant.

Attention : Les aides accordées ne sont ni collectives ni systématiques et doivent faire face à

des situations exceptionnelles.

NATURE DES FONDS SOCIAUX

Crédits de la collectivité (fonds sociaux de la région pour les lycéens)

Répartition par vote du conseil

> Acte transmissible

Ordre de recette chapitre 741,

"subventions d'exploitation de l'Etat"

Recettes Région Fonds social : Chapitre 744

Compte 74428 Code de gestion : FSREG

Bénéficiaires élèves du 2sd degré Bénéficiaires lycéens du 2nd degré et postbac

> Acte non transmissible 16

Le dossier demandé aux familles doit être simple. Il est nécessaire de veiller à éviter de

multiplier les pièces justificatives et de faire en sorte que le contenu du dossier ne soit pas un

obstacle pour les familles.

COMMISSION FONDS SOCIAUX

Examine de façon anonyme

UTILISATION DES FONDS

Prise dépense

Achat de matériel pour la

famille

Aide financière directe à la

famille - Participation demi- pension - Participation sortie - Matériel scolaire - Vêtement de travail - espèce ou chèque - virement

MANDATEMENT

chapitre F, "aid chapitre F Compte 6573 Code de gestion : FSREG pour les Fonds sociaux de la Région

Au premier mandatement

dépense

Achat de matériel pour la

famille

Aide financière directe à la

famille - Relevé de décision signé par le chef - Relevé de décision signé par le chef - factures - attestation de remise de la somme - Relevé de décision signé par le chef - Eventuellement attestation sur somme comme prévu par la demande.

Présentation en Conse

> Acte non transmissible 17

Annexe 6

N° établissement

ACTE DU CONSEIL

- (1) - Acte soumis à transmission (1) OUI NON X

Acte :

N° lissement - en séance ordinaire - extraordinaire (1)

à la suite de la convocation qui a été adressée à ses membres au moins 10 jours avant,

conformément aux dispositions du décret N° 85-924 du 30 août 1985 - -20 - Vu la loi n° 83.663 du 22 juillet 1983 modifiée par la loi n° 85.97 du 25 janvier 1985, - -631 du 1er juillet 2004, - Vu le décret n° 2004-885 du 27 août 2005, - Vu la circulaire n° 2004-166 du 05 octobre 2004, - Vu la circulaire n°98-044 du 11 mars 1998 - Vu

Sur la proposition de Monsieur le Président,

sociaux ci-jointes

Vote : Nombre de membres du Conseil

Pour

Le(la) Président(e),

( Prénom, Nom)

Acte affiché le

OBJET :

sociaux

Cadre réservé aux autorités de

contrôle gné, certifie le présent acte exécutoire à compter du :quotesdbs_dbs47.pdfusesText_47

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