[PDF] TW DEMAT de consultation et à l'acheteur

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Profil G·acheteur

F255(6321G$1F(

Ce document est la propriété du groupe Achat Solutions

Ce document est confidentiel, il contient des informations stratégiques sur les fonctionnalitĠs et sur l'architecture de la solution et ne doit en

aucun cas être transmis à un tiers, notamment aux candidats demandant des explications sur la solution choisie.

Toute reproduction, même partielle, tout transfert à un tiers, sous quelque forme que ce soit, sont strictement interdits sans autorisation.

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1. GENERALITES ........................................................................................................................ 3

1.1. Types de Correspondances ................................................................................................................. 3

1.2. Interface ............................................................................................................................................ 3

1.3. Droits Utilisateurs .............................................................................................................................. 4

2. Correspondances en COURS de CONSULTATION ........................................................... 5

2.1. Réponses aux questions ..................................................................................................................... 5

2.1.1. Réponse en transparence .......................................................................................................................................6

2.1.2. Réponse groupée ....................................................................................................................................................6

2.1.3. Réponse HORS transparence ..................................................................................................................................7

2.2. Adresser un message en cours de consultation ................................................................................... 7

3. FRUUHVSRQGMQŃH GH OM SOMVH G·MQMO\VH j OM QRPLILŃMPLRQ ............................................. 9

3.1. Signature des documents à transmettre ............................................................................................. 9

3.2. Préparation du message ................................................................................................................... 10

3.3. Correspondance avec voie de retour ................................................................................................. 11

3.3.1. Activation de la voie de retour .............................................................................................................................11

3.3.2. Réception des réponses transmises .....................................................................................................................11

3.4. Suivi des correspondances ................................................................................................................ 11

4. Historique des correspondances ..................................................................................... 15

5. Lettre avec accusée de reception (LAR) ......................................................................... 16

5.1. Authentification certaine de l'edžpĠditeur ......................................................................................... 16

5.2. Authentification certaine du destinataire ......................................................................................... 17

5.3. Attestations ..................................................................................................................................... 17

5.4. Horodatage ...................................................................................................................................... 17

6. Gestion des candidats (adresses de contact) ................................................................ 19

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1. *(1(5$IH7(6

Le Profil Acheteur AW Solutions intègre un outil de correspondance permettant, aux candidats, de poser des questions pendant

la phase de consultation et, ă l'acheteur, d'adresser tout type de courriers ă l'intention des candidats en cours de consultation

Les courriels sont envoyés " manuellement ͩ par l'acheteur depuis l'onglet CORRESPONDANCE ou " automatiquement » par

1.1. Types de Correspondances

Deux types de courriers sont proposés :

COURRIERS SUIVIS LAR (Lettre à Accusé de Réception) Caractéristiques Conforme ă l'arrġtĠ du 27 juillet 2018 relatif audž exigences minimales des outils et dispositifs de communication et d'échanges d'information par voie électronique dans le cadre des marchés publics

27/07/2018

Conforme aux spécifications technico-

fonctionnelles du décret 2018/347 Valeur légale Si pris en compte (AR) du destinataire Dğs l'enǀoi Utilisation Tout au long des procédures Dğs l'edžpiration de la consultation

Equipement Standard Optionnel

1.2. Interface

Toutes les correspondances d'une consultation sont historisĠes dans le dossier la consultation dans l'onglet

CORRESPONDANCE, dans lequel vous retrouver 5 sous-onglets.

9 Reçue : liste les questions et messages reçus par les entreprises

9 Ecrire : permet de créer un nouveau courrier

9 En Préparation : liste les courriers en cours de rédaction (" Enregistrer ͩ depuis la phase d'Ġcriture)

9 A valider : liste les courriers à valider (si votre organisation prévoit une telle phase)

9 Envoyée : liste les courriers envoyés

NOTA : Si des correspondances sont effectuĠes dans le cadre d'un guichet restreint (demandes de prĠcision, nĠgociations,

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1.3. Droits Utilisateurs

différemment par type de procédure Correspondance ».

Les droits peuvent êt :

9 Lire :

9 Rédiger : permet de préparer un courrier

9 Publier :

, vous pouvez définir un profil de droits à certains utilisateurs leur permettant de préparer les

correspondances sans leur permettre de les envoyer ainsi :

ENVOYER » mais seulement " A

VALIDER »

Une alarme sera alors adressée aux utilisate406 Correspondance à valider (Pour administration)

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2. F255(6321G$1F(6 (1 F2856 G( F2168I7$7H21

En cours de consultation, l'application ǀous permettra de traiter les correspondances suivantes. Etat de la Consultation TYPE Catégories de messages Destinataire(s)

Avis en attente de pli (APL)

Courriers suivis

9 Message

9 Erratum

9 Modification de document

(DCE)

9 Rectificatif

9 Réponse à question

9 Réponse hors transparence

9 Invitation à répondre

(Guichets restreints)

Candidats identifiés

Candidat(s) invité(s) à répondre

2.1. Réponses aux questions

En phase de consultation, les candidats auront la possibilité de vous adresser leurs questions depuis la plateforme via un lien

proposĠ sur l'AAPC et dans le DCE.

L'acheteur est alertĠ d'une question posée par courriel selon le paramétrage des Alarmes Internes (voir documentation

d'administration). de réponse.

Icône de l'Ġtat de ǀos correspondances :

Une icône en haut ă droite de l'interface permet de connaitre la situation de ǀos courriers

Cartouche de la consultation :

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2.1.1. Réponse en transparence

Les questions ayant déjà reçues une réponse de votre part sont indiquées avec la date de la réponse.

Pour les questions en suspens, vous pouvez faire " REPONDRE » pour débuter la saisie de votre réponse.

Celle-ci sera traitée en transparence c'est-à-dire que tous les candidats identifiés seront alertés par la plateforme de votre

réponse. En parallèle, la question et la réponse seront versées automatiquement à votre DCE.

(1) Sélection de la question en cours de traitement (2) Objet du courrier (3) Corps du message pour apporter votre réponse à la question (4) PossibilitĠ d'ajouter des piğces jointes (facultatif)

(5) Liste des destinataires : la réponse " en transparence » sélectionnera la totalité des candidats ayant retiré el DCE avec

l'intention de rĠpondre, il n'y a pas de possibilitĠ d'en dĠcocher (6) Faites " ENREGISTRER » (ou " SUPPRIMER »)

2.1.2. Réponse groupée

Si vous souhaitez répondre à plusieurs questions en une seule réponse, prenez connaissance des différentes questions et

préparez un document récapitulatif des questions et des réponses.

Cette solution est particulièrement utile si plusieurs entreprises ont posé la même question, cela vous permet de répondre en

une seule foi.

Dans la correspondance de la consultation, faites ECRIRE et sélectionnez " Réponse à question(s) ».

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Le principe du courrier est similaire sauf que vous devez cocher les questions (encore sans réponse) auxquels vous souhaitez

répondre

2.1.3. Réponse HORS transparence

transparence de cette façon. Depuis la correspondance, faites " ECRIRE » et sélectionnez "Message Hors Transparence». dans " En Préparation ». Si besoin supprimez les.

2.2. Adresser un message en cours de consultation

A tout moment vous pourrez adresser un courriel aux candidats. Ce message sera automatiquement adressé en transparence.

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Dans la correspondance de la consultation, faites ECRIRE et sélectionnez " Message » ou " Erratum ͩ. Ce choidž n'a pas d'impact

technique mais simplement vocation à catégoriser le message. (1) Titre du courrier (2) Message du courrier (3) Possibilité de mettre des pièces jointes (4) Faites ENREGISTRER (ou SUPPRIMER) (5) La liste des destinataires est fixe et reprend les entreprises ayant téléchargé le DCE Attention ă l'usage d'un tel courrier pendant la consultation :

9 Informer les entreprises d'un report de date n'est pas suffisant, ǀous deǀez faire un aǀis rectificatif pour la " date de

9 Transmettre un document nouǀeau ou modifiĠ du DCE n'est pas conforme, ǀous deǀez effectuer une modification du

DCE

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3. F255(6321G$1F( G( I$ 3+$6( G·$1$IK6( $ I$

127H)HF$7H21

AW Solutions vous permettra de gérer l'enǀoi de ǀos courriers (Cf. 1.1) en Courriers Suivis ou Lettre Recommandée

Electronique.

L'application ǀous proposera des catĠgories de messages et des listes de destinataires en fonction de l'Ġtat de ǀotre analyse.

Les passages d'Ġtats pendant l'analyse s'effectuent ǀia l'opĠration ͨ saisie de ǀos dĠcisions ͩ en statuant sur la candidature (1)

puis l'offre (2) (ou la candidature et l'offre en une seule Ġtape). Etats de la Consultation TYPE Catégorie de message Destinataire(s)

Expiré (EXP),

Candidature en Analyse (CNA)

Courriers suivis

ou LAR

9 Message

Candidats identifiés

Candidature admise (CAD)

Offre en analyse (OFA)

Courriers suivis

ou LAR

9 Convocation,

Audition,

Courriers aux admis,

9 Rejets de candidature

Candidats admis

Candidats rejetés

Offre sélectionnée (OFS)

Courriers suivis

ou LAR

9 Idem ci-dessus

9 Notification,

9 Mise au point,

9 Rejets d'offres

Attributaire(s) / (offre(s)

sélectionnée(s))

Offres rejetée(s)

3.1. Signature des documents à transmettre

en haut à droite de votre profil acheteur Ou par l'URL suiǀante https://www.marches-publics.info/pratique-signature.htm

Notre outil de signature ǀous permettra de signer ǀos documents si ǀous ġtes en possession d'un certificat ă la norme EIDAS

Celui-ci propose 2 formats de signature :

conseillons d'utiliser 1 2

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3.2. Préparation du message

Depuis l'onglet CORRESPONDANCE, faites " Ecrire » puis sélectionner le type de courrier.

Cette liste est contextuelle, en particulier déterminée par la " Saisie de vos décisions ͩ dans l'onglet OPERATIONS

Vous pouvez maintenant rédiger votre courrier

(1) La catégorie que vous avez sélectionnée est rappelée

(2) Vous pouǀez sĠlectionnez d'enǀoyer un simple MEL (courrier suiǀi) ou une LAR (Lettre aǀec AccusĠ de RĠception) si

ǀous aǀez l'option

paragraphe suivant) (4) Saisissez l'objet de la correspondance (5) Dans le cas d'un MEL (Courrier suivi) vous pouvez saisie un message (7) Ce sélecteur permet de conditionner la liste des destinataires en fonction des lots (8) Vous devez sélectionner le ou les destinataires souhaités (9) Vous devez ensuite " ENREGISTRER » (ou " SUPPRIMER ») votre courrier en préparation

Votre courrier est alors en état " En préparation », vous pouvez faire " ENVOYER » ou une autre action.

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3.3. Correspondance avec voie de retour

Pour les remises de documents nĠcessitant le processus de cryptage et d'ouǀerture utilisĠ pour les remises de plis, nous ǀous

recommandons d'utiliser la fonction de guichet restreint.

La rĠponse des candidats peut ġtre effectuĠe par l'enǀoi d'un message (limitĠ ă 500 caractğres) etͬou l'enǀoi d'un ou plusieurs

fichiers (dans la limite de 50 Mo au total).

3.3.1. Activation de la voie de retour

l'attribution.

3.3.2. Réception des réponses transmises

Vous pourrez prendre connaissance des retours des candidats dans l'onglet ͨ Reĕue ͩ de la correspondance.

Ces courriers se distinguent des questions par un type " Réponse »

En cliquant sur " Lire », vous pourrez prendre connaissance du message et/ou des documents transmis par le candidat.

Attention : si vous activez une voie de retour sur un courrier, toute modification de l'Ġtat de la consultation (saisie des décisions

par exemple) va entrainer la désactivation de cette fonction (le fournisseur ne pourra plus l'utiliser pour ǀous rĠpondre).

3.4. Suivi des correspondances

Le suiǀi des courriels s'effectue depuis la correspondance ͨ envoyée ». L'information est globale au niǀeau de la liste :

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possible de le relancer

9 Aucune information si le courrier n'est pas lu et n'a plus ă ġtre relancĠ

La lecture du courrier par " LIRE ͩ ǀous apportera plus de dĠtail, en particulier s'il y a plusieurs destinataires.

S'agissant d'enǀois par courriel, plusieurs alĠas peuǀent ġtre rencontrĠs : anti spam, adresse mail défectueuse, suppression

secours ou d'alertes :

Pour les Fournisseurs :

l'inscription,

un mail d'alerte, pour lire le courriel, ou la LRE, il doit ͨ ouǀrir l'enǀeloppe » qui donne accès à une page web qui

contient le message et les PJ à télécharger. Cette ouverture ne peut être que cliquée manuellement.

9 L'espace du fournisseur contient toutes les correspondances reĕues vers son identifiant émail, lues ou pas, depuis

un an. Le fournisseur ne peut pas l'effacer. On lui recommande d'aller ǀoir rĠguliğrement la correspondance ă cet

endroit, surtout en cas de doute, ou de changement de filtre anti spam.

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Edžtrait du menu de la correspondance d'un compte fournisseur : Nos CGU sensibilise les candidats aux problématiques des messageries, voici l'edžtrait :

Nous proposons une page de conseils aux entreprises pour paramétrer au mieux leur système de messagerie

Pour les acheteurs :

1. Relance manuelle/automatique :

Les courriels non lus peuvent être relancés depuis la correspondance elle-même par le bouton RELANCER.

Depuis votre menu Burger en haut à gauche, par " Paramétrage et outil » puis " Paramétrage fonctionner » dans " Autres

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l'adresse de secours que le fournisseurs peut définir dans son espace.

NOTA : Si ǀous modifiez l'adresse mail d'un fournisseur ǀia l'opĠration suiǀante ͨ Gérer les candidats » (dans les Opérations

suivantes) aprğs l'enǀoi d'un courriel, la relance reprendra les ĠlĠments du premier courriel dont l'adresse initiale. Effectuez

2. Alarmes internes :

Trois alarmes sont dĠdiĠes au suiǀi des correspondances les plus sensibles permettant d'alerter l'acheteur :

LRE non lue, Notification non lue, Notification Lue

En complément de ces alarmes adressées par courriel, un état des alarmes en cours sera effectué " Alarmes internes » dans

le " Paramétrage et outils » accessible par le menu Burger en haut à gauche

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4. +H6725H48( G(6 F255(6321G$1F(6

L'onglet " DOCUMENTS » de votre dossier (ou sous-dossier pour les guichets restreints) ǀous permet d'accĠder ă la

compilation des correspondances d'une consultation formulaire d'incident.

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5. I(775( $9(F $FF86(( G( 5(F(37H21 I$5

Comme indiqué au chapitre 1, la LAR intğgre plusieurs spĠcifications garantissant l'authentification de l'edžpĠditeur et du

destinataire, le statut de la prise en compte et l'horodatage des ĠǀĠnements.

5.1. Authentification certaine de l'edžpĠditeur

Si vous avez souscrit cette option, une zone " Authentification de l'edžpĠditeur » sera intégrée à chaque envoi de LAR. Ce

dispositif permettra au fournisseur d'interroger notre application pour lui confirmer l'Ġmetteur du courrier.

Lui permettant d'obtenir cette page d'authentification

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5.2. Authentification certaine du destinataire

Les destinataires de vos LAR devront impérativement être inscrits sur Profil Fournisseur AW Solutions pour ouvrir leurs

courriers. L'inscription est gratuite.

destinataire des courriers via la plateforme devra être inscrit pour prendre connaissance des documents transmis.

5.3. Attestations

Les destinataires de LAR pourront choisir d'accepter ou de refuser. Vous aurez le suivi de cette prise en compte dans la Correspondance Envoyée :

Le cartouche en bas du courrier ǀous permet d'obtenir l'attestation, ici dans le cas d'un courrier acceptĠ

5.4. Horodatage

Vous trouverez ci-dessous les évènements horodatés dans le cadre de la LAR :

9 Envoi de la LAR

9 Acceptation d'un LAR

9 Refus d'une LAR

9 Expiration de la LAR (J+15)

9 Horodatage horaire eIDAS qualifié par jeton UNIVERSIGN

En fonction de leurs natures, les évènements peuvent être constitués des éléments suivants :

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9 Identifiant (numérotation automatique) ;

9 Date et heure du serveur de la plateforme ;

9 Type Action ;

9 Infos EdžpĠditeur (Nom de l'acheteur) ;

9 Email destinataire ;

9 Hash des documents envoyés ;

9 Identifiant du mail ;

9 Auteur de l'action ;

9 Hash de contrôle de la ligne

9 Jeton d'horodatage YualifiĠ

L'intĠgritĠ et l'edžhaustiǀitĠ des Ġǀğnements des LAR sont assurées par le calcul d'une empreinte effectuĠ ă partir des

donnĠes d'un Ġǀğnement et de l'empreinte de l'Ġǀğnement prĠcĠdent. horaire.

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6. *(67H21 G(6 F$1GHG$76 $G5(66(6 G( F217$F7

Les adresses de contacts des candidats sont automatiquement mises à jour lors des dépôts de plis en reprenant l'adresse Ġmail

du compte des entreprises.

A la demande de l'entreprise ou suiǀant ǀotre ǀolontĠ, il est possible de changer ou complĠter cette adresse de contact.

Une fonction " Gérer les candidats ͩ est prĠsente dans l'onglet OPERATIONS de votre dossier pour effectuer une telle mise à

jour.

La liste des candidats vous est présenté, avec une fonction " Corriger » pour les mettre à jour

Pour préciser une nouvelle adresse, puis " Enregistrer » votre saisie, puis la " Confirmer ».

Si vous revenez dans votre candidat par " Corriger », vous retrouver alors votre nouveau contact.

Vous pouvez alors " Désactiver ͩ l'ancienne adresse si votre souhait est de la remplacer, ou laisser ainsi si votre souhait est de

la complĠter d'un nouǀeau contact.

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Il n'est pas possible de supprimer un contact, simplement de le désactiver pour ne plus le retrouver lors de vos futurs courriers.

Attention dans le cas de dossier avec guichets restreints ou subséquents :

- il est possible de gérer les candidats sur un guichet restreint, sur un subséquent mais dans ce cas votre modification ne sera

pas reportĠe sur le dossier parent (appel d'offre, accord-cadre, SAD etc.).

- il est possible gérer les candidats sur le dossier parent, mais dans ce cas votre modification ne sera pas reportée dans les

guichets restreints ou subséquents déjà en place.

Si une entreprise ǀous demande une modification de l'adresse de contact il est alors nĠcessaire de le faire dans le dossier

parent ET dans les guichets restreints ou subséquents en cours qui le concerne.quotesdbs_dbs47.pdfusesText_47

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