[PDF] Studie Studie. Liquiditätsmanagement in Kommunen.

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Studie

in Kommunen

Fachverband der

Kommunalkassen-

verwalter e. V.

29. Dezember 2014

Im Dezember 2014

Vorwort der Verfasser

Einführung doppischer Buchungssysteme und Controlling die Rahmenbedingungen für den Umgang mit

organisatorisch, technisch und letztlich strategisch eines der führenden Themen des Finanzbereiches zu

werden.

Andreas Hellenbrand Diana Levermann

Diplom Betriebswirt (FH) Andreas Hellenbrand ist Senior Manager bei PricewaterhouseCoopers im Bereich

Public Management Consulting und dort seit vielen Jahren beratend in der Einführung von Aufbau- und

zahlreicher Publikationen und erfahrener Fachreferent. Diplom Verwaltungswirtin (FH) und Diplom Kauffrau (FH) Diana Levermann ist seit 2008 freiberufliche Mitarbeiterin bei PricewaterhouseCoopers im Bereich Public Management Consulting und Leiterin der der Kommunalkassenverwalter NRW sowie dessen stellvertretende Landesvorsitzende.

Im Dezember 2014

Vorwort des Fachverbandes

keine empirischen Erkenntnisse gegeben. Aus diesem Grund führte der Fachverband der Kommunalkassen-

zu ermitteln und Handlungsfelder zur Weiterentwicklung zu identifizieren. Durch die Erstellung der Studie

haben sich Hinweise und Anregungen ergeben, die den Kommunen hiermit zur Verfügung gestellt werden. Der

Fachverband wurde dabei durch den Bereich Public Management Consulting der PricewaterhouseCoopers AG

WPG unterstützt. Im Fachverband wurde die Studie durch die Kollegen des KHR-Ausschusses Matthias Melzig

und Achim Schmidt begleitet.

betrachten. Dies gilt insbesondere bei der Verwendung der Erkenntnisse zur individuellen Anwendung in der

zu sehen. Insgesamt ist die Studie mit ihren Ergebnissen ein gutes Hilfsmittel zur Organisation oder

Fachverband Kommunalkassenverwalter e.V.

Der Bundesvorsitzende

1. Einleitung

1.1. Auftrag und Ziel der Studie

kassenverwalter e.V. (kurz: Fachverband) in Kooperation mit der Unternehmensberatung Pricewaterhouse-

ments sowie gegebenenfalls bestehender Probleme und Entwicklungsbedarfe sowie eine Abfrage des dies- bezüglichen Tooleinsatzes.

Die vorliegende Studie ist die erste dieser Art bundesweit. Die Ergebnisse der Auswertung mit der Ableitung

erster Erkenntnisse wurden auf der Bundesarbeitstagung des Fachverbandes am 5. Juni 2013 in Würzburg

vorgestellt und in zwei Workshops vertieft.

Verwaltung eine (Über-)Lebensader ist.

insgesamt schwierige finanzielle Ausstattung der Kommunen tragen aktuell dazu bei, dass das operative,

Gleichzeitig stehen die Verantwortlichen für Zahlungsverkehr, Kasse und Buchhaltung vor der Frage, wie sie die

Da sind einerseits die unklaren Entwicklungen in den kommunalen Haushalten als solche, andererseits hoch

komplexe Forderungs- und Verbindlichkeitsstrukturen der Verwaltungen, die mit denen eines Unternehmens

nicht vergleichbar sind und bei denen beachtet werden muss, dass die Kommunen sowohl in der Geldanlage

Andererseits sind auch die Banken als Partner im Umbruch. Ein kommunales Rating für Kredite scheint im

Kommen, andererseits werden von dort kaum qualitative Bewertungen von Budgetplanungen, politischen Entscheidungen und Haushaltssicherungskonzepten sowie der echten finanziellen Ausstattung des kommu-

nalen Konzerns vorgenommen. Dann sind da noch gesetzliche Änderungen, Umlagen, Zuschüsse und Zuwei-

unsicheres Umfeld.

Tausende Menschen. Undenkbar, dass dieser Strom versiegt. Zwar enthalten verschiedene Landesgesetze die

finanziellen Mittel teuer eingekauft werden müssen. Unternehmen der Privatwirtschaft würden sich bei einer

oder ob nicht bereits Insolvenz eingetreten ist. Bis auf weiteres stellt sich diese Frage bei deutschen Verwal-

tungen nicht.

und der damit verbundenen Zinsbelastung. Die Verweigerung von Krediten gab es verschiedentlich, aber es

stellt einen wichtigen Unterschied dar, dass es im Zweifelsfall bei einer Kommune immer einen Geldgeber für

die Pflichtaufgaben geben wird. Alles eine Frage des Preises ± des wirtschaftlichen und des politischen. Diese

heute der Fall ist.

Freud und Leid liegen in der Finanzwirtschaft der Kommunen nahe beieinander. Es gibt nach wie vor etliche

durch. Überschüssige Millionen, die schlummern und nicht ohne weiteres bedürftigen Kommunen ausgeliehen

fünf Jahren, wenn sich die Leitzinsen wieder aus dem Tief herausbewegen?

Alles eine Frage der Informationsflüsse und der Organisation ± mag man meinen. In der Tat ist die technische

gibt es eingegangene Rechnungen, aber noch keine Mittelbindung. Da gibt es Forderungstypen, die deutlich

zahlt mein Schuldner? Wann zahle ich? Was kann ich daran beeinflussen? Und darüber hinaus gibt es zahl-

nicht planbar sind.

zone, die in der kommunalen Praxis abgesehen von der Kurzfristperspektive und groben haushalterischen

Planungen noch relativ unbearbeitet ist. Diese Grauzone zu erschließen ist die Aufgabe, dabei kommt es nicht

auf Perfektion an, sondern auf machbare, schlanke und sinnvolle Prozesse. Denn letztlich dreht sich alles um

Verwaltung?

Inhaltlich jedoch muss sie selbst entscheiden, wie sie dies tut. Die geforderte Ä$QJHPHVVHQOHLP³ zu beurteilen ist

eine Frage der Perspektive und der Ergebnisse. Solange die Kommune liquide ist, hat sie ihren Auftrag erfüllt.

aus der Befragung zu dieser Studie zeigen.

dass in einer Haushaltsplanung auch die zu erwartenden Finanzzahlen getrennt zu planen sind. Prinzipiell

Haushaltsplanwerten und den Finanzplanwerten um zwei getrennt voneinander zu betrachtende Rechnungs- werte.

zahlen mit den Planwerten aus dem Haushalt gegenüber zu stellen. Erst dann werden Finanzierungsabwei-

chungen deutlich. All zu tief oder bis auf die Ebene einzelner Buchungen kann dieses Analyse kaum sinnvoll

bis D0B000 ¼ MNOlQJLJ YRQ GHU +MXVOMOPVJU|‰HB

bewegten Finanzmitteln haben, müssen tiefer analysiert werden. Ziel dieser Analyse ist, sowohl in der Planung

Die Technikunterstützung spielt für die Beherrschung dieser Zahlenmenge eine große Rolle. Sofern die Infor-

mationen erfasst sind, stehen die üblichen Office-Tools für Analyse zur Verfügung, sofern nicht Spezialsoftware

angeschafft wird. Was es leider nicht gibt, ist eine pauschale Kreditzusage außerhalb der Dispositionsrahmen zum Die organisatorischen Voraussetzungen für die Kenntnisse von kommenden Ein- und Auszahlungen zu

die Forderungen der Verwaltung in diesem Zusammenhang unproblematisch zu sehen. Eine praktische Kenn-

sind. Dieser Prozessablauf entspricht am ehesten dem Soll-Ist-Gedanken, der mit der Notwendigkeit, im

sich die Frage nach der Zeitigkeit. Die meisten Werte sind den Fachleuten schon bei Planung und aus Erfah-

sition nicht berücksichtigt werden. Problemtisch wird die Fristigkeit dann, wenn beispielsweise einzelne

Verwaltungsinterne Meldesysteme sollten neben kommenden Zahlungen über zum BeispieO D0B000 ¼ MXŃO

aus Rückstellungen zum Beispiel für Bauvorhaben beinhalten. Letztlich ist jede Information wesentlich, die

führt. Es ist daher angeraten, dieses Meldesystem in die Dienstanweisungen aufzunehmen und auch die Ver-

dass die Informationsweitergabe bei Bekanntwerden erfolgt. Folgende zentrale Fragen sind verwaltungsintern zu beantworten:

Forderungs- und Einnahmearten

Wie ist unser eigenes Zahlungsverhalten bezogen auf Rechnungsbearbeitung und Einhaltung von ist der Technikeinsatz? Einsatz z. B. von Einzugsverfahren oder Rechnungseingangsbuch? Wie kann der jahresübergreifende Finanzierungsbedarf von Investitionsmaßnahmen schneller und vorzeitig ermittelt werden? Sind Verantwortlichkeiten und zentrale Vorgaben in Dienstanweisungen dokumentiert?

Es liegt auf der Hand, dass hier neben der Organisation der Informationsweitergabe auch ein Umdenken bei

den Beteiligten erfolgen muss. Der Schwerpunkt der Haushaltsgenehmigung muss erweitert werden um die

Einflüsse gehen. Allerdings sollte über die Frage der Wesentlichkeit der Kassenverwalter oder Verantwortlicher

2. Ergebnisse der Befragung

2.1. Einsatz eines Fragebogens

(Stand: 31. Dezember 2012) des Fachverbandes auf freiwilliger Basis. Hierfür wurde von Dezember 2012 bis

Anfang Januar 2013 ein Fragebogen abgestimmt, der die Informationsbedürfnisse der kommunalen Praxis,

des Fachverbandes und der Kommunalberatung zusammenführte.

Dieser Fragebogen (vgl. Anlage 1) wurde Mitte Januar 2013 an die Mitglieder des Fachverbandes über ihre

seiten des Fachverbandes für die Befragung geworben und die Fragebogendatei zum Download bereitgestellt.

Der Fragebogen konnte anhand der Datei entweder ausgedruckt und manuell ausgefüllt oder am Bildschirm

Fachverband zurückgemeldet und nachfolgend durch pwc in einer Access-Datenbank ausgewertet.

Im Zeitraum vom 21. Januar bis zum 7. April 2013 gingen insgesamt 694 Rückantworten ein, von denen jedoch

Mitgliederstand zum 31. Dezember 2012 entsprach.

der teilnehmenden Mitglieder des Fachverbandes.

Inhaltlich wurde der Fragebogen in zwei Hauptteile untergliedert, wobei allgemeine Angaben zu Bundesland,

Begriffsfestlegungen wie folgt definiert:

Begriff Definition

(Basisstufe) -bereitstellung. bis zu einer Woche. und -steuerung (Ausbaustufe) tagesgenaue Prognose der Ein- und Auszahlungen, die Identifikation von voraus- der Kassenkredittilgungen (Zins- und Schuldenmanagement), Maßnahmen zur als einer Woche.

2.2. Fragen zum allgemeinen Teil

Bundesland Mitglieder Teilnehmer Quote in %

Baden-Württemberg 569 89 15,6

Bayern 788 38 4,8

Brandenburg 166 43 25,9

Hessen 388 122 31,4

Mecklenburg-Vorpommern 83 9 10,8

Niedersachsen 301 82 27,2

Nordrhein-Westfalen 375 107 28,5

Rheinland-Pfalz 251 47 18,7

Saarland 61 16 26,2

Sachsen 186 43 23,1

Sachsen-Anhalt 116 19 16,4

Schleswig-Holstein 157 21 13,4

Thüringen 187 24 12,8

Gesamtzahl 3.628 660 18,2

stellten, resultierten lediglich 19,1 % des Teilnehmerkreises an der Befragung. Dies wurde weitgehend durch die

Es ist anzunehmen, dass die Teilnahmebereitschaft ggf. durch die Tatsache beeinflusst wurde, inwieweit in den

24 41
95
251
189

Anzahl Nennungen

100 T - > 400 T50 T - 100 T25 T - 50 T25 T - 10 Tbis 10 T

Funktion der Antwortenden

Rechnungswesensystem

Von den antwortenden Kommunen setzten 80,2 % eine doppische Rechnungslegung ein und 19,8 % eine her-

Einfluss der Doppik / Verschuldungssituation

17 18 19

Anzahl Nennungen

> 250.000

150 T - 250 T

bis 150 T 68,9%
25,5%
5,6%

Funktion der Antwortenden

stand der Doppik zurückzuführen sein. In den ersten Jahren nach der Umsetzung dominieren üblicherweise die

zahl der Antwortenden aus. Dies ist mit Blick auf die Kassenkreditentwicklung sicherlich nachvollziehbar.

spektive bezogen auf die folgenden fünf Jahre. Aus den Antworten der Teilnehmer ergab sich dieses Bild:

wichtig oder indifferent ein.

43,2% 38,6%

18,2% 60,6%
27,7%
11,7% 0% 10% 20% 30%
40%
50%
60%
70%

JaNeinn.a. / frei

Einfluss der Doppik / Verschuldungssituation

Einfluss der DoppikEinfluss der Verschuldungssituation 38,9%
53,0%
3,3% 4,2% 0,5% 60,5%
37,1%
1,1% 1,2% 0,2%

Sehr wichtig

Wichtig

Indifferent

Weniger wichtig

Unwichtig

Kreditlinien sowie die Folgen der Finanz- und Schuldenkrise (bspw. Wirkungen der Schuldenbremse, weniger

zeitlichen Planungshorizont bis zu einer Woche. Etwa drei Viertel der antwortenden Kommunen bewegten sich

innerhalb eines Planungshorizonts von bis zu einem Monat. Hinsichtlich der Angabe eines Tages besteht der

Querbezug zum Tagesabschluss der Kommunalkassen, weshalb hier nicht von einem wirklichen Planungs- horizont gesprochen werden kann.

auch teilweise für die laufende periodische Berichterstattung analysiert und einbezogen wird. Dennoch ist

420
337
308
303
272
85

Finanz- und Schuldenkrise in Europa

Zunehmende Verknappung der Kreditlinien

Andere

Anzahl Nennungen

5,9% 27,3%
13,1% 27,7%
14,6% 3,3% 8,2%

Ein Tag

Eine Woche

Zwei Wochen

Ein Monat

Ein Quartal

Ein Halbjahr

Ein Jahr

In Anbetracht des hohen Anteils an doppischen Kommunen im Teilnehmerkreis ist der Umfang einer mit dem

Kassen- und Rechnungswesen (HKR) zurückgegriffen, in weit geringerem Umfang auf Software für Cash

beschrieben, dass (mit Mehrfachnennungen) in rund 80 % der Kommunen mit IT-Systemeinbindung die Bank-

prozessualer und technischer Integration.

Im Ergebnis der Befragung hielten sich die Kommunen mit bzw. ohne Berichtswesen nahezu die Waage (bei

ohne Angabe). Bezogen auf deren Turnus dominierten die monatlichen und quartalsweisen Berichte: 23,4%
11,0% 39,9%
24,5%
1,2% nur Papier

Papier und Excel

IT-System (i.V.m. Papier / Excel)

Andere bzw. ohne Angabe

14,2%

7,4% 8,0%

13,0% 3,1% 31,5%
16,4%

4,0% 2,5%

Zu den Berichtsadressaten machten 392 der 660 Antwortenden eine Angabe, mithin 68 Kommunen mehr als

oben mit Berichtswesen angegeben. Wahrscheinlich wurden hierbei die Meldewege für den Tagesabschluss in

Unter den anderen Berichtsadressaten wurde vor allem die Kommunalaufsicht benannt.

Zu den übermittelten Berichten vermeldeten (bei 65 Antworten ohne Angabe) insgesamt 283 oder 86,5 % ein

77,3%
48,7%
31,1%
30,9%
30,4%
11,5% 2,0%

Verwaltungsvorstand

Kasse

Finanzbereich

Politik

Rechnungsprüfung

Andere

Adressaten des Berichtswesens

73,7%
44,2%
41,6%
23,2%
11,0% 5,5% 3,9%quotesdbs_dbs26.pdfusesText_32

[PDF] Bitte lesen Sie folgende Gebrauchsinformation aufmerk

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