[PDF] L accueiL des stagiaires de 3e

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Annexe 1

Tableaux de suivi des stages de 3

e

Annexe 2

Badge

Annexe 3

Attestation d'accord de principe (pour l'établissement scolaire)

Annexe 4

Le circuit du document en images

Depuis quelques années, le nombre d'élèves de troisième accueillis pour un stage d'une semaine dans une des médiathèques du réseau de Plaine Commune est en

légère augmentation. Ainsi, une trentaine de stagiaires a été recensée pour l'année

scolaire 2011-2012 : autant d'expériences à partir desquelles il est apparu qu'une mutualisation des " bonnes pratiques » à l'échelle du réseau pourrait être utile aux collègues amenés à prendre en charge un élève dans ce cadre. Ce travail fait aussi écho à celui mené en 2011 sur l'accueil des jeunes dans les médiathèques de Plaine Commune. Pour les professionnels, ces stages sont l'occasion de faire connaître les médiathèques autrement auprès de jeunes, qui vont à cette occasion parler de ce stage à leur entourage, et souvent aussi continuer à fréquenter l'établissement d'accueil. Inversement, ces stages représentent aussi une opportunité pour les bibliothécaires d'apprendre à mieux connaître les attentes et besoins d'une partie de leurs publics. C'est pourquoi le réseau des médiathèques a souhaité développer une politique volontariste en direction des établissements scolaires et des élèves, en positionnant ces stages au sein d'un projet plus vaste d'amélioration de l'accueil des publics jeunes dans les médiathèques de Plaine Commune. En outre, ce projet participe au renforcement des parcours éducatifs, axe identiflé comme un levier majeur de développement humain dans l'accord cadre du projet " Territoire de la Culture et de la Création ». flfiflfi

Depuis la rentrée 2005, une "

séquence d'observation en milieu professionnel » est obligatoire pour

tous les élèves des classes de troisième, en application des dispositions de l'article 8 du décret

du 24 août 2005 relatif aux dispositifs d'aide et de soutien pour la réussite des élèves au collège.

Elle a pour objectif de "

sensibiliser les élèves à l'environnement technologique, économique et professionnel en liaison avec les programmes d'enseignement, notamment dans le cadre de l'éducation à l'orientation

La séquence d'observation en milieu professionnel concourt ainsi à la réfiexion et à l'approche

positive de l'orientation, dans le cadre du parcours de découverte des métiers et des formations.

Le stage permet aux élèves :

de découvrir une entreprise et un milieu professionnel, en recevant une information générale sur

l'établissement d'accueil ;

d'être confrontés aux " savoirs être » en environnement professionnel, à des rythmes, règles de

travail et types relationnels différents de ceux du milieu scolaire familier.

Un des objectifs fréquemment énoncé par les élèves eux-mêmes est aussi de trouver un lieu

d'accueil proche de leur domicile (ou du travail de leurs parents). Dans certains cas, la médiathèque

correspond en plus aux aspirations personnelles des jeunes. Recevoir un ou des élève(s) pendant une semaine concourt à

modifler l'image des médiathèques auprès des jeunes et de leur entourage (copains, parents, etc.),

mais également auprès des autres professionnels du quartier ; favoriser l'intégration des adolescents au sein des médiathèques et une bonne appropriation des lieux, y compris par des jeunes ayant parfois des usages " perturbateurs », ou par des jeunes ne fréquentant pas les médiathèques ;

faire découvrir aux jeunes le travail en collectivité territoriale, et plus spéciflquement le métier

de bibliothécaire ;

mieux connaître les jeunes de cet âge et leurs aspirations ou besoins par rapport à nos services ;

nouer des liens de partenariats sous une forme nouvelle et structurée avec l'éducation nationale.

Il est difflcile de mesurer l'impact direct des stages sur nos publics et sur la fréquentation des médiathèques. On estime néanmoins que : La qualité de l'accueil conditionne l'atteinte des différents objectifs énoncés.

Les deux premières parties de ce carnet de bord doivent donc concourir à la réussite des accueils de

stagiaires, en formalisant les procédures et en mettant en partage un certain nombre de " bonnes pratiques ». Plus le nombre de stagiaires accueillis sera important, plus nos objectifs auront de chances d'être atteints. C'est pourquoi nous proposons de nous flxer collectivement comme résultat attendu d'augmenter signiflcativement le nombre de stagiaires de troisième accueillis durant l'année scolaire 2012-2013. Chaque établissement s'engagera sur un nombre minimum de stagiaires à accueillir durant l'année scolaire.

La troisième partie de ce carnet de bord, ainsi que les annexes, proposent des outils afln de réunir au

fll de l'année scolaire les éléments nécessaires au suivi des différents stages ; ces éléments servent

ensuite à établir le bilan annuel, en juin de chaque année.

Le plus souvent les demandes sont faites par les jeunes eux-mêmes, qui se déplacent directement

à la médiathèque.

Un temps d'échange a alors lieu entre le responsable d'équipement (ou quelqu'un d'autre par délégation) et le jeune, soit immédiatement, soit en différé.

Les équipes doivent donc être sensibilisées au fait qu'elles doivent relever les coordonnées d'un

jeune se présentant lors de l'absence du responsable, afin que ce dernier puisse le rappeler.

Par ailleurs, il semble préférable de ne pas exiger de lettre de motivation écrite, afin de ne pas

pénaliser les élèves en difficulté avec l'écrit.

L'entretien doit permettre de :

donner à l'élève des indications propres au déroulé d'un stage en médiathèque ; discuter de ses motivations. À ce sujet, dans l'objectif de toucher y compris des jeunes peu

familiers des médiathèques, une motivation telle que " La médiathèque est à côté de chez moi »

peut être recevable ! Toutes les demandes de stages doivent être consignées dans un tableau de suivi des stages de 3 e Cet outil permet à la fois de partager à l'interne de chaque ville l'état des demandes de stages, et de mesurer en fin d'année le taux de satisfaction des demandes Si la réponse est positive, passer au chapitre 1.2.

Si l'établissement d'accueil s'est déjà engagé à recevoir un stagiaire à la même période,

la réponse n'est pas forcément négative pour autant.

Durant le stage, il peut être intéressant pour les élèves d'avoir un " pair » avec lequel partager

l'expérience. Pour la médiathèque, recevoir plusieurs stagiaires en même temps ne requiert pas un travail préparatoire plus long, mais il faudra prévoir dans le planning des temps communs et d'autres

individualisés. Une grande équipe le permettra d'autant plus facilement : penser à ne pas limiter

les accueils au sein d'une seule section.

S'il n'est pas possible de recevoir un stagiaire à la période demandée, une réorientation

de l'élève est souhaitable, soit vers d'autres structures du quartier, soit vers d'autres médiathèques du réseau.

Dans ce dernier cas, la question qui se pose est souvent celle de la proximité du domicile : il ne

faut pas négliger la question des déjeuners. Si l'on arrive à trouver une solution pour ce problème,

notamment par le biais des restaurants pour le personnel, il peut être intéressant pour un jeune de

faire un stage hors de son quartier habituel. * Voir détail au chapitre 3 et modèle en annexe 1. flfiflfi

Une fois que les deux parties (élève et médiathèque) se sont entendues au sujet du stage, il est

indispensable d'établir une convention de stage, dont le modèle est délivré par l'établissement scolaire

La convention doit être établie en trois exemplaires originaux, selon le déroulé suivant.

Le formulaire modèle est rempli à la médiathèque conjointement par l'élève et le responsable

d'équipement ou le tuteur de stage. Ne pas oublier de faire flgurer dans la convention les éléments suivants, qui concernent la médiathèque :

Le(s) lieu(x) du stage :

si l'élève est amené à se rendre dans plusieurs médiathèques du réseau durant son stage, les différentes adresses doivent flgurer sur la convention. Le nom du tuteur de stage et ses coordonnées téléphoniques professionnelles (ajouter cette mention même en l'absence de case spéciflque dans la convention).

Les horaires journaliers de l'élève,

avec un total hebdomadaire de 30 heures maximum pour les moins de 16 ans (35 heures maximum pour les 16 ans et plus).

Les établissements scolaires sont parfois réticents à autoriser les élèves à réaliser leur stage

du mardi au samedi. Il peut être nécessaire de négocier ce point avec l'établissement (par exemple, le chef d'établissement ou un autre interlocuteur peut éventuellement communiquer des coordonnées téléphoniques spéciflques pour la journée du samedi). S'assurer que flgurent sur la convention les coordonnées des parents, ainsi que celles permettant de joindre l'établissement scolaire, y compris pour la journée du samedi (fax ou e-mail et éventuellement numéro de téléphone spéciflque : voir ci-dessus). Si cela n'a pas été fait auparavant, et surtout si la case ne flgure pas sur la convention,

il faut penser à demander à l'élève quel est le nom de l'enseignant référent du stage,

et le reporter dans le " tableau de suivi des stages de 3 e Signature des trois exemplaires de la convention par l'élève et ses parents (ou responsable légal). Signature des trois exemplaires de la convention par le chef d'établissement scolaire.

Afln d'obtenir cette signature, la médiathèque peut délivrer à l'élève une attestation d'accord de

principe sur le stage Signature des trois exemplaires de la convention par les services de Plaine Commune.

Après avoir récupéré les trois exemplaires signés par l'élève, ses parents et le chef

d'établissement scolaire, la médiathèque garde une copie et transmet les trois originaux

à la Direction mutualisée des médiathèques (cellule administrative, Françoise Tamaloust)

dans un délai de trois semaines avant le début du stage.

Voir modèle en annexe 2.

Voir détail sur le rôle du tuteur en 2.3

Les trois originaux sont alors transmis à la Direction des Ressources Humaines de Plaine Commune,

service Emploi et compétences (Valérie Lucas). Afln d'assurer le suivi en interne, la date à laquelle la

convention a été transmise est consignée par Françoise Tamaloust dans le " tableau de suivi des

stages de 3 e Après signature par la Directrice Générale Adjointe, le service Emploi et compétences renvoie un exemplaire signé au stagiaire, renvoie un exemplaire signé à l'établissement scolaire, conserve un exemplaire signé,

envoie une copie à la médiathèque concernée, par courrier ou par mail (scan en pièce jointe).

Pour des questions d'assurance,

la convention de stage doit impérativement être signée par toutes les parties avant le début du stage . Si la copie de la convention signée par toutes les

parties n'a pas été reçue par la médiathèque dans la semaine qui précède le début du stage,

il faut s'adresser à la Direction mutualisée des médiathèques (Françoise Tamaloust) pour relance

auprès du service Emploi et compétences. L'élève est couvert par les assurances souscrites : d'une part par l'établissement scolaire, notamment en cas d'accident sur le trajet domicile lieu de stage d'autre part par Plaine Commune (assurance garantissant la responsabilité civile de l'organisme d'accueil).

En cas d'accident le samedi,

le service qui accueille l'élève stagiaire appelle les pompiers et

les parents (cas d'un mineur), puis établit un rapport écrit le plus précis possible. Le rapport

devra être transmis à l'établissement scolaire par fax ou par mail dès le samedi, afln que les

démarches puissent être entreprises dès le lundi matin auprès de l'assurance.

Un tuteur de stage doit être désigné au sein de l'équipe qui accueille le stagiaire : il sera la personne

référente pour l'élève pour la durée du stage À ce titre, le tuteur prépare à l'avance un planning de la semaine de stage, qu'il partage avec l'équipe et qui sera remis au stagiaire à son arrivée.

L'organisation de ce planning varie en fonction des activités de l'équipe, mais la première matinée

doit être consacrée à l'accueil par le tuteur, avant un partage de la prise en charge du stagiaire avec

d'autres collègues. flfiflfi

Un travail sur ce sujet sera mené à

partir de l'automne 2012 en lien avec le travail sur l'accueil des nouveaux embauchés.

Voir annexe 2.

L'accueil de l'élève stagiaire doit être un moment particulièrement privilégié lors du premier jour de

stage, afin de contribuer à sa bonne intégration au sein de la médiathèque. Dans un premier temps, il semble important de privilégier en début de matinée un temps de rencontre avec les bibliothécaires, sous la forme la plus adaptée à l'équipe. Dans un second temps, le tuteur de stage propose au jeune une visite de l'établissement, en

accordant une attention particulière à la présentation des espaces de travail collectif (bureau ou

salle dans lequel le stagiaire pourra s'installer en fin de journée pour prendre des notes), ainsi que

des espaces de vie (cuisine, WC, vestiaires, etc.).

À la suite de cette visite, le tuteur remet à l'élève une clé USB contenant l'ensemble des documents

utiles pour son stage, notamment un " livret d'accueil »* et le planning des activités de la semaine. Le tuteur présente au stagiaire l'ensemble de ces documents et lui remet son badge

Il est important de garder en mémoire que les diverses activités déclinées ci-dessous doivent

permettre au stagiaire d'appréhender les réalités suivantes : Qu'est-ce qu'implique de travailler dans un établissement recevant du public ?

Quelle est l'offre culturelle et de services des médiathèques publiques d'aujourd'hui, du livre

traditionnel aux ressources numériques et autres ateliers multimédia ? Comment fonctionne un service public d'une collectivité territoriale, la communauté d'agglomération de Plaine Commune ? Comment s'organise un travail d'équipe, quels sont les rythmes, règles de travail et types relationnels en environnement professionnel ?

La façon de présenter les diverses activités doit aussi permettre une forme d'appropriation du lieu

médiathèque par le jeune concerné.

Donner un aperçu des collections

En parcourant la médiathèque lors de la première visite, des bases peuvent être jetées pour indiquer

au stagiaire les différents types de documents mis à disposition des publics. C'est dans un deuxième temps que seront données quelques indications sur les principes de

rangement et de cotation ; un petit exercice de classement peut être proposé à un moment donné,

par exemple au moment du rangement du matin.

Les ressources numériques accessibles via la Médi@TIC font partie à part entière de nos collections.

Elles sont donc présentées au stagiaire au même titre que les collections physiques.

Appréhender les bases du service public

Il est important de montrer le module de prêt et retour d'Aloès, inscription comprise. La pratique du

jeu de rôle est intéressante pour mettre le stagiaire en situation. Dans les médiathèques équipées

d'automates RFID, une démonstration de leur fonctionnement sera bien sûr proposée.

Il faut également penser à connecter cette démonstration au portail Internet des médiathèques, par

exemple en montrant au stagiaire que le public peut réserver des documents par ce biais.

Ensuite, le stagiaire est positionné sur certaines plages de service public, toujours en binôme avec

un professionnel, soit aux banques de prêt et de renseignements, soit aux automates de prêt. On doit

veiller à ce que le stagiaire soit identifié en tant que tel par le public : c'est pourquoi un modèle de

badge est proposé en annexe. Observer un accueil de groupe, en y participant éventuellement

L'observation d'un accueil de classe est en général proposée, avec diverses formes de participations

possibles : le stagiaire peut par exemple passer les documents sur la carte collectivité de l'enseignant, participer aux lectures avec les enfants s'il le souhaite, etc.

Assister à une action culturelle

En fonction du programme de la semaine, le stagiaire sera invité à participer aux actions culturelles

prévues, y compris en aidant à l'installation de l'espace, en comptant le nombre de participants, en

aidant à servir une collation, etc.

Assister à une réunion

Il est important que le stagiaire puisse assister à une réunion (d'équipe ou autre, selon le calendrier

de la semaine). Pour le placer en situation d'observation active, dans la mesure du possible, l'ordre

du jour lui aura été exposé avant la réunion.

Réaliser une sélection de documents

Cette activité doit être fondée sur les centres d'intérêt du stagiaire afin de ne pas le mettre en

difficulté ; idéalement, elle peut même concourir à le placer en situation " d'expert ».

Après avoir convenu du choix d'une thématique, le tuteur (ou un autre collègue) accompagne le

stagiaire, selon ses besoins, dans les rayons et /ou dans ses recherches sur le catalogue ou sur la

Médi@TIC.

Le travail peut s'incarner ensuite dans la réalisation d'une table ou vitrine thématique de documents,

aussi bien que dans la réalisation d'une web-radio sur la Médi@TIC. On associe ainsi la mise en valeur des connaissances du stagiaire, en particulier dans des domaines

qui ne sont pas scolaires (ex : mangas, musique...), avec une initiation à la recherche documentaire.

L' ensemble de la démarche participe de plus au développement de l'offre de service en direction des

usagers de la médiathèque. Participer à des ateliers dans l'espace multimédia

Dans les médiathèques qui ont un espace multimédia, la participation des stagiaires à des ateliers

d'initiation à l'informatique et Internet connaît un grand succès. Le jeune prend place auprès d'un

participant pour l'accompagner durant le temps de l'atelier : il voit ainsi ses compétences valorisées,

auprès d'adultes placés en position d' " apprenants ». Découvrir le circuit du document de manière ludique et dynamique Il s'agit de trouver différentes formes d'accroche pour susciter la curiosité du stagiaire : " Comment ce livre/CD/DVD est-il arrivé en rayon ? » " Quelle a été la vie de ce livre/CD/DVD avant d'arriver en rayon ? »

" Qu'est-ce qui différencie ce livre/CD/DVD [de la médiathèque, donc avec code-barres, tampons,

puce RFID, cote...] de celui-ci [sorti tout frais d'un carton, donc comme dans le commerce] ?

Voir fiche proposée en annexe 4

comme idée de trace à laisser au stagiaire. flfiflfi " Que font les bibliothécaires pendant les heures de fermeture de la médiathèque ? » " Quelles sont les différentes tâches du métier de bibliothécaire ? »

Aider à créer un fiyer ou une afflche

Au cours du stage, il semble important de présenter à l'élève l'éventail des animations culturelles

proposées en médiathèque, ainsi que les procédés de programmation et de promotion de telles

actions. La création de fiyers et afflches, en binôme avec (de préférence) le référent de l'action

culturelle, rencontre généralement un fort succès auprès des stagiaires.

Après avoir recherché une photographie / image libre de droits (s'ils n'en disposent pas par ailleurs),

le bibliothécaire et le stagiaire rédigent un court texte de présentation de l'action et mettent en forme

le document. Avant diffusion des supports de communication réalisés, le bibliothécaire transmet,

en présence du stagiaire, le document au service de la Communication pour validation (respect de la

charte graphique de Plaine commune).

Cette activité associe création et pratique de l'outil informatique. Elle permet de valoriser les savoir-

faire du stagiaire, tout en offrant un exemple concret d'activité pour illustrer ensuite le rapport de

stage. Le tuteur joue un rôle essentiel dans le bon déroulé du stage. Par son accueil et sa disponibilité , par

la considération qu'il lui témoigne, il doit permettre au stagiaire de se sentir à l'aise et de trouver sa

place dans l'équipe durant sa semaine de présence. Le tuteur doit donc veiller à être accessible dans ses explications et à toujours les contextualiser assez largement.

Par ailleurs, il veille à ce que le stagiaire se trouve au bon endroit au bon moment et lui rappelle son

planning si nécessaire. Il n'hésite pas à revoir ledit planning pour s'adapter aux imprévus, mais aussi

au profll du stagiaire. Enfln, il remplit l'onglet 2 du " tableau de suivi des stages de troisième »

Les jeunes ont en général un petit rapport de stage à rédiger et / ou un questionnaire à renseigner

(souvent plus adapté au monde de l'entreprise qu'à un service public).

Il est préconisé de leur demander de consacrer une demi-heure en fln de journée pour prendre des

notes sur ce qu'ils ont fait depuis le matin, de préférence sur traitement de texte sur la clé USB

remise en début de stage, afln de se constituer un matériau pour leur mémoire.

Le tuteur propose aussi une aide à la rédaction ou une relecture. Il demande au stagiaire de lui

remettre une copie du rapport flnal pour information. l'issue du stage, le bilan est l'occasion :

d'un échange sur le contenu du stage : activités, intégration dans l'équipe, notion de service public ;

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