[PDF] Guide dutilisation pour le contrat de maintenance KBOB

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Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane Conférence de coordination des services de la construction Conferenza di coordinamento degli organi della costruzione e degli immobili dei committenti pubblici Coordination Group for Construction and Property Services

En collaboration avec constructionsuisse

Membres de la KBOB

OFCL, armasuisse, domaine EPF, OFROU, OFT, DTAP, ACS, UVS

Secrétariat KBOB

Fellerstrasse 21, 3003 Berne

Tél. +41 31 325 50 63, fax +41 31 325 50 09

kbob@bbl.admin.ch www.kbob.ch les contrats de mainte- nance KBOB - 2 -

Table des matières

1. Objectifs du guide ......................................................................................................... 3

2. tenance KBOB ........................................... 3

3. Contrat de maintenance ou contrat-cadre pour prestations de maintenance? ............. 4

4. Définition des prestations de maintenance ................................................................... 5

5. Contrats de maintenance KBOB proprement dit ........................................................... 7

5.1 Objectifs et utilisation pratique du contrat ........................................................... 7

5.2 Dispositions contractuelles détaillées ................................................................. 8

6. Conditions générales contractuelles KBOB pour les prestations de maintenance ..... 15

6.1 Objectifs de ces conditions générales et utilisation pratique ............................. 15

6.2 Conditions contractuelles individuelles ............................................................. 16

- 3 - KBOB

1. Objectifs du guide

Dans les appels d'offres, en l'absence de standards appro- priés propres à la branche, la définition des prestations de maintenance à fournir est très complexe. Plus la description des prestations est claire, plus les offres sont précises et, par conséquent, peuvent mieux être comparées. La procédure d'appel d'offres pour ces prestations s'appuiera de préférence sur les bases usuelles et les instructions dis- ponibles au niveau de la Confédération, comme dans la plu- part des cantons. En tant que complément "sur mesure», on standard pour les prestations de maintenance, élaboré par la KBOB en collaboration avec constructionsuisse, ainsi que des conditions générales y re- latives. Le contrat de maintenance existe en deux variantes: le "contrat de maintenance KBOB» et le "contrat-cadre

KBOB pour prestations de maintenance»

Le présent guide montre à l'adjudicateur ou au client comment il peut utiliser les nouveaux documents dans la ré- daction de l'appel d'offres et il présente brièvement les dispo- sitions du contrat de maintenance KBOB et du contrat-cadre KBOB pour prestations de maintenance (nommés ci-après "contrats de maintenance KBOB»). d'instructions pour l'adjudicateur acquérant des prestations de maintenance. Il contribue en outre à ce que, lors de l'adjudi- cation de prestations de maintenance, la clarté règne pour les parties intéressées en ce qui concerne les prestations à four- nir et les autres conditions contractuelles, de façon que la fourniture des prestations se déroule sans accroc.

2. es contrats de mainte-

nance KBOB Lors de les contrats, on a fixé les limites suivan- tes en ce qui concerne le chauffage, systèmes de combustion, installations de ventila- tion, de climatisation et de réfrigération, installations sanitai- res, systèmes de signalisation d'incendie, systèmes d'extinc- tion, installations et appareils électriques, installations de sur- rusion, ascenseurs, escaliers roulants,

Appel d'offres des

prestations de maintenance

Utilisation des

documents standard

Instructions pratiques

Champ - 4 - plateformes élévatrices, systèmes de levage, grues et instal- lations de transport. liées à la conservation des ouvrages (cf. norme SIA 469), en particulier

3. Contrat de maintenance ou contrat-cadre pour

prestations de maintenance? La plupart des prestations de maintenance sont des presta- tions importantes fournies à moindre coûts. Ainsi, les rémuné- rations annuelles liées à une installation ou un ouvrage parti- culier varient généralement de CHF 100 à CHF 1000. Par conséquent, la conclusion d'un contrat portant non pas sur un mais sur plusieurs ouvrages ou installations serait souvent plus judicieux. Le contrat de maintenance KBOB prévoit donc, au point 4, deux possibilités. Soit les différentes installations pour lesquelles les prestations de maintenance doivent être fournies sont toutes indiquées dans le contrat proprement dit, soit elles le sont sur une liste annexée au contrat. Ainsi, le contrat de maintenance peut englober de nombreuses installations comme elle peut n'en concerner que quelques-unes. Etant donné que les adjudicateurs acquièrent parfois des prestations de maintenance pour un grand nombre d'installa- tions, et dans la mesure où ce nombre peut varier pendant la durée du contrat, il convient d'assouplir les bases contractuel- les. Il serait notamment plus pratique d'acquérir des presta- tions destinées à différents ouvrages auprès d'un même par- tenaire contractuel. Avec son contrat-cadre pour prestations de maintenance, la KBOB satisfait à ces besoins. Du point de vue du contenu, le contrat-cadre se différentie peu du contrat de maintenance. Il se compose essentiellement du contrat- cadre pour prestations de maintenance proprement dit, qui fixe les conditions-cadre relatives à la fourniture des presta- tions de maintenance, et du document intitulé "Commande de prestations de maintenance fixées au contrat», qui règle l'acquisition concrète de prestations de maintenance pour une installation (ou plusieurs installations de même type) dé- finie. L'adjudicateur peut à présent passer un marché qui porte sur toutes les prestations fournies par un même soumissionnaire et soumettre celui-ci aux dispositions contractuelles du contrat-cadre KBOB pour prestations de maintenance.

Petites rémunérations

Contrat de maintenance

Contrat-cadre

Regroupement

des prestations - 5 - Les conditions-cadre applicables à toutes les prestations sont fixées dans le contrat-cadre et accessoirement dans une description générale des prestations. Les prestations à fournir concrètement sont définies dans le document "Commande de prestations de maintenance fixées au contrat» et, si né- cessaire, dans une description des prestations spécifique à chaque installation. Les conditions-cadre générales sont dé- clarées partie intégrante du contrat-cadre par une simple in- dication dans ledit contrat, ce qui suffit à les rendre applica- bles aux prestations concrètement fournies. L'illustration ci-après montre l'interaction entre les différents éléments contractuels dans le cadre d'une acquisition dont les conditions sont fixées par un contrat-cadre pour presta- tions de maintenance ainsi que par quatre différents docu- ments "Commande de prestations de maintenance fixées au contrat»:

4. Définition des prestations de maintenance

Le début de toute acquisition consiste à définir de façon pré- cise les prestations désirées. Comme dans tout contrat, la dé- finition des prestations typiques pour le contrat revêt une im- portance capitale. Contrairement à ce qui se passe dans la construction et pour les biens, il n'est guère possible de se ré- férer actuellement à des standards ou à des catalogues e- nance. Par ailleurs, la description précise des prestations re- présente souvent un véritable défi. Ce document montre

Conditions-cadre

Interactions

Prestations typiques

pour le contrat

Conditions générales contrac-

tuelles

Contrat-cadre pour

prestations de mainte- nance

Eléments contractuels:

Document "Commande de

prestations de manutention fixées au contrat»

Description générale des

prestations

Commande de presta-

tions de manutention fixées au contrat 2

Eléments contractuels:

Contrat-cadre pour

prestations de maintenance

Liste des installa-

tions

Description des

prestations pour chaque installation

Délais

Commande de presta-

tions de manutention fixées au contrat 1

Eléments contractuels:

Contrat-cadre pour

prestations de maintenance

Liste des installa-

tions

Description des

prestations pour chaque installation

Délais

Commande de presta-

tions de manutention fixées au contrat 4

Eléments contractuels:

Contrat-cadre pour

prestations de maintenance

Liste des installa-

tions

Description des

prestations pour chaque installation

Délais

Commande de presta-

tions de manutention fixées au contrat 3

Eléments contractuels:

Contrat-cadre pour

prestations de maintenance

Liste des installa-

tions

Description des

prestations pour chaque installation

Délais

- 6 - comment définir les prestations de maintenance, de façon maintenance. dans un document contractuel séparé, de façon que les pres- tations soient claires, compréhensibles et suffisamment dé- taillées pour les deux parties. La description des prestations contiendra de préférence tou- tes les installations, assorties des détails nécessaires, qui la description de l'emplacement, on précisera les règles d'ac- cès et de sécurité applicables aux installations. En outre, les indiqués avec un degré de précision approprié. Il convient n- tenance et de remise en état planifiée, pour qu'on sache à quel rythme l'entreprise doit fournir ses prestations. Dans les cas simples, la description des prestations de main- -après. Le contrat-cadre pour prestations de maintenance permet de fixer dans une description générale des prestations intégrée au contrat les conditions applicables à l'ensemble des presta- tions à fournir dans le cadre d'un gros projet. Une description

Description des prestations de maintenance

Objet

Rue, no

NPA, lieu

Entreprise

Rue, no

NPA, lieu

Domaine de maintenance / genre244Installations de ventilation

Intervalles de la maintenance1annuelle

2semestrielle

3trimestrielle

4mensuelle

5hébdomadaire

InstallationNombreActivité (maintenance préventive)Intervalles [Déscripion du composant][pces][Déscription des activités de maintenance] [no]

Ventilateur10Graisser les roulements1

Contrôle de l'équilibrage2

Nettoyer1

Description séparée

des prestations

Degré de précision

Regroupement

des descriptions des prestations - 7 - détaillée des prestations peut être établie pour chacun des ouvrages ou chacune des installations (voire types d'installa- tions) et intégrée au document "Commande de prestations de maintenance fixées au contrat». dé de façon générale dans les prestations de maintenance. La KBOB a ajouté cette prestation afin de ménager les res- énergétique, il obtient les renseignements nécessaires pour frais.

5. Contrats de maintenance KBOB proprement

dit

5.1 Objectifs et utilisation pratique du contrat

Les contrats proprement dit constituent de bonnes bases pour l'établissement des contrats dans le cadre de et doivent pouvoir être aisément adaptés aux besoins concrets. Le contrat- cadre a été élaboré à partir du contrat de maintenance. Celui- ci a été complété par quelques nouvelles dispositions et par- tagé en deux documents, le contrat-cadre pour prestations de maintenance proprement dit et le document "Commande de prestations de maintenance fixées au contrat». Les explica- tions ci-après concernant le contrat-cadre portent sur les deux documents. Les contrats peuvent être chargés en format Word du site Web de la KBOB (www.kbob.ch/Publications). Les contrats de maintenance contiennent un grand nombre de dispositions non protégées en écriture et qui peuvent donc être adaptées librement. Ainsi, l'adjudicateur expérimenté peut les adapter aux besoins les plus variés et les appliquer à toutes sortes de situations. Les organisations qui n'acquièrent que rarement des prestations de maintenance disposent quant à elles de documents standard pour de nombreuses situations, repré- sentant des solutions optimales à un niveau élevé. Conformément à ses objectifs, les contrats présentent des variantes à choix pour certaines dispositions. Quelques va- riantes prévoient des renseignements détaillés à présenter dans un document contractuel séparé et à annexer aux contrats proprement dit (ou au document "Commande de prestations de maintenance fixées au contrat»). Certaines

Efficacité énergétique

Documents standard

Variantes

- 8 - fois, dans les cas simples, il est possible d'inclure les spécifi- cations requises directement dans un contrat et, ainsi, de re- noncer à des annexes. Les contrats de maintenance doivent être adaptés aux be- soins concrets en fonction de l'appel d'offres et seront joints aux documents d'appel d'offres avec les conditions généra- issement de l'offre. La KBOB a créé, pour les prestations de maintenance, des conditions générales qui, en règle générale, complètent les contrats proprement dit. contractuelles ou générales sont applicables (émises en par- ticulier par les organisations professionnelles), elles peuvent être déclarées partie intégrante du contrat et figurer sous le des conditio seule entreprise sont réputées valables. Si les conditions du soumissionnaire sont admises, les offres ne pourront plus reprise de conditions propre à une entreprise ne pourrait être n- nent suffisamment compte des intérêts d

5.2 Dispositions contractuelles détaillées

A) Contrat de maintenance proprement dit

Page de couverture

La page de couverture commence par un tableau destiné à recevoir les données administratives du contrat, telles que la désignation é- rents numéros et données. i- ciété simple) étant donné que cette forme de collaboration est moins courante dans le domaine de la maintenance. Si né- cessaire, les indications relatives à la communauté constituée oin, on ajoutera les précisions nécessaires, par exemple

Chiffre 1: Objet du contrat

L'objet du contrat sera indiqué succinctement et de façon gé- nérale. Le cas échéant, le client peut le compléter en fonction du cas concret et le spécifier.

CG de la KBOB

Autres CG

Tableau

Parties contractantes

Généralités

- 9 -

Chiffre 2: Éléments contractuels

contrat de maintenance et occupe la première position des des éléments contractuels qui est déterminant pour leur prio- ri Cette règle doit être observée dans toute la rédaction du tous les éléments contractuels sont conformes au contrat proprement dit. En cas de contradiction, il faut soit corriger de régler ou de répéter dans les éléments contractuels ce qui pétitions pendant être judicieux de fournir des compléments ou des explications dans les autres éléments contractuels. La dernière phrase du chiffre 2 précise clairement que les autant que cela soit admis selon les conditions contractuel- les) ne sont applicables que lorsque le client les a expressé- me

4.1 "Objectifs et utilisation pratique du contrat» quelques

renseignements utiles.

Chiffre 3: Définitions

Par souci de clarté et pour faciliter la compréhension, le contrat contient des définitions portant sur la disponibilité de s- tations. Si nécessaire, on peut aj Le chiffre 4 du contrat doit indiquer, dans une sorte de récapi- tulation, le genre de prestations de maintenance à fournir par ... Maintenance ... remise en état planifiée ... remise en état non planifiée, dépendant de pannes ... Examen d ... Autres prestations La subdivision de la maintenance en inspection, entretien et remise en état se fonde sur la norme allemande DIN 31051

Ordre des éléments

CG de ތ

Récapitulation

DIN - 10 - "Grundlagen der Instandhaltung» (bases de la maintenance). Pour la définition précise des prestations, il faut prévoir n- dation standard de la KBOB. Le contrat prévoit ensuite la spécification des installations sous le chiffre 4, dans les cas simples. Dans les cas com- e- ra pour une liste séparée des installations, sous forme

Chiffre 5: Délais et termes

Ce chiffre également commence par le choix entre une ré- glementation détaillée dans une annexe et une réglementa- tion simple précisée dans les dispositions suivantes du contrat. Sous les chiffres 5.1 à 5.4, on peut, après la définition de la prestations. Le chiffre 5.5 prévoit en plus la possibilité de coupler le respect des temps garantis avec la peine conven- tionnelle.

Chiffre 6: Rémunération

Les prestations de maintenance sont acquises essentielle- ment comme des prestations périodiques fournies pendant tations prévisibles et planifiables. Pour les prestations de maintenance à la suite de pannes, la rémunération selon les prix de régie est divisée en rémunération selon le temps em- ployé et en rémunération selon les coûts pour le matériel et tique, les genres de rémunération peuvent aller des prix fixes par les prix de régie, aux modèles plus créatifs comme le ver- -part de la réduction des cacité énergétique. Ces gen- res de rémunération sont toutefois complexes pour a-quotesdbs_dbs28.pdfusesText_34

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