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AMIENS

AMENAGEMENT

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Enregistfement (7

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LETTRE RECOMMANDEE AVEC AR W1A 137 428 3140 5

Nos réf. : JCC/CBE/FMA/ ABO

Monsieur le Président

Chambre Régionale des Comptes

Hauts-de-France

Hôtel Dubois de Fosseux

14 rue du Marché au Filé

62012 ARRAS Cedex

Amiens. le 13 Novembre 201 7

Objet : Réponse aux observations définitives de la Chambre Régionale des Comptes

Monsieur le

Président,

Je fais suite à votre envoi du 13 octobre 20 17, reçu le 17 octobre 201 7, me communiquant le rapport d'observations définitives de la Chambre Régionale des Comptes des Hauts-de-France

suite au contrôle des comptes et de la gestion de notre société opéré pour les exercices 2009 à

2015 étendu à l'exercice 2016.

Conformément à l'article L243-5 du Code des juridictions fi nancières, je vous prie de bien vouloir trouver, ci-joint, l es réponses que je souhaite formuler après lecture des observations définitives.

RAPPELS AU DROIT DE LA CHAMBRE REPONSE D'AMIENS

REGIONALE DES COMPTES AMENAGEMENT

Réalisé En cours Non Page Réponse Détaillée de réalisé page(s) réalisation

1 -Revoir la convention de

prêt de personnel, afin de Rappel au s'assurer de sa conformité x 15 droit non 4 et 5 avec l'article L.8241-1 du justifié code du travail

2 -Clarifier le

posi tionnement de l'expert- comptable dont l'activité libérale est incompatible 7 et avec un lien de courrier subordi nation au sein de la Rappel au de l'Ordre des société d'économie mixte x 22 droit non

Experts-

conformément au décret justifié

Compta bi

n°20 12-432 du 30 mars 2012 es ci-rel atif à l'exercice de annexé l'activité d'expertise- comptable et notamment ses articles 145 et 146

AMIENS AMENAGEMENT

Bâtiment Oxygène -80 rue de la Vallée -CS 81105 -80011 AMIENS Cedex '

03 22 22 37 50 -03 22 22 37 51 -B aa@amlens-amenagement.fr -http://www.amiens-amenagement.fr

Société Anonyme d'Economie Mixte au Capital de 2 955 000 € -R.C.S. Amiens B l23 041 939 -SIRET 423 041 839 00030

RECOMMANDATIONS DE LA CHAMBRE REPONSE D'AMIENS

REGIONALE

DES COMPTES AMENAGEMENT

Réalisée En cours Non Page Réponse Détaillée de réalisée page(s) réalisation

1 -Etablir une convention

avec le responsable

Recomm

juridique déterminant ses x 20 ondotion 6 conditions de travail et de non rémunéra tion justifiée

2-Définir une politique

Recomm

commerciale s'appuyant sur une connaissance des x 30 ondotion

8 et 9

non coûts et une appréciation justifiée réaliste des délais

3 -Améliorer le suivi

Recomm

administratif des projets en x 38 ondotion

8à 11

cours et faire le bilan non financier justifiée

4 -Formaliser les dépôts de Amélioroti

candidature des appels x 39 on en 10 d'offres cours

1.2.1.1 Le conseil d'administration

Contrôle du

cumul des mandats des administrateurs Concernant le respect des règles de cumul des mandats par les administrateurs, il faut souligner qu'Amiens Aménagement sollicite tous les ans une déclaration de la part de ses administrateurs au sujet des mandats qu'ils détiennent. L

es déclarations réalisées par les administrateurs sont reprises dans le rapport de gestion préparé

par le Conseil d'Administration et présenté à l'Assemblée Générale.

Parmi les mandats déclarés, certains sont détenus dans des SAS, SARL, SCI ou autres structures

n'entrant pas dans les règles de calcul du cumul. Seul un administrateur a pu, entre 2009 et 2012, détenir plus de cinq mandats concernés par la restriction posée par le Code de Commerce.

Il n'appartient pas, quoi qu'il en soit, à la SEM de sanctionner le non-respect des règles de cumul

des mandats.

Un contrôle devrait surtout être opéré par l'actionnaire de la SEM, personne morale, qui avant de

désigner son représentant. personne physique, au Conseil d'Administration de la SEM, doit veiller à

ce que celui-ci ne soit pas empêché par les règles du cumul des mandats. La SEM continuera d'être vigilante sur le sujet. Mode de convocation des Conseils d'Administration et délai de transmission de l'ordre du jour L'article 17 des statuts de la société n'impose ni un mode de convocation des Conseils

d'Administration ni un mode de transmission de l'ordre du jour. Les administrateurs de la société se

réunissent en Conseil d'Administration sur convocation du Président par courrier simple couplé,

depuis début 20 13, à un envoi électronique. Si. en effet, les indications relatives au mode de convocation des Conseils d'Administration et au

délai de transmission de l'ordre du jour ne figurent pas dans les procès-verbaux établis, elles sont

facilement vérifiables car l'ensemble des copies et courriels d'envoi est conservé dans les archives de la société. Par souci d'amélioration continue, ces indications seront dorénavant mentionnées dans les procès-verbaux.

Page 12

1.2.2 L'organisation de la structure

Compte tenu des effectifs, il s'agit, comme le souligne le rapport, d'une structure légère. L'organigramme se justifie au regard de la nature des missions assumées par la société: compétences techniques (le pôle opérationnel regroupe des architectes, ingénieurs et

urbanistes, et leurs assistantes), compétences juridiques (le pôle juridique et foncier est composé

d'un responsable juridique, d'une juriste, d'une négociatrice foncière et d'une assistante

juridique), compétences financières (le pôle moyens généraux est composé de deux comptables

et d'une personne en charge de la gestion du personnel). La société fonctionnant en mode

" projet», chaque projet conduit par elle associe les compétences de membres des trois pôles,

sous la responsabilité du Directeur général.

Les mises à disposition et externalisation mentionnées ont effectivement pour but d'identifier et de

mettre en avant, lors des réponses aux appels d'offres, la possibilité d'avoir recours à des

personnes qualifiées extérieures à la société.

Compte tenu des mises à disposition de personnel qui ont été mises en place entre la SEM et la

SPL Amiens Développement, afin de leur permettre de disposer des compétences nécessaires à

leurs activités tout en adaptant au mieux le temps de travail de chacun des salariés, les mêmes

personnes interviennent au profit des deux structures suivant la même organisation et sous

l'autorité du même Directeur général. C'est pourquoi l'organigramme est identique aux deux

structures.

1.3 Les coopérations

Indemnités de résiliation de la concession ZAC Gare la Vallée

La société a respecté les conditions de résiliation proposées par le concédant et approuvées par

le Conseil d'Administration à l'unanimité.

1.4. 1 Les effectifs

Cadres

Je tiens tout d'abord à préciser que les ressources humaines, en tant que telles, restent sous la

responsabilité du Directeur général, l'assistante de direction étant uniquement chargée de la gestion administrative du personnel.

Les cadres de la société se voient confier dans leurs fonctions opérationnelles ou fonctionnelles

des responsabilités de haut niveau nécessitant de grandes compétences dans des domaines très variés.

Le positionnement retenu est fonction, pas un

iquement des titres, mais également de l'expérience de chacun.

Depuis la prise de fonction de la responsable du personnel, les titres et diplômes sont bien présents

dans les dossiers des personnes nouvellement recrutées toujours dans un souci d'amélioration continue. L

es cadres opérationnels ne dirigent pas qu'un seul projet. Si le directeur de projet de la Citadelle

intervient uniquement en ce moment pour le projet éponyme, il a eu en charge le mandat

Frange Nord (point évoqué ci-après), et s'était vu confier le suivi d'un mandat de construction

d'une caserne de pompiers, mission qui a ensuite été reprise par un autre opérationnel à la

demande du SOIS 80.

Page 13

Emplois en COl

Les 28 départs recensés ont eu lieu sur une période de 8 ans dont pour les CDI, 4 en 2009, 3 en

2010,2 en 2011, 1 en 2013, 1 en 2014, et 4 en 2016. La "mémoiren de la SEM a donc pu être

rel

ayée et préservée sur plus de 9 salariés entre les démissionnaires et les recrutés.

Les recrutements des salariés en contrat à durée indéterminée se justifient par la nécessité

d'attirer des personnes déjà en fonction (bénéficiant d'un CDI chez leur employeur d'origine)

dont le profil est très spécialisé ; les contrats à durée déterminée n'étant opportuns que pour les

remplacements ou le recrutement d'opérationnels débutants.

1.4.2 les mises à disposition du personnel

L'effectif de la SEM n'est pas un affichage. Les 15 salariés accomplissent tous des missions pour son compte comme le démontre son portefeuille d'opérations et le tableau des temps passés. Parmi les 3 "agents» mentionnés comme ((étant mis à disposition de la SEM par d'autres employeurs n, figurent le Directeur technique (également Directeur général) qui n'exerce plus cette fonction depuis le 30 septembre 2016 ainsi que le responsable du pôle juridique et foncier qui n'est pas mis à disposition mais se trouve en détachement.

Le décalage d'un mois qui s'est opéré entre la délibération (06/06/2016) autorisant la mise à

di

sposition et sa mise en place effective (0 1/05/20 16) de façon rétroactive est dû au calendrier

des Conseils d'Administrations de la SEM, mais également à l'ampleur des tâches administratives qui

ont été traitées en priorité pour aboutir à la création de la SPL Amiens Développement, à la

r

ésiliation de la convention publique d'aménagement relative à la ZAC Gare La Vallée et à

l'attribution de la nouvelle concession d'aménagement au profit de la SPL.

Cette rétroactivité a été, par ailleurs, acceptée par les deux parties : chaque avenant a été lu et

approuvé, puis signé par les salariés en toute connaissance de cause.

Si le volume horaire et le prorata de temps de travail ne sont pas indiqués dans les avenants c'est

parce qu'ils ne peuvent être anticipés et qu'ils sont facturés a postériori au temps réel. Il convient

de rappeler que le lieu de travail et les modalités d'exercice des missions des salariés mis à

disposition sont les mêmes pour les deux sociétés. La disposition consistant à indiquer le volume horaire et le pror ata du temps de travail est habituellement une mesure de protection du salarié qui n'est pas, dans notre cas, pertinente. De plus, les salariés des deux structures sont soumis à la m ême convention collective (promotion immobilière) et bénéficient des mêmes avantages (tickets r estaurant, frais de parking) et des mêmes garanties (prévoyance, mutuelle santé). A

noter que l'information du délégué du personnel n'a pas été fournie lors du contrôle car non

demandée et qu'elle a bien eu lieu lors des réunions mensuelles entre la direction et la déléguée

du personnel en date des 30/05/2015 et 30/11 /2015. L'application de 3% pour frais de gestion administrative est généralement admise par la jurisprudence. Ces frais correspondent au traitement des temps passés, à la facturation, la comptabilisation et le paiement des factures.

Aucun profit n'est réalisé

par la SEM ni par la SPL à la suite du traitement comptable de la mise à disposition. Compte tenu de la taille des structures et des enjeux, la mise en place d'un calcul plus complexe aurait

été disproportionnée et aurait généré des frais supplémentaires de gestion. En effet, les frais

de gestion supportés par la SEM ne s'élèvent qu'à 705 euros et ceux supportés par la SPL qu'à

3 082 €.

Page 14

La création de la SPL et la diminution du plan de charge de la SEM ont conduit à mettre en place

la mise à disposition de personnels au profit de la SPL, afin de permettre à cette dernière de se

structurer progressivement sans avoir à recruter tous les profils nécessaires dont disposent déjà la

S EM, et à cette dernière d'ajuster au mieux sa charge de personnels.

L'objectif poursuivi est d'ajuster

au mieux leurs charges de personnel à l'activité de chacune des sociétés, amenées à

évoluer pendant une période deux ans.

La mise à disposition a également permis de conserver une capacité de production et un savoir

fa

ire, sans alourdir la masse salariale, afin de continuer à être réactif pour répondre aux

demandes des collectivités locales.

Depuis le Jer mars 2017, une responsable d'opération de la SEM a été embauchée par la SPL et

d'autres recrutements, par cette dernière, devraient se concrétiser au cours de l'année 2017.

Le bon équilibre devrait pouvoir être trouvé à l'issue de ces deux années d'observation et

d'adaptation.

Par ailleurs il s'agit bien d'une situation temporaire, une analyse étant actuellement en cours en

vue de la constitution d'un groupement d'intérêt économique ou d'un groupement d'employeurs entre les deux sociétés à l'issue de la période des mises à disposition.

1.4.4 Gestion et suivi des salariés

L'assistante de direction est chargée de la gestion du personnel d'un point de vue administratif

mais pas des ressources humaines en tant que telles qui restent assurées par le Directeur général.

1.4.5 Dossiers du personnel

Les attestations de formation sont le plus souvent remises aux salariés directement par les organismes de formation et n'arrivent pas toujours jusqu'à la responsable du personnel.

Néanmoins des tableaux annuels de suivi des formations pour chaque salarié ont été mis en

place et tenus à jour depuis 2009.

Par ailleurs, un dossier reprenant l'ensemble des formations est constitué chaque année. Celui-ci

est disponible auprès de la responsable du personnel.

Depuis la prise de fonction de la responsable du personnel, les titres et diplômes sont bien présents

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