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ANNEXE

Liste des pièces à fournir avec votre demande d'aide

Portail E-Synergie

Les pièces à fournir à l'appui de votre demande d'aide se réparitissent en plusieurs catégories :

1. Pièces administraitives, selon votre statut juridique (à joindre à l'étape 7)

2. Pièces jusitiificaitives selon les catégories de dépenses du projet (à joindre à l'étape 4)

3. Pièces jusitiificaitives selon la nature du projet (à joindre à l'étape 4)

4. Pièces jusitiificaitives à fournir si certaines dépenses de votre projet sont efffectuées par

voie de commande publique (à joindre à l'étape 4)

NB : le service instructeur sera amené à vous demander les pièces complémentaires qui sont nécessaires à

l'instrucition de votre dossier en foncition de la nature de l'opéraition et des dépenses présentées.

Version du 11 janvier 2022Projet : Contrôlé

le : Par :

1.Pièces administraitives à fournir selon votre statut juridique

Statut juridique du

porteur de projetPièces à joindre à votre demande

Pour tous les

demandeursDocument atttestant la capacité du représentant légal à engager la responsabilité de la

structure pour l'opéraition Délégaition éventuelle de signature si le signataire n'est pas le représentant légal

RIB/IBAN code BIC

Document atttestant de l'engagement de chaque co-ifinanceur (public : convenitions,

arrêtés atttribuitifs / privé : délibéraitions, etc.), ou si certains coifinancements ne sont pas

acquis oiÌifiÌiciellement au moment du dépôt, atttestaition d'engagement de chaque coifinanceur,

accompagnée d'une atttestaition sur l'honneur du demandeur ceritiifiant qu'il prendra à sa charge les coifinancements non acquis (dans ce cas, une délibéraition complémentaire peut être nécessaire et devra être jointe au dossier de demande)

Atttestaition de régularité ifiscale et sociale fournies par les services compétents

(téléchargeables sur le site des impôts et de l'URSSAF) - atttestaition sur l'honneur non acceptée

Si dépenses présentées TTC : atttestaition de non-déducitibilité de la TVA fournie par les

services ifiscaux compétents sous réserve qu'elle puisse atttester de l'absence de

compensaition

Pièces spéciifiques

selon la nature juridique des porteurs de projet Entreprises : Extrait Kbis ou inscripition au registre ou répertoire concerné, le cas échéant Présentaition de l'entreprise et de l'acitivité

Bilan comptable et compte de résultat ou liasses ifiscales des trois dernières années. Si ces

documents ne laissent pas apparaître le montant des subvenitions d'exploitaition publiques

accordées à la structure, fournir une atttestaition d'un CAC ou d'un expert-comptable précisant

ce montant. Pour les entreprises appartenant à un groupe : organigramme précisant les niveaux de pariticipaition, efffecitifs, chifffre d'afffaire, bilan des entreprises du groupe

Le cas échéant, liste des associés et des ifiliales, composiition du capital et liens éventuels

avec d'autres personnes privées si cela n'apparaît pas dans la liasse ifiscale.

Associaitions :

Statuts

Copie de la publicaition au JO ou récépissé de déclaraition en préfecture Liste des membres du Conseil d'administraition détaillant les mandats des membres Décision approuvant l'opéraition et le plan de ifinancement prévisionnel

Bilan comptable et compte de résultat ou liasses ifiscales des trois dernières années. Si ces

documents ne laissent pas apparaître le montant des subvenitions d'exploitaition publiques

accordées à la structure, fournir une atttestaition d'un CAC ou d'un expert-comptable précisant

ce montant.

Porteur de projet public :

Délibéraition de l'organe compétent approuvant l'opéraition et le plan de ifinancement prévisionnel GIP :

Convenition consitituitive

Si l'aide > 23 000 € : copie de la publicaition de l'arrêté d'approbaition de la convenition

consitituitive Décision approuvant l'opéraition et le plan de ifinancement prévisionnel

Version du 11 janvier 2022

2.Pièces jusitiificaitives à fournir selon les catégories de dépenses de votre projet

Catégorie de dépensesPièces à joindre à votre demande

Dépenses

d'amoritissement Devis, marchés Tableau d'amoritissement du bien signé par le Commissaire aux comptes ou l'expert

comptable ou le comptable public (tableau prévisionnel si bien non acquis au dépôt du dossier)

Déclaraition sur l'honneur datée et signée atttestant que le bien n'a pas déjà été ifinancé par

des aides publiques et indiquant les dates de début et de ifin d'amoritissement du bien (à fournir

à la demande de paiement pour les biens non acquis au dépôt du dossier)

Dépenses de

communicaition Devis, marchés

Dépenses de

déplacement, de restauraition, d'hébergement Document détaillant le calcul pour chaque personne

Le cas échéant, document précisant les règles internes à la structure pour les

remboursements de frais de déplacement (et notamment en cas d'uitilisaition d'un forfait) Dépenses de personnel Annexe " calcul des frais de personnel » complétée (FEDER / FSE) Personnel dont le temps de travail est totalement consacré à l'opéraition : contrat de travail ou ifiche de poste ou letttre de mission (modèle FEDER ou modèle FSE)

précisant cettte afffectaition (quoitité et période), le lien avec l'opéraition et la nature des

missions ; et, si non précisé dans ces documents, document indiquant le nombre d'heures travaillées par an et par ETP dans la structure (ex : 35h/semaine = 1607 h travaillées/an).

Personnel dont le temps de travail est paritiellement consacré à l'opéraition, pour une part ifixe

mensuelle (exprimée en pourcentage ou en heures) : letttre de mission FEDER ou letttre de mission FSE indiquant notamment la nature des

missions, le lien avec l'opéraition ainsi que la période et la part ifixe mensuelle d'afffectaition,

datée et signée par l'agent concerné et son supérieur hiérarchique.

Créaition de poste :

projets des jusitiificaitifs indiqués ci-dessus. Personnels prestés (intérimaires, intermitttents du spectacle, formateurs, etc.) : contrat/convenition de service/devis... indiquant la nature de la prestaition, l'idenitité de

l'intervenant, le nombre d'heures réalisé, le coût horaire et le coût total correspondant.

Mise à disposiition de personnel à ititre onéreux (personnel externe à la structure bénéificiaire):

copie de la convenition nominaitive de mise à disposiition indiquant notamment la nature du

service, le lien direct avec l'opéraition, la durée et la période d'acitivité prévisionnelle sur

l'opéraition, datée et signée par les deux parities.

Dépenses de prestaitions

externes de service Devis, marchés

Dépenses

d'invesitissement matériel et immatérielPour tous les invesitissements (cas général) : Devis, marchés, projets de contrats ou tous autres documents, datés et comportant

l'indicaition de l'organisme qui les a établis, permetttant d'apprécier le montant de la dépense et

ys'il y a lieu, l'esitimaition du coût de foncitionnement éventuel de l'invesitissement après

sa mise en service ;

ys'il y a lieu, les condiitions pariticulières de réalisaition et la jusitiificaition de son caractère

foncitionnel. S'il s'agit d'une tranche ou d'une phase, leur intégraition dans le projet dans son ensemble avec indicaition du déroulement de celui-ci.

Version du 11 janvier 2022

Acquisiitions immobilières (terrain bâiti ou non bâiti) : Note précisant la situaition et la desitinaition du terrain ou de l'immeuble, son prix, les

besoins auxquels répondra la construcition ou l'aménagement prévu, sauf si ces éléments sont

détaillés dans le dossier de demande ;

Titre de propriété si l'acquisiition du terrain est déjà réalisée, à défaut, promesse d'achat ;

En cas d'achat de bâitiment, une atttestaition selon laquelle le porteur de projet déclare que

le bâitiment n'a pas fait l'objet au cours des dix dernières années d'une subvenition naitionale ou

européenne ;

Plans (plan de situaition, plan cadastral) ;

Ceritiificaition d'un expert qualiifié indépendant / d'un organisme oiÌifiÌiciel agréé ceritiifiant la

valeur et/ou conifirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande.

Travaux :

Note précisant la situaition juridique des terrains et immeubles et établissant que le

demandeur a ou aura la libre disposiition de ceux-ci, sauf si ces éléments sont détaillés dans le

dossier de demande ;

Programme détaillé des travaux ;

Devis esitimaitif et descripitif des travaux, le dossier d'avant-projet déifiniitif ou le dossier de

projet ; Plans (plans de situaition, plan cadastral, plan de masse des travaux).

Achat de matériel :

Note indiquant l'uitilisaition prévue du matériel, la jusitiificaition de l'amélioraition s'il s'agit

d'un renouvellement , sauf si ces éléments sont détaillés dans le dossier de demande ;

Crédit bail : indicaition de la valeur marchande, projet de contrat de crédit-bail indiquant les

coordonnées bancaires du bailleur.

NB : le contrat de crédit-bail signé et la facture d'achat du matériel devront être fournis avant laprogrammaition

du dossier en comité de programmaition. Le nouvel échéancier intégrant l'aide devra êtretransmis

rapidement après programmaition. Le rachat devra être efffectué avant le 30/06/2024. Matériel d'occasion : atttestaition selon laquelle le vendeur déclare que le matériel n'a pas

été acquis au moyen d'une subvenition européenne au cours des 5 dernières années

Dépenses en nature

Dans tous les cas :

document indiquant le détail des contribuitions en nature (nom du contributeur, son statut

public/privé, la nature de la contribuition, le lien direct avec l'opéraition et le montant de la

contribuition, en détaillant le calcul efffectué), daté et signé par le contributeur et le porteur de

projet.

Bénévolat :

document menitionné ci-dessus doit également indiquer la durée et la période d'acitivité

prévisionnelle sur l'opéraition.

Mise à disposiition de personnel à ititre gracieux (personnel externe à la structure bénéificiaire):

convenition nominaitive de mise à disposiition à ititre gracieux datée et signée par les deux

parities ;

Version du 11 janvier 2022

Dépenses en nature

(.../...)Mise à disposiition de terrain et biens immeubles : atttestaition d'afffectaition du bien à l'opéraition ;

ceritiificat d'un expert indépendant qualiifié ou d'un organisme oiÌifiÌiciel agréé, disitinct du

bénéificiaire, indiquant la valeur de la contribuition. Fourniture de services, biens d'équipement, matériaux, mise à disposiition de locaux :

document permetttant de jusitiifier la valeur de la contribuition et son adéquaition avec les prix

du marché.

Dépenses indirectes

sous forme de coûts

simpliifiésAucune pièce n'est à fournir, le calcul se basant sur les autres postes de dépenses (frais de

personnel, dépenses directes hors prestaition).

Version du 11 janvier 2022

3.Pièces jusitiificaitives à fournir selon la nature de votre projet

Programme opéraitionnel Bourgogne FEDER-FSE 2014-2020 : Cas pariticuliersPièces à joindre à votre demande

OS 3.1 PO B :

Invesitissements Énergies

renouvelables Prédiagnositic énergéitique si existant, sinon celui-ci doit être réalisé dans le cadre de

l'étude de faisabilité ; Etude de faisabilité par un bureau d'études et tous les éléments permetttant d'apprécier la faisabilité technique et économique du projet ; Plan d'implantaition prévisionnelle des équipements ;

OS 3.2 PO B

OS 5.1 PO B :

Réhabilitaition énergéitique Permis de construire ou déclaraition de travaux ; Descripition détaillée du projet accompagnée de tout document uitile (ex : plans phase exécuition, tableau détaillé des dépenses et lots de travaux, etc.) ; Pièces de marchés (voir §4 page suivante) ainsi que les DPGF détaillés ou document

équivalent ;

Note de calcul thermique réglementaire (pour neuf, simulaition thermique dynamique)

ou étude thermique réglementaire détaillée pour les phases projet et exécuition (saisies,

calculs, consommaitions/poste) pour état iniitial et état projeté ;

Note jusitiificaitive de mandat SIEG complétée et signée, ainsi que les annexes associées :

convenition APL / logements concernés par l'opéraition bénéificiaire et avenants, le cas échéant ; convenition d'uitilité sociale (CUS) de l'OHLM et avenants, le cas échéant ; agrément de l'OHLM bénéificiaire du FEDER (pour les ESH privées) ; PV ou rapport déifiniitif du dernier contrôle oiÌifiÌiciel de l'OHLM (ex : ANCOLS). Tableur Excel " absence de surcompensaition SIEG » dûment rempli, daté et signé, accompagné de tout document permetttant de jusitiifier les montants inscrits ; Atttestaition sur l'honneur indiquant le montant prévisionnel et méthode de calcul pour le CEE, datée et signée par le porteur, le cas échéant ; Atttestaition sur l'honneur indiquant le montant prévisionnel et méthode de calcul pour le dégrèvement TFPB, datée et signée par le porteur, le cas échéant ; Contrat(s) de prêt ou offfres de prêts, le cas échéant.

Axe 6 - FSE Tableau de suivi des pariticipants

Ce tableau n'est pas à joindre à votre demande d'aide mais doit être rempli dès le démarrage de chaque acition de formaition pour chaque pariticipant (" données formulaire

à l'entrée »)

Axe 10 - REACT EU FEDER

Axe 11 - REACT EU FSE Jusitiificaition du lien avec la crise liée au Covid-19 (à intégrer dans le dossier de

demande sur le portail E Synergie)

Projets nécessitant des

procédures administraitives Permis de construire, déclaraition préalable de travaux, autorisaition ICPE, ititre de

propriété, conformité loi sur l'eau, étude ou rapport environnemental, etc.

Version du 11 janvier 2022

4.Pièces jusitiificaitives à fournir si des dépenses sont efffectuées par voie de commande publique

Si vous êtes soumis aux règles de la commande publique (Code de la commande publique du 1er avril 2019), il convient de

transmetttre au service instructeur les documents imposés par la législaition en foncition de votre qualité (collecitivité territoriale,

organisme de recherche, associaition...), du montant de votre marché (marché de faible montant inférieur au seuil en vigueur) et

de la procédure correspondante (procédure adaptée, appel d'offfres ouvert, etc.). Vous devez être en mesure de prouver la

transparence de votre procédure de consultaition, le respect de l'égalité de traitement des candidats et démontrer que la

sélecition de l'offfre s'est faite dans des condiitions non discriminantes. Aidez-vous des mémos en ligne!

MAPA Procédure interne d'achat, le cas échéant ; Délibéraition autorisant à passer le marché, le cas échéant ;

Avis d'appel public à la concurrence (JOUE, BOAMP, JAL, publicaition sur le proifil d'acheteur, etc.) en foncition

des seuils et preuve de sa publicaition ;

Dossier de consultaition (Règlement de la Consultaition, Cahier des Clauses Pariticulières / Cahier des Clauses

Administraitives Pariticulières / Cahier des Clauses Techniques Pariticulières, ou pièces équivalentes permetttant de

déifinir le besoin et la procédure de sélecition) ;

NB : en cas de non-alloitissement, une jusitiificaition est nécessaire dans les documents de consultaition. Registre des dépôts (ou équivalent) avec date et heure de récepition de chaque offfre ;

PV d'ouverture des plis (ou équivalent), le cas échéant ; En cas de négociaition, les échanges avec les candidats ; Rapport d'analyse des offfres ou grille de notaition (ou équivalent) datés et signés ; PV de l'atttribuition retraçant le jugement des offfres, le cas échéant ; Preuves d'informaition des candidats non retenus ;

Preuve de noitiificaition au candidat retenu ;

Acte(s) d'Engagement(s) signé(s) ou documents équivalents ; Preuve de la transmission au contrôle de légalité, le cas échéant ; Acte spécial de sous-traitance, le cas échéant ;

Atttestaitions ifiscales et sociales du ititulaire du marché ( et des co traitants le cas échéant)

En cas de modiificaition du marché (avenant) : le service instructeur vériifiera l'absence de bouleversement de

l'économie du marché ou de modiificaition de son objet. Toutes les pièces jusitiificaitives devront être transmises.

Procédure

formalisée Procédure interne d'achat, le cas échéant ;

Délibéraition autorisant à recourir à une procédure de marchés publics, à passer le marché ou délégaition de

signature d'ordre général ;

Avis d'appel public à la concurrence (JOUE, BOAMP, JAL, publicaition sur le proifil d'acheteur, etc.) et preuve de

sa publicaition ;

Règlement de la Consultaition, Cahier des Clauses Pariticulières / Cahier des Clauses Administraitives

Pariticulières / Cahier des Clauses Techniques Pariticulières, Rapport de présentaition de la procédure de passaition

de marché ; NB :

en cas de non-alloitissement, une jusitiificaition est nécessaire dans le rapport de présentaition. Registre des dépôts avec date et heure de récepition de chaque offfre ;

PV de la commission d'appels d'offfre retraçant l'ouverture des plis ; NB :

l'absence de conlflits d'intérêt devra être formalisée (rapport de présentaition, atttestaition sur l'honneur, etc.) Rapport d'analyse des offfres ;

PV de la commission d'appels d'offfre retraçant le jugement des offfres ; Letttres de rejet des candidatures / offfres non retenues ; Letttre de noitiificaition au prestataire retenu ;

Acte(s) d'Engagement(s) signé(s) ;

Avis d'atttribuition du marché et preuve de sa publicaition ;

Preuve de la transmission au contrôle de légalité (ex : accusé récepition du contrôle de légalité) ;

Acte spécial de sous-traitance , le cas échéant ;

Atttestaitions ifiscales et sociales du ititulaire du marché ( et des co traitants le cas échéant)

En cas de modiificaition du marché (avenant) : le service instructeur vériifiera l'absence de bouleversement de

l'économie du marché ou de modiificaition de son objet. Toutes les pièces jusitiificaitives devront être transmises.

D'autres pièces pourront être demandées par le service instructeur en foncition de la procédure de commande publique uitilisée.

Version du 11 janvier 2022

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