[PDF] [PDF] Communication – Structure de rapports / tableaux / présentations

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Communication - Structure de rapports

/ tableaux / présentations

Lionel Di Maggio

Master 1 MIAGE

Programme

CoursModuleType de CoursDureePlanning

Objectifs et définitions du

"Management par le process"CM1.515/2/2013

Le retour sur investissement des

démarches "Management par le process" CM315/2/2013 & 1/3/2013

Les éléments structurants CM1.51/3/2013

"Management par le process"CM38/3/2013

Les facteurs clés de succès CM315/3/2013

TD1TD326/4/2013

TD2TD33/5/2013

Structure de redaction de rapport /

Presentation power pointCM1.522/3/2013

Organisation d'une presentation

efficaceCM322/3/2013 & 29/3/2013

Communication & gestuelleCM1.529/3/2013

Exemple de rapport/presentationTD35/4/2013

Exercices de communicationTD312/4/2013

Controle finalCF424/5/2013

Management par les processus

Communication

Programme

1. Structure de documents techniques

Introduction,

Les recommandations

2. Structure de tableaux techniques

Introduction,

Les recommandations

3 Structure de présentation

Introduction,

Les recommandations

Structure de documents techniques

Introduction

ƒUne mise en page uniforme sur tout le document ƒ(une grandeur de caractères spécifique pour tous les titres, pour tous les sous-titres, pour les têtes de paragraphes et pour le texte).

ƒUne logique constante pour:

ƒLa numerotation

ƒles espacements entre les paragraphes

ƒles caractères gras,

ƒles soulignements

ƒla mise en couleur,

ƒles alignements à droite/gauche/centre

Il faut créer un modèle pour optimiser son travail !!

Structure de documents techniques

-tête du document et le pied de page du document

Structure de documents techniques

Page de titre

Le résumé est un bref

du rapport technique

Permet au lecteur de se

faire une idée rapide du travail réalisé et sur les conclusions retenues nécessaire de lire le rapport au complet.

Structure de documents techniques

Page de titre

Structure de documents techniques

Structure du document

Introduction

ƒObjectif du document

ƒAudience cible

ƒPresentation du contexte

(politique, strategique, technique)

Structure de documents techniques

Structure du document

Introduction

ƒScope precis

ƒHors scope

ƒDefinition (option)

ƒDocumentation de support

(engineering, specifications constructeurs

Structure de documents techniques

Structure du document

Corps du document

ƒPre-requis techniques

ƒHypotheses et risques

ƒMethodologie de travail

ƒProcessus de conception (quoi, comment, faire)

ƒPlanning

ƒDescription des livrables

ƒRoles et responsabilites

Structure de documents techniques

Structure du document

Corps du document

ƒCriteres

ƒInterpretation des resultats

ƒTests et validation

ƒCouts

ƒConclusion et recommandations

ƒAnnexes, tableaux, schémas, graphiques, illustrations et leurs légendes

Structure de tableaux techniques

Introduction

Une logique et une organisation structuree !!

Structure de tableaux techniques

Un onglet de controle

ƒDate pour chaque mise a jour/changement

ƒVersion N+1

ƒQui a fait la mise a jour

ƒDecrire le type de changement

Structure de tableaux techniques

Un onglet necessaire

ƒComment utiliser / interpreter

ƒListe des hypotheses

ƒListe des pre-requis

ƒDescription de services/fonctionnalites

Structure de tableaux techniques

Un onglet source (RECHERCHEV, VLOOKUP)

ƒResultats de tests

ƒListe tarifaire de produits

ƒNiveaux de Performances

ƒSeuils

Structure de tableaux techniques

Un onglet de variables

ƒCreation de variables

ƒCalculs dynamiques

ƒFacilite de gestion

ƒFacilite

Structure de tableaux techniques

Un onglet de tableaux de parametres fixes

ƒTableaux conditionnels

ƒListe de selection

Structure de tableaux techniques

Un onglet de calculs de résultats

ƒTous les calculs se font dans cet unique onglet

ƒFacilite et de gestion

=IF(G30="int",VLOOKUP(H30,Country_Band,7,0)*T30*AC30*12*Rate+'1. Entry users'!H48*'4. Parameters'!$K$208/(1-

'4. Parameters'!$B$33),0)

Structure de tableaux techniques

Un onglet de synthese des resultats

ƒPermet a les resultats directement

ƒPossibilite de graphiques pour le reporting

Structure des presentations

Introduction

ƒRealiser un plan en fonction des points a

aborder

ƒDes phrases courtes et simples

ƒDes mots précis et "vifs"

ƒPeu de mots : des mots-idées

ƒPas d'abstraction

ƒDes verbes forts et au présent

ƒUne presentation sobre

ƒEsthetique en adequation avec le message

ƒ3mn par slide timing global

Structure de presentation

Structure globale

ƒPage de titre

ƒParticipants (option)

ƒAgenda

ƒObjectifs

ƒStarter

ƒComprehension des besoins/problemes

ƒProposition / Solution pour repondre a ces besoins

ƒResume de la proposition / solution

ƒConclusion proposition de valeur / recommandations

ƒAnnexes

Page de titre

page de couverture où figurent:

ƒle titre (mots cles),

ƒl'auteur et ses

coordonnées

ƒla date du document

ƒLe(s) logo(s)

ƒUne photo en

adequation avec le contexte (si possible)

Structure de presentation

Participants

ƒNom et prenom de

chaque particpant (attention aux erreurs

ƒTitre de chaque

participant

Structure de presentation

Agenda

ƒLister chaque module

en fonction des attentes des clients internes/externes

Structure de presentation

Objectifs

ƒLister le(s) objectif(s)

en fonction des attentes des clients internes/externes

Structure de presentation

Starter

ƒAccrocher des

participants avec une idee cles

Structure de presentation

Comprehension des

besoins / problemes

ƒIdentifier les besoins /

problemes des clients internes / externes

ƒDecrire ces besoins /

problemes

ƒDecrire la solution

proposee et les benefices des clients internes / externes

Structure de presentation

Proposition / Solution pour repondre a ces besoins ƒDecrire la solution technique / service / resultats

ƒMethodologie

ƒImpacts

ƒPre-requis, hypotheses

ƒAnalyse financiere

ƒProcessus de conception (quoi, comment, faire)

ƒPlanning

ƒDescription des livrables

ƒInterpretation des resultats

Structure de presentation

Resume de la

proposition / solution

ƒSynthese de la

solution technique / service / resultats de

ƒAvantages /

Inconvenients

ƒBenefices entreprise /

clients

Structure de presentation

Conclusion

proposition de valeur / recommandations

Synthese:

ƒPoints forts

ƒValeur ajoutee

ƒBenefices metiers /

entreprise / clients

ƒResultats et

recommandations

Structure de presentation

Exemples de presentation

Structure de presentation

Annexes

Structure de documents Word

Modèle de rapport

ƒPage de titre

ƒRemerciements et/ou dédicace

ƒRésumés

ƒTable des matières (ou sommaire)

ƒCorps du rapport

ƒBibliographie

ƒAnnexes, tableaux, schémas, graphiques, illustrations et leurs légendes

ƒIndex des noms et des notions

ƒNotes et annotations

Structure de documents Word

Page de titre

page de couverture où figurent:

ƒle titre (le contenu mais aussi la nature du

rapport),

ƒl'auteur et ses coordonnées

ƒle nom des destinataires ainsi que leurs

coordonnées

ƒla date du document

Structure de documents Word

Remerciements

Les remerciements se font à la première

personne.

L'ordre des remerciements est:

d'abord hiérarchique (commanditaires, les sponsors, ou, dans un cadre universitaire, les professeurs) ensuite affectif (famille, amis et les personnes qui ont facilité le travail)

Structure de documents Word

Résumé ou executive summary

Objectifs

ƒPeut etre rédigé en français et, parfois aussi en anglais. ƒLongueur limitee et adaptee au volume du document

Structure de documents Word

Tables des matieres

Elle comporte un renvoi à une numérotation continue des pages (annexes comprises). Il y a quelques hésitations sur le terme : lorsque le document ne comporte que quelques pages, on préfère l'appellation "Sommaire". Ce terme est donc un choix possible pour un rapport. Mais sachez que sommaire est aussi le terme donné à un résumé de la table des matières quand celle-ci est très lourde et doit être placée à la fin du document (c'est ce qui a lieu dans le cas d'un texte de plusieurs centaines de pages). Ce n'est pas le cas pour un rapport. Désormais, la table des matières d'un document de moins d'une centaine de pages se trouve en tête du document. Le programme Word sous le menu " Insertion" offre une table des matières automatique.

Structure de documents Word

Corps du rapport

Il faut le diviser en plusieurs parties précédées d'une introduction et terminées par une conclusion. Pour la rédaction d'un rapport, l'ensemble du document ne devrait pas dépasser une soixantaine de pages annexes comprises

Structure de documents Word

Bibliographie

d'édition, année, nombre de pages,

Structure de documents Word

Annexes, tableaux, schémas, graphiques ou illustrations et leurs légendes Si ce sont des pages uniques et qu'elles ont une valeur démonstrative pour votre argumentation, il faut les placer à l'intérieur du texte, en regard du passage qu'elles illustrent. Si ces annexes ou documents illustratifs sont plus longs, c'est à la fin du document qu'on les place

Structure de documents Word

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