[PDF] Administración de documentos y archivos: textos fundamentales

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José Ramón Cruz Mundet (Dir.)

ISBN : 978-84-615-5150-7 Edita : Coordinadora de Asociaciones de Archiveros.

Diseño y maquetación

: Guillomía Comunicación Grá?ca C.B.

Madrid, 2011

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y

Gestores de Documentos (CAA) esta integrada por:

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Presentación

3

Presentación

En el seno de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de España (CAA) fue presentado hace ya tres años el proyecto que hoy tienen ante ustedes. Este fue concebido como una herramienta con la que poner en práctica muchas de las fina- lidades de nuestra Coordinadora, pues sin duda alguna permite el impulso y el desarrollo de la profesión de archivero; potencia el estudio, la investigación y la implementación de metodologías de gestión de la información y de los documentos; fomenta la colaboración y la coordinación entre los técnicos que llevan a cabo su labor en los diferentes centros de archivo... Pero también deseábamos ofrecer un elemento de referencia, un hito que respon- diera a nuestra tradición archivística, entendiendo "nuestra" como un concepto más amplio que el puramente ceñido al Estado español. Ciertamente nos encontramos en un mundo cada vez más globalizado, lo que trae consigo una creciente tendencia a la normalización y la estandarización, cuya necesidad nadie pone en duda, pero en la que muchas veces aquellos autores de lengua castellana o portuguesa no encuentran el eco que debieran por la calidad de sus aportaciones. Con estos Textos fundamentales no hemos querido suplantar la valía de otros manuales, algunos ya clásicos en la memoria de todos los profesionales españoles e iberoamericanos, y otros de más reciente aparición que están labrando el futuro de nuestra disciplina y de nuestra labor diaria. La CAA trata de aportar un elemento más en el que se ha potenciado la diversidad de aportaciones dentro de la coherencia que a la obra ha sabido dar su director científico, José Ramón Cruz Mundet. Como presidente de la CAA quiero agradecer el apoyo y colaboración que durante años hemos recibido del Ministerio de Cultura de España, lo que posibilita que esta obra pueda ser de acceso gratuito y por tanto esperamos de gran difusión entre los ámbitos profesiona-

les y universitarios. La valía de la misma la decidirán ustedes, los lectores, y el tiempo dirán

si cumplimos nuestras expectativas, pero lo que si les puedo adelantar es que todos hemos realizado un importante esfuerzo para que así sea.

Valencia, febrero de 2011

Francisco José Sanchis Moreno

Presidente de la CAA

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Prólogo 6

Aurelio T

anodi (Argentina)

Introducción 9

1. Principios, términos y con

ceptos fundamentales 15

José Ramón Cruz Mundet (España)

2. Normativa de referencia 37

Alejandro Delgado Gómez (España)

3. Funciones, procesos y requisitos 67

Alicia Barnard Amozorrutia (México)

4. El sistema de administración de documentos 117

4.1 La identi?cación 118

Ramón Aguilera Murguía (México)

4.2 La Clasi?cación

133
Ana M. Herrero Montero y Alfonso Díaz Rodríguez (España)

4.3 Descripción

161

Lucília Runa (Portugal)

4.4 V aloración, selección y eliminación 215
Lluís Cermeno Martorell y Elena Rivas Palá (España)

4.5 Captura y transfer

encia 273

Claudia C. M. Lacombe Rocha (Brasil)

5. Funciones de administración del sistema 287

5.1 Formación de usuarios 288

Maria J. Pires de Lima y António A.Sousa (Portugal)

5.2 Gestión de r

ecursos 311

José Antonio Sáinz Varela (España)

5.3 Gestión de accesos y consultas

377

Virginia Chacón Arias (Costa Rica)

5.4 Elaboración de disposiciones n

ormativas 389

Aída Luz Mendoza Navarro (Perú)

5.5 Manual de Buenas prácticas

429

Joaquim Llansó Sanjuán (España)

5.6 Difusión y acción cultural

473

Ramon Alberch i Fugueras (España)

Índice

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Prólogo

6

Prólogo

La generosidad demostrada por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros de España y por el Prof. Dr. José Ramón Cruz Mundet, al solicitarme la redacción de un prólogo para esta joya archivística, es realmente enorgullecedora.

Y ante esta circunstancia, resultó inevitable, efectuar un rápido vistazo, a tantos años y dé-

cadas dedicadas a ésta, una de las grandes pasiones de mi vida, precisamente, la gestión de documentos y archivos. Al leer esta completísima y ambiciosa obra, en la que se incluyen temas tales como prin- cipios, términos y conceptos fundamentales, clasificación, gestión de accesos y consultas, elaboración de disposiciones normativas, etc, etc, vinieron a mi memoria, aquellos tiempos lejanos en que, paso a paso, fuimos entre todos los admiradores de esta disciplina, forjando su currícula académica y convenciendo a los gobiernos de lo indispensable de contar con un profesional de los archivos, a cargo de todos y cada uno de los mismos, resaltando su importancia y su absoluta necesariedad Y así, verbigracia, recuerdo algunas obras que publicara tales como: "El concepto de archivo- logía", publicación de la Universidad del Litoral, Nº 44, Santa Fe, 1960, 261-288; "Manual de archivología hispanoamericana. Teoría y principios". Universidad Nacional de Córdoba - 1961; "Notas sobre legislación archivística latinoamericana" en Anuario Interamericano de Archivos, vol. XI, Córdoba 1984; y otras, que juntamente con todas las obras que gene- rosamente mis colegas en todo el mundo producían, comenzamos a contar con elementos de estudio y de investigación. De escudriñar esta bibliografía y compararla con la obra que hoy nos ocupa, surge de ma- nera concreta, clara y precisa, que el paso del tiempo no ha sido de ninguna manera infruc- tuoso ni inútil en lo que a archivos se refiere, que sus cultores se han perfeccionado y han procurado la excelencia para el bien de los estudiantes y de los investigadores. No quiero terminar estas palabras, sin un especial reconocimiento a los autores, de renom- bre mundial, por la destacada actuación de todos y cada uno de ellos, posibilitando la reali- zación de tan valiosa obra.

De más está decir una vez más, que me enaltece, haber sido elegido para la realización de este

prólogo, por el hecho en sí mismo y por lo que temporalmente significa, ya que en mayo de

2009 se cumpliera el cincuentenario de la creación de la Escuela de Archiveros dependiente

de la Facultad de Filosofía de la Universidad Nacional de Córdoba y a casi un año de haber celebrado el bicentenario de la República Argentina; y a tal fin y conscientes del papel que deben desempeñar los archivos para el desarrollo de los pueblos, deseo recordar un párrafo del Preámbulo de la Constitución de la Organización de las Naciones Unidas para la Edu- Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Prólogo

7 cación, la Ciencia y la Cultura - UNESCO-: "Puesto que las guerras nacen en las mentes de los hombres, es en las mentes de los hombres donde deben erigirse los baluartes de la paz". Es decir, que si los objetivos de la UNESCO, son el desarrollo del potencial humano, la pro-

moción de los valores universales de libertad, dignidad y justicia, a través de una educación

al alcance de todos, para tal objetivo fue, es y será, absolutamente indispensable, la continua eficientización de la administración y gestión de los documentos y archivos.

Dr. Aurelio Tanodi

(Argentina)

Córdoba, febrero de 2011

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Introducción

9

Manuel d"Archivistique La Pratique archi-

vistique...

Díez Carrera, Carmen, Administración de unidades informativas: concepto e historia. Gijón: Trea, 2003, pp. 17 y ss.

Introducción

José Ramón Cruz Mundet

Universidad Carlos III de Madrid (España)

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Introducción

10 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Introducción

11 stricto sensu Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Introducción

12 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales

Introducción

13

Principios, términos y conceptos fundamentales

José Ramón Cruz Mundet

Universidad Carlos III de Madrid (España)1

Administración de documentos y archivos

Textos fundamentales

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales 1

Principios, términos y conceptos fundamentales

16 Este primer apartado de la obra podr!a ser un cap!tulo program#tico en el que se trataran los principios fundamentales de nuestra ciencia, los paradigmas, los t$rminos y los conceptos fundamentales. Se tratar!a de un deseo muy ambicioso y, sobre todo, extenso, tanto que re- querir!a una monograf!a de cierto volumen; as! que para poder abarcarlo todo, o casi, vamos a articular el contenido en torno a tres grandes conceptos fundamentales, como son los de archiv!stica, archivo y documento. Los tres con®guran los ejes sobre los que se articula el quehacer profesional, as! como el contenido del presente manual, lo que nos impone como l!mite el no reiterar aspectos que tratar#n en adelante los diferentes autores. Para desentra%ar los tres aspectos aludidos vamos a comenzar por una de®nici&n de cada concepto, extra!da del Diccionario de Archiv!stica

1, y a partir de aquí iremos desentrañando

y desarr ollando las distintas facetas presentes.

1. La Archivística

1.1 Concepto

En su acepción más elemental y etimológico podemos decir que la Archivística es la ciencia

de los archivos, y que como tal ciencia está integrada por un conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos, bien que en cuanto tal ciencia es posterior al objeto de su atención; es decir, mientras que los archivos existen desde varios milenios antes de nuestra era, su ciencia es muy posterior en el tiempo, pues no es posible considerarla ni en un estado embrionario antes de avanzado el siglo XIX. Un tiempo que se acerca más a nuestros días si de lo que se trata es de su factura como ámbito de estudio y conocimiento por parte de la comunidad profesional.

Como ya la caracterizara Arie Arad

2 es una "ciencia en formación", y como tal reciente aún,

que los diferentes autores han enfocado no en un sentido teorizante, cuanto en sus aspectos técnicos; lo cual les ha llevado a definirla preferiblemente desde su objeto: los archivos. Pre- cisamente, el peso de la tradición ha incidido de manera poderosa en los autores europeos que, desde los orígenes hasta nuestros días, se han centrado en la doctrina, jurisprudencia y funciones del archivo

3. Visión que pronto fue compartida por nuestros colegas de la otra

orilla, como muy bien representara la opinión de J. W. Roberts, para quien "los archiveros están demandando, más que nunca, mayor reconocimiento para su profesionalidad. Un aspecto de esta campaña es la creciente preocupación por la teoría archivística" 4. H

abrá que esperar a los últimos años del siglo XX para que el interés por la construcción de

una teoría archivística conozca una expansión sin precedentes, de la mano de dos escuelas, si cabe designarlas como tales. Por un lado tenemos la Archivística positivista o corriente de pensamiento para la cual la Archivística está basada en la existencia de leyes universales, inmutables, que convierten en objetivos el archivo y el trabajo del archivero. Por otro lado se sitúa la Archivística postmoderna o corriente de pensamiento opuesta a la anterior, cuya

1 Cruz Mundet, José Ramón; Díez Carrera, Carmen (estudio preliminar): Diccionario de Archivística (con equivalencias en in-

glés, francés, alemán, portugués, catalán, gallego y eusk era). Madrid: Alianza Editorial, 2011.

2 A. Arad, "The International Council on Archives and the archival methodology". En: Archivum, XXIX, 1982, pp. 182-186.

3 Una recopilación exhaustiva respecto de la definición de archivo, puede consultarse en el capítulo 7º "Indagine sulla natura e defini-

zione dell'archivio" en Lodolini, Elio: Archivistica. Principi e problemi.. Milán: Franco Angeli, 1990, pp. 108-132.

4 Roberts, John W., "Archival theory: much ado about shelving". En: The American Archivist, 50, 1, 1987, p. 67.

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales 1 Principios, términos y conceptos fundamentales. 17 tesis central sostiene que el archivo no es neutral, no puede escapar de la subjetividad, como tampoco lo puede hacer el trabajo del archivero. Tanto la una como la otra tratan de iden- tificar un cuerpo teórico, un conjunto de leyes y principios que rijan el mundo archivístico. Dejaremos la cuestión en un estadio tan elemental, pues no es objeto de este texto detener- nos en semejante punto. Según el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos 5, queda definida como "el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y pro- blemas concernientes a las funciones de los archivos". De donde se deduce que la Archivís-

tica posee dos campos de actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mu-

tuamente; pues, si los enunciados teóricos tienen un sustento empírico, con su aplicación los procedimientos cambian y con ello el universo estudiado, reiniciándose el ciclo de esta forma. El ámbito de cada campo quedaría del siguiente modo:

La teoría archivística: que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación

y su metodología, para la consecución de sus fines. La práctica archivística: compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información. Es preciso señalar que si los procedimientos, la praxis, es el aspecto más desarrollado y en realidad el más necesario, por cuanto se orienta a ofrecer respuestas concretas a problemas reales y sentidos; la teoría se compone de pocos principios y sencillos, al par que claros y universalmente válidos. Como señalara F. J. Stielow

6: "las teorías más importantes son con

fr ecuencia las más obvias. En efecto, la búsqueda de lo obvio domina la investigación actual en inteligencia artificial y en lingüística". Podemos concluir con una propuesta canónica de definición, entendiéndola como una cien- cia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas.

1.2 Divisiones

La ciencia Archivística se compone de un conglomerado de conocimientos teóricos y de pr ocedimientos prácticos que, a efectos expositivos, podemos dividir en dos grandes áreas: Área específica, compuesta por conocimientos elaborados fundamentalmente como re- sultado de su evolución y, sobre todo, extraídos de su práctica y fijados en forma de nor- mas y de buenas prácticas de general aceptación. Área aplicada o auxiliar, integrada por conocimientos de otras ciencias que intervienen en la actividad de la nuestra, o que ofrecen elementos que la Archivística instrumentaliza en beneficio de su propio desarrollo. Dentro de lo que acabamos de denominar como área específica podemos diferenciar algu- nos ámbitos de conocimiento, al menos:

5 Evans, Frank B.: Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de terminologie archivistique. English and french, with equivalents

in dutch, german, italian, russian and spanish. München [etc]: K. G. Saur, 1988. 2ª ed.

6 Stielow, Franz J., "Archival theory redux and redeemed: definition and context toward a general theory". En: The American Archivist,

v. 54, 1991, p. 17. Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales 1

Principios, términos y conceptos fundamentales

18 L

a teoría archivística:1. integrada por la historia, los conceptos y paradigmas archivísticos.

La producción e interpretación de los documentos: 2. compuesta por el conocimiento de la tipología de fondos y de documentos, públicos y privados, su caracterización, genera-

ción e interpretación. En éste último aspecto, la interpretación, intervienen parcialmente

las ciencias y técnicas historiográficas aplicables a determinadas categorías de documen- tos históricos. La gestión de los documentos:3. entendida como el conjunto de normas, técnicas y co- nocimientos aplicados al tratamiento de los documentos desde su diseño hasta su conser- vación permanente. Podemos afirmar que bajo este rubro se agrupa el núcleo de nuestra

ciencia, con aspectos tales como la clasificación, la ordenación la instalación, la descrip-

ción, la transferencia, la identificación, la valoración, la selección y la eliminación, sin

ánimo exhaustivo.

Como integrantes del área aplicada o auxiliar tenemos: La Administración:1. en la acepción tradicional de manejo que se conserva en el español de América y ha desaparecido del peninsular en referencia al management de la lengua inglesa. Se trata de la aplicación de los paradigmas y de las técnicas de la administración general a los archivos, entendidos como unidades logísticas de las organizaciones con medios (humanos y materiales) y actividades (prestación de servicios) que deben gestio- narse con la profesionalidad de cualquier otra unidad, desde cualquier área funcional de una organización hasta un hospital, por poner algún ejemplo. El Derecho:2. que constituye la base del entorno legal en el que los documentos y los archivos desarrollan su actividad. Las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones: 3. condición de posibilidad para el desarrollo de las actividades individuales y organizacionales, son el entorno para la gestión y cada vez más aquél en el que los documentos se crean, se utilizan y se conser- van. La Historia:4. con la que la Archivística tiene una relación indisoluble, por cuanto los individuos y las organizaciones desarrollan sus actividades en una secuencia temporal; al paso que los documentos, como resultado de ese devenir, constituyen la base para la elaboración de la Historia. La Lingüística:5. como ciencia de la lengua, que configura el contenido de los documen- tos y que se emplea para representar su contenido, tanto en la descripción, como en la clasificación, las ontologías, la indización...

1.3 Los paradigmas

Resulta difícil fijar cuántos y cuáles son los paradigmas archivísticos, y para hacerlo creo

inter esante comenzar fijando qué se entiende por la tan traída y llevada palabra paradig- ma. El Diccionario de la Real Academia lo define en su segunda acepción

7 como la "teoría

cuy o núcleo central se acepta sin cuestionar y que suministra la base y modelo para resolver problemas y avanzar en el conocimiento..." En tal sentido, escasas han sido las teorías que

7 Avance de la vigésimo tercera edición, en http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=paradigma (consul-

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