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Proposition d'organisation pour la gestion de projets en BTS SIO

Description du thème

PropriétésDescription

Intitulé longProposition d'organisation pour la gestion de projets en BTS SIO basée sur une adaptation de la méthode agile Kanban

Formation(s)

concernée(s)BTS Services Informatiques aux Organisations

Matière(s)PPE2, PPE3

PrésentationLe référentiel stipule :

" Le futur titulaire du BTS services informatiques aux organisations doit tout au long de sa formation, se familiariser au travail en mode projet et avoir recours à des outils méthodologiques de suivi et d'évaluation de projets. Sa participation à des projets d'évolution de systèmes d'information permet de le placer dans un cadre finalisé, proche du réel, dans les conditions nécessaires à l'acquisition des compétences et de la professionnalité. » Cette proposition d'organisation pour la gestion de projets tente de répondre à cette exigence. Cette publication vous propose de considérer que votre section de BTS SIO est une entreprise de services numériques qui travaille - entre autres - pour une société cliente qui n'est autre que votre établissement. Ainsi, dans le cadre des projets personnalisés encadrés, les étudiants travaillent en mode projet en réponse à des commandes concrètes en rapport avec les besoins de leur

établissement.

Cette ressource présente ainsi une façon d'organiser et de finaliser les PPE des étudiants sur des projets concrets en s'inspirant de la méthode de gestion de projet Kanban. Ces commandes exprimées par l'établissement peuvent être réelles ou fictives, elles peuvent nécessiter d'être en contact avec d'autres acteurs : équipe de direction, équipes pédagogiques, professeur en charge du numérique, technicien informatique, etc.

SavoirsSavoir-faire

•Participer à un processus de production d'une solution. •Développer en équipe. •Établir son planning personnel en fonction des exigences et du déroulement du projet. •Rendre compte de son activité. •Suivre l'exécution du projet. •Analyser les écarts entre temps prévu et temps consommé. •Contribuer à l'évaluation du projet. •Recenser les ressources humaines, matérielles, logicielles et budgétaires nécessaires à l'exécution du projet et de ses tâches personnelles. •Adapter son planning personnel en fonction des ressources disponibles. •Analyser le cahier des charges du nouveau service, en tenant compte des exigences de qualité.

Savoirs associés

•Communication professionnelle écrite et orale. •Indicateurs et tableau de bord de suivi d'un projet et d'un service.

CompétencesD1.4 - Travailler en mode projet

TransversalitéTous les modules

http://www.reseaucerta.org© CERTA - janvier 2018 - v1.0Page 1/9

PrérequisAucun

OutilsTableau blanc, post-it, feutres de couleurs. Application de gestion de projets permettant de mettre en oeuvre la méthode agile Kanban, par exemple l'outil Tuleap (version 9.5.99.95) installé sur un serveur virtuel CentOS.

Mots-clésProjet méthode agile kanban tuleap

DuréeTout au long des PPE à partir du second semestre de première année Auteur.e(s)Cécile Pignon-Nivaggioni et Apollonie Raffalli avec la précieuse relecture et les conseils judicieux de Yann Barrot

Versionv 1.0

Date de publicationJanvier 2018

Présentation

Kanban est une méthode de gestion de projet s'inscrivant dans l'approche Agile. Le terme "Agile" définit une approche de gestion de projet qui prend le contre-pied des approches

" traditionnelles ». Ces approches de type " cycle en V » proposent de réaliser une liste d'étapes de

façon séquentielle. La planification du projet est défini dès le départ et toute modification ultérieure est

compliquée car elle aura des répercutions sur la prévision initiale et pourra entraîner des retards et

des pénalités. Principaux inconvénients de cette organisation :

côté client : ce dernier se rend compte que la solution ne répond pas complètement à son

besoin que très tard, au moment de la livraison de la première fonctionnalité ;

côté membres de l'équipe réalisant le projet : il est difficile d'avoir une vue d'ensemble sur la

totalité du projet dès le départ et de déterminer le temps d'investissement nécessaire de

certaines tâches longtemps à l'avance. La mise en place d'un planning sur le long terme demande beaucoup de temps et même si le cahier des charges semble suffisamment détaillé et précis, le risque d'une mécompréhension reste important. Dans le cadre des PPE, ces points sont forcément accentués par le manque d'expérience. Les

étudiants ont du mal à se projeter (même avec l'aide des professeurs) pour élaborer un planning

complet et finissent par être démotivés devant l'ampleur du travail à réaliser (le nombre de tâches

étant très important dès le départ).

Avec les méthodes agiles, c'est tout le contraire. Deux des valeurs du manifeste agile1 sont : " la collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle » ; " l'adaptation au changement plus que le suivi d'un plan ».

Ainsi, le client peut suivre le projet tout au long de sa réalisation et intervenir si besoin. Les membres

de l'équipe réalisant le projet avancent plus sereinement car ils sont plus sûrs de ne pas prendre une

mauvaise orientation (puisque le client participe au bon déroulement du projet) et leur perception de la

charge de travail est moins importante (la totalité des tâches à effectuer n'étant pas définie à

l'avance). Ce constat ainsi qu'une présentation de la méthode Scrum (autre méthode Agile) mise en oeuvre par une entreprise locale nous ont convaincu de passer à l'agilité dans les PPE.

Après avoir travaillé en PPE pendant presque 3 ans à partir d'une adaptation de la méthode agile

Scrum, nous nous sommes aperçus que les étudiants étaient dans l'ensemble bien plus motivés et

efficaces durant les projets que lors d'une mise en oeuvre d'une méthode de gestion de projets classique.

1 Plus d'informations sur le manifeste agile (http://agilemanifesto.org/).

http://www.reseaucerta.org© CERTA - janvier 2018 - v1.0Page 2/9

Cependant, un des principes de la méthode Scrum à savoir le découpage des projets en " sprints2 »

reste difficile à respecter en PPE car cela implique de :

•proposer des projets pour lesquels plusieurs " sprints » sont envisageables, ce qui n'est pas

évident selon la période de formation, le nombre de séances prévu, le profil des étudiants,

etc. ;

•consacrer du temps pour la définition de chaque " sprint », la période de réalisation étant par

conséquent réduite.

La méthode agile Kanban est basée sur la plupart des principes fondamentaux de la méthode Scrum

sans faire appel à la notion de " sprint » : rien n'est jamais figé et les évolutions et intégrations de

nouvelles fonctionnalités se font de manière continue sur la durée totale du projet ; le backlog ne doit

plus être découpé pour tenir sur un sprint (ce qui posait des difficultés aux étudiants) et peut évoluer

tout au long du projet.

À l'inverse de Scrum, cette méthode ne suit pas un fonctionnement particulier et n'oblige pas à définir

des rôles précis dans chaque équipe. De plus, un des principes propre à Kanban est de limiter le

nombre de tâches en cours pour éviter d'avoir une liste interminable et d'avoir l'impression que le

projet n'avance pas. La méthode agile Kanban nous a ainsi paru beaucoup plus souple et plus adaptable aux PPE

ainsi que plus accessible à nos étudiants tout en restant professionnelle. Nous la testons donc

depuis un an. Cette production rend compte de cette expérimentation et propose une organisation pour la

gestion de projets basée sur la méthode Kanban, méthode adaptée aux PPE et applicable dès

le second semestre de la première année.

Objectifs :

•découvrir et mettre en oeuvre une méthode de gestion de projet largement utilisée en entreprise et ainsi être préparé à l'application de ce type de méthode en stage ; •apprendre à travailler en équipe efficacement; •apprendre à gérer en autonomie les contraintes et les ressources disponibles ;

•maîtriser à terme les compétences professionnelles liées à la planification et à la conduite

d'un projet d'évolution d'un système d'information ainsi que celles liées à la production et à la

fourniture des services attendus ;

•développer des attitudes professionnelles adaptées aux contextes et situations rencontrés ;

•développer des compétences relationnelles et langagières (à l'écrit comme à l'oral).

Fiches techniques et vidéo mises à disposition : •Fiche 1 : exemple d'installation et de configuration de l'outil Tuleap ; •Fiche 2 : exemple de fiche technique pour le rôle de chef de projet ; •Fiche 3 : exemple de fiche technique pour le rôle de technicien.

Vidéo :

•Pour illustrer notamment le daily meeting : http://bit.ly/methodeagile

2 Un " sprint » est une période au bout de laquelle une ou plusieurs fonctionnalités doivent être

livrables. http://www.reseaucerta.org© CERTA - janvier 2018 - v1.0Page 3/9

Organisation possible basée sur Kanban

L'organisation proposée ici n'est pas une application directe de la méthode agile Kanban mais une

adaptation pour les PPE. Elle s'applique à des projets d'une durée de 12 à 13 séances de 4 heures

(voir " Le déroulement du projet ») mais peut évoluer en fonction de l'ampleur de ces derniers.

L'équipe

La méthode Kanban n'impose pas des rôles spécifiques pour un projet. Nous avons décidé de définir

les rôles suivants :

•"chef de projet" (représenté par un enseignant) qui est responsable du projet. Il définit le

besoin et fait le lien avec le client ;

•"technicien réseaux et systèmes" (représentés par des étudiants SISR) ou "technicien

développeur" (représentés par des étudiants SLAM) chargés de transformer le besoin exprimé par le "chef de projet" en fonctionnalités utilisables.

Les équipes sont composées de 1 chef de projet et de 3 à 5 techniciens (réseaux ou développeurs,

voire les deux dans le cas de projets mixtes).

Le tableau Kanban

L'un des principes de la méthode Kanban est de fournir un visuel de l'état d'avancement d'un projet

sous forme de tableau, appelé tableau Kanban, et ainsi de montrer son évolution en temps réel. Un

tableau Kanban est divisé en colonnes dans lesquelles sont rangées des cartes :

•une carte correspond à une action à entreprendre c'est-à-dire une tâche à faire ;

•une colonne correspond à l'état d'une tâche à un moment donné dans son cycle de vie :

◦le backlog : la tâche vient d'être créée, elle n'est pas encore priorisée, on ne sait pas

encore à quel moment on va la faire ;

◦À faire : ce sont les tâches que l'on a décidé de faire, théoriquement parce que l''on a

décidé qu'elles étaient prioritaires ;

◦En cours : ce sont les tâches que l'on est en train de faire, l'idée est ici de limiter le

nombre de tâches simultanées. Le maître mot de la méthode Kanban est "commencer par finir" : on attaque la tâche suivante qu'une fois que la précédente est terminée ; ◦Terminé : ce sont les tâches terminées et validées ;

◦Problème : ce sont les tâches que l'on crée (plus ou moins urgentes) suite à un problème

(bloquant comme un serveur qui tombe en panne ou non bloquant comme un serveur

Web non accessible temporairement) ;

◦Archive : pour les tâches proposées à la suppression au chef de projet.

Structure du tableau Kanban vierge :

Remarque : comme le montre cette image, nous avons limité le nombre de tâches " à faire » à 6 et le

nombre de tâches " en cours » à 4. Cela est bien évidemment personnalisable.

Les cartes kanban comportent des informations essentielles sur une tâche en particulier. Ainsi, toute

l'équipe identifie clairement qui s'occupe de la tâche, en quoi elle consiste, le temps approximatif

nécessaire à sa réalisation, etc.

Les cartes affichées sur les tableaux kanban virtuels peuvent inclure des captures d'écran, des

fonctionnalités et d'autres détails techniques utiles au responsable, comme des liens à consulter ou

des fichiers attachés. Elles permettent donc aux membres de l'équipe de connaître l'état de chaque

tâche à un moment donné, mais aussi tous les détails associés. Des exemples de tableau Kanban réalisés en PPE2 sont disponibles à la fin de ce document. http://www.reseaucerta.org© CERTA - janvier 2018 - v1.0Page 4/9

Les outils mis à disposition

De nombreuses applications permettent de gérer des tableaux Kanban, cependant l'utilisation en

complément d'un tableau blanc physique mettant en évidence différentes colonnes (correspondant en

général aux principaux différents états d'une tâche : à faire, en cours, terminé, problème) et un

ensemble de tâches sous forme de post-it est possible.

Le choix a été fait d'utiliser :

•un tableau blanc avec post-it ;

•l'application libre et gratuite Tuleap en complément où un post-it est représenté par une

"carte".

Ce dernier outil sera essentiel pour :

•garder une trace des tâches accomplies et pour la gestion du projet dans son ensemble ;

•bénéficier de fonctionnalités complémentaires par rapport au tableau blanc : gestion des

documentations, description précise d'une tâche via une carte, etc.

La fiche 1 propose un exemple de documentation technique pour l'installation et la

configuration de l'outil Tuleap.

Remarques :

•l'usage du tableau blanc peut paraître redondant mais il permet de suivre le projet et de

réaliser les daily meeting (voir " 2 - Phase de production ») de manière plus conviviale. Il ne

faut cependant pas oublier de travailler sur les deux outils en parallèle ce qui peut être contraignant. Lors des daily meeting, en l'absence de tableau blanc, le tableau numérique peut-être vidéo-projeté.

•nous avons choisi l'application Tuleap car en plus de permettre la création de tableau Kanban

de façon très simple pour les étudiants, des fonctionnalités comme l'authentification LDAP

(facilitant la gestion des utilisateurs et des droits) et le stockage de documents sont disponibles. Suivant le contexte, d'autres applications en ligne comme Trello pourraient être suffisantes.quotesdbs_dbs9.pdfusesText_15

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