[PDF] GUIDE OPERATIONNEL DE LARCHIVAGE DES DOCUMENTS DE

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GUIDE OPERATIONNEL DE

DOCUMENTS DE SCOLARITÉ

DAJI ± DEVE 2019-2020

1

INTRODUCTION

apporter aux acteurs de la fonction scolarité un éclairage sur un domaine souvent mal connu ou mal perçu, pour les gestionnaires et pour les étudiants,

direction des études et de la vie étudiante et le service des archives de la direction des affaires

juridiques et institutionnelles, en interaction étroite avec les services de scolarité des composantes

Conçu comme un document opérationnel, ce guide est présenté selon une logique de process, sur la

POURQUOI ARCHIVER ?

support électronique, est une archive dès sa création.

Les archives portent sur tous les domaines

pédagogiques), la recherche (archives scientifiques) et la vie étudiante (archives associatives). enseignants et administratifs, titulaires et non titulaires comme tous les étudiants, en formation initiale ou Marseille, et toutes les structures qui lui sont attachées (composantes, fondations, UMR etc.). ont une valeur historique. Ils doivent, à ce titre, être conservés indéfiniment.

Les archives sont des biens culturels protégés. Les archives forment, avec les musées et les

et réglementaires relatives aux archives sont fixées dans le livre II du Code du Patrimoine qui régit

la collecte, la conservation, la protection et la communication des archives publiques. Interministériel des Archives de France (SIAF). 2 (articles L.212-10 et R. 212-3 et 4 du Code du patrimoine). Archives départementales des Bouches-du-Rhône. départementales. départementales. On ne détruit pas des archives publiques comme on veut ni quand on veut, sous

En résumé, archiver permet de :

¾ Se conformer à la réglementation.

prévenir les recours, justifier des droits.

¾ Sauvegarder le patrimoine local et national.

LES ARCHIVES ELECTRONIQUES

La conservation et la destruction des archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux régissant les archives papier. Une archive est un document

Les archives électroniques sont de 2 types :

- Les documents nativement électroniques comme les mails, les fichiers bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation etc.), les applications métiers, les bases de données, les données échangées par télé procédures, les sites internet etc. vers un support électronique.

Les archives électroniques doivent être conservées selon les mêmes durées de

conservation imposées par la loi que pour les archives papier. En effet, les informations

contenues dans un fichier, une base de données ou une application informatique ont la même valeur

opérationnelle, administrative, financière, juridique et/ou patrimoniale que celles qui se trouvaient

Départementales pour toute " purge » des données ou documents électroniques issus des

applications métiers ou des outils bureautiques et verser, de manière électronique, ceux qui revêtent

un caractère patrimonial.

QUELQUES DEFINITIONS

LA DUA : DUREE LEGALE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS 3

encore utilisé pour des raisons administratives, financières et juridiques. Cette période constitue sa

durée minimale de conservation pendant laquelle il ne peut en aucun cas être détruit. lorsque la DUA est révolue.

Exemples :

2021).

LE SORT FINAL : QUE FAIRE DES DOCUMENTS APRES LEUR DUA ? La destruction réglementée et sécurisée (lettre D)2 :

scientifique ou statistique peuvent être éliminés après contrôle et autorisation des Archives

départementales des Bouches-du-Rhône. ensuite visé par les Archives départementales des Bouches-du-Rhône.

L212-3 et R 212-51 du Code du patrimoine).

On parle de " purge » pour la destruction des données et des documents électroniques issus des

applications métiers ou des outils bureautiques. De la même manière que pour les documents papier,

la purge est soumise au contrôle et au visa des Archives départementales des Bouches-du-Rhône.

La conservation définitive à titre historique3 : ¾ De la totalité des dossiers : le versement (lettre V)

Les documents concernés sont à conserver définitivement et dans leur intégralité. Ils doivent être

La demande de versement doit être adressée au service des archives qui rédige alors un bordereau

de versement récapitulant les documents pris en charge par les Archives départementales.

départementales des Bouches-du-Rhône. Ils sont détaillés dans la colonne " indications

quelques spécimens selon le type de documents ou de dossiers.

2 Cf. Fiche pratique n°4.

3 Cf. Fiche pratique n°5.

4

SOMMAIRE

Partie 1 : Les durées de conservation des documents relatifs à la scolarité ................................. 5

La Candidature ................................................................................................................ 6

Les Etudes ..................................................................................................................... 14

Les Examens .................................................................................................................. 18

Les Résultats .................................................................................................................. 22

les Diplômes................................................................................................................... 24

Partie 2 : Les 3 questions qui fâchent ................................................................................... 27

Qui archive ? 1/2 ............................................................................................................ 28

Qui archive ? 2/2 ............................................................................................................ 29

Où archiver ? .................................................................................................................. 30

Quand archiver ? 1/3 ....................................................................................................... 31

Quand archiver ? 2/3 ....................................................................................................... 32

Quand archiver ? 3/3 ....................................................................................................... 33

FICHE PRATIQUE n°2 : Conditionner ses archives ................................................................... 36

FICHE PRATIQUE n°3 : Rédiger un inventaire ........................................................................ 37

FICHE PRATIQUE n°4 : Détruire les documents ...................................................................... 38

FICHE PRATIQUE n°5 : Verser ses documents ........................................................................ 39

Partie 4 : Cadre réglementaire ..................................................................................................... 40

5

PARTIE 1 : LES DUREES DE CONSERVATION DES

DOCUMENTS RELATIFS A LA SCOLARITE

6

LA CANDIDATURE

7

1 V = Versement aux Archives départementales et conservation intégrale ; D = destruction réglementée ; T = tri ou conservation partielle selon des critères définis au

sont versés aux Archives départementales.

Les documents électroniques originaux (outils bureautiques) et les données originelles (applications métier) sont soumis à la même réglementation que

les documents papier.

PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS

Description des documents

DUA administrative SORT

FINAL1

INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR

Dossiers de pré-inscription, demandes

d'admission, dossiers de candidature : refusés, sans suite, abandonnés

Formulaire de demande d'inscription, fiche

individuelle de renseignements, pièces justificatives

Support papier et électronique

1 an D Y compris VAE et VAP

Dossiers de pré-inscription, demandes

d'admission, dossiers de candidature : acceptés

2 ans D

8 9

PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS

Description des documents

DUA administrative SORT

FINAL1

INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR

Récapitulatifs de la situation

administrative et pédagogique des

étudiants

Dossiers-fiches papier

récapitulatifs Apogée

Synthèse IP et synthèse IA 50 ans V

Fiches individuelles papier

Registre d'inscriptions et de suivi du

cursus Support papier 10 ans V Inscription à la formation à distance Fiches, formulaires 2 ans D

Dossiers individuels des étudiants en

formation initiale

Etat civil,

Cursus,

individuelles de la commission pédagogique, dispenses ou

Inscriptions administratives et

pédagogiques,

Pièces justificatives,

Attestations et évaluations des

stages,

Contrat/convention pédagogique

dans le cas d'accord de la césure,

Courrier accord césure ou

courrier refus césure

10 ans si les

documents récapitulatifs ont été conservés

Sinon 50 ans

T de 1968, E. Faure et réforme 2nd cycle).

Après 1976, si les documents récapitulatifs

existent, trier les dossiers selon le cadre total.

Voir avec l'archiviste.

1 V = Versement aux Archives départementales et conservation intégrale ; D = destruction réglementée ; T = tri ou conservation partielle selon des critères définis au

sont versés aux Archives départementales.

Les documents électroniques originaux (outils bureautiques) et les données originelles (applications métier) sont soumis à la même réglementation que

les documents papier. 10

PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS

Description des documents

DUA administrative SORT

FINAL1

INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR

Dossier du stagiaire en formation

continue

Formations diplômantes : Formations

spécifiques à la formation professionnelle continue (FPC), universitaires (DAEU). CV

Certificats de scolarité et carte

Formulaire de collecte des

données personnelles administrative

Contrat ou convention de

formation professionnelle ou contrat de professionnalisation

Convention de stage

Bilan individuel de fin de stage

Devis de formation

Certificat individuel de

participation à la journée défense et citoyenneté

Relevés de notes

CNI

Diplômes

Chèque pour DIN

Dossier de candidature avec

pièces justificatives

Attestation de présence

mensuelle

Attestation de fin de formation

10 ans si les

documents récapitulatifs ont été conservés

Sinon 50 ans

T Tri : cadre méthodologique. Voir avec

l'archiviste.

Dossiers pour les formations non

diplômantes

Feuilles de présence

Contrats de formation

10 ans avec

pièces financières D 11

PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS

Description des documents

DUA administrative SORT

FINAL1

INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR

(Formations courtes ± qualifiantes ± sur mesure ± préparation aux concours) professionnelle

Dossier de candidature et ses

pièces justificatives administrative

Documents pédagogiques

Conventions de stage

Pièces justificatives

originales

5 ans sans

pièces financières ou copies des pièces financières VAP

Validation d'acquis professionnels

formation avec pièces justificatives (DOP)

Avis du responsable de formation

Avis de la commission

Correspondance

demande

10 ans avec

pièces financières originales

5 ans sans

pièces financières ou copies des pièces financières D VAE

Validation des acquis de l'expérience

Dossier de recevabilité " livret

1 » : étude de faisabilité

pédagogique, demande de recevabilité administrative (cerfa)

Chèque ou dossier de prise en

charge de financement

Pièces justificatives

Evaluation du travail

complémentaire (écrit, formation)

Notification de recevabilité

10 ans si les

documents récapitulatifs ont été conservés

Sinon 50 ans

T

Tri : cadre méthodologique. Voir avec

l'archiviste. 12

PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS

Description des documents

DUA administrative SORT

FINAL1

INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR

Avis pédagogique de faisabilité

Devis VAE

Convention VAE ou contrat

individuel VAE Dossier de VAE " livret 2 » 5 ans T Tri : cadre méthodologique. Voir avec l'archiviste.

Procès-verbal du jury

Notification de VAE (copie) 50 ans V

Abandons et refus 1 an D

Demandes de dérogations

Dérogations pour inscription

tardive ou surnuméraire

Régime spécial des études (RSE)

2 ans D

Transfert de dossier universitaire ou

demande de réorientation Formulaire, pièces justificatives 2 ans D

Attestations d'inscription 1 an D

Cartes d'étudiants non retirées 1 an D

diplômants (VAE, HDR)

Fiches individuelles de

renseignements, copies de diplômes, pièces justificatives 2 ans D

Exonération et remboursement des

Exonération des frais de formation

(formation continue)

Dossier de demande acceptée

avec pièces justificatives et proposition de la composante 2 ans D

Dossier refusé 1 an D

13

PROCESSUS DOCUMENTAIRES TYPOLOGIE DES DOSSIERS

Description des documents

DUA administrative SORT

FINAL1

INDICATIONS COMPLEMENTAIRES POUR

(copies)

Tableau récapitulatif des

Arrêtés de nomination concernant

les régisseurs

Durée

d'exercice du titulaire D

Ventilation des droits

10 ans

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