[PDF] Version du 12 mai 2022-V6.02 Suite à une demande de prise

Version du 12 mai 2022-V6.02

2SommaireAccéder au portailSe connecter au portail -p.3Découvrir son espace personnel -p.4Trier, filtrer et exporter -p.5Gérer son compteGérer sa fiche Prestataire -p.6Gérer ses contacts -p.7-p.8Gérer ses coordonnées bancaires -p.9Réaliser ses démarchesNotification initiale -p.10-p.11Gérer ses dossiers:•Suivre ses modules -p.12•Valider une convention -p.13•Certifier la réalisation-p.14Gérer ses factures et avoirs -p.15-p.16Contacter l'AfdasRéaliser une demande de contact -p.17-p.18Suivre ses demandes de contact -p.19

3Suiteàunedemandedepriseenchargefaiteàl'AFDASparl'unedesesentreprisesadhérentes,vousallezrecevoirunmaildebienvenuevousinvitantàparamétrervotremotdepassepourd'accéderauportail.1.Cliquersurlelienhypertexteprésentdanslemaildebienvenue.Attention:celienestvalidedurant7jours.2.Renseignerunmotdepasseenrespectantleformat,puiscliquersur"Changerlemotdepasse».3.Vouspourrezvousconnecterparlasuitesurleportaildel'Afdasàpartirduliensuivant:connexionauportail"Prestataire"enrenseignantvotreadressemailcommenomd'utilisateurainsiquelemotdepassedéfinilorsdelapremièreconnexion.Pourunemeilleureexpérienceutilisateur,ilestconseilléd'utiliserlenavigateurChromepourtoutesvosconnectionsauportail.SE CONNECTER AU PORTAILAccéder au portail

4Leportail"Prestataire»estl'espacesurlequelvouspourrezeffectuertouteslesdémarchesnécessairesàlaréalisationetausuividevosformations:miseàjourdevosinformationssuividevosdossiers,facturation...Lebandeauprincipalpermetdenaviguerentrelesdifférentsongletsdevotreespacepersonnelpouryréaliservosdémarches:•Accueil•Moncompte•Mesdossiers•Mesfactures•Mesdemandesdecontact•afdas.comLemenuutilisateurpermetde:reveniràl'accueil,contacterl'Afdas,sedéconnecter,etc.Lesblocsactionsvouspermettentégalementd'initierdenouvellesdémarches:suivresesdossiersetfactures,ainsiqued'accéderauxactualitésetàladocumentationdel'Afdas.Lelien"Suivezleguide»permetd'accéderàl'ensembledesguidesettutorielspourl'utilisationduportail,ainsiqu'àlaFAQ.DÉCOUVRIR SON ESPACE PERSONNELAccéder au portail

5Surlesdifférentsongletsduportail,vousaurezlapossibilitédetrier,filtreretexporterlesinformationspourretrouverplusfacilementcellesquivousintéressent.Trier1.Cliquersurlenomd'unecolonnepourtrierlesdonnéessurcettecolonneparordrealphabétiqueouchronologique.2.Cliquerunesecondefoissurlenomdelacolonnepourtrierdansl'ordreinverse.Laflèchedetriapparaîtalorsdansl'autresens.1.Cliquersurl'icônepourajouterunnouveaufiltreapplicable.2.Paramétrerle(s)filtre(s)enchoisissantlechampàfiltrer,l'opérateuradaptéetla/lesvaleurssouhaitée(s)puiscliquersurAppliquer3.Lesfiltresappliquésviennents'ajouterdanslalistede"Vosfiltres».Vouspouvezenajouterautantquevouslesouhaitez.5.Cliquersurl'icônepoursupprimerunfiltre.Cliquersur"Réinitialiserlesfiltres»pourtouslessupprimer.Filtrer et exporterTRIER, FILTRER ET EXPORTERAccéder au portail4.CliquersurleboutonExportpourexporterlesdonnéesfiltréessouslaformed'untableauExcel(possiblepourvoscontacts,dossiersetfactures).

6Depuislebandeauprincipal,cliquersurl'ongletMoncomptepuissurlesous-ongletInformationsducomptepourretrouvertouteslesinformationssurvotrestructure:nomcommercial,SIREN/SIRET,formejuridique,adresse,référencementqualitéAfdas,statutdatadock,secteurd'activité,modalitésd'intervention,etc.Modifier ses informations1.CliquersurleboutonModifierpourmodifierlesinformationsdevotrecompte.2.ActualiserlesinformationsquinesontplusvalidespuiscliquersurEnregistrer.Unepartiedevosinformationsnesontpasmodifiablessurleportail(SIRET,secteurd'activité).Lamodificationdecesinformationsdoitfairel'objetd'unedemandedemodificationauprèsdel'Afdas:cliquersur"Demandedemodification»puisréaliservotredemandecf.Réaliserunedemandedecontact.GÉRER SA FICHE PRESTATAIREGérer son compte

7Lesous-ongletContactsvouspermetd'identifierlespersonnesquiserontencontactavecl'Afdasauseindevotreentreprise.Vouspouvezidentifierautantdecontactsquevouslesouhaitezdontununique"contactprincipal»quiaural'ensembledesdroitsd'accès.Lescontactssonttriésparstatutpuisparnom.Pardéfaut,seullescontactsactifssontaffichés.Lesinformationsprincipalessontaffichéesdanslaliste:fonction(s),email,numérodetéléphone,statut,datedecréationetlienavecl'Afdas.CliquersurleboutonExportpourexporterlesdonnéesfiltréessouslaformed'untableauExcel.1.Cliquersurl'icônepourmodifierlesinformationsd'uncontact.2.Cliquersurl'icônepourdésactiveruncontact.Ilpasseraalorsaustatutinactif.Modifier ou créer des contacts3.CliquersurleboutonNouveaupourcréerunnouveaucontact.Indiquersesinformationspersonnelles,safonctionauseindel'entrepriseainsiquesonrôledanssarelationavecl'Afdasavantdecliquersur.GÉRER SES CONTACTSGérer son compte

8Gérer les droits d'accès1.Sivosdroitslepermettent,cocheroudécocherunecasepourdéfinirlesdroitsaucontactcorrespondant.Lecontactprincipalpeutainsipartagerlesdroitsd'accèsàdescontactssecondairesquipourrontàleurtourgérerl'ensembledesdroitsdesautrescontacts.2.Cliquersurleboutonpourvaliderlesmodificationsdesdroitsd'accès.Lagestiondesdroitsd'accèspermetdedéfinirlesactionsquepeuventréaliserlescontactsquevousavezidentifiésauseindevotrestructureparmi:•L'accèsetlamodificationdesdonnéesde"Moncompte»•L'accèsetlamodificationdescoordonnéesbancaires•L'accèsetlamodificationauxdonnées"conventionsetprésences»•L'accèsetlamodificationdesdonnées"facturesetrèglements»•L'accèsauportail•Lagestiondesdroitsd'accèsGÉRER SES CONTACTSGérer son compte

9LesCoordonnéesBancairesdisponiblesdansl'ongletMonComptesontlesIBANutiliséspourréaliserlesremboursements.Sivousn'avezpasd'IBANrenseignédansvoscoordonnéesbancaires,ilvousseraproposerd'enajouteravanttoutesaisiedefacture.Eneffet,lorsdelasaisied'unefacture,vouspourrezalorschoisirlemodederèglement.1.Cliquersurl'icônepourmodifierlenomd'unIBANexistant.Sil'IBANn'estpascorrect,iln'estpaspossibledelesupprimeroumodifier.Désactiverl'IBANexistantàl'aidedel'icônexxpuiscréerunnouvelIBAN.2.CliquersurleboutonpourajouterunnouvelIBAN.Lacréationd'unnouvelIBANsupposedesaisirlesinformationspertinentesavantd'ajouteruneversionscannéedecedocumentetdevalidervotresaisie.3.Cliquersurleboutonpourvalidervotresaisie.Unefoisenregistrés,leschampsIBANetBICnesontplusmodifiables.GÉRER SES COORDONNÉES BANCAIRESGérer son compte

10NOTIFICATION INITIALERéaliser ses démarchesSuiteàlavalidationd'unedemandedepriseenchargeparl'Afdas,vousallezrecevoirunmaildenotificationquicomportedesinformationsimportantespourvotrefacturation:1.2.3.4.6.5.1.L'entreprise ayant fait la demande de prise en charge2.Le(la) stagiaire/apprenti(e)3.L'intitulé de la formation4.La référence Afdasdu contrat (référence de formation)5.Le montant total de la prise en charge Afdas6.Le n°de dépôt du contrat auprès de l'administration7.L'échéancier (uniquement contrat d'apprentissage)8.Les modalités de facturation et de certification (hors 1èreéchéance apprentissage) 3.4.1.2.1.2.5.6.8.Exemple de mail de notification pour un contrat d'apprentissage :7.Exemple de mail de notification pour un contrat de professionnalisation :1.2.8.

11NOTIFICATION INITIALERéaliser ses démarches1.Le nom de votre client2.L'intitulé de la formation/du module de formation3.La référence Afdas(référence de formation) => à rappeler sur tout échange avec l'Afdas4.Les modalitésde validation de la convention de certification et facturationExemple de mail pour un autre dispositif (hors alternance):1.4.3.1.4.3.

12Suivre ses modulesGÉRER SES DOSSIERSRéaliser ses démarchesAfinderetrouvertousmodulesdeformationpourlesquelsvotrestructureareçuunenotificationinitiale,depuislebandeauprincipal,cliquersurl'ongletMesDossiersPardéfaut,lesmodulessonttriéspardatededébutdeformation..Lesinformationsprincipalessontaffichéesdanslaliste:référencedelademande,libellédumodule,pourlecomptede,durée,coûtsdemandés,coûtsprisencharge,datededébut,datedefin,naturedel'action,codepostaldulieuderéalisation.a.Afinderetrouverplusfacilementleoulesmodule(s)quevousrecherchez,vousavezlapossibilitédefiltrercettelisteencliquantsurl'icône.b.Lalistedeschampsquipeuventêtrefiltréss'affiche(Statut,Naturedel'action,datededébut...),c.Vousavezégalementlapossibilitéd'exporterlesdonnéessouslaformed'untableauExcelencliquantsurleboutonExport.1.1.a.c.b.2.Unefoisleoulesmodule(s)trouvé(s),cliquersurl'icônepourenvisualiserun.Chaquelignecorrespondàunmoduleunique,auquelpeuvents'attacherunouplusieursstagiaires.2.

13Vérifiezl'ensembledesinformationsdelaconventionavantdelavalideroudelarefuser:a.Sivousacceptezlaconvention,sélectionner"Oui»dans"ValidationPrestataire»puiscliquersurpoursignerlaconvention.b.Encasdemodifications,sélectionnezpuislemotifdevotrerefusdanslalistedéroulantepuiscliquersurenregistrer.Pourrefuserlaconvention.Vousdevezpréciserlesraisonsdevotrerefusdepuisl'onglet"Mesdemandesdecontact»(voirRéaliserunedemandedecontact)Parexemplepourlemotif"Modificationdesdatesdeformation»envoyezunedemandedecontactcontenantlen°demodule(voirnotification)etlesnouvellesdatesdeformation.3.Cliquersurl'icônepourafficherlaconvention.Valider une conventionGÉRER SES DOSSIERSRéaliser ses démarches3.4.a.b.

14Certifier la réalisation des formations1.Cliquersurl'icônepourcertifierlaréalisationd'uneformation.2.Renseignerlesjoursetladuréedumoduleàcertifierpuiscliquersur.Vouspourrezlecaséchéant,modifierlesélémentsdessalariésquin'auraientpassuivil'intégralitédelaformationousaisirlesinformationssalariésparsalariés.3.Certifierlaréalisationencliquantsurenregistreraprèsavoircochélesmodalitésapplicables.Suiteàlaréalisationd'uneformation,ilvousfaudraencertifierlaréalisation.Cetteétapeestnécessaireavanttoutefacturation.GÉRER SES DOSSIERSRéaliser ses démarches

15Depuislebandeauprincipal,cliquersurl'ongletMesfacturespourretrouvertouteslesfacturesliéesàvosformations.LesfacturessonttriéesparN°delafacture.Lesinformationsprincipalessontaffichéesdanslaliste:type,N°delafacture,datedudocument,datedesaisie,statut,nombredemodules,totalHT,totalTTC,nomduRIB.Suivre ses factures1.Cliquersurl'icônepourvisualiserlerécapitulatifdevotrefacture.3.Cliquersurl'icônepourannulerunefacture.2.Cliquersurl'icônepourmodifierunefactureaustatut"Brouillon».Pourplusdedétailssurladémarche,téléchargerlesguides:»Guideutilisateursportailprestataire-facturation»GuideutilisateursportailprestataireCFA-facturation4.Cliquersurleboutonpourcréerunenouvellefacture.Attention:lacréationd'unefacturen'estpossiblequ'àpartirdumomentoùlacertificationdelaréalisationdesformationsaétéréaliséecf.Certifierlaréalisationdesformations.GÉRER SES FACTURES ET AVOIRSRéaliser ses démarches

16Créer un avoir1.Surunefactureaustatut"Validé»ou"Payé»,cliquersurl'icône.2.Renseignerlaréférenceinterneetladatecomptabledel'avoirpuiscliquersur.4.Cliquersurnregistrerunefoislesinformationsvérifiéespourtransmettrevotreavoiràl'Afdas.Lacréationd'unavoirestpossibleuniquementsilafactureestdéjàvalidéeoupayée.Vouspouvezréaliserdesavoirsdumontanttotaldevotrefacturesicelle-ciestàannuleroubiendesavoirspartielsdanslecasoùvousaurieztropfacturé.3.Ajouterobligatoirementvotreavoirenpiècejointe.Celui-cidoitcorrespondreaumontantrenseignédanslerécapitulatif.GÉRER SES FACTURES ET AVOIRSRéaliser ses démarches

17Pouradresserunmessageàl'Afdasconcernantunedemanded'aideoud'informations,,vousavezdeuxpossibilitésdepuislebandeauprincipal:2.RÉALISER UNE DEMANDE DE CONTACTContacter l'Afdas3.Danslalistedéroulante"*Mademandedecontactconcerne:»,choisirlacatégoriecorrespondantàvotredemande1.4.Lechamp"Jesouhaite»s'affiche.Ilvouspermetainsidepréciserlemotifdevotredemandeàl'aided'unelistedéroulanteassociéeàlacatégoriechoisieprécédemment.Exemplepourlacatégorie"Unefacture,unavoir»Leformulairededemandedecontacts'ouvre:a.Cliquersurl'ongletMesdemandesdecontact.Lalistedevosdemandedecontact,s'affiche.Cliquerensuitesurleboutonb.Cliquersurleboutondéplieràcôtédevotrenompuissur"Contacterl'Afdas»a.a.b.

18RÉALISER UNE DEMANDE DE CONTACTContacter l'Afdas4.Donnerunobjetàvotresollicitationetexpliciterautraversd'unmessage*lanaturedevotredemande.5.**AjoutersinécessaireuneouplusieurspiècesjointesàvotremessagepuiscliquersurEnvoyer.6.Unefoislademandetransmiseàl'Afdas,vousrecevezunaccuséderéceptiondanslaboîtemailassociéeaucontactconnectéauportailetunepagerécapitulativeapparaît:Afindefaciliternoséchanges,suivantlacatégorieetlemotifdevotredemande:AEIlvousserademandédequalifiervotredemande:Pourlemotif"undossier»,onvousdemanderadepréciser:Pourlemotif"unefacture,unavoir»,onvousdemanderadepréciser:AEDesrecommandationsvoussontfaitessurdesdonnéesàfairesapparaîtredansvotremessaged'accompagnement*et/oudespiècesjointesànousfournir**

19Depuislebandeauprincipal,cliquersurl'ongletMesdemandesdecontactpourvisualiserl'ensembledesdemandespourlesquellesvousavezsollicitéuneréponsedelapartdel'Afdas.Lesdemandesdecontactsonttriéespardatedelademande(champ"Crééle»).SUIVRE SES DEMANDES DE CONTACTContacter l'AfdasEn cliquant sur le n°de la demande, vous pouvez visualiser le détail de cette demande:Grâce au statut associé à chaque demande vous pouvez savoir où en sont vos demande:AENouveau : vous venez de soumettre votre demande/ elle n'a pas encore été prise en mainAEEn cours d'instruction : votre demande a été prise en main par nos servicesAEClôturé : votre demande a obtenu une réponse de notre partLesréponsesàvosdemandedecontactarriventdanslaboîtemailducontactconnectéauportailaumomentdelademandedecontact.Vousnepouvezpaslesvisualisersurleportail.Sivousn'avezobtenuaucuneréponsedel'Afdassurunedemandeaustatutclôturé,vérifierl'adressemailassociéeaucontactdansl'onglet"Moncompte»sous-onglet"Contacts»etfairelesmodificationssinécessaire.