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LES RÈGLES GÉNÉRALES

DE LA COMMUNICATION ÉCRITE

Catherine VALLEE

Attachée principale d'administration scolaire et universitaire (APASU),

Université de Poitiers

Janvier 2006

IMPORTANT:

Ces règles ne sont pas spécifiques à la communication administrative, mais à toute communication écrite.

I Généralités

¾ Ne pas multiplier les objets

S ; mais une même affaire pourra

nécessiter de rapporter plusieurs faits.

¾ Faire un plan

Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au

général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail.

- L'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée) ;

- le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation ;

- la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée

clairement.

¾ Tenir compte du destinataire

Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire : il conviendra de resituer le contexte de la correspondance.

contestable, etc.), il le signataire ait bien la compétence pour agir (délégation de signature).

¾ Reformuler sa demande

Reformuler sa demande, dans le cas d'une réponse. Replacer les informations dans leur contexte.

La professionnalisation des cadres

La communication des cadres

Outils pour agir

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¾ Choisir les arguments

Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments

que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du

plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

¾ Choisir ses mots

En fonction de votre récepteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez en

général les termes

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