[PDF] NOTE A lattention de Monsieur le Directeur du Cabinet du Ministre

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la Défense, le 23 DEC. 2004 NOTE

A l'attention de

Monsieur le Directeur du Cabinet

du Ministre de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer

Objet :

Affaire n° 2004-0232-01

Mission interministérielle de conception d'un programme d'optimisation des achats affaire suivie par : Georges BORNAND - CGPC 1

ère

Section

tél. 01.40.81.64.82, fax 01.40.81.68.28 mél. .georges.bornand@equipement.gouv.fr Pa

r lettre du 29 octobre 2004, vous avez demandé au Conseil général des ponts et chaussées de

participer à la mission interministérielle de conception d'un programme d'optimisation des achats.

Cette mission devait comporter une étape de diagnostic interne à notre ministère ainsi qu'une

étape de conception d'un plan d'action.

Au delà il s'agissait d'apporter notre contribution à l'élaboration d'un plan d'action interministériel Georges BORNAND et Georges ROZEN, ingénieurs généraux des ponts et chaussées que j'avais désignés pour cette mission, réalisée conjointement avec Christian SERRADJI Directeur de la DAFAG, m'ont communiqué les documents élaborés dans ce cadre et qui vous

ont déjà été transmis le 19 novembre par la DAFAG. Ce travail vient clore la mission interne à

notre ministère. Le CGPC et tout particulièrement Georges BORNAND ainsi que Georges ROZEN demeurent à la disposition du Cabinet pour poursuivre leur participation au comité de pilotage du plan d'action interministériel, si cela s'avérait nécessaire. ministère de l'Équipement des Transports de l'Aménagement du Territoire du Tourisme et de la Mer

Conseil Général des

Ponts et Chaussées

Le Vice-Président

Tour Pascal B

92055 La Défense cedex

téléphone :

01 40 81 21 22

télécopie :

01 40 81 62 62

mél . Cgpc @equipement.gouv.fr 2 / 2 Vous trouverez ci-joints, à titre de compte rendu, les documents mis en forme par la DAFAG.

Signé

Claude MARTINAND

Copies :

Monsieur le directeur de la DAFAG

Monsieur le Président de la 1

ère

Section

Monsieur le Secrétaire Général du CGP

P.J. (2)

Diagnostic achat

Projet de plan d'action ministériel

Ministère de l'ÉquipementConception d'un programme d'optimisation des politiques d'achatOPACHE - Plan d 'actions

19 Novembre 2004

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 2

L 'ambition du plan d'actions : lancer une dynamique qui s'inscrit dans la durée

Ancrer la démarche OPACHE au sein du

ministère de l 'équipement

Rendre cet ancrage irréversible

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 3

Retour sur les principaux points saillants du dia

g nostic achat du ministère

La pratique achat s'est développée dans un contexte de déconcentration et de décentralisation. Il

en résulte des achats diversifiées et dispersés sans vraiment de coordination entre les services

La majorité des achats du ministère porte sur des achats " métiers » effectués par les services

déconcentrés

La fonction achat est mal identifiée par rapport aux fonctions " coeur de métier » et " juridiques ». Il

n'y a pas véritablement de filière achat ni de reconnaissance de compétences dédiées Il y a des compétences et de bonnes pratiques mais elles sont mal connues et peu valorisées

Des marges de progrès ont été repérées pour améliorer la performance de l'achat du ministère (aux

niveaux de la définition du besoin, de l'optimisation du coût global, de la connaissance du marché

pour augmenter la compétition entre fournisseurs)

Les objectifs du

plan d'actions s'appuient sur les principaux points du diagnostic

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 4

Au travers du plan d'actions, le ministère de l'équipement poursuit 4 grands objectifs Développer et promouvoir les bonnes pratiques achat (internes et externes au ministère) Encourager le développement de politiques d'achat "métier» Mettre en place un dispositif d'achat performant pour les achats inter programmes Promouvoir une véritable filière achat et renforcer le professionnalisme de la fonction d'acheteur

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 5

Les 3 axes du plan d 'actions

Organiser

Accompagner

Expérimenter

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 6

Axe 1 Organiser la fonction achat

OBJECTIFS :

Définir l 'organisation achat du ministère dans le contexte de la LOLF et de la décentralisation.

Clarifier les rôles des différents acteurs et leur articulation

Mutualiser et favoriser les synergies

ACTIONS :

Faire des préconisations d 'organisation de la fonction achat en administration centrale (répartition

des rôles entre directions programmes et direction support) pour les achats " métiers » et les

achats de fonctionnement

Définir des orientations en terme de compétences à développer et de mise en réseau pour la

fonction achat des services déconcentrés Construire et animer le réseau d 'acheteurs ministériel (administration centrale et services déconcentrés)

LIVRABLES :

un document sur les préconisations d 'organisation pour l 'administration centrale (mi 2005) un document sur les orientations en terme de compétences et de mise en réseau pour les services déconcentrés (mi 2005)

les comptes-rendus des réunions du réseau des acheteurs et un bilan d 'activités de l 'année (fin

2005)

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 7

Axe 2 Accompagner : former et promouvoir

OBJECTIFS :

Renforcer le professionnalisme des acheteurs du ministère sur l 'ensemble des composantes de leur métier (économique, juridique et technique) Faire reconnaître et mettre en valeur les spécificités du métier d 'acheteur

ACTIONS :

Constituer et proposer une offre de formation par profil (en liaison avec l 'interministériel) : formation

généraliste/spécifique " métier » Définir les modalités d 'accès aux formations proposées par l 'interministériel Inscrire cette offre de formation dans les écoles et dans les programmes de stages des CIFP Organiser la " Première rencontre des acheteurs du ministère »

Réaliser un intranet achat ministériel

LIVRABLES :

L 'offre de formation par profil d'acheteur (mi 2005) Mise en ligne de l'Intranet achat ministériel (deuxième semestre 2005)

Bilan sur le nombre d 'acheteurs de l 'équipement ayant suivi des formations en interministériel et en

CIFP (fin 2005)

Réalisation de la " Première rencontre des acheteurs de l 'équipement » (fin 2005)

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 8

Axe 3 Expérimenter 4 actions pilotes ministérielles en 2005

OBJECTIF :

Identifier des segments d'achat à fort potentiel de gain (en termes de coût, délais, qualité)

Valoriser la démarche par l'exemple ; mobiliser les acteurs sur des exemples concrets

ACTIONS :

2 actions au niveau AC sur les segments d'achat :

consommables informatiques (objectif de gain entre -5 % et - 10 %) papier (objectif de gain entre -5 % et - 10 %)

1 étude d'opportunité et de faisabilité de globalisation ministérielle au niveau territorial

1 étude d'opportunité et de faisabilité sur un segment d 'achat " métier »

LIVRABLES :

Remise des conclusions des études (fin du premier semestre 2005)

Bilan des 2 actions au niveau AC (fin 2005)

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 9

Les conditions de mise en oeuvre

Communiquer sur le projet

Mettre en place une structure de

pilotage ministérielle

Avoir l'appui de l'interministériel

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 10

Conditions de mise en oeuvre1- Communiquer sur le projet

OBJECTIFS

Expliquer et promouvoir la démarche OPACHE auprès de tous les acteurs de l 'achat du ministère (administration centrale et services déconcentrés) Faire partager la même vision de la démarche par tous

CIBLES

Directeurs, secrétaires généraux, rédacteurs et juristes marchés, acheteurs les correspondants du futur réseau " achat », inspecteurs

ACTIONS

Rédiger un plan de communication pour préciser les cibles, le contenu, les modalités de la communication et le calendrier

Élaborer les outils de communication

Lancer les premières réunions de sensibilisation fin 2004-début 2005 Organiser les réunions avec les correspondants du réseau " achat » mi-2005 Communiquer sur les actions concrètes et leurs résultats (fin 2005-début 2006)

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 11

Conditions de mise en oeuvre

2- mettre en place une instance d'animation au sein de la DGPA : ses missions

A court terme

Communiquer sur la démarche (sensibiliser, expliquer, mobiliser)

Mise en oeuvre des 3 axes du plan d'actions

A terme

Animer et promouvoir la filière achat du ministère (construire et animer le réseau des acheteurs ; professionnaliser la fonction d 'acheteur)

Promouvoir les nouvelles pratiques économiques compatibles avec le code des marchés publics Recherche de synergies inter directionnelles et inter ministérielles Promouvoir le développement de la connaissance de l'offre sur les segments d 'achat

Élaborer la politique de consommation sur des produits/services récurrents à fort effet d'échelle

Élaborer les politiques achat (programmation, évaluation, révision) Assurer la maîtrise d 'oeuvre sur le système d'information achat du ministère

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 12

Conditions de mise en oeuvre3- L'appui de l'interministériel : nos attentes (1) Un fonctionnement en réseau interministériel en mode collégial Une mise en commun d'outilsApport d 'analyse économique de segments d 'achat Mise à disposition d 'outils méthodologiques pour la maîtrise des consommations

Fourniture de cahiers des charges types

Développement d 'un outil commun pour l 'analyse des données comptablesUne source d'informationsInformation sur les pratiques achat des autres ministères

Information sur toutes les dernières nouveautés en matière d 'achat (textes

réglementaires ; innovations technologiques ; calendrier des salons et forums...)Une offre de formationProposition de stages de formation

Formation des porteurs du ministère de la démarche OPACHE

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 13

Conditions de mise en oeuvre3- L'appui de l'interministériel : nos attentes (2) Réalisation d'une expérimentation de globalisation interministérielle pertinente segment d'achat proposé : micro ordinateurs

Conditions de participation du ministère de l'équipementPrise en compte des besoins du ministère

Bonne articulation avec les échéances de fin de marché du ministère

Approvisionnement simplifié pour les services

Gains économiques attendus significatifs

Equipement - OPACHE - Plan d'actions - 14

Investigations complémentaires

Au niveau de la connaissance des achats métiers : analyse des achats (dépense par nature d'achat, service acheteur et fournisseur)

Au niveau des pratiques d'achat des services

déconcentrés : rôle des parcs ? nature des achats effectués auprès de l'UGAP ? Au niveau de l'organisation des achats des services déconcentrés : existence de pratiques mutualisées interministérielles ?

Ministère de l'ÉquipementConception d'un programme d'optimisation des politiques d'achatOPACHE - Diagnostic

Octobre 2004

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 2

Sommaire du diagnostic (1)

Périmètre d'analyse

Analyse de la dépense globale

Analyse de la dépense détaillée par segment Organisation et périmètre achat des services

Synthèse des entretiens focalisés

Analyse de maturité des achats

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 3

Périmètre et méthode d'analyse

L'analyse a porté sur l'ensemble des achats des titres III et V pour les administrations centrales (hors aviation civile et tourisme) et les services déconcentrés.

Elle a été réalisée à partir d'extractions de données ACCORD et NDL complétées par des récupérations de données de consommation et de prix auprès d'un échantillonnage de services (8 services déconcentrés et 2 services de l'administration centrale)

Il est à noter que l'analyse est loin d'être exhaustive et non exempte de quelques approximations. Elle permet néanmoins de dégager quelques grandes tendances et encourage à aller plus loin dans l'analyse.

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 4

Sommaire du diagnostic (2)

Périmètre d'analyse

Analyse de la dépense globale

Analyse de la dépense détaillée par segment Organisation et périmètre achat des services

Synthèse des entretiens focalisés

Analyse de maturité des achats

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 5

Segmentation achat du ministère

La segmentation des achats par domaine permet d'identifier les grandes masses d'achats L'analyse a été réalisée sur un périmètre de 3,2 Md€

Le périmètre achat du ministère

étudié est de 2,8 Md€

Les dépenses de fonctionnement représentent 1,3 Md€ soit 48% des dépenses

516k€ (soit 0,02% de la dépense totale) ne sont pas affectés et

n'apparaissent pas dans la cartographie. P res t a t ions générales 15%

Fournitures

générales 7%

IT & Telecom

4%

Immobilier

21%

Affranchisseme

nt et impression

1%Achats

s pécifiques 52%
S ource : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 6

Sommaire du diagnostic (3)

Périmètre d'analyse

Analyse de la dépense globale

Analyse de la dépense détaillée par segment Organisation et périmètre achat des services

Synthèse des entretiens focalisés

Analyse de maturité des achats

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 7

Répartition des achats du domaine Prestations générales Répartition achat du domaine Prestations générales S ource : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 8

Répartition des achats du domaine fournitures générales Répartition achat du domaine fournitures générales S ource : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 9

Répartition des achats du domaine IT & Telecom

Répartition achat du domaine IT & Telecom

S ource : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 10

Répartition des achats du domaine Immobilier

Répartition achat du domaine Immobilier

S ource : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 11

Répartition des achats du domaine Affranchissement et impression Répartition achat du domaine affranchissement et impression S ource : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 12

Répartition des achats du domaine achat métierRépartition achat du domaine achat spécifiques

Le segment " Équipement »

comprend les 2 sous segment

Travaux Publics et Travaux Routiers

S ource : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 13

- 20 40 60 80 100 120 140 160

GRPT EUROVIA

GRPT GUINTOLI

GRPT SCREG

PARC DDE

GRPT COLAS

RAZEL

GRPT APPIA

BEC FRERES

VALERIAN

UGAP

PAYEUR GENERAL DU TRESOR

JEAN LEFEBVRE SA

EDF

FRANCE TELECOM

SACER URANO

GPT EIFFAGE

SOMARO

SDEL

HELARY

CARIL

AGENCE FONCIERE TECHNIQUE REGI

MALET SA

GRPT DEMATHIEU

PASCAL IMMOBILIER ONDE SNC

BONNEFOY STD

SATELEC

SIGNATURE

LA POSTE

ROUTIERE MORIN

Millions

Pareto des dépenses étudiées : les trente premiers fournisseurs du ministère

2,8 Md€ de dépenses

Le premier

fournisseur

Eurovia

représente 5 % de la dépense totale

Les 30 premiers

fournisseurs représentent 37 % de la dépense totale

Près de 1.100 fournisseurs

représentent 80 % de la masse d'achat

Source : extraction de données India

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 14

Pareto fournisseur hors travaux publics et hors travaux routiers

Le premier

fournisseur est l'UGAP et représente 3 % de la dépense hors travaux publics et travaux routiers

Les 30 premiers fournisseurs

représentent 20 % de la dépense hors travaux publics et travaux routiers

Plus de 4 000

fournisseurs représentent 80 % de la dépense hors travaux publics et travaux routiers

Source : extraction de données India

1,3 Md€ de dépenses

- 5 10 15 20 25 30 35 40 UGAP EDF

FRANCE TELECOM

CARIL

AGENCE FONCIERE TECHNIQUE

REGI

PASCAL IMMOBILIER ONDE SNC

LA POSTE

RAMBAUD MARTEL AVOCATS

DEPARTEMENT

CONSTRUCTIONS MECANIQUES DE

NO

SPECIALIST COMPUTER COMPAGNY

DELL

9 TELECOM

CEGELEC

INGEROP

MALET SA

STERIA

CONNES ENT.

SPIE TRINDEL

TOTAL

THALES

OPTIMUM MEDIA DIRECTION

SETEC ARES

LOWE ALICE ET STRATEUS

MAIRIES

INEO SNCF

CHATEAU D'EAU

DSD DILLINGERMillions

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 15

Répartition des achats administration centrales / services déconcentrés par domaine Répartition des achats administration centrale / services déconcentrés par domaine

La part des achats de l'administration centrale est de 223 M€ soit 8% de la dépense du ministère

La part des achats des services déconcentrés est de 2 559 M€ soit 92% de la masse d'achat du ministère

Hors achats spécifiquesLa part des achats de fonctionnement de l'administration centrale est de 190 M€ soit 14% de la dépense de fonctionnement du ministère

La part des achats de fonctionnement des services déconcentrés est de 1 134M€ soit 86% de la dépense de fonctionnement du ministère

S ource : extraction de données India

0%20%40%60%80%100%

Prestations

générales

Fournitures

générales

IT & Telecom

Immobilier

Affranchissement

et impression

Achats

spécifiques SDAC

Equipement - OPACHE - Diagnostic - 16

Répartition des achats administration centrale / services déconcentrés par segmentSource : extraction de données India

Montant achat + importantMontant achat - important

0%20%40%60%80%100%

Equipement

Prestations de

Autres prestations

Terrains

Achats spécifiques

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