[PDF] 12 méthodes de communication écrite et orale - Dunod

View - Download 12 méthodes de communication écrite et orale - Dunod

Previous PDF

Next PDF

12 méthodes de

communication

écrite

et orale 4 e

édition

Michelle Fayet

Jean-Denis Commeignes

© Dunod, Paris, 2013

ISBN 978-2-10-058755-1Illustration de couverture : Freshidea - Fotolia T a b le des matiè re s

IIIIntroduction

Prologue : Bien se connaître pour bien travailler ..........................5

Comment fi ltrez-vous les informations ? ............................................................5

Défi nition des actes d'analyse et de synthèse ...................................................6

Repérez votre tendance intellectuelle... ..........................................................10

PARTIE 1

C

APTER EFFICACEMENT L"INFORMATION

Méthode 1. Prendre des notes performantes :

la matrice " réceptive » La prise de notes : un acte essentiel pour spatialiser notre pensée... .......18

Les mots clés : titres des " fi chiers » de la mémoire .......................................19

Prendre des notes sur matrices synoptiques ..................................................20 Méthode 2. Cibler ses notes : la matrice " active » ....................27

Dynamiser l'acte d'écoute ..................................................................................28

Un outil de travail indispensable pour bien cibler ses notes .......................29

Créativité des découpages .................................................................................29

Méthode 3. Les parcours mentaux au service

de la mémorisation Déambuler par la pensée dans des lieux familiers........................................48 Associer aux objets personnels des images ludiques ...................................49 Comment créer son propre parcours mental ? ...............................................50

PARTIE 2

O

RGANISER SES IDÉES

Méthode 4. Ordonner sa pensée :

la roue du raisonnement

Une roue à moudre les raisonnements ............................................................67

Les documents professionnels éclairés par la roue du raisonnement .......69 Le plan défi nitif peut regrouper plusieurs voies ............................................75

12 méthodes de communication écrite et orale

IVMéthode 5. Synthétiser en arborescence

Les avantages de l'arborescence.......................................................................78

Un outil pour synthèses de grande envergure ...............................................82

Conseils pratiques de réalisation ......................................................................88

Méthode 6. Restituer une analyse personnelle :

Approach

Huit lettres qui permettent de penser à tout ..................................................92

Description des étapes Approach .....................................................................93

Rédaction de rapports par la méthode Approach .........................................96

PARTIE 3

T

RANSMETTRE L"INFORMATION POUR AGIR

Méthode 7. Paix sur vos e-mails .........................................................105

Fils rouges différents entre lettres et e-mails ...............................................106

Déroulé de la méthode ....................................................................................107

Quels outils pour contrôler le ton donné au message ? .............................111 Méthode 8. Synthétiser pour les autres : Octopus ..................119

Mettez en scène vos questions... ...................................................................122

Six avantages pour une même méthode ......................................................122 Synthèse par accumulation progressive d'informations .............................132 Méthode 9. S"appuyer sur des supports d"exposé sécurisants : Expofi l

Les atouts de la méthode Expofi l ...................................................................140

Les trois situations auxquelles répond Expofi l .............................................141

Une méthode pour tous les exposés .............................................................143

Table des matières

V

PARTIE 4

P

ARTAGER SES IDÉES

Méthode 10. Conduire un projet : Pilotages ................................159 Neuf lettres pour vous aider à façonner votre projet ..................................160 Une armature opérationnelle adaptable à tous vos projets ......................161 Comment présenter son projet et le faire accepter ? ..................................173

Comment analyser et présenter un projet déjà réalisé ? ............................176

Méthode 11. Optimiser l'impact d'une réunion : IPPDA ......185

IPPDA : cinq cartes à jouer en réunion ..........................................................186

Les cinq étapes de la méthode

IPPDA ...........................................................187 Rédaction de comptes rendus : mission objectivité ....................................196 Rédaction de comptes rendus synoptiques ..................................................206 Méthode 12. Structurer des idées en groupe :

Particip-Action

.........................215 Faire émerger en direct des problèmes et solutions ...................................216

Les quatre étapes de Particip-Action ..............................................................218

Illustration de la procédure Particip-Action ...................................................223

Horizons... ....................................................................... ..................................230 Bibliographie ....................................................................... .............................231 1

Introduction

F ace à la page blanche, beaucoup éprouvent des diffi cultés à relier leur pensée à l'acte d'écriture, et la page reste immaculée ou se couvre de ratures désordonnées, signe d'un malaise intérieur. Ces obstacles affectent également les prestations orales qui s'appuient, dans ce cas, sur des notes trop denses ou peu organisées. En tant que formateurs en communication écrite et orale, nous avons été souvent confrontés à de telles attitudes amenant très fréquemment une réaction de rejet face à tout acte d"écriture. Certains délèguent à outrance tous les travaux rédactionnels tandis que d"autres jettent rapi- dement du texte sur papier ou écran pour en finir avec ces situations d"écriture, ne valorisant pas de cette manière la teneur de leur travail. Or, nous avons très vite compris, à la suite de nos séances de for- mation, qu"il fallait remonter aux sources, en amont dans la " fabrique d"idées », pour engager une véritable démarche d"amélioration per- sonnelle. En effet, la tradition française, il faut le reconnaître, n"est pas particulièrement engagée dans la transmission de méthodes d"aide à la pensée lors du cursus scolaire. Les plus doués s"en forgent au gré de leur parcours, la majorité tâtonne ou arpente exclusivement les chemins les plus balisés. Face aux freins multiples rencontrés dans le monde du travail, il nous a paru intéressant de regrouper, en un seul ouvrage, douze méthodes susceptibles d"accroître les performances de vos actions de communication.

12 méthodes de communication écrite et orale

2 Certaines de ces méthodes sont issues d"autres pays ou d"autres époques, en particulier les arborescences, théorisées par l"Anglais Tony Buzan, le principe des tableaux synoptiques, très en vigueur au Canada et aux États-Unis, ou encore la méthode des parcours mentaux empruntée à la Grèce antique. Toutefois, nous avons choisi de les adapter à l"esprit français et aux préoccupations des entreprises actuelles. Certaines, en revanche, ont été notre création en fonction de nos besoins opération- nels, en l"occurrence les méthodes Approach, Pilotages, Expofil... Forts de ces douze outils clés, nous pensons que vous pourrez, ainsi, assumer toutes les situations les plus fréquentes de vos vies profession- nelles ou personnelles. Leurs atouts sont d"être concrètement utilisables par des utilisateurs de formations différentes, de tendance naturelle plus synthétique ou plus analytique, et souvent issus de secteurs d"activité très diversifiés. Vous serez aptes à vous dégager d"une prise de notes traditionnelle, trop linéaire, à partir de laquelle l"information essentielle n"apparaît pas rapidement. Grâce à ces méthodes, vous aurez la liberté d"exploiter la page dans sa véritable " dimension spatiale », vous pourrez également mieux hiérarchiser et établir des liens entre les idées et, par là même, les exposer plus clairement. En effet, quand l"architecture d"ensemble est bien construite, il est plus facile de formaliser sa pensée. La clarté d"un message dépend étroitement de la solidité de la structure qui le sous-tend et de la cohérence d"ensemble du discours. Les douze méthodes proposées dans ce livre sont illustrées concrète- ment par des exemples ou des études de cas que nous avons souhaités les plus plaisants et les plus éclairants. Au travers de notre expérience, nous avons donc sélectionné les méthodes les plus plébiscitées sans mettre en exergue l"une ou l"autre, car c"est bien évidemment à chacun, selon son besoin et sa forme d"esprit, d"aller vers les outils les plus adaptés à sa personnalité et à son champ d"application.

Celui qui a pour volonté de s'améliorer

ne peut se perdre en chemin...

Introduction

3

12 méthodes clés

et leurs objectifs

1. Matrice réceptive

S"approprier l"information

S

électionner l"information

selon son objectifOrganiser sa communication selon un plan pertinentStocker et retrouver l"informationConvaincre par la logique du raisonnement

Conduire efficacement

un projetUtiliser pleinement ses deux cerveauxFaire le tour de la question

Maîtriser

le déroulement des réunions et en assurer le suiviRéussir ses présentations orales

Structurer des idées

en groupe2. Matrice active4. Roue du raisonnement

5. Arborescence

6. Approach

10. Pilotages

3. Parcours mentaux

8. Octopus

11. IPPDA

9. Expofil

12. Particip-Action

Transmettre efficacement

par messagerie

7. Paix

12 méthodes de communication écrite et orale

4

Quelle méthode pour quelle activité ?

12 méthodes

à utiliser

20 situations

professionnelles rencontrées

Matrice réceptive

Matrice active

Parcours mentaux

Roue du raisonnement

Arborescences

Approach

Paix

Octopus

Expofil

Pilotages

IPPDA

Particip-Action

1. Contact téléphonique

2. Compte rendu de

réunion

3. Exposé d"un sujet à

l"oral

4. Formulation d"un projet

5. Lettres - e-mails

6. Notes d"information

7. Notes de service

8. Notes de synthèse

9. Préparation de réunion

10. Préparation

documentaire d"un projet

11. Préparation

documentaire du rapport

12. Présentation rédigée

du rapport

13. Présentation d"un

projet

14. Prise de notes en

réunion

15. Procès verbaux

16. Recherche d"idées

17. Revue de presse

18. Révision/

Mémorisation

19. Synthèse de cours

20. Synthèse de dossiers

5

Prologue : Bien se

connaître pour bien travailler A vant de vous proposer différentes stratégies pour mieux com- muniquer à l'oral comme à l'écrit, il est important que vous soyez en mesure de situer votre tendance intellectuelle. En effet, celle-ci est déterminante. Chaque personne est un fi ltre qui recueille les informations venues de l'extérieur sur un mode qui lui est propre. Ainsi, selon la tendance de chacun, la restitution pourra être ensuite plus analytique ou plus synthétique.

Comment fi ltrez-vous les informations ?

Certains, par sélection systématique de l"information, choisissent de se nourrir d"une quantité réduite de matière. D"autres, au contraire, ont soif d"un volume important de connaissances pour exercer leur réflexion. Les méthodes que nous vous proposons conviennent aux deux, mais il est intéressant de connaître sa propre tendance pour mieux la canaliser. Affirmer en effet qu"une tendance est synthétique ou analytique ne signifie pas forcément que celle-ci soit maîtrisée par la personne. Ces tendances révèlent la qualité et la forme du filtre d"écoute personnel de chacun. Il n"y a pas une valeur supérieure à être de telle ou telle tendance. Il s"agit seulement d"une observation de l"existant, utile pour mieux orienter ses axes de travail. Co

12 méthodes de communication écrite et orale

6

Défi nition des actes d"analyse

et de synthèse Dans l"ordre des opérations intellectuelles, l"analyse précède la synthèse. C"est l"acte par lequel la pensée arpente le terrain (avec méthode ou sans méthode). Elle s"appuie alors sur l"observation, sur des documents, sur elle-même par réflexion intérieure. Ce moment d"analyse est fondamental car, selon le cas, l"opportunité est offerte de découvrir, lors de cette étape, de nouveaux documents aptes à bouleverser les idées reçues ou bien des champs de réflexion jamais développés auparavant. L"acte d"analyse n"est en effet pas discri- minatoire, il englobe avec intérêt tant les points clés que les informations d"appui, voire des exemples concrets pris sur le terrain. Certains tempéraments, généralement plus indifférents au temps passé, les " analytiques », sont à l"aise dans cette démarche de décou- verte, souvent minutieuse, qui réclame ouverture d"esprit et constant effort d"objectivité. La synthèse est l"étape suivante. C"est le moment au cours duquel, au moyen de choix personnels, on décide de dégager les éléments essentiels, plus génériques, afin de transmettre rapidement la teneur d"une situation ou d"un problème. La synthèse est profondément un acte de communication vers les autres. Quant à eux, les " synthétiques », peuvent alors avoir tendance à vouloir aller trop vite vers l"essentiel pour gagner du temps. Or, sans passer par l"étape sérieuse de l"analyse, le résultat peut n"être qu"un relevé d"éléments sélectionnés par survol, qui ne constituent pas au final une véritable synthèse. Ces synthèses mal dominées peuvent même fausser parfois la perception des données en présence, en simulant la clarté par la brieveté du texte alors que le message transmis n"est qu"une caricature du contenu à transmettre. Une synthèse maîtrisée doit être en effet le résultat d"une analyse sérieuse. Le véritable acte de synthèse est dans ce cas un aboutisse- ment. Si l"analyse favorise en amont la maturité de la réflexion, elle est Dé

Prologue

7 matériellement plus volumineuse. Pour réellement donner de l"impact au sujet traité, sa longueur pouvant décourager, le rédacteur devra s"imposer ensuite de passer par le goulot plus étroit de la véritable syn- thèse. Cette dernière répond généralement à un objectif préétabli : être parfaitement adaptée à la situation ou aux destinataires en présence.

Prendre garde aux dérives possibles

Chaque personne possède donc une tendance qui la porte naturelle- ment soit vers le flot de l"analyse, soit vers le radeau de la synthèse. Certains, toutefois, peuvent avoir déjà établi en eux-mêmes l"équilibre des deux tendances, naturellement, par formation ou expérience. Or, au-delà de cette tendance intérieure très personnelle, liée à son propre mode de filtrage des informations reçues de l"environnement, il faut soi-même apprendre à conduire une analyse avec méthode pour dégager de manière efficace les éléments clés. Par dérive, une analyse mal conduite peut mener au brouillage et à la noyade au milieu d"une masse d"informations non contrôlées. L"acte de synthèse, par dérive, peut se limiter à un repérage de bribes d"informations, pas forcément essentielles, mais donnant l"impression trompeuse d"un acte de synthèse par la brièveté du texte émis. Un texte bref n"est pas une preuve de qualité de synthèse. Ce peut être tout simplement un amalgame d"idées ou de faits qui, n"ayant rien d"essen- tiel, viennent apporter seulement de la confusion par incohérence ou subjectivité de sélections rapidement effectuées.

Caractéristiques des analyses mal conduites

ter en reportant constamment à plus tard le moment de la synthèse. trop vite des éléments à retenir sans aucune vision d"ensemble.

12 méthodes de communication écrite et orale

8 Caractéristiques des synthèses mal conduites

préalable l"effort d"analyse. cohérence les uns par rapport aux autres.

Forces des deux tendances

Tendance

analytique

Caractéristiques

• Volume de matière observée : large voire très large • Risque de noyade face à la masse d'informations recueillie • Temps de recherche et de traitement importants

Atout en situation maîtrisée

• Bonne connaissance du sujet • Capacité à se faire une opinion personnelle bien étayéeOuverture à tous les champs de recherche

Prologue

9

Tendance

synthétique

Caractéristiques

• Volume de matière observée : ciblé • Risque d'apriorisme • Volume exploitable très rapidementSélection en amont des champs de recherche

Atout en situation maîtrisée

• Repérage de l'essentiel • Messages clés bien transmis

Se découvrir pour l"harmonie relationnelle

Ces deux tendances sont décrites précédemment dans leurs caractéris- tiques marquantes, générant une attitude et des comportements repé- rables facilement pour ceux qui, dans le test suivant, obtiendront un score dépassant 18 dans l'une des deux tendances. Les analytiques ou les syn- thétiques se compléteront dans la vie professionnelle ou personnelle, s'ils prennent conscience de la richesse de ces différences. Ils cesseront de s'agacer mutuellement ! Pour les autres, les modérateurs de groupe par essence (entre 15 et 18 dans le test suivant), ils puisent naturellement dans l'une ou l'autre des deux tendances, au gré des besoins. En effet, ce sont des personnes suf- fi samment souples pour être capables de se comporter en analytique ou synthétique selon la situation en présence. Il s'agit généralement pour eux de contrebalancer un déséquilibre dans un groupe qui serait fortement analytique ou trop synthétique.

12 méthodes de communication écrite et orale

10

Repérez votre tendance intellectuelle...

Afin de vous permettre de situer votre tendance personnelle, nous vous proposons le test suivant, conçu au contact de nombreux adultes en formation. Il nous permet depuis plusieurs années de mieux organiser notre pédagogie face à un groupe, et de conseiller les méthodes les mieux adaptées à chacun.

TEST Oui Non

1. Vous débarrassez-vous facilement de journaux, de papiers

encombrants ?

2. Êtes-vous d"un tempérament à accumuler les objets,

vêtements, livres... ?

3. Lors d"une étude, recherchez-vous tout d"abord des livres de

petit volume synthétisant le sujet en peu de pages ?

4. Prenez-vous beaucoup de notes lors de réunions, de cours,

de conférences ?

5. Êtes-vous rapidement capable de parler d"un sujet en ayant

très peu d"éléments le concernant ?

6. Pleurez-vous fréquemment au cinéma lorsque l"émotion est

trop forte ?

7. Pouvez-vous lire facilement de gros livres ?

8. Vous ne supportez pas les descriptions trop détaillées ?

9. Avez-vous, en parlant, tendance à dériver de votre sujet ?

10. Les jours d"examen, aviez-vous souvent terminé avant la fi n

de l"épreuve ?

11. Avez-vous l"impression d"écrire trop directement, voire

sèchement ?

12. Êtes-vous très sensible aux détails vestimentaires, à

l"harmonie des formes et des couleurs ?

13. Lorsque vous écoutez un exposé, les anecdotes et les

détails donnés peuvent-ils vous gêner ?

14. Lors de l"étude d"un sujet, avez-vous tendance à lire, dès le

début, de nombreux livres et à prendre des notes ? Re

Prologue

11

TEST Oui Non

15. Cherchez-vous constamment à gagner du temps en

réfl échissant et en organisant vos actions à l"avance ?

16. Éprouvez-vous le besoin de faire systématiquement un plan

détaillé de vos écrits avant d"en commencer la rédaction ?

17. Êtes-vous attiré(e) par les documentaires ?

18. Vous préférez découvrir les situations en les vivant, sans les

anticiper.

19. Dans un nouveau travail, vos compétences sont-elles

reconnues immédiatement ?

20. Après l"exposé de quelqu"un, êtes-vous capable d"en

dégager très rapidement les points principaux ?

21. Lors d"une reformulation, vous ne savez pas quoi supprimer

car tout vous paraît important.

22. Vous recherchez constamment la perfection du moindre

détail.

23. Lorsque vous voyagez, emportez-vous toujours beaucoup de

bagages ?

24. Dans votre lieu de vie, vous préférez les décorations très

dépouillées, sans beaucoup de meubles.

25. Êtes-vous capable d"acheter un objet qui vous plaît même si

vous en possédez déjà plusieurs du même type ?

26. Vous avez besoin de mettre de l"ordre dans vos affaires très

fréquemment.

27. Vous lassez-vous très vite d"un travail ou d"un sujet que vous

devez étudier ?

28. Vous éprouvez le besoin fréquent de vous déplacer et de

changer d"activité.

29. Vous pouvez lire plusieurs livres sur le même sujet avec plaisir.

30. Vous avez tendance à arriver en avance en anticipant

d"éventuels problèmes de transport. Possédez-vous des réactions de type analytique ou synthétique ?

À vous de juger...

12 méthodes de communication écrite et orale

12

Corrigé du test

Indiquez par une croix dans chaque colonne votre réponse puis effectuez le total par colonne.

Analytique Synthétique

Vos résultats Vos résultats

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.

30.Non

Oui Non Oui Non Oui Oui Non Oui Non Non Oui Nonquotesdbs_dbs11.pdfusesText_17

[PDF] Les banlieues en France

[PDF] Les besoins alimentaires des animaux

[PDF] Les besoins en eau à la source de l’aménagement des territoires

[PDF] Les besoins nutritionnels de l’Homme

[PDF] Les cahiers de doléances

[PDF] Les calculs de durée

[PDF] Les Caractères : lecture méthodique 1

[PDF] Les Caractères : lecture méthodique 2

[PDF] Les Caractères : lecture méthodique 3

[PDF] Les Caractères : lecture méthodique 4

[PDF] Les Caractères : questions d’ensemble

[PDF] Les Caractères : résumé et découpage de l’oeuvre

[PDF] Les caractères d’un régime totalitaire

[PDF] Les caractéristiques communes des Etats pauvres

[PDF] Les caractéristiques de la reproduction sexuée