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Version 2.40 du 31/05/2013

MANUEL

Pour une meilleure prise en main

Ce guide reprend les principales fonctionnalités du logiciel tout en essayant de coller à la réalité des besoins des scolaire.

© REA Brigitte

REA Brigitte Formatrice DAFPA

Septembre 2013 2

TABLE DES MATIERES

1- Insérer le fichier emprunteurs

1-1 Editer la liste des prêts non rendus

1-2 Retourner les prêts non rendus

1-3 Supprimer le fichier élèves

1-4 Insérer les nouveaux emprunteurs

1-5 Mise à jour du fichier emprunteurs

3

2- Bulletiner 4

3-

3-1 Données récupérables par abonnement ou gratuitement

3-2 Extraction des MémoFiches au format BCDI

5 6

4- Acquisitions Gestion des commandes

4-1 Préparation

4-2 Voir, modifier les commandes

4-3 Réception

4-4 Relance

6 9 8

5- Catalogage

5-1 Saisie de la description bibliographique

5-

5-3 Editer le code à barre

10 12 14

6- Prêt

6-1 Paramétrage du prêt

Gestion du calendrier de prêt

6-11 Créer un type de prêt

6-12 Créer un profil de prêt

6-

6-3 Prolonger un prêt

6-4 Lettre de rappel

6-5 Gérer les réservations

6-6 Transformation, création et prêt de série

6-7 Rendre anonyme les prêts

14 14 15 15 16 16 16 16 19 20

7- Recherche gestionnaire

7- 7-

7-3 Comment construire une équation de recherches ?

7-4 Formats de sortie

21
22
22
22

8- Edition de produits

8-1 Création de rapports

8- 8- 23
25
26

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1- Insérer le fichier emprunteurs

Deux possibilités :

¾ Soit on supprime et remplace le fichier des emprunteurs élèves

¾ Soit on effectue une mise à jour.

Dans le premier cas, attention seules les fiches des élèves non retardataires seront détruites. En ce qui concerne les autres il faudra éditer la liste de tous

1.1. Editer la liste des prêts non rendus :

Gestion du prêt Ö Gestion des retards Ö Statut = Elève En format de sortie : récupérer le fichier ListeRap.Htm en décochant et éditer la liste des retardataires puis retourner les prêts non rendus.

1.2. Retourner les prêts non rendus :

Ö Rechercher Ö Prêts Ö Retourné le = Vide et Statut = Elève ATTENTION : la modification par lot sur le champ " Retourné le » nétant plus possible avec la version 2.40, cette modification doit être faite manuellement.

1.3. Supprimer le fichier élèves :

Gestion du prêt Ö Gestion des emprunteurs Ö Rechercher Ö Statut = Elève Ö

Supprimer

1.4. Insérer les nouveaux emprunteurs :

Attention : ne pas oublier de modifier le statut des documents non rendus. Recherche Gestionnaire Ö Exemplaire Ö Rechercher tous les documents non rendus et modifier ainsi . Ce statut sera à modifier au moment du retour.

1.5. Mise à jour du fichier emprunteurs

Grâce à cette procédure on peut conserver les informations saisies " Une procédure de dédoublonnage plus fiable est mise en oeuvre à partir de unique. » (CRDP de Poitou-Charentes Logiciels BCDI Juin 2012)

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2- Bulletiner

Le bulletinage est la fonction caractéristique de la gestion de périodiques. Il est défini, selon l'AFNOR, comme l'enregistrement régulier des livraisons des publications en série au fur et à mesure de leur entrée, permettant de connaître l'état de la collection. C'est donc la gestion des arrivées des périodiques reçus sur abonnement. Mais le bulletinage ne comprend pas la gestion des abonnements, ni le catalogage des articles dépouillés. V : se fait à partir de : Ö Bulletinage Ö Voir, saisir. Enregistrement du document Ce nouveau périodique servira de modèle aux suivants. En cas de doute sur la collection, vérifier sur la liste des périodiques dépouillés par le CRDP de Poitiers

3 La récupération

3-1 Données récupérables par abonnement ou gratuitement

Î Mémofiches :

bibliographiques issues de 192 périodiques représentant les titres les plus présents dans les CDI des co technologique et professionnel. Ce dépouillement est réalisé par une équipe de plus de 60 enseignants documentalistes exerçant en collège et en lycée, formés et coordonnés par le CRDP de Poitou-Charentes. » Î Mémodocnet : " Sur le modèle des Mémofiches, Mémodocnet est un service précisément des milliers de pages de sites Internet. Mémodocnet est conçu comme un moyen de sensibilisation et de formation des élèves à la recherche documentaire sur Internet. Il fonctionne dans un environnement déjà familier pour les élèves : le portail e-sidoc et le logiciel BCDI ». Plus de 8 500 références documentaires. http://cyberlibrairie.crdp- Î MémoElectre : " MémoElectre vous permet de rechercher et de récupérer des notices de livres récents (les 5 dernières années) correspondant à vos nouvelles acquisitions et allège ainsi vos tâches de traitement documentaire. Ces notices bibliographiques sont aux formats BCDI 3 et BCDI Abonnement, donc directement insérables dans les bases de CDI. Ce service est co-édité par la société Electre et le CRDP de Poitou-Charentes ».

Î MémoElectre Plus : " A

mise à jour soit plus de 1,5 million de références de livres et de documents multimédias francophones. » Î BN Opale plus : service web gratuit après inscription. Catalogue multimédia de la BNF, recense les documents imprimés et audiovisuels français et étrangers entrés par dépôt légal, acquisitions, dons et échanges

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http://www.bn-opaleplus.fr/ : voir le site documentation de Versailles : Î Bibliographie Nationale Française : service web gratuit. Elle rassemble les notices bibliographiques (livres édités ou diffusés en France, cartographie, musique, publications en série, audiovisuels) reçus par la BNF au titre du dépôt légal mais n'est pas un catalogue. http://bibliographienationale.bnf.fr/ de Versailles : Î Moccam : mon catalogue collectif à moi. Service web gratuit après inscription. Il est possible à partir de Moccam de récupérer toutes les notices de la BNF. Les

ISBN non trouvés à la BNF (nouveautés, livres à paraître) sont récupérés

gratuitement chez le libraire en ligne Amazon.fr. Son utilisation est simple, on peut récupérer les notices en bipant les codes-barres des documents par lot (pas

besoin de valider à chaque fois) et télécharger le panier dans la foulée (pas

besoin d'attendre). http://www.moccam-en-ligne.fr/ de Versailles : Î Scérén : service gratuit. La cyberlibrairie du Scérén propose pour une grande partie des productions du réseau dédiées à l'édition pédagogique tout support pour les acteurs et les usagers du système éducatif, un téléchargement de la notice directement intégrable dans BCDI. http://www.cndp.fr/produits/ : voir le site documentation d de Versailles : Î Onisep : service gratuit. Le service Notices Kiosque ONISEP vous propose de télécharger gratuitement au format BCDI les notices correspondant aux publications de l'ONISEP présentes dans votre fonds documentaire. http://onisep.crdp3-poitiers.org/ : voir le de Versailles : Î Citédoc bibli est une base de mutualisation plus de 90 000 notices proposées et environ 160 revues dépouillées (Gestion Doctec). Toutes les notices de cette base sont libres de droit et récupérables par le Z39.50 ou par le panier Attention : vérifier les notices importées car elles peuvent comporter des erreurs.

Voir le chapitre 5 sur le catalogage.

3-2 Extraction des Mémofiches

Les n : onglet Mes abonnements

Mémofiches Télécharger un de mes envois Télécharger mon fichier (soit le dernier dépouillement). Enregistrez le fichier Mmn ???.Mmn dans C:\BcdiCli\temp\Memofiches ou C:\BcdiServ\temp\Memofiches (créer un répertoire Mémofiches).

3-3 Insertion dans BCDI

Î De Mémofiches, Mémodocnet, Notices Electre

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Ö Gestion du fonds Ö Importation de Notices Ö Au format Memonotices Ö

Mmn ???.Mmn Ö Ouvrir Ö Sans exemplaire.

fichiers sont évidemment différents. Î Insertion de paniers Moccam, de notices de la Bibliographie Nationale

Française

Ö Gestion du fonds Ö Importation de Notices Ö Au format Unimarc Ö Ouvrir Ö

Sans exemplaire ou avec.

4 Acquisitions Gestion des commandes

4-1 Préparation

La fonction " préparer les commandes » permet de choisir dans la base les -ci soient préalablement saisis ou importés. Activités à réaliser afin de retrouver les notices insérées :

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- Rechercher par cote COMMANDE proposition de cote pour les exemplaires - ou date de saisie

Soit la date

ou de saisie correspond à un jour précis, soit elle est supérieure si elles se sont effectuées sur plusieurs jours.

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Ö Enregistrer la commande (le fichier se trouve ensuite dans le répertoire commande de votre base) Ö Editer le bon de commande Ö Remplir les champs

La première fois saisir le fournisseur.

Le numéro de bon

est obligatoire et est donné par le professeur documentaliste. Il peut être par exemple 0113 si cette commande est la première de

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4-2 Voir, modifier les commandes

Cette fonction permet de gérer des commandes en cours. Par contre, il n'est pas possible de renommer, modifier et supprimer une commande envoyée.

4-3 Réception

Rappeler une commande Ö Un double clic sur chacun des titres reçus permet

Nombre

fournisseur pour les ouvrages non reçus. Le champ " Situation » est relié à une liste de cinq valeurs : " A paraître, En réimpression, Epuisé, Manquant et Manquant noté »

4-4 Relance fournisseurs

Permet d'envoyer éventuellement une lettre de relance à un fournisseur grâce aux valeurs du champ " Situation ».

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5 - Catalogage

Ö Gestion du fonds Ö Catalogage Ö Saisir : pour un nouveau document Ö Gestion du fonds Ö Catalogage Ö Retrouver : pour vérifier un document

5-1 Saisie de la description bibliographique

n documentaire) et analyse documentaire (étude du contenu).

Î Titre

transcrit en lettres minuscules avec majuscule initiale (sauf cas particuliers des périodiques), pas d'abréviation, pas de point final. Document imprimé : le titre est celui qui figure sur la page de titre (et non sur la couverture). Ex : Les Misérables, tome II se saisit : Les Misérables. 2 Les sous-titres sont précédés de deux points : Amazonie : la foire d'empoigne dans le même volume les titres sont séparés par un point-virgule : La Cerisaie ; La Mouette Cas des monographies en plusieurs volumes (bandes dessinées par exemple) : Titre commun. N°, Titre dépendant Aldébaran. 1, La catastrophe Périodique : le titre est suivi du numéro du périodique

Ex : Nouvel Observateur 2200

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