[PDF] Demande de Proposition (RFP) NOM & ADRESSE DE LA SOCIETE

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Demande de Proposition (RFP)

NOM & ADRESSE DE LA SOCIETE :

DATE : 19 juin 2017

REFERENCE : RFP 003_SNU_2017

Maintenance des Groupes Electrogènes et des

installations électriques des Agences du Système des Nations Unies (SNU) au Togo

Objet : Invitation à soumissionner pour la sélection de deux (2) entreprises pour Maintenance des Groupes

Electrogènes et deux (2) entreprises pour la maintenance des installations électriques des Agences du Système

des Nations Unies (SNU) au Togo.

Madame, Monsieur,

Vous êtes invité(e) à soumettre une proposition pour la Maintenance des Groupes Electrogènes et pour la

maintenance des installations électriques des Agences du Système des Nations Unies (SNU) au Togo, selon les

termes de Référence (TDR) ci-joints. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition : (Annexe I)

Obligatoire) (Annexe II)

(Annexe III)

Les soumissions comprendront :

a. une proposition technique, et b. une proposition financière Les deux propositions seront placées sous plis scellés distincts. dans des enveloppes intérieures séparées indiquant le nom et mention "offre technique» et la mention "offre financière ».

L'enveloppe portant la mention " offre technique » ne devra contenir aucune référence au montant de la soumission

financière sous peine de rejet de l'offre. suivante:

REFERENCE : : RFP 003_SNU_2017

Maintenance des Groupes Electrogènes et des installations électriques des Agences du Système des Nations Unies

(SNU) au Togo adressée : Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD)

40, Avenue des Nations Unies

Lomé, Togo

NB : Si vos propositions techniques et financières ne sont pas scellées dans des enveloppes séparées, votre offre

sera rejetée. -dessus au plus tard le vendredi 7 juillet 2017 à 17 heures

GMT. Toutes les offres reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées.

2.

clarification.tg@undp.org. Nous nous efforcerons de vous fournir la réponse rapidement. Cependant, tout retard

dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de

soumission de votre proposition.

LE PNUD

2

ANEXE 1 : Termes de référence

Termes de réf

Agences du Système des Nations Unies au Togo.

1. Contexte

Le SNU-Togo envisage de signer un contrat à long terme (Long Terme Agreement - LTA) avec deux (2) entreprises

pour la maintenance des Groupes Electrogènes et des installations électriques des Bureaux des Agences des Nations

Unies à Lomé avec une société spécialisée et performante pour une durée ,

et la maintenance des Groupes Electrogènes et des installations électriques existants au sein de ces Agences.

2. Nature des services

La nature des services concernés par le présent appel à propositions est décrite ci-après :

2.1 Prestations devant être effectuées au cours de l'entretien des groupes électrogènes :

- Visite de contrôle général

effectue un contrôle général du groupe et de ses auxiliaires (fuites, encrassement, mauvaise fixation, serrage

des connexions, aspect général ...

La documentation technique du fabricant indique clairement ce qui doit être fait et à quelle période. Aussi il est

important que le prestataire suive scrupuleusement lesdites directives.

Le vieillissement des matériels, les préconisations du constructeur, les normes en vigueur doivent être

constructeur dans le manuel

2.2. Dépannage et réparation des Groupes Electrogènes

La Société contractante doit démontrer pouvoir être joignable 24h/24 et ses équipes de techniciens intervenir

24h/24h 365j/an )

2.3 .

La société contractante assurera dans le cadre de la maintenance des installations électriques les services suivants :

- Maintenance préventive des installations électriques

Organiser une fois par mois la maintenance préventive des installations électriques (éclairage, portes et portails à

commande électriques, etc.), de contrôle du circ et des installations de commande électrique. - Dépannage

Répondre 24h/ 24 aux appels au dépannage et assurer les services de dépannage nécessaires pour le fonctionnement

La fourniture des pièces et matériels nécessaires aux diverses réparations est à la charge du SNU.

des installations électriques. Les frais relatifs aux traproposition financière préalablement validée et seront facturés séparément. Ces services sont répartis en deux (2) lots distincts : LOT 1 : maintenance des groupes électrogènes (Points 2.1 et 2.2 ci-dessus)

LOT 2 : Ent (Point 2.3 ci-dessus)

3. Responsabilité de la Société contractante / Soumissionnaire

La société contractante doit :

- ons, congés, rotation, temps

de travail) en vigueur au Togo et honorer ses obligations à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) ;

- Etre inscrite au registre du commerce et du Crédit Mobilier et être en règle vis-à-

fiscale ; - A : Responsabilité Civile) ;

- Avoir un agrément ou contrat de représentation des marques des groupes électrogènes à maintenir

3 - Joindre une copie de ces différents documents au dossier de soumission.

4. Compétences du personnel d

- Posséder les connaissances techniques en électricité (lot 2) et maintenance de groupes électrogènes (lot 1)

- Avoir une expérience en service à la clientèle (4 ans minimum) - Etre autonome dans ses fonctions - Avoir la condition physique compatible avec le travail à accomplir - e dépendance vis-à- certains médicaments, leur prise ne doit pas interférer sur le rendement d

- La Société contractante aura la responsabilité de la formation de son équipe pour le respect des instructions et

prescriptions faites par les Agences du SNU.

5. Conditions

Pour être éligible au présent appel à proposition, le soumissionnaire devra remplir les conditions ci-après :

- Jcinq (05) ans dans le domaine. - Disposer du personnel technique compétent e des équipements appropriés lui

permettant de fournir les prestations garantefficacité et la rapidité (accréditations diverses et tout autre

justificatif)

- Etre également à même de rechercher des solutions adéquates à tous les problèmes liés à la prestation ;

- Etre prêt à intervenir dans les 30 mn qui suivent un appel signalant une panne dans une agence.

6. Modalités de présentation et de dépôt du Dossier

de prestations au plus tard le 30 juin 2017. copies Original selon le cas. En cas

Les soumissions comprendront :

a. une proposition technique, et b. une proposition financière Les deux propositions seront placées sous plis scellés distincts. ancière seront remises mention "offre technique» et la mention "offre financière ».

L'enveloppe portant la mention " offre technique » ne devra contenir aucune référence au montant de la soumission

financière sous peine de rejet de l'offre. suivante:

REFERENCE : : RFP 003_SNU_2017

Maintenance des Groupes Electrogènes et des installations électriques des Agences du Système des Nations Unies

(SNU) au Togo adressée : Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD)

40, Avenue des Nations Unies

Lomé, Togo

des agences du Système des Nations Unies vis-à-vis du soumissionnaire.

Dans le but de présenter une offre financière globale comprenant une offre financière spécifique par agence, les sociétés

visiter les agences du Système des Nations Unies.

Les noms et adresses des agences concernées figurent dans le tableau ci-après (demander le/la chargé(e) des opérations

ou de la logistique). 4

Liste des Agence du Système des nations Unies

AGENCE Marque et Puissance du

groupe électrogène

Adresse

1 Programme des Nations Unies pour le

développement (PNUD) -Siège et UAP

COELMO 100 KVA

SDMO 50 KVA

40 Avenue des nations Unies

Tel 22 21 20 08 /

22 21 27 22

2 Programme Alimentaire Mondial (PAM)

OLYMPIAN, modèle : GEP

88-3 et de puissance : 88 Kva

PAM TOGO 1461, Rue des

Tecks, Bè Klikamé 22 BP 156

LOME TOGO

TEL 22 47 26 03

3 Organisation Mondiale de la Santé (OMS) SDMO 165 Kva

SDMO 66 Kva

53 QaD, Rue ADAME

Tél . 22 21 33 60

22 22 42 92

4 Fonds des Nations Unies pour la Population

(UNFPA)

WILSON XP 83E1-88 Kva ;

66 KW.

SDMO - 22 Kva ; 16 KW

Boulevard Eyadéma

Quartier Forever (Immeuble

Ex SAZOF)

Tél : 22 23 22 00

5 Fond

(UNICEF)

SDMO 130 KVA

SDMO 66 KVA

SDMO de 22 KVA

SDMO de 16 KVA

1124, rue de Tchamba

B.P.80927, Lomé, Togo

Tel: +228 22 23 15 00

(Standard) 6 FAO

Organisation des Nations Unies pour

WILSON 50 KVA

1307, avenue de Duisburg

Quartier Administratif

Tél. 22 21 04 11 / 22 22 06

72

7 UNHCR

Haut-commissariat des nations-Unies pour

les réfugiés

SDMO 66 KVA

31, SJO, Rue Yébu-Yébu,

Bd Jean Paul II

Tél. : 22209661

8 Centre Régional des Nations Unies Pour la

Paix et le Désarmement

UNREC

SDMO 18 KWA

SDMO 16 KW

Face Nouvelle Direction

LONATO à GTA

9

ONUSIDA

103, Rue Kadjalewa

TOKOIN WUITI

Tel.: 22 61 01 79

N.B. La nature des installations électriques sera appréciée sur place dans chaque Agence.

La date limite du dépôt des dossiers est fixée au 7 juillet 2017 à 17 heures au plus tard. Tout dossier reçu après ces

dates et heure limites ne sera pas accepté.

7. . Ouverture et évaluation des Offres

7.1. Ouverture des offres

Un Comité de dépouillement constitué par un représentant dûment désigné par chaque Agence pour la circonstance

1ère étape : Ouverture des offres techniques

2ème étape : ouverture des offres financières

7.2. Eclaircissements à apporter aux offres

et la comparaison des offres, le comité de dépouillement peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire des éclaircissements sur son offre. La demande s et la réponse se

feront par écrit, mais ne donnera en aucun cas lieu à une modification du prix. De même aucune modification du

contenu de la proposition ne sera recherchée, proposée, ni permise.

7.3. Examen préliminaire des offres

Le comité de dépouillement et ne comportent aucune

erreur de présententaion et de contenu et que les documents ont été dûment signés par les réprésentants légaux de la

société et que ces offres sont globalement bien disposées. 5

8. Evaluation et comparaison des offres

Une procédure en trois :

- 1ère Phase : Offres Techniques (Présélection) - 2ème Phase : Offres Financières (des soumissionnaires qualifiés) - 3ème phase : Évaluation globale pondérée. -après :

Notation de la soumission technique (ST) :

Notation de la ST = (note totale obtenue par la soumission / note maximum pouvant être obtenue par

la ST) x 100

Notation de la soumission financière (SF) :

Notation de la SF = (prix offert le plus bas / prix de la soumission examinée) x 100

Note combinée totale :

(Notation de la ST) x (coefficient de pondération de la ST, par ex. 70%) + (notation de la SF) x (coefficient de pondération de la SF, par ex. 30%) Notation combinée et finale totale de la soumission

propositions financières des Sociétés dont la proposition technique satisfait aux exigences des Termes de référence

seront considérées.

La première enveloppe marquée " Offre Technique » comportera aussi les pièces suivantes :

- Un Quitus Fiscal en cours de validité (original) - Attestation de la Sécurité Sociale (CNSS) NB

8.1. Evaluation Technique

ne se fera que

pour les soumissions qui auront reçu le coefficient de 70% de la note technique minimale sur un score total maximum

de 1000 points aux termes de référence. : Ils se présentent comme suit : Formulaire 1: Expertise / compétence de la Société et moyens humains et techniques Formulaire 2: Compréhension et approche méthodologique

Propositions techniques

Coefficient de

la note Note maximum

Sociétés

1.

Formulaire 1

Expertise / compétence de la Société et moyens humains et techniques 75%
750
2.

Formulaire 2

Compréhension et approche méthodologique

25%
250
Total 1000
présentés ci-après. La note maximum spécifiée pour chacun des a rubrique dans le contexte du processus 6

Formulaire 1 : Nbre de pts

maximum

Sociétés

Expertise / compétence de la Société et moyens humains et techniques

1.1 Réputation de la Société

- Fiche synthétique de présentation de la Société et de son équipe - Compétence/fiabilité de la société (Années , accréditations, etc.) 150

1.2 Capacité organisationnelle générale

- La Société dispose-t- ou de plusieurs (justificatifs) ? - La Société dispose- t-elle de compétences suffisantes pour mener à bien le service ? - La Société a-t-elle prévu un dispositif administratif et logistique adéquat pour mener à bien la présente mission ? 100

1.3 Expériences similaires

- La Société a-t- niveau des agences du Systèmes Nations Unies ou des organisations internationales (contrats, attestation de services) ? - Joindre les documents justificatifs 200

1.4 Moyens humains

- Compétence du personnel de la société :

Joindre

diplôme/Attestation/CV du personnel. - Personnel mis à disposition pour le travail est-il suffisant ? Donner des précisions par Agence. 200

1.5 Moyens techniques

Moyens techniques/Logistique de la société sont-ils

à la mesure de la prestation attendue.

Joindre la liste des outils et équipements de la société. 100

Total Formulaire 1 750

Formulaire 2 : Nbre de points

maximum

Sociétés

Compréhension et approche méthodologique

2.1 Dans quelle mesure le Soumissionnaire comprend-il

bien la tâche ? (Compréhension des TDR) 50

2.2 Les aspects importants de la tâche ont-ils été traités

de manière suffisamment détaillée ? 50

2.5 La méthodologie proposée pour exécuter la tâche.

Elle doit être claire indiquant la nature des interventions périodiques et la périodicité de chaque vention (distinguer clairement le cas des groupes électrogènes et celui des installations

électriques)

75

2.6 -il logique,

réaliste et augure-t- exécution de la tâche ? 50

2.7 La présentation est-elle claire ?

La Société a-t-elle bien présenté son offre ? (mise en page, numérotation des pages, reliure du document, -elle aisée ? 25

Total formulaire 2 250

7

8.2. Evaluation Financière

En vue de rendre les offres financières comparables, les propositions doivent se faire suivant le tableau des coûts ci-

dessous. Toute offre financière qui ne respectera pas ce tableau ne sera pas considérée.

Tableau des coûts : maintenance des groupes électrogènes et des installations électriques

AGENCE

Forfait

mensuel

ELECTRICITE

(FCFA)

Caractéristiques du groupe

Forfait mensuel

PAR GROUPE

(FCFA)

Forfait Total

mensuel / TOUS

LES GROUPES

(FCFA) PNUD

COELMO MJB 250 LB4 250

KVA

SDMO T20HK 20 KVA

SDMO T16K 16 KVA

PAM OLYMPIAN GEP 88-3/ 88 Kva

OMS SDMO 165 Kva

SDMO 66 Kva

UNFPA WILSON XP 83E1 /88 Kva

SDMO - 22 Kva ; 16 KW

UNICEF SDMO 130 KVA

SDMO 66 KVA

SDMO de 22 KVA

SDMO de 16 KVA

FAO WILSON ʹ 50 KVA

UNHCR SDMO 66 KVA

UNREC SDMO 18 KWA

SDMO 16 KW

ONUSIDA

N.B. (1) Le montant forfaitaire par Agence pour la maintenance des groupes doit être donné par groupe pour les

Agences qui ont plusieurs groupes.

(2) Pour les installations électriques, proposer un montant forfaitaire unique par Agence.

Pour les deux types de service, le montant forfaitaire concerne la maintenance préventive (périodique)et la main

les interventions de dépannage. Les pièces de rechange fournies pour les dépannages sont facturées

séparément.

8.3. Evaluation globale pondérée

Elle se fera conformément à la formule figurant ci-dessus, soit :

70%(Note technique)+30%(note financière).

Le marché sera attribué aux deux (2) premiers soumissionnaires qui auront obtenu les deux (2) meilleures notes

pondérées, pour chacun des deux lots. 8

ANNEXE II

Obligatoire

SECTION 1: Informations Générales

1. NOM DE SOCIETE/INSTITUTION:

2. ADRESSE:

CODE POSTAL:_____________ CITY:____________________

4. TEL :____________________________________6. E-MAIL : ____________________________________

5. FAX NO:____________________________________7. SITE INTERNET : _______________________

8. NOM ET TITRE DE CONTACT: _______________________________________________________________

9. SOCIETE MERE, FILIALE, AGENT, ENTITE ASSOCIEE: _______________________________________

Production: Commerçant: Représentation : Consultation: Autre

12. ANNEE DE CREATION: 13. EFFECTIF (Plein temps):

14.

15. : ________________________________________________________________

SECTION 2: INFORMATION FINANCIERE

18. (1) Année: __________US$________ million (2) Année______US$: _________million (3) Année: __________US$________ million

20. BANQUE:_________________________________________________________________________________

SWIFT/BIC ADDRESSE:________________________________________________________________________

21. No de COMPTE:__________________________________________________________________

ACCOUNT NAME:_____________________________________________________________________________

22. FOURNIR UNE COPIE DES RAPPORTS ANNUELS OU RAPPORT FINANCIER CERTIFIE DES TROIS

DERNIERES ANNEES.

9

SECTION 3: CAPACITE TECHNIQUE ET INFORMATION SUR

PRODUITS/SERVICES RENDUS

23. FOURNIR UNE COPIE DE VOTRE DERNIERE CERTIFICATION ASSURANCE-QUALITE (e.g. ISO 9000 or

équivalent).

25. ENUMERER CI-DESSOUS LES PRINCIPAUX SERVICES OFFERTS

Description (Une ligne par Article)

SECTION 4: EXPERIENCE

26. RECENT CONTRATS AVEC LES NATIONS UNIES et/ou AUTRES ORGANISATIONS INTERNATIONALES,

OU AUTRES EXPERIENCES SIGNIFICATIVES (vous pouvez ajouter des lignes) Organisation Valeur en US$ Année Produit/Services offerts Destination

SECTION 5: DIVERS

31. ASSOCIATION PROFESSIONELLE NATIONALE, OU INTERNATIONALE DONT VOTRE SOCIETE EST

32. CERTIFICATION:

changement, des détails seront fournis aussi tôt que possible: 10

ANNEXE III

Conditions Générales du Contrat

1. STATUT JURIDIQUE

-à-vis du SNU.

Le personnel du Prestataire ou ses sous-traitants ne seront en aucune façon considérés comme des employés

ou des agents du SNU ou des Nations Unies.

2. SOURCE DES INSTRUCTIONS

conque autorité externe au SNU pour

action susceptible de porter préjudice au SNU ou aux Nations Unies, et remplira ses engagements en

u plus haut point à préserver les intérêts du SNU.

3. RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE VIS-A-VIS DE SES EMPLOYES

Le Prestataire sera responsable de la compétence professionnelle et technique de ses employés et doit

ertu du présent Contrat, des personnes fiables qui oeuvreront normes de conduite morales et éthiques les plus élevées.

4. AFFECTATION

Le prestataire ne d

de ce Contrat sans autorisation préalable écrite du SNU.

5. SOUS-TRAITANCE

Au cas où le Prestataire aurait recours au service de sous- --traitant par le SNU ne soustrait nullem

soient. Les termes de tous les contrats de sous-traitance seront assujettis et conformes aux dispositions de ce

Contrat.

6.

Prestataire quelque avantage direct ou indirect découlant de ce Contrat ou de son attribution. Le Prestataire

reconnaît que tout non-respect de cette disposition constitue une entorse à une clause essentielle de ce

Contrat.

7. DEDOMMAGEMENT

Le Prestataire dédommagera, protégera et défendra, à ses propres frais, le SNU, ses fonctionnaires, agents et

employés de et contre toutes poursuites judiciaires, réclamations et responsabilités de quelque nature que ce

employés, responsables, agents ou sous- rat. Cette

travailleurs, à la responsabilité liée aux produits et à la nature des inventions ou appareils brevetés, au matériel

de droit réservé ou à toute autre propriété intellectuelle du Prestataire, de ses employés, officiels, agents ou

sous-traitants. Les obligations prises en vertu de cet Article ne deviennent pas caduques à la fin de ce

Contrat.

8. ASSURANCE ET RESPONSABILITE CIVILE

8.1 Le Prestataire souscrira et maintiendra ensuite une assurance couvrant tous les risques relativement à ses

8.2 ce Contrat. 8.3

montant adéquat pour couvrir les réclamations de tiers pour décès ou blessure ou pour perte ou

endommagement de biens découlant de ou en rapport avec la fourniture de services en vertu du présent

Contrat ou avec tous véhicules, bateaux, avions ou tout autre équipement appartenant à ou loués par le

Prestataire, ses employés, responsables, agents ou sous-traitants qui travaillent ou fournissent des services en

rapport avec ce Contrat. 8.4 devront : (i). mentionner le SNU comme assuré additionnel ;

(iii). inclure une disposition permettant au SNU de recevoir un préavis écrit de trente (30) jours de la part de

11 8.5

Article.

E. 9. CHARGES ET RECOURS

Le Prestataire ne mettra pas ni ne permettra que soit joint quelque recours, saisie-arrêt ou autre charge aux dossiers de

toute administration ou détenus par le SNU et relatifs à des sommes dues ou à devoir pour un travail fait ou du matériel

fourni en vertu de c

4. PROPRIETE DES EQUIPEMENTS

Les équipements et fournitures pouvant être fournis par le SNU resteront la propriété du SNU, et devront lui être restitués

au terme de ce Contrat normale. Le Prestataire sera tenu de dédommager le SNU si ces

5. VETS ET AUTRES DROITS DE PROPRIETE

Le SNU conserve les droits de toute propriété intellectuelle et autres droits de propriété, y compris, mais non limité, aux

une relation directe avec le présent Contrat ou qui sont préparés, produits ou recueillis pour, ou dans le cadre de,

les documents requis et de manière plus générale contribuera à garant leur transfert au SNU, conformément aux exigences des lois en vigueur.quotesdbs_dbs42.pdfusesText_42

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