[PDF] INSTRUCTIONS POUR LUTILISATION DU MODÈLE DES ÉTATS

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INSTRUCTIONS POUR L'UTILISATION DU MODÈLE DES

ÉTATS FINANCIERS DES OFFICES D'HABITATION

REMETTRE À L'AUDITEUR INDÉPENDANT

(VÉRIFICATEUR COMPTABLE)

Société d'habitation du Québec 2

EF 2012

Instructions pour l'utilisation du modèle des états financiers des offices d'habitation (Fichier Excel)

RAPPELS :

A) Pour l'organisme : Récupérer le fichier à l'adresse suivante : www.habitation.gouv.qc.ca: dans l'Espace partenaires, sous

" Offices d'habitation », cliquez sur " Tous les programmes », sélectionnez l'onglet " HLM public » puis, dans le menu de

gauche, cliquez sur " États financiers »;

B) Pour l'auditeur indépendant : Récupérer le fichier à l'adresse : www.habitation.gouv.qc.ca: dans l'Espace partenaires, sous

" Professionnels », cliquez sur " Comptables », sélectionnez l'onglet " HLM public » puis, dans le menu de gauche, cliquez

sur " États financiers »; C) Seulement la " Suite Microsoft Office » permet l'usage complet du fichier Excel; D) Enregistrer dans vos dossiers le " Modèle d'états financiers 2012 »; E) Renommer le fichier (ex. : nom de l'organisme);

F) Ce fichier contient des macros, alors à l'ouverture du fichier, une alerte s'affiche pour l'activation des macros.

Préalablement, il faut sélectionner le niveau de sécurité qui convient à l'usage des macros contenus dans ce fichier Excel.

Communiquez avec notre Centre des relations avec la clientèle (CRC) pour obtenir plus d'information (voir l'exemple ci-

dessous);

G) Accepter l'activation des macros;

H) Seuls les espaces colorés peuvent être complétés; I ) Ne pas inscrire de formules de calcul dans les espaces de couleur; J) Inscrire des chiffres arrondis au dollar près (ex : pour 125,75 $, inscrire 126); Pour toute question, vous pouvez joindre le CRC au 1-800-463-4315, option 1 puis, option 1. Pour une utilisation optimale du fichier, nous vous demandons de suivre les étapes suivantes :

1. Lire attentivement l'onglet " Bienvenue ». Vous y trouverez :

1.1 La procédure pour imprimer un brouillon. Attention : ce brouillon ne peut en aucun cas tenir lieu de

document officiel, il est donc inutile de le transmettre à la SHQ.

1.2 Un bouton " Copier l'onglet » situé en haut à droite. Vous pouvez copier, si nécessaire, les onglets

énumérés dans la fenêtre (EX :annexe D, liste des employés, note 11 et notes complémentaires) . Pour

ce faire, sélectionnez un document dans la liste et appuyez sur le bouton " Copier l'onglet ».

1.3 En cas d'erreur, vous pouvez supprimer l'onglet que vous venez de copier (bouton " Supprimer

l'onglet »; voir l'image ci-dessus).

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EF 2012

2. Remplir l'onglet " Paramètres » :

Nom de l'organisme Vous devez identifier l'organisme pour lequel vous préparez l'état financier. Même si le nombre de caractères dépasse l'espace alloué, le nom se reporte en entier aux endroits prédéterminés. Numéro de l'organisme Inscrire le numéro de l'organisme.

Ne pas mettre de zéro (0) devant les chiffres.

Ex : pour 000624, inscrire 624.

Centre de services (CS) Cocher si votre organisme chapeaute un centre de service. Nom du conseiller en gestion Inscrire le nom du conseiller en gestion de la SHQ responsable de votre organisme.

Nombre d'ensembles immobiliers (E. I.) Il est important d'inscrire le nombre exact de E. I. Vous le

retrouvez sur votre rapport d'approbation budgétaire. Nombre de E. I. catégorie 155 Ensembles immobiliers dont l'office est propriétaire. Consulter la liste des offices à l'onglet " E. I. catégorie 155 ». Nombre total de logements Le nombre total de logements est disponible dans votre rapport d'approbation budgétaire. Cliquer sur le bouton " Exécution d'ensemble immobilier ». Les données saisies dans les champs seront ainsi reportées automatiquement dans les autres onglets.

3. Lire les " Instructions à l'intention de l'auditeur » inscrites dans les onglets

" Information_1 », " Information_2 » , " Information_3 » et " Information_CS (s 'il y lieu)»;

4. Remplir l'onglet " Annexe A » - Frais d'administration pour l'organisme;

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EF 2012

5. Remplir l'onglet ou les onglets " Annexes C » - Revenus et dépenses par ensemble

immobilier. Inscrire le numéro de l'ensemble immobilier (maximum de cinq chiffres sans texte, par exemple : 50299); Attention, le total des montants inscrits au poste 61000 de chacun des onglets " Annexes C » doit égaler le montant inscrit au poste 61000 de l'" Annexe A ».

6. Vérifier et remplir l'onglet ou les onglets " Annexes B » - État des résultats par

ensemble immobilier;

7. Remplir l'onglet " Annexe D » - Correction au déficit de l'exercice précédent;

8. Si votre organisme chapeaute un Centre de services, remplir l'onglet " Annexe E - État

des résultats Centre de services (CS)»;

9. Remplir les notes suivantes :

Notes 1, 2, 3 et 4;

Note 5.2 - Biens détenus (ensembles immobiliers 155); Note 6 - Biens acquis à même les revenus (solde du fonds); Note 7 - Avances temporaires (ensembles immobiliers 155);

Note 8 - Créditeurs;

Note 9 - Dette à long terme (ensembles immobiliers 155); Note 10 - État de la variation des contributions par ensemble immobilier; Notes 11.1 ,11.2 et 11.3 - Biens sous administration;

10. Prendre connaissance de la Note 5.1;

11. Vérifier et remplir l'onglet " Variation » - État de la variation des contributions de tous

les ensembles immobiliers .Pour les organismes gérant le Programme de supplément au loyer (PSL), il faut compléter la 2 ième page de l'onglet " État de la variation des contributions du programme de supplément au loyer ».

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12. Remplir l'onglet " Réserve » - État de la réserve d'autogestion;

13. Remplir et vérifier l'onglet " Résultats »;

14. Remplir et vérifier l'onglet " Bilan »;

15. Remplir les onglets suivants :

Conseil_administration;

Liste_employés;

Questionnaire;

Formulaire_paiement;

Rapport_auditeur.

Nous vous présentons, dans ce dernier onglet, un modèle de rapport conforme aux Normes

canadiennes d'audit (NCA) intitulé " Rapport de l'auditeur indépendant » à l'usage des organismes

utilisant une convention comptable particulière. Ce modèle peut être modifié en tout temps pourvu qu'il

respecte les NCA 700 et 800.

16. Remplir l'onglet " Notes complémentaires », s'il y a lieu, afin d'y ajouter des notes non

incluses au document de base;

17. Imprimer les états financiers et les transmettre à la SHQ :

17.1 Aller à l'onglet " Bienvenue ». Voir l'image ci-dessous.

Si le texte du bouton n'est pas en gras, cela indique qu'il n'est pas opérationnel. Peut-être avez-vous omis d'activer les macros à l'ouverture du fichier? Reportez-vous alors aux instructions de la section " Rappels » à la première page de ce document; Peut-être encore avez-vous oublié de cliquer sur le bouton " Exécution d'ensemble

immobilier » qui apparaît dans l'onglet " Paramètres »? Dans ce cas, retournez à l'onglet

" Paramètres » et cliquez sur le bouton.

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EF 2012 17.2 Cliquer sur le bouton " Impression de l'état financier ».

18. Apposer les signatures requises sur le document et le faire parvenir par courrier à la

SHQ.

19. Créer le fichier en format " .dat » qui servira au transfert de vos données à la SHQ.

19.1 Allez à l'onglet " Bienvenue ». Voir l'image ci-dessous :

19.2 Cliquer sur le bouton " Exportation de l'état financier ».

Soyez attentif aux messages d'erreurs qui pourraient apparaître à ce moment-ci. Effectuez les

corrections demandées et appuyez de nouveau sur le bouton " Exportation de l'état financier ».

Cette étape permet la création du fichier de transfert en format " .dat». Vous remarquerez qu'un

message apparaît à l'écran. Voir l'image ci-dessous. Il contient le nom du fichier débutant par ABF3301 et l'emplacement de ce dernier. Le fichier est

automatiquement nommé et sauvegardé dans le même répertoire que votre fichier de travail.

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20. Transférer les données à la SHQ par l'intermédiaire du serveur sécurisé.

À cette étape, vous devez consulter les instructions qui permettent de procéder au transfert électronique

de vos états financiers à la SHQ. Vous trouverez ce document à l'adresse

www.habitation.gouv.qc.ca/espace_partenaires.html. Dans la section " Services en ligne », cliquez sur

" Application EDI», sélectionnez l'hyperlien " Guide d'échange d'informations (EDI) ».

Attention!

Si vous nous avez déjà transmis vos données financières par Internet et que vous devez apporter des modifications à votre fichier, voici ce que vous devez faire : - Faire vos modifications dans le fichier Excel et sauvegarder dans le fichier de travail; - Cliquer de nouveau sur le bouton " Exportation de l'état financier »; - Transmettre ce nouveau fichier à la SHQ; - Communiquer avec le Centre des relations avec la clientèle (CRC) afin de nous informer de supprimer le dernier fichier reçu et ainsi permettre le traitement d'un nouveau fichier. Pour nous aider à améliorer le Modèle d'états financiers, nous vous invitons à nous transmettre vos commentaires concernant son utilisation à l'adresse infoshq@shq.gouv.qc.ca.quotesdbs_dbs1.pdfusesText_1

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