[PDF] Rapport annuel dactivités 2020 (Art. 33.4 RF 2017)

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Schola Europaea / Bureau du Secretaire général

Ref.: 2021-02-D-6-fr-3

Orig.: EN

Approuvé par le Conseil supérieur des Ecoles européennes lors de sa réunion des 13-15 avril 2021 (Bruxelles) Le présent rapport fait référence aux documents suivants : - Données sur la rentrée scolaire 2020-2021 des Ecoles européennes (2020-10-D-18-fr-2)

- Rapport sur les échecs scolaires et les taux de redoublement dans les Ecoles européennes 2020 (2020-09-

D-26-fr-2)

-2020 (2020-12-D-12-fr-5)

- Rapport ICT 2020 (2020-02-D-25-fr-3) + Annexe : Rapport du groupe de travail IT-PEDA (2021-02-D-22)

- Rapport sur le Baccalauréat européen 2020 (2020-08-D-2-fr-5) - du Bureau du Secrétaire général (2021-02-D-5-fr-3) - Données relatives aux Ecoles européennes agréées (2020-11-D-43-fr-1) - Plan pluriannuel 2019-2021 du Bureau du Secrétaire général - (2021-02-D-39-fr-2)

- Plan annuel 2021 du Bureau du Secrétaire général des Ecoles européennes- (2021-02-D-38-fr-3)

Tous ces documents sont disponibles sur le site Web du Bureau du Secrétaire général des Ecoles européennes

(www.eursc.eu).

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Table des matières

RAPPORT ANNUEL '2020 (ART. 33.4 RF 2017) .......................................................................................... 1

1. MISSION DU SYSTEME DES ECOLES EUROPEENNES ............................................................................................ 3

2. INTRODUCTION .................................................................................................................................................. 3

3. ASSURANCE DE LA QUALITE SUR LE PLAN PEDAGOGIQUE .................................................................................. 4

A. SYNTHÈSE SUR LA MISE EN OEUVRE DES PRIORITES PEDAGOGIQUES COMMUNES ...................................................................... 4

4. ASSURANCE DE LA QUALITE SUR LE PLAN FINANCIER ET ADMINISTRATIF .......................................................... 5

A. SYNTHÈSE DE LA MISE EN OEUVRE DES OBJECTIFS ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS COMMUNS .................................................... 5

B. MISE EN PLACE DU SYSTÈME DE GESTION FINANCIERE ......................................................................................................... 6

C. CONCLUSION SYNTHÉTIQUE DE L'ÉVALUATION DE LA MISE DE CONTRÔLE INTERNE ................................... 8

D. REGISTRE DES EXCEPTIONS .......................................................................................................................................... 13

E. GESTION DES RISQUES ............................................................................................................................................... 15

F. ACTIVITÉS DU SERVICE D'AUDIT INTERNE (IAS) ............................................................................................................... 19

G. ACTIVITES DE LA COUR DES COMPTES (ECA).................................................................................................................. 20

H. ACTIVITES DE L'AUDITEUR EXTERNE DELOITTE ................................................................................................................. 20

J. CONTRÔLES EX POST EFFECTUÉS PAR LA STRUCTURE DE CONTRÔLE INTERNE EN 2020 ........................................................... 23

5. REFORME DU SYSTÈME DES ECOLES EUROPEENNES .................................................... 26

A. REFORME DU SYSTÈME DES ECOLES EUROPEENNES - CONTEXTE.......................................................................................... 26

B. FINANCEMENT DU SYSTÈME : PARTAGE DES COÛTS DES PERSONNELS DETACHES ENTRE LES ETATS MEMBRES (COST

C. OUVERTURE DU SYSTÈME ........................................................................................................................................... 32

Les Ecoles agréées ................................................................................................................................................... 32

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1. Mission du système des Ecoles européennes

du personnel des Communautௗ Convention portant Statut des Ecoles européennes

La mission des Ecoles européennes consiste à offrir à tous leurs élèves un enseignement

diversifié de qualité, de la maternelle au secondaire, à outiller les élèves du cycle secondaire

supérieur pour la vie adulte et à leur fournir une base en vue de la poursuite de leur apprentissage.

Décision du Conseil supérieur

2. Introduction

Le présent document

33, paragraphe 4, du Règlement financier (doc. 2017-12-D-21-fr-2, ou RF),

ire des conclusions quant à la réalisation des objectifs

Défis posés par la pandémie de COVID-19

2020 a été fortement influencée par la pandémie de COVID-19. Dès le mois de mars, les

écoles ont été confrontées à un défi permanent

sûr pour le personnel et les élèves. Heureusement, et non sans fierté, nous pouvons affirmer que

les écoles européennes ont terminé l'année en étant en mesure d'assurer la continuité de l'activité

principale d'éducation des élèves, en travaillant dur pour minimiser tout impact négatif éventuel et

en gérant la situation d'une manière qui a été saluée par de nombreux bénéficiaires du service.

in situ habituel et passer du jour au lendemain à un

et un défi de taille tant pour la direction des écoles que pour les enseignants, les parents et les

élèves. Les épreuves écrites et orales du Baccalauréat

décision du Conseil supérieur, et les notes finales attribuées sur la base des notes A et B

uniquement. Toutefois, au total, 1851 élèves ont obtenu le diplôme du Baccalauréat, ce qui

représente un pourcentage de 98,77 %.

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Le personnel du Bureau du Secrétaire général (BSG) a lui aussi été touché par la pandémie. Tous

ses membres ont dû passer, en très peu de temps, du travail in situ au télétravail. Pour ce faire, ils

ont bénéficié du soutien des Unités Informatique et RH, qui ont travaillé main dans la main. Les

membres du personnel ont reçu et accepté des règles adaptées au télétravail ainsi que quelques

principes directeurs en matière de bien-être dans le contexte de la pandémie et du télétravail forcé.

Les derniers changements liés à la gouvernance des Ecoles européennes

Le 1er janvier 2020, le Secrétaire général (SG) est devenu ordonnateur des Ecoles européennes

30 du RF, il

aux Directeurs des treize écoles, et au Secrétaire général adjoint (SGA) pour le BSG. matière de communication (art. respectifs de celles-ci. Le présent rapport se base sur ces rapports et les déclara

3. Assurance de la qualité sur le plan pédagogique

A.

P-2020 :

1) du nouveau système de notation (NSN)

En avril

faire en 3 étapes, -- scolaire 2019-

Ecoles européennes et la poursuite des formations destinées aux enseignants. Cette priorité a été

. Des formations continueront à être proposées, notamment

aux nouveaux collègues. Toutes les écoles ont analysé les résultats, dans la mesure du possible,

mais en raison de la pandémie, tous les tests B n'ont pas pu être effectués. Ce travail doit être

poursuivi tout au long de l'année 2021 et des années suivantes, dans le but également de poursuivre

l'harmonisation des notes dans les différentes sections linguistiques.

Presque toutes les écoles ont indiqué avoir transmis des informations complémentaires aux élèves

et à leurs parents, et ajouté que ceux-ci estimaient être bien informés. des grilles d -2021. baccalauréat (S7) en 2020--S6.

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2) inclusive

A la fin 2

spécifiques à chaque école,

entièrement conformes à la politique, et de veiller à leur grande accessibilité. Toutes les écoles ont

mis leurs lignes directrices spécifiques à la disposition des parties prenantes. Cinq écoles ont

totalement atteint cet objectif. Dans quatre écoles, les lignes directrices sont presque finalisées, et

quatre autres écoles doivent les revoir et poursuivre leur travail. Les lignes directrices sont facilement

accessibles dans dix écoles à partir de leur site web.

En ce qui concerne les non-

en accord/en collaboration avec les familles.

4. Assurance de la qualité sur le plan financier et administratif

A. trois objectifs communs ont été fixés dans les domaines du contrôle

interne, de la sûreté et de la sécurité, et de la protection générale des données.

On trouvera ci- :

1) la gestion de la comptabilité extrabudgétaire

Cet objectif spéc :

19, que

la finalisation de la procédure de gestion des comptes extrabudgétaires. des lignes directrices pour la gestion des activités extrabudgétaires, en juillet 2020. Les pes scolaires.

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2) L'objectif n'a pas été atteint car le Bureau du Secrétaire général est resté sans

Responsable Sûreté et Sécurité au printemps 2020 et le poste est resté vacant pendant la

plus grande partie du reste de l'année. Un suivi de cet objectif est prévu dans le courant de l'année 2021.

3) 2018

protection des données qui est entré en vigueur en 2018. Pour 2020, le but était de mettre les déclarations de confidentialité envoyées par le BSG à la disposition des personnes concernées correspondantes (membres du personnel, candidats à un poste vacant, communauté scolaire) dans toutes les écoles.

écoles ont atteint cet objectif, les

déclarations de confidentialité ayant été mises à la disposition des personnes concernées

sur le site Internet ou le SharePoint de ces écoles et jointes aux documents appropriés (offres

confidentialité ont également été diffusées au sein des communautés scolaires lors de leur

assemblée générale et de formations spécifiques. se faire dans tous les domaines en raison de la pandémie de COVID-

Correspondant délégué à la protection des données. Les écoles poursuivront la mise en

B. Mise en place du système de gestion financière

Séparation des fonctions

Le mémorandum publié par le Secrétaire général en 2018 a encore été appliqué par le BSG et toutes

modifications apportées aux tableaux de séparation des fonctions ont été Structure de contrôle interne, qui les a approuvées avant leur mise en production dans SAP.

Système comptable SAP

Le logiciel comptable SAP et son manuel de formation ont encore été améliorés en 2020. Voici

les principales nouveautés de cette année :

La révision des documents et de la formation relatifs à la gestion du budget et à la gestion

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La mise en production de la comptabilité des centres de profit et de la détermination

(art. 35.2 du RF). Des formations ont été organisées pour les nouveaux Directeurs adjoints des finances et de achats. Approbation des paiements dans SAP et le système bancaire en ligne

2020, le système SAP des deux écoles restantes a été relié au système

bancaire en ligne ISABEL. Tous les virements sont dorénavant créés dans SAP et automatiquement

envoyés au système bancaire en ligne, dans lequel deux employés autorisés à les signer les libèrent

(signature 1 ௗ 2 : le comptable central, ou son équipe moyennant délégation). En 2020, quelques écoles ont dû réaliser un nombre rௗ les ont inscrits au registre des exceptions.

central (Chef plus 5 employés dont 0,8 ETP pour la gestion des données référentielles) a été

en juin 2020).

Modèle simplifié

s

subordonnée à une évaluation des risques et à un acte de délégation. En 2020, quelques écoles

ont utilisé un modèle simplifié (4 yeux au lieu de 6 yeux) pour les transactions les moins risquées.

Signature centrale des comptes 2019

Le comptable central a visé les comptes individuels 2019 de toutes les écoles et du BSG et les a

système des Ecoles européennes avant leur transmission au Conseil supérieur, à la Commission

comptes européenne, comme le

73 du Règlement financier.

Rapport semestriel

interne ont été envoyés au CS en juillet 2020 (art. 103.7 du RF).

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C. Conclusion synthétique du système de contrôle interne

4 du RF 2017,

efficace. Un contrôle interne efficient et efficace, a fournit une assurance raisonnable que les objectifs suivants sont atteints : a) ௗ b) ௗ c) ௗ d) ௗ

e) La gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-

jacentes, étant donné la nature des paiements concernés.

En 2016, les EE ont adopté un ensemble révisé de normes de contrôle interne, basé sur les

meilleures pratiques internationales (2016-10-D-27-fr-2). Depuis lors, les EE ont déployé des efforts

constants pour améliorer le système de contrôle interne. Le t

2020. Celles-ci sont réparties entre six domaines qui forment les piliers du système de contrôle

interne.

Domaine Mesures prises

1. Mission et valeurs - Mise en -être au

- Partage sur SharePoint de divers documents relatifs au bien- être et à la sécurité dans le cadre du télétravail.

2. Ressources

humaines - Association au contrat- européenne de sécurité des aliments (EFSA) avec LinkedIn pour bénéficier de solutions de recrutement plus performantes. - Formation à la gestion de la plate-ௗௗ niveau de service étendu sur la formation conclu avec la

Commission européenne.

- Mise en place du nouveau système salarial et de rémunération du PAS (grille salariale unique) et du statut juridique des assistants au soutien. - Rationalisation du calcul des salaires des membres du personnel détaché (entrée en vigueur le 1er septembre

2020).

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drement des Ecoles européennes recruté localement (entré en vigueur le 1er mai 2020). - écoles) avec Partena pour utiliser une nouvelle plate-forme qui post-paie).

3. Planification et

gestion des risques - Soutien permanent quant à la gestion des risques par la poursuite de la mise au point de registres des principaux risques dans les Ecoles et au BSG dans les domaines de la ces, et des ressources humaines. sûreté et sécurité aux Ecoles européennes. pluriannuel 2019- matière pédagogique, en matière administrative et financière, ainsi que pour le système des Ecoles européennes.

2020-2021 et dans les

domaines administratif et financier pour l 2020. communs pour 2017-2019 lors des réunions des Conseils

4. Fonctionnement et

activités de contrôle

13 écoles, et au Secrétaire général adjoint pour le BSG.

- Finalisation de la centralisation des paiements dans le système bancaire en ligne (2e signature par le comptable central ou son équipe). - Compensation automatique des relevés bancaires pour toutes les écoles : public rapprochement automatique des relevés bancaires. - 99 du RF et afin de maintenir le parallélisme avec les règles - Publica extrabudgétaires dans les EE (entrée en vigueur le

1er septembre 2020), mise en route de la comptabilité des

centres de profit (en décembre 2020). - Finalisation du manuel de comptabilité des EE (entré en vigueur au 1er janvier 2021). dépenses. - Publication de lignes directrices communes pour

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- Améliorations supplémentaires visant à accroître la sécurité des séquenc le déroulement de la mise au rebut des immobilisations en masse, des achats et de la comptabilité des centres de profit). - Poursuite de la révision et approbation des tableaux de séparation des fonctions préparés par les Ecoles et le BSG. - Contrôles ex post effectués au BSG et dans plusieurs écoles, dans les domaines des ressources humaines, des achats, des déménagements et de la séparation des fonctions.

école).

5. Information et

rapports financiers - Signature des comptes individuels 2019 des Ecoles et du

BSG par le comptable central.

- Signature des comptes consolidés 2019 des Ecoles européennes par le comptable central (art. 73 RF). - Approbation des rap

BSG pour 2019.

des Ecoles européennes et présentation de ce Rapport au

Conseil supérieur.

6. Audit et conformité

aux Normes de contrôle interne - Audit de la clôture des comptes 2019 de 6 Ecoles (Luxembourg I, Luxembourg II, Bergen, Francfort, Mol et te. rapport final). - Réévaluation par le BSG de la mission de consultance de

Ecoles européennes.

comme étant prêtes à être examinées. terne à la

fin de cet exercice financier. Le tableau ci-dessous présente les Normes de contrôle interne relatives

1) Selon les évaluations des Ecoles, les Normes de contrôle interne relatives à la mission et

entièrement

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2) Selon les évaluations des Ecoles, les normes relatives à la gestion des ressources humaines

nent efficacement. Néanmoins, des faiblesses demeurent dans le recrutement et la rétention du personnel (-1 entièrement mise 3) les Ecoles continuent à utiliser des modèles communs pour les Plans scolaires annuels et un plan annuel pour le système des EE dans les domaines des ressources humaines, de réées. Par ailleurs, les efforts visant à mettre en place un système de gestion des risques efficace, ௗ 6), la situation a légèrement empiré dans deux écoles, une

4) ௗ ௗ

t ௗௗ-2 entièrement mise en normes (la NCI ௗௗ ௗ ௗ NCI 12 détectés : ut dans plusieurs écoles, et la pandémie de COVID-19 ainsi que les ressources limitées des écoles ne facilitent pas les nouvelles améliorations. ce couvrant les incidents majeurs potentiels ni de plan de continuité des opérations en cas de perturbations majeures. ௗen place, les autres étant encore occupées à le faire.

5) ௗௗ

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il devient

6) ௗ

(+1 entièreௗௗ -évaluation des systèmes de contrôle interne réalisée dans les Ecoles et au BSG, nous pouvons conclure que des améliorations ont eu lieu (voir également le tableau des mesures prises). Toutefois, des efforts supplémentaires importants sont nécessaires dans les domaines du recrutement du personnel, de la formalisation des procédures, et de

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D. Registre des exceptions

Conformément à la Norme de contrôle interne no 9 (document 2016-10-D-27, approuvé par le CS),

pourquoi il est important

possible, de la documenter et de la justifier correctement et d'identifier les actions à entreprendre

afin d'éviter que la même situation ou une situation similaire ne se reproduise à l'avenir .

-ci peut-être pas prises individuellement, mais au total peuvent ௗ-07-M-01).

Au total, 163 exceptions ont été enregistrées par les Ecoles et le BSG. Le graphique suivant donne

Exceptions par catégorie :

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Exceptions par école

rapport à 2018).

Le plus grand nombre d'exceptions a eu lieu en 2020, comme l'année précédente, dans la catégorie

"marchés publics - non-respect des règles - budget", avec une augmentation de 40 exceptions à 78

exceptions. Cela s'explique notamment par le grand nombre de besoins urgents dus au Covid-19

dans les écoles. Une autre raison importante est liée aux exceptions enregistrées par une école,

qui a réalisé que le montant de nombreux contrats dépassait 15 000 euros en quatre ans mais n'a

pas suivi la procédure de passation de marché appropriée (au total 40 exceptions), en raison d'une

initiative spécifique prise par l'Ordonnateur délégué à cet effet. La situation devrait maintenant

s'améliorer immédiatement puisque la direction et l'équipe de passation de marchés de l'École

assureront le suivi de cette question en 2021.

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ௗ non-

ée et un manque de personnel

problème est résolu depuis la mi-juin 2020. ௗௗrée : cette catégorie comptait 35 en 2020. Cette

amélioration est due à la mise en place totale, en 2020, du logiciel de banque en ligne commun et

u comptable central.

E. Gestion des risques

La gestion, le suivi et la notification des risques mis en place de manière continue depuis 2015 se

- Discussion des principaux risques entre les Directeurs, deux fois par an (en mai/juin pour les - Mise à jour semestrielle des principaux risques des Ecoles, évaluation par la direction de de direction du BSG (en février et octobre), actualisation des documents et présentation aux - Synthèse et révision des registres des risques des Ecoles au niveau central, feed-back lors début 2021 : directeurs.

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Risques financiers

et administratifs :

Intitulé du risque

Janvier

2019

Janvier

quotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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