[PDF] Exercices préparatoires 19 mars 2017 J'ai

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Institut de formation avancée des responsables

Li

Exercices préparatoires

2018-2019

Institut de formation avancée des responsables Lions

Exercices préparatoires

Félicitations d'avoir été sélectionné pour participer à l'

Institut de formation avancée des

responsables Lions (IFARL) Vous trouverez dans ce document un résumé des 4 exercices préparatoires à terminer avant d'assister à l'IFARL. Ils sont indispensables à votre formation et votre compréhension des sujets qui seront traités.

Veuillez f

aire les exercices préparatoires chez vous et les apporter à l'IFARL. La liste de vérification vous permettra de cocher au fur et à mesure les exercices effectués. N'hésitez pas à contacter la division Formation des responsables à institutes@lionsclubs.org si vous avez des questions.

Délégation (pages 1-2)

Exercice à propos de situations où vous avez délégué des responsabilités ou lorsqu'on vous

a confié des responsabilités. Prévoir environ 15 minutes.

J'ai terminé cet exercice préparatoire.

Ressources Cheminement du service (pages 3-4)

Cet exercice consiste à lire et comprendre une des cinq ressources sur le service puis de travailler en petits groupes pour créer une présentation . Votre équipe utilisera cette présentation pour expliquer cette ressource aux autres participants de l'Institut. Prévoir a u moins 120 minutes.

J'ai terminé cet exercice préparatoire.

Gestion de projet (pages 5-17)

Cet exercice s'organise en deux parties, comprenant un travail individuel et un travail de groupe. Il correspond à la Phase I du cycle de gestion de projet. Prévoir environ 60
minutes pour le travail individuel et environ 120 minutes pour le travail de groupe.

J'ai terminé cet exercice préparatoire.

Formation des futurs responsables Lions (pages 18-23)

Cet exercice s'organise en deux parties

: 1 après avoir lu quelques informations, répondez aux questions. 2 utilisez le site web du LCI pour découvrir les ressources disponibles pour la formation des responsables. Prévoir environ 60 minutes.

J'ai terminé cet exercice préparatoire.

Page 1

Délégation

Exercice préparatoire

Vous allez étudier le concept de délégation au cours de l'IFARL. Cette séance est axée sur les avantages de

la délégation, les défis que les responsables doivent relever dans ces situations et la procédure à suivre pour

déléguer efficacement des responsabilités.

Dans cet exercice préparatoire, réfléchissez à des situations vécues en tant que Lion ou dans votre vie

personnelle ou professionnelle, lors desquelles vous avez délégué une tâche ou que l'on vous a confié des

responsabilités. Sur la page suivante décrivez une situation de délégation réussie et une autre qui a moins fonctionné. Nous parlerons de votre expérience au cours de l'Institut.

Page 2

Situation

1 - RÉUSSITE !

Décrivez brièvement la situation :

Quels sont, selon vous, les facteurs de cette réussite ?

Situation

2 - À AMÉLIORER !

Décrivez brièvement la situation :

Quelles sont, selon vous, les raisons

qui ont contribué au mauvais déroulement de la délégation ?

Page 3

Ressources Cheminement du service

Exercice préparatoire

APERCU

La façon dont

nous servons localement et dans le monde évoluent. Pour répondre à ces changements, le

Lions Clubs International a développé le Cheminement du service avec plusieurs étapes pour vous conduire

aux ressources qui permettent aux Lions et Leos d'amplifier leurs actions en réponse aux problématiques

d'aujourd'hui.

Apprendre. Cette phase inclut de nombreuses ressources destinées à éduquer et sensibiliser les Lions et

Leos aux besoins en termes de service et aux opportunités d'action

Découvrir. Cette phase consiste à faciliter les connexions entre Lions et Leos par le biais de l'application

mobile MyLion et de sa version Web . Les Lions et Leos pourront trouver de l'inspiration dans d'autres

activités de service et les meilleures pratiques, et aussi découvrir de nouvelles actions dans lesquelles

s'impliquer. Agir. Cette phase propose aux Lions et Leos des actions clés en main pour augmenter leur niveau d'implication et leur impact au plan local . Des modèles d'activités de service, des ateliers innovation et des subventions sont quelques-unes des ressources disponibles.

Célébrer

. Que serait un cheminement sans célébration finale ? Outre vos succès, cette phase sert aussi à

évaluer l'activité de service, à reconnaitre les efforts des Lions et des Leos impliqué s et à partager les histoires réussies

EXERCICE

Étudiez la ressource qui vous a été assignée et crée z avec les membres de votre groupe une présentation

éducative pour à l'attention des Lions.

Faites preuve de créativité. Vous pouvez choisir de créer des aides visuelles (Présentation PowerPoint ou tableau-papier) pour soutenir votre présentation.

AVANT D'ARRIVER À L'INSTITUT :

1. Étudier la ressource qui vous a été assignée.

Développer des partenariats locaux

Marche Santé et rencontre pour les familles (Planificateur de projet de service)

Subvention Service Leo

Présentation PowerPoint Diabètes et l'activité " Connaissez-vous quelqu'un atteint du diabète » Évaluation des besoins du club et de la communauté 2. Contacter les membres de votre groupe et décider de la façon dont vous allez communiquer (e-mail, téléphone, conférence en ligne, etc.)

Page 4

3.

Travailler avec votre groupe pour créer une présentation de 5 à 8 minutes de la ressource qui

vous a été assignée à l'intention du reste des participants à l'Institut. 4.

Votre présentation doit inclure :

Description de la ressource

Ses avantages

Son utilisation dans les districts et clubs

5.

Être prêt à répondre aux questions.

PENDANT L'INSTITUT

Pendant la séance Ressources sur le cheminement du service, vous disposerez de 5 à 8 minutes pour

présenter votre travail au reste du groupe . Vous aurez peut-être un peu de temps pour finaliser les derniers

détails sur place mais cet exercice doit impérativement être quasi terminé avant d'arriver à l'Institut.

Page 5

Gestion de projets

Exercice préparatoire

APERÇU

La gestion des projets fait partie des compétences clés indispensables à tout responsable Lions.

Les projets

abondent sous toutes formes, simples ou complexes. Tous les projets ont toutefois un point commun : un niveau d'organisation et de communication est exigé pour garantir la réussite.

Les pages suivantes contiennent les informations nécessaires pour mener à bien un projet et vous aider pour

la séance Gestion de projets pendant l'Institut. Elle inclut les éléments suivants : Les phases et étapes de la gestion de projets, ainsi que des feuilles de travail pour la gestion de vos projets.

Une brève étude de cas

Feuille de travail à utiliser pour réaliser l'exercice suivant :

EXERCICE

En qualité de responsable de projet, vous devez communiquer efficacement avec les membres de votre

équipe.

Vous avez peut-être déjà commencé à discuter de l'exercice préparatoire sur le Cheminement du

service avec les membres de votre équipe. Si ce n'est pas le cas, commencez par le faire pour être certain

d'avoir suffisamment de temps pour faire chaque exercice préparatoire.

Étant donné que

les membres de votre équipe sont à des endroits différents, déterminer comment communiquer les uns avec les autres peut

être le plus gros défi.

Chaque équipe doit décider du moyen de

communication à utiliser.

AVANT DE PARTICIPER

À L'INSTITUT :

1. Étudier le document Phases de la gestion de projets. Notez vos questions ou suggestions au fur et

à mesure que vous examinez l'information.

2.

Lire l'étude de cas Lions club de Grandville. Réfléchir aux projets possibles que le club pourrait

entreprendre pour servir la communauté. 3.

Communiquer avec les membres de votre équipe au moins deux semaines avant le début de l'Institut

afin de discuter de la Phase I du cycle de gestion des projets. Ensemble, vous allez : Choisir un projet adéquat pour le club, selon la description donnée dans l'étude de cas Déterminer l'utilité, les objectifs et les résultats attendus de votre projet, selon les explications données dans la Phase 1

Page 6

Donner un nom à votre projet

4.

Noter sur la feuille de travail de définition de projet les idées exprimées par les membres de

votre équipe dans le cadre de la phase

I du cycle de gestion de projets.

Travaillez UNIQUEMENT sur la Phase

1.

NE PROCÉDEZ PAS aux phases 2 à 4.

PENDANT L'INSTITUT

Au cours de la séance Gestion de projets à l'Institut, vous partagerez la Phase I du projet de votre équipe

avec l'ensemble du groupe. Vous aurez peut-être un peu de temps pour finaliser la Phase I avec votre équipe

avant la séance mais ne vous attendez pas à ce qu'il soit possible de le repousser à plus tard et de le faire

après votre arrivée à l'Institut. Lors de la séance, vous continuerez les autres phases du cycle de gestion de

projets en compagnie de votre équipe.

Page 7

Phases de la gestion de projets

Phase 1 :

Choix du projet et définition

1. Réfléchissez à d'éventuels projets en vous posant les questions suivantes : a. Existe-t-il un besoin ? b.

Mon club/district peut-il réaliser ce projet ?

c. Est-ce compatible à notre mission ? 2. Choisissez en priorité les projets répondant aux critères ci-dessus. a. Impératif b.

Nécessaire

c. Éventuel 3.

Choisissez en premier un projet de la liste

" Impératif ». 4.

Définissez le projet :

a. Objectif b.

Objectifs

c. Résultats attendus d. Nom

Phase 2 :

Planification du projet

1.

Analysez l'environnement :

a. Points forts b.

Faiblesses

c. Opportunités d.

Dangers

2.

Rassemblez une équipe :

a. Choisissez les membres b.

Développez des activités pour atteindre les

objectifs c. Attribuez des rôles à chaque membre d.

Suscitez l'engagement

3.

Mettez en place une structure de travail.

a. Tâches b.

Étapes définies et quantifiables

c. Système de communication 4.

Définissez les paramètres.

a. Heure b.

Budget

Phase 3 :

Contrôle du projet

1.

Gérer le processus

a. Communiquer avec les autres b.

Évaluer les réalisations par rapport au

programme c. Guider et donner des conseils si besoin 2.

Faire les ajustements nécessaires

a. Réattribuer des tâches b.

Adapter le programme

Phase 4 :

Achèvement et suivi du projet

1. Vérifiez la qualité des éléments livrables a. Comparez les résultats obtenus aux objectifs b.

Corrigez si besoin

2.

Évaluez les résultats

a. Évaluez les éléments livrables par rapport aux objectifs b. Dressez une liste des réussites et des échecs c. Faites un compte rendu et des recommandations 3.

Célébrez

a. Remerciez les membres pour leur travail b.

Appréciez ce moment

Page 8

Phase 1 : Choix du projet et définition

En

tant que responsable de projets, vous devrez parfois décider des projets que devra réaliser votre club ou

district. Nous avons souvent tendance à choisir toujours les mêmes projets, en raison de l'expérience

acquise

, de son succès au plan local. L'activité peut être une collecte de fonds pour permettre de financer

d'autres projets.

Lorsque vous êtes responsable ou membre d

u groupe chargé de choisir des projets, vous disposez d'un système qui fixe clairement les tâches et vous aide à choisir le projet le plus adapté.

Chaque fois que possible, étudiez les étapes ci-dessous avec votre équipe ou les Lions concernés de votre

club ou district. Lorsque vous impliquez les autres membres dès le début du processus, vous gagnez d'ores et déjà un soutien considérable dans le projet à venir. 1. Réfléchissez à d'éventuels projets en vous posant les questions suivantes :

a. Existe-t-il un besoin ? D'anciens projets qui ont prouvé leur efficacité continuent d'être mis en

oeuvre même lorsque leur utilité s'est amoindrie. Les collectes de fonds sont presque toujours nécessaires, mais certaines activités de service sont parfois moins pertinentes que par le passé. Avant

de concentrer vos ressources et vos efforts dans un projet, il est préférable de s'assurer qu'il est utile

à votre communauté.

Exemple

: Si le transport des personnes âgées est déjà assurer gratuitement ou à coût réduit dans

votre ville, il n'est certainement pas nécessaire pour un club de mettre en place un programme de transport pour les personnes âgées. b.

Mon club ou district peut-il réaliser ce projet ? Avant de consacrer du temps et des ressources à

un projet, demandez-vous si vous disposez des bénévoles, des compétences et des fonds nécessaires :

Exemple

: un dispensaire ophtalmologique pour les enfants et les personnes défavorisées serait vraiment utiles dans votre ville mais le projet peut être trop ambitieux pour votre seul club ou district. Il peut être préférable de travailler avec d'autres organisations. c. Est-ce que le projet est compatible à notre mission?

Exemple

: le projet offrira-t-il une aide humanitaire à ceux qui en ont besoin ? 2. Choisissez en priorité les projets répondant aux critères :

Vous avez peut-être identifié plusieurs projets potentiels. Dans ce cas, vous devez les classer par ordre

de priorité et choisir le ou les plus importants à réaliser dans l'immédiat. Pour ce faire, dressez une liste

des projets et pour chacun, posez-vous les questions suivantes :

Combien urgent est-il ?

Combien important est-il ?

À quelle fréquence doit-il être réalisé ? Est-ce que quelqu'un d'autre (ou un groupe) devrait s'en occuper ? Le projet entre-t-il dans le cadre de mes responsabilités ? Que se passera-t-il si le projet ne se matérialise pas ?

Page 9

Phase 1 : Choix du projet et définition (suite)

Classez cha

que projet selon que sa réalisation est impérative, nécessaire ou éventuelle.

Vous pouvez créer un tableau comme celui-ci :

Priorité des projets

Cochez () le niveau d'importance de chaque projet : PROJET POSSIBLE " Impératif » " Nécessaire » " Éventuel » 1. _______ _______ _______ 2. _______ _______ _______ 3. _______ _______ _______ 4. _______ _______ _______ 5. _______ _______ _______ 6. _______ _______ _______ 7. _______ _______ _______ 3.

Choisissez un ou plusieurs projets.

Choisissez en premier le ou les projets " impératifs », puis les projets " nécessaires » selon le temps et

les ressources disponibles. Laissez les projets " éventuels » pour plus tard.

Page 10

Phase 1 : Choix du projet et définition (suite) 4.

Décrivez le projet.

Avant de commencer à organiser le projet réel, décrivez précisément ce que vous souhaitez accomplir.

Pour ce faire, suivez les quatre étapes ci-dessous. a. Énoncer l'objectif global Expliquez de manière générale la finalité du projet.

Par exemple

: créer un environnement sûr et agréable le long d e la rivière dans la ville. b. Définir des objectifs spécifiques Décrivez plus précisément les implications de l'objectif global. Il s'agit des résultats de votre projet.

Par exemple

1. améliorer la qualité de l'eau via des contrôles de la pollution 2. enlever les déchets et les détritus 3. créer une atmosphère conviviale en aménageant les rives c. Décrire les

éléments

livrables du projet Les éléments livrables sont les résultats réels obtenus par votre équipe pour atteindre les objectifs.

Par exemple

1. Obtention d'un décret local relatif à la protection contre la pollution de l'eau 2. Détails sur le nettoyage consistant à enlever les détritus de la rivière 3. Détails sur le nettoyage consistant à enlever les détritus des rives et des terrains adjacents 4. Plantation d'arbres et de végétaux pour aménager le terrain d. Donner un nom au projet Pour une communication efficace au sein de l'équipe et avec les personnes extérieures, donnez un nom au projet.

Par exemple

: Projet Lions de nettoyage de la rivière du centre-ville

Page 11

Phase 2 : Planification du projet

En tant que responsable de projets, vous pouvez considérer cette partie du projet comme celle demandant

le plus de temps. Elle peut également se révéler être la plus importante, car elle permet de déterminer le

" qui », le " quoi » et le " comment » du projet. Les étapes suivantes peuvent vous aider à planifier votre prochain projet. 1.

Analysez l'environnement :

Identifiez les points forts, les faibl

esses, les opportunités et les dangers relatifs au club et à la communauté.

Répertoriez et évaluez les facteurs révélateurs d'une réussite ou d'un échec. Établissez un programme pour

utiliser les points forts, surmonter les faiblesses, tirer parti des opportunités et éliminer les dangers.

Exemple

Points forts : Lions et autres personnes volontaires et capables de participer au projet Faiblesses : manque de fonds disponibles pour acheter l'équipement nécessaire Opportunités : soutien actif des législateurs municipaux Dangers : objections de certains membres du club de mettre en oeuvre un nouveau projet 2.

Formez l'équipe du projet.

Suivre la procédure suivante pour être certain de disposer de suffisant de monde pour le projet.

a. Choisir les membres de votre

équipe.

Réfléchir aux besoins spécifiques pour terminer le projet. Recruter les Lions et autres personnes intéressées. b. Développer des activités pour atteindre les objectifs Dresser la liste des actions et activités à réaliser pour atteindre chaque objectif du projet.

Par exemple

: si le but est de planter des arbres et des végétaux pour aménager le terrain, voici quelques-unes des activités nécessaires : Examen de l'aménagement paysager déjà présent

Retrait des éléments non désirés

Analyse des éventuels remplacements par des éléments plus attrayants, en adéquation et en harmonie avec l'environnement et selon le niveau d'entretien. Mise en oeuvre d'un programme relatif à l'entretien Achat ou demande de dons pour remplacer certains éléments d'aménagement

Installation des nouveaux éléments

Page 12

Phase 2 : Planification du projet (suite)

c. Attribuer des rôles à chaque membre Répartissez les membres de l'équipe entre les différents objectifs et activités

Tenez compte des intérêts, compétences,

disponibilité et engagement de chacun.

Par exemple

un avocat ou une personne avec une expérience politique dans la ville peut s'occuper d'établir la législation pour éliminer la pollution de l'eau du fleuve.quotesdbs_dbs1.pdfusesText_1

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