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FAQ EPLE

daf A3 direction des affaires financières, bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE

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JUIN 2017
2

FAQ EPLE

XFoire Aux Questions des EPLE

Vous y trouverez les questions fréquemment posées au bureau DAF A3 et leurs réponses respectives.

MODE G·(03I2H

Cette FAQ est composée :

¬G·1 sommaire général

¬de 19 sommaires secondaires

¬de sous-thèmes

Des liens vous permettent de circuler

¬du sommaire général vers les sommaires secondaires ¬des sommaires secondaires vers les sous-thèmes Attention : il faut afficher la page entière en cliquant sur Cette icône vous permet de revenir au sommaire général Cette icône vous permet de revenir au sommaire secondaire $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 3

SOMMAIRE

1.Aides page 4

2.Analyse financière page 20

3.Budget page 45

4.Commande publique page 91

5.Contrôle de légalité et budgétaire page 113

6.Formation continue et apprentissage page 136

7.Logements de fonction page 145

8.Mutualisation entre EPLE page 152

9.Outils page 156

10.Ouverture / fermeture / fusion d'EPLE page 159

11.Patrimoine page 166

12.Régies page 205

13.Réglementation générale page 217

14.Rémunération-indemnité page 229

15.Responsabilité de l'agent comptable et du régisseur page 246

16.Relations avec les associations page 288

17.Service de restauration et d'hébergement page 299

18.Techniques et réglementation comptables page 329

19.Voyages et sorties scolaires page 390

$IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 4 Toutes les aides susceptibles d'être attribuées aux élèves : bourses, caisse de solidarité, fonds sociaux, remise de principe ainsi que leur mode de gestion. AIDES 1

YBourses nationales page 5

YCaisse de solidarité page 11

YFonds sociaux page13

$IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 5 bourses nationales

XLorsqu'une famille ne dispose pas de

compte bancaire, un régisseur d'avances peut-il procéder au versement de la bourse en liquide ? Non On rappellera d'abord, que les bourses ne font pas partie des dépenses autorisées dans le cadre d'une habilitation de régie d'avance conformément aux dispositions du titre II de l'arrêté du 11 octobre 1993 modifié qui en dresse une liste limitative. En revanche, ce mode de paiement est prévu à l'article 3 de l'Arrêté du 24 décembre 2012 portant application des articles 25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, et énumérant les moyens de règlement des dépenses publiques et les moyens d'encaissement des recettes publiques. Ce paiement s'effectuera par un ordre de paiement au compte 4668 - " Ordre de paiement de l'ordonnateur » conformément aux dispositions du § 3.2.7.8.4.8 de l'IC-M9-6. $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 6 bourses nationales

XLe paiement des bourses nationales d'un

établissement peut-il être pris en charge par un autre établissement ? Dans le cas d'espèce, il incombe au chef d'établissement, ordonnateur des dépenses et des recettes, où est inscrit l'élève de constater les droits en fonction de sa situation de famille (remises de principe, bourses et primes) et de sa qualité (demi-pensionnaire, interne). Les dépenses et les recettes concernées seront retracées dans la comptabilité de l'EPLE de scolarisation de l'élève. Cela permettra notamment à l'agent comptable de chaque EPLE d'effectuer la compensation entre les créances et les dettes et le cas échéant le recouvrement des créances par prélèvement. Ainsi, dans le cas d'espèce et quand bien même il s'agirait d'une cité scolaire, chaque établissement gérera les bourses nationales attribuées à ses élèves dans son propre budget au sein du service spécial dédié. $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 7 bourses nationales

XLorsqu'un élève boursier a causé des

dégradations dans l'établissement et qu'il refuse de régler la facture, l'agent comptable peut-il faire une retenue sur la somme à verser à la famille au titre des bourses ? Si, dans le cadre d'une procédure amiable, la famille refuse de reconnaître la responsabilité de son enfant pour les dégradations causées à l'établissement, seul le juge a la pouvoir de déterminer la responsabilité et de fixer le montant de la réparation. Ainsi, c'est uniquement sur le terrain de la responsabilité civile voire pénale que l'EPLE peut obtenir réparation des dégradations. $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 8 bourses nationales

XQuelle est la procédure à appliquer en cas

de bourses non versées et prescrites ? ௙Il convient dans un premier temps de rechercher les bénéficiaires concernés. Dès lors que les recherches de l'EPLE n'ont pas abouti et que les conditions de délai sont réunis, la prescription quadriennale s'applique (article 1 de la loi n° 68-1250 du 31 décembre 1968) . Il conviendra toutefois de vérifier d'une part à la date exacte de la naissance des droits au cas par cas, en calculant le délai, à partir du 1er janvier de l'année suivant le versement de la somme en cause, et d'autre part O·MNVHQŃH G·LQPHUUXSPLRQ de prescription notamment une réclamation des familles. On rappellera toutefois, que la prescription qui a pour effet de lever la dette de l'établissement envers la famille ne se traduira pas par un ordre de recettes qui aurait pour effet d'abonder le fonds de roulement de l'EPLE mais par un rétablissement des crédit concernés. $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 9 bourses nationales

XQuelles sont les modalités d'utilisation des

reliquats de bourses par les EPLE ? Les subventions pour bourses et primes sont soumises aux dispositions du §3.2.7.6.2 de l'IC M 9-6 qui précisent que "Lorsque la subvention est accordée sous condition de réalisation de dépenses, la recette est comptabilisée au moment de la réalisation des dépenses à hauteur des dites dépenses réalisées au débit des subdivisions 4411 à 4418 et au crédit du compte de subvention concerné (13xx pour une subvention G·LQYHVPLVVHPHQP ; 74xx pour une subvention de fonctionnement). Lors de O·HQŃMLVVHPHQP de la subvention, le compte 441 est soldé par un compte de trésorerie". Par ailleurs, les reliquats non prescrits devront être reversés à l'autorité académique ou être réutilisés pour des dépenses de même nature comme précisé ci-dessus. En ce qui concerne les reliquats prescrits, il convient de se référer à la loi du 31 décembre 1968 relative à la prescription quadriennale des dettes des personnes publiques, qui indique en son article 1 : "Sont prescrites, au profit de l'Etat, des départements et des communes, sans préjudice des déchéances particulières édictées par la loi, et sous réserve des dispositions de la présente loi, toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de quatre ans à partir du premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis. Sont prescrites, dans le même délai et sous la même réserve, les créances sur les établissements publics dotés d'un comptable public." $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 10 bourses nationales XUn lycée peut-il utiliser la bourse de lycée pour combler une créance autre que la demi- pension (le paiement d'un voyage scolaire en l'occurrence) ? La compensation est fondée sur les articles 1347 et suivants du code civil. Elle s'exerce lorsque deux personnes se trouvent débitrices l'une envers l'autre et lorsque les dettes concernent des sommes d'argent également liquides et exigibles. Par ailleurs la compensation légale ne peut s'exercer que si des conditions cumulatives sont satisfaites. Ainsi, comme le précise le § 22441 de l'IC M9-6 : " La compensation n'a lieu qu'entre deux dettes qui ont également pour objet une somme d'argent, ou une certaine quantité de choses fongibles de la même espèce Les deux obligations doivent être liquides : elles sont certaines juridiquement et leur montant est déterminé ; Les deux obligations doivent être exigibles : le titulaire est en droit de contraindre le débiteur au paiement sans qu'aucun obstacle (provisoire ou définitif) ne l'en empêche. Une créance n'est pas exigible si elle est affectée d'un terme ou d'une condition, et que ce terme n'est pas atteint ou que cette condition n'est pas remplie. ». Compte tenu de ces dispositions la compensation est possible lorsque l'établissement , comme dans le cas d'espèce, détient une dette envers une famille (bourse par exemple) et que la famille est elle- même débitrice envers l'EPLE (frais de pension notamment). Dans le cas de la participation au voyage, il convient de vérifier qu'un état exécutoire a bien été émis à l'encontre de la famille. Toutefois en absence de cet état rien ne s'oppose, dans le cadre d'une procédure amiable, à ce qu'un reliquat de bourses nationales abonde une créance de voyage à condition d'avoir obtenu l'accord préalable de la famille. $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 11

Caisse de

solidarité

XLa caisse de solidarité d'un EPLE peut-elle

recevoir des dons en provenance d'une association socio-éducative ? La caisse de solidarité de l'EPLE peut recevoir des dons de toute provenance, dès lors qu'ils ne sont pas accompagnés de conditions restrictives portant sur leur utilisation. Il revient à l'association socio-éducative de vérifier qu'un tel don entre bien dans le cadre de ses statuts. En revanche, l'association ne peut percevoir des fonds qui seraient en fait destinés à l'EPLE : cela relèverait effectivement de la gestion de fait. Plusieurs schémas sont alors envisageables : "les familles versent directement à l'EPLE des contributions volontaires à la caisse de solidarité de l'EPLE, et/ou "les familles versent directement à l'association (dans la mesure où ses statuts prévoiraient effectivement l'attribution d'aides individuelles à des élèves) des fonds dont l'association use librement (mais bien entendu conformément à ses statuts) et qu'elle peut décider de verser pour tout ou partie à la caisse de solidarité de l'EPLE. Il convient bien évidemment que les documents envoyés aux familles fassent ressortir distinctement ces deux formes de contribution à deux personnes morales différentes et qu'ils fassent apparaître très lisiblement leur caractère facultatif. $IRNCTION°MNS°!ŃŃAIRNS°FINANCI...RNS° °$!F°!0 12

Caisse de

solidarité

XUn EPLE peut-il subventionner le FSE sur des

fonds en provenance de la caisse de solidarité ? ௙La caisse de solidarité est alimentée par des versements volontaires des familles. Elle sert à aider les familles en complément des aides versées par l'Etat et les collectivités. Dans l'instruction codificatrice au paragraphe 327853, il est clairement indiqué que les contributions volontaires sont des ressources spécifiques destinées à des aides de nature sociale accordées aux familles. Le versement d'un don au

FSE ne rentre pas dans cette catégorie.

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