[PDF] Rapport Analytique Le Responsable Administratif et Financier

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Atelier régional d'apprentissage et de partage en suivi-évaluation

2-6 décembre 2013, Grand Bassam, Côte d'Ivoire

Rapport Analytique

2-6 décembre 2013, Grand Bassam, Côte d'Ivoire

Rapport

Analytique

INTRODUCTION

I. CADRE GENERAL DU S&E DU FIDA

Principes directeurs du S&E axé sur les résultats Architecture d'un système de Suivi-Évaluation (SSE)

La planication

Enquête de base et mesure de l'impact

Le système de gestion des résultats et de l'impact (Le SYGRI) II. L E

S&E À

L'ÉPREUVE DU TERRAIN

Conception et mise en place des SSE

Mise en œuvre opérationnelle du S&E

Utilisation d'un système informatisé pour la gestion des donné es Le système de S&E, un outil de pilotage du projet.

Stratégies de Communication des résultats

Les acteurs et leur rôle dans le dispositif de SSE Quelle articulation entre SSE des projets et systèmes de suivi sector iel ?

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

SOMMAIRE

COSOP

Programme d'options stratégiques pour le pays

CPA Country Programme Assistant (Assistant de programme Pays) CPM Country Programme Manager (Chargé du portefeuille pays) CPO Country Programme Ofcer (Chargé(e) d'Appui Pays) DEP Direction de l'Evaluation et des Projets de côte d'Ivoire ESA

Division Afrique de l'Est et Australe du FIDA

FIDA

Fonds international de développement agricole

GAR

Gestion Axée sur les Résultats

IED Afrique

Innovation, Environnement et Développement en Afrique

MESUDD

Ministère de l'Environnement, de la Salubrité Urbaine et du Développement Durable

MINAGRI

Ministère de l'Agriculture

MINEF

Ministère des Eaux et Forêts

MIRAH Ministère des Ressources Animales et Halieutiques

PADAER

Projet d'appui au développement agricole et à l'entreprenari at rural

PIDRN-Mali

Programme d'Investissement et de Développement Rural des Région s du Nord Mali

PNAAFA

Programme National d'Appui aux Acteurs des Filières Agricoles PNIA

Programme National d'Investissement Agricole

PPILDA

Projet de promotion de l'initiative locale pour le développement à

Aguié (Niger)

PPMS Projet d'appui aux petits Producteurs Maraîchers dans les régio ns des Savanes

PRAREP

Projet de réhabilitation agricole et de la réduction de la pauvret

PROLPRAF

Programme de Lutte contre la Pauvreté Rurale par l'Appui aux l ières

PROMER

Projet de promotion des micro-entreprises rurales

PROPACOM

Projet d'appui à la production agricole et à la commercialisati on

PROSPERER

Programme de Soutien aux Pôles de micro-Entreprises Rurales et aux Ec onomies Régionales PSR

Project Status Report

PTBA

Plan de Travail et Budget Annuel

RAF

Responsable Administratif et Financier

RIMS/SYGRI

Système de gestion des résultats et de l'impact RPP

Revue de la Performance du portefeuille

RSE

Responsables de Suivi et d'Evaluation

S&E

Suivi-Evaluation

SMART Mesurables, Acceptés, Réalistes/Réalisables et Temporellement dénis SSE

Système de Suivi et d'Evaluation

SYGRI Système de Gestion des Résultats et de l'Impact WCA

Divisions Afrique de l'Ouest et du Centre du FIDA

SIGLES ET ACRONYMES

Les projets financés par le FIDA dans les Divisions Afrique de l'Ouest et du Centre (WCA) et Afrique de l'Est et Australe (ESA), se sont retrouvés du 02 au 06 décembre 2013 à

Grand Bassam

, en Côte d'Ivoire, pour échanger sur le Suivi- évaluation (S&E) et tirer les leçons de leurs expériences respectives en matière de S&E. L'objectif du S&E, qui revêt une importance capitale pour le FIDA, est de mesurer les progrès réalisés dans le cadre de la mise en oeuvre du projet afin de voir si les activités tendent vers les objectifs de départ pour apporter les réorientations nécessaires pour améliorer la performance du projet. Ainsi, il renforce la transparence, l'appréciation objective des résultats et de l'impact des projets et permet d'améliorer la qualité de conception des futurs projets. Cependant, si de façon globale, la performance des projets et programmes financés par le FIDA en Afrique s'améliore au fil des ans, la revue annuelle de la performance du portefeuille

2012/2013 fait état de nombreuses faiblesses dans le domaine

de la Gestion Axée sur les Résultats (GAR) et particulièrement dans celui du S&E qui demeure l'un des critères les plus faiblement notés dans la Revue de la performance du portefeuille (RPP). En effet, d'après les résultats de la RPP

2012/2013, seuls 14% des 58 projets financés par le FIDA

dans les Divisions Afrique de l'Ouest et du Centre (WCA) et Afrique de l'Est et Australe (ESA) ont un SSE jugé satisfaisant, c'est-à-dire en mesure de suivre, d'évaluer et de documenter de façon fiable les différents niveaux (activités, produits, effets), permettant ainsi aux gestionnaires d'utiliser l'information issue du dudit système pour la prise de décision. Ainsi, dans la plupart des projets et programmes, le S&E n'est pas géré de façon convenable comme outil de gestion et d'aide à la décision. Cet état de fait ne permet pas de mesurer et de documenter les résultats et donc limite, en conséquence, la qualité des processus d'apprentissage. Des cas de bonnes pratiques ont, néanmoins, été identifiés dans les SSE de certains projets. Leur valorisation et diffusion à grande échelle pourraient contribuer au renforcement des SSE et à la performance des projets FIDA en Afrique. L'atelier régional d'apprentissage et de partage sur le S&E de

Grand Bassam a été organisé par le FIDA, en collaboration avec le gouvernement ivoirien pour poser un regard critique sur

les SSE des projets FIDA et identifier des pistes d'amélioration de ces systèmes. Il avait pour objectif global de renforcer les capacités des parties prenantes, notamment les responsables S&E et les coodonnateurs des projets mais également les équipes pays FIDA, en matière de S&E, concepts de base et outils méthodologiques sur le suivi-évaluation dans les projets financés par le FIDA y compris le SYGRI, afin d'améliorer la performance des projets et partant, l'atteinte des résultats attendus et de l'impact par rapport à la réduction de la pauvreté en milieu rural. De façon plus spécifique, les objectifs de l'atelier étaient les suivants : a) faciliter le partage d'expériences entre les différents projets dans l'opérationnalisation du S&E ;

b) identifier les succès et bonnes pratiques mais également les limites et défis rencontrés par les projets

dans l'opérationnalisation des systèmes de S&E ; c

Avoir une compréhension commune du S&E comme outil de gestion, d'information sur les résultats et de

capitalisation/communication des leçons apprises ; d

clarifier les exigences institutionnelles du FIDA dans le contexte de sa 9ème reconstitution de fonds et

les implications que cela a sur les équipes/systèmes de S&E des projets notamment la mise en place du système SYGRI et l'obligation d'en renseigner les indicateurs ; e)

identifier les domaines d'amélioration possible des systèmes de S&E, partager les bonnes pratiques et encourager leur adoption ;

f) Développer une "communauté de pratiques» pour continuer le partage d'expériences, l'échange d'informations et d'outils, etc. Ce rapport produit dans le cadre de l'atelier de Grand Bassam fait la revue critique des SSE des projets FIDA dans les Divisions Afrique de l'Ouest et du Centre (WCA) et Afrique de l'Est et Australe (ESA). Cette revue part des principes de base du S&E tels que recommandés par le FIDA pour identifier les erreurs les plus récurrentes dans la conception et la mise en oeuvre des SSE au sein des projets et présenter quelques bonnes pratiques susceptibles d'être valorisées et formuler des recommandations susceptibles d'améliorer le S&E et la performance des projets. I

NTRODUCTION

Principes directeurs du S&E axé sur les

résultats Le SSE axé sur les résultats est un dispositif de collecte, de mesure et d'analyse de l'information, en temps réel, visant à apprécier la mise en œuvre d'un projet, au regard des résultats escomptés et à apporter, au besoin, les réajustements nécessaires au renforcement de la performance du projet. Il permet d'apprécier, objectivement, l'impact réel des activités du projet sur les bénéciaires et leur environnement. Cadre d'apprentissage et outil d'aide à la prise de décision, il est, également, un outil de communication qui permet de répondre aux besoins en informations des différents acteurs et de rendre compte, aux partenaires et bailleurs de fonds, de la performance et des résultats du projet. En effet, il y a une responsabilité importante liée à la redevabilité des bailleurs et acteurs ciblés par le projet. Le référentiel du FIDA en matière de S&E répond à quelque s principes directeurs :

·il mesure les performances des projets sur la base des résultats et non sur la base des moyens disponibles (court, moyen et long termes) ; ·il est basé sur l'approche systémique (le S&E est un ensemble d'éléments interdépendants et les résultats doivent être mesurés à tous les niveaux) ;

·il est impératif de consolider les données sur les performances à l'échelle de l'institution (utiliser le système de gestion des résultats et de l'impact) ;

·il faut avoir une attitude pragmatique dans la mesure de l'impact ;

·il faut s'aligner sur les standards internationaux (exemple OMD) pour mesurer l'impact en référant à ces standards.

Un principe important du SSE, c'est qu'il doit être participatif. Il doit y avoir une implication de tous les acteurs dans la collecte, le traitement et l'utilisation des données. Le SSE a une fonction de collecte de données, c'est pourquoi les procédures et outils de collecte, les délais ainsi que les acteurs de la collecte doivent être dénis dès le départ (les acteurs du projet ne sont pas, dans tous les cas, les acteurs du S&E). Il est important de disposer d'un manuel qui permet de dire, en pratique, qui fait quoi, quand et comment (manuel de procédures). Il a aussi une fonction de traitement et de diffusion de l'information. La nalité de la collecte est la diffusion et l'utilisation de l'information. En outre, les produits générés par le SSE doivent être différenciés selon les niveaux, les besoins en information pour faciliter leur appropriation par les différents acteurs auxquels ils sont destinés. En fonction des cibles, il faut choisir les formats les plus appropriés pour partager l'information. Un bon SSE doit garantir les fonctionnalités suivantes : Convivialité, Puissance et Rapidité de réaction. Pour mettre en œuvre efcacement le SSE, le projet doit adopter une approche " chaîne de résultats » obéissant à la lo gique : Intrants > Activités > Produits > Effets > Impact. Il y a une logique de cause à effet pour passer des produits aux effets.

CADRE GENERAL DU S&E DU FIDA

Figure 1 : La chaîne de résultats

Concept de la GAR représentant les étapes progressives des différents niveaux de résultats vers l'impact. Des moyens sont mobilisés (Intants)

Intrants

Pour réaliser des activités

Activités

Dont les

produits

Produits

Engendrent

des effets

Effets

Et un impact

Impact

Source : Manuel des résultats de 1

er et 2

ème

niveau - FIDA Le S&E axé sur les résultats est nécessaire pour : Appuyer le personnel de gestion de projet avec l'infor- mation requise pour la prise de décisions ;

Fournir aux décideurs du projet et aux responsables du gouvernement, du FIDA et aux bénéciaires des informations sur les réalisations du projet, ses effets et son impact ;

L'analyse en temps réel de la performance du pro-jet et les tendances d'évolution de celle-ci pour éviter l'échec et faciliter l'ajustement de la stratégie et des activités du projet ;

Intégrer “les enseignements tirés" pour améliorer la mise en œuvre et l'atteinte de l'impact escompté ;

Redevabilité vis à vis des bailleurs pour les fonds qu'ils ont accordés et vis à vis des bénéciaires pour les services rendus.

Source : Amadou Cissé, Consultant FIDA

Encadré 1: Intérêt du S&E axé sur les résultats La chaîne de résultats illustre les liens de cause à effet entr e les intrants, les activités, les produits, les effets et l'impact du projet au fil du temps. Pour bien comprendre cette chaîne de résultats, il faut en faire la lecture suivante : des moyens humains, matériels et financiers sont mobilisés (intrants) pour réaliser des activit és (construire des infrastructures, former, organiser, préparer, soigner, distribuer, etc.) dont les produits (des biens et services) engendrent des effets (utilisation des biens et services, changement de comportement, etc.) et un impact sur le développement (l'impact est mesuré dans le long terme).

Gestion axée sur les résultats (GAR) : c'est une approche de gestion qui stipule qu'une organisation s'

assure que ses procédures, services et produits contribuent à la réalisation d'objectifs clai rement définis.

Résultats : changements observables et mesurables qui découlent d'une relation de cause a effet

Intrants : ressources financières, humaines et matérielles nécessaires pour atteindre les résulta

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