[PDF] PROCEDURE POUR LES ORDRES DE MISSION

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PROCEDURE POUR LES ORDRES DE MISSION

Règle budgétaire et comptable

le montant de la mission doit être engagé et validé dans l'application budgétaire et comptable avant le début de la mission, afin de réserver les crédits nécessaires au remboursement du missionnaire.

Mission occasionnelle

Les invités de l'université, les membres des jurys de thèse ou les membres des comités de sélection dont

l'URCA rembourse les frais de déplacement, doivent remplir une demande d'ordre de mission occasionnelle.

Les éléments de celle

ci doivent être saisies dans SIFAC dans les mêmes délais. : Pour obtenir le remboursement de ses déplacements ou d'une mission, tout agent

t i t u l a i r e o u c o nt ra c t u e l o u v a c a t a i r e e ns e i g na nt o u doc t ora n t e nv o y e n m i s s i on pa r s on l aboratoire doit

remplir une fiche mission et la donner au secrétariat dont il dépend (secrétaire de département, de laboratoire,

de composante, de service) deux semaines (pour les OM concernant une destination française) à quatre

semaines (pour l'étranger) avant son départ. Si la composante accepte les dépôts tardifs pour les OM

concernant l'Europe, ceux-ci doivent avoir lieu au moins la veille au matin afin que la mission puisse être

saisie et validée dans SIFAC. En cas de dépôt moins de 24h avant la mission, la mission ne pourra pas être

remboursée.

Le document qui doit être signé par le directeur de la composante, le directeur de laboratoire ou le président

est le document issu de SIFAC . Le missionnaire fait sa demande sur le formulaire mis à sa disposition sur le bureau virtuel. Mission se reproduisant à l'identique sur plusieurs semaines de cours :

Trois cas peuvent se présenter :

Mission se reproduisant à l'identique sur plusieurs semaines ou mois de recherche :

chercheurs ou personnels administratifs ou techniques devant faire le même déplacement à plusieurs

reprises dans le cadre d'un travail de recherche ;

vacataires enseignant à qui on accorde le remboursement de ses déplacements ; enseignants ou enseignants-chercheurs de l'université ayant droit au remboursement de ses déplacements.

S'ils assurent plusieurs cours dans le même semestre, s'ils doivent se déplacer plusieurs fois sur une même

période de temps, une seule demande d'ordre de mission occasionnelle multi-déplacements peut être faite à

condition de lister l'ensemble des dates prévues. Dans SIFAC, un ordre de mission doit être établi pour

chacune des dates. Le missionnaire doit prévenir son secrétariat pour tout changement de date. Dans le cas

contraire, son déplacement ne pourrait plus être remboursé, car il n'est pas possible de changer dans SIFAC la

date d'une mission postérieurement à la date initialement prévue.

Le document qui doit être signé par le directeur de la composante, le directeur de laboratoire ou le président

est le formulaire qui est mis à disposition pour les missions multi-déplacements. C'est ce document, qui fait

foi juridiquement, qui doit être signé par le missionnaire et qui doit être conservé. Chaque ordre de mission

SIFAC établi en application de cet ordre de mission multi-déplacements sera signé selon les règles propres à

chaque composante. La signature du responsable du centre financier est suffisante.

Ordre de mission permanent

1

cas des directeurs de composante, d'adjoints ou des vice-présidents qui se déplacent fréquemment en

France : un ordre de mission permanent peut leur être accordé par le président. Mais ils doivent signaler

chaque déplacement à leur secrétariat, pour qu'un ordre de mission SIFAC soit fait et validé la veille au plus

tard du déplacement. En l'absence de ce signalement le déplacement ne pourra pas être remboursé. : deux cas peuvent se présenter.

2

cas de certains travaux de recherche incluant des déplacements multiples à des dates non précisées à

l'avance sur une période donnée : un ordre de mission permanent pour x mois peut être accordé. Mais les

missionnaires doivent signaler chaque déplacement à leur secrétariat, pour qu'un ordre de mission SIFAC soit

fait et validé la veille au plus tard du déplacement. En l'absence de ce signalement le déplacement ne pourrait pas être remboursé.

Le document qui doit être signé par le directeur de la composante, le directeur de laboratoire ou le président

est le formulaire qui est mis à votre disposi tion sur le bureau virtuel pour la demande d'ordre de mission permanent.

C'est ce document qui fait foi juridiquement, qui doit être signé par le missionnaire et qui doit être conservé .

Chaque ordre de mission SIFAC établi en application de cet ordre de mission permanent sera validé selon les règles propres à chaque composante. La signature du responsable du CR est suffisante. Signature des ordres de mission par le président de l 'université :

Rappel : Les demandes d'ordre de mission

doivent parvenir à la présidence, 1 semaine avant le départ pour les séjours en France et 3 semaines avant le

départ pour les séjours à l'étranger, afin de laisser le temps à celle-ci de vérifier, dans le cas où la mission

serait autorisée, que le fonctionnaire missionné ne courre pas de danger ou d'informer le MAE du

déplacement.

Coûts divers à prendre en charge

: si les coûts ne sont pas indiqués par le missionnaire (coût du métro ou de

la navette par exemple) le secrétariat chargé de la saisie des ordres de mission devra mettre le prix maximum

qui lui est connu. En effet, il vaut mieux bloquer trop d'argent (qui est libéré lors de la liquidation) que pas

assez (car il pourrait y avoir un manque de crédits sur le centre financier lors de cette même liquidation).

Horaires de départ et de retour : Si les horaires de départ et de retour ne sont pas remplis, il faudra saisir 9h00

comme heure de départ et 21h 00 comme heure de retour, afin de bloquer les crédits permettant de

rembourser les repas du missionnaire dans tous les cas de figure.

Déplacements en voiture personnelle

: pour les déplacements en voiture personnelle, le kilométrage doit être

calculé sur Via Michelin, en prenant le trajet minimisant le temps de transport. Le prix des péages d'autoroute

peut-être trouvé sur cette même application.

Déplacements en train non couverts par un bon à échanger : Pour les trajets en train prendre le prix du billet

plein tarif, sauf s'il est connu que le missionnaire possède une carte de réduction.

Ne pas entrer le prix du

trajet en train s'il est couvert pas un bon à échanger . En deçà de trois heures de trajet, le billet de train doit

être un billet de seconde classe, sauf si le billet de premier classe est d'un coût inférieur. En aucun cas le trajet

entre Paris et Reims ne peut être remboursé en 1ère classe, sauf s'il est moins coûteux que le trajet en seconde

classe. Il faut demande l'engagement du bon à échanger à votre service gestionnaire.

Déplacements en avion

: pour les trajets en avion, en attendant d'avoir un marché pour l'université vous devez

continuer à choisir le meilleur prix. Voir avec votre service financier pour connaitre la meilleure procédure.

Autres

: Pour le prix de la navette ou des taxis ou pour tout cas exceptionnel non décrit ci-dessus et

notamment des avances, se renseigner si besoin auprès du service financier de la composante ou du service

mission du service financier central.

Déplacements en voiture personnelle :

L'indemnité kilométrique dû en cas d'utilisation de la voiture personnelle n

e peut être supérieure à celle de la voiture 6-7 ch. L'utilisation de la voiture personnelle n'est

autorisée que si la voiture transporte au moins deux personnes, dans le cas de trajets couverts par une ligne

ferroviaire directe ou semi-directe. Autorisation permanente d'utiliser la voiture personnelle : Il faut éviter de donner de telles autorisations

permanentes, parce qu'elle ne permet pas à l'administration de contrôler l'utilisation qui en est faite

(utilisation de la voiture alors qu'il existe un train). Il est noté sur le document de demande d'ordre de mission

permanent que les frais de déplacement seront remboursés au tarif SNCF dans le cas de trajets couverts par

une ligne ferroviaire, sauf utilisation de la voiture à au moins deux personnes. Spécificités de certaines composantes non incluses dans les formulaires proposés (par exemple signature du

directeur du CHU pour les bi-appartenants) : celles-ci peuvent être ajoutés en tant que de besoin et transmises

au service communication pour mise en ligne. URCA

12 novembre 2009

Procédure valable à compter du 1/1/2010.

Deux cas se présentent. Si le missionnaire dispose d'un ordre de mission permanent ou mult-déplacements en

France accordé par le président (ordre de mission permanent) ou par le directeur de la composante pour une

mission multi-déplacements d'enseignement, la mission doit être saisie dans SIFAC et signée localement par

le responsable du CR. Lorsque la mission est saisie et sauvegardée dans SIFAC, le document peut être

imprimé par le/la Secrétaire chargé(e) de la saisie et proposé à la signature. Les OM pour la France doivent

être signés par le directeur de la composante qui a une délégation du président, tandis que pour toutes les

missions à l'étranger, l'ordre de mission doit être signé par le président. S'il s'agit d'une mission en Europe,

l'OM doit parvenir 8 jours au moins avant le départ, tandis que ce délai est porté à trois semaines pour une

destination hors Europe.

Signature de la mission :

Le document signé devra être remis à l'intéressé.

Ordre de mission SIFAC permanent

: L'ordre de mission permanent existe dans SIFAC, mais il s'agit d'une

simple réserve de crédits et non d'un ordre de mission permanent en tant que tel. Une réserve de crédits doit

être associée à chaque ordre de mission permanent ou multi-déplacements signé par le président ou le

directeur de composante. Soit un montant maximum est fixé pour les missions en question et c'est ce montant

qui doit être mis en réserve, soit le montant doit être estimé à partir des consommations constatées dans

Nabuco les années précédentes, soit le montant peut être calculé à partir du coût d'un déplacement et du

nombre de déplacements prévus et c'est ce montant qui doit être mis en réserve.quotesdbs_dbs1.pdfusesText_1

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