[PDF] GUICHET UNIQUE DE CREATION DENTREPRISE

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REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

Tél. (243) 8222.84.008/125.101.299 - E-mail : guce@guichetunique.cd - Web : www.guichetunique.cd

MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE,

COMPTABLE ET FINANCIERE DU GUICHET UNIQUE DE CREATION

P a g e | 2

SOMMAIRE

INTITULE

Pages

SOMMAIRE

2

INTRODUCTION

3

I. PRESENTATION DU GUICHET UNIQUE DE CREATION

1.1. Missions du GUCE

1.2.

1.3 Services au sein du GUCE

1.4. Organigramme du GUCE

6 II. DEPLOIEMENT DU GUCE EN PROVINCES PROCESSUS DE

TRAITEMENT DES DOSSIERS

III. DESCRIPTION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE, COMPTABLE

ET FINANCIERE

3.1. Procédure administrative

8

3.1.1. Gestion du personnel

3.1.2. Gestion logistique du Guichet Unique

3.1.3. Gestion du courrier

3.2. Procédure comptable

16

3.3. Procédure financière

18

IV. PROCEDURE DE DEPLOIEMENT EN PROVINCE

V. REVISION DU MANUEL DE PROCEDURES

VI. ANNEXES

4.1 Profil des postes

43

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4.2. Modèle de dossier physique

4.3. Organigramme actualisé du Guichet Unique

INTRODUCTION

Le présent manuel des procédures est destiné à répondre aux exigences de bonne administration exprimées par le Gouvernement de la République Démocratique du

Congo en matière de gestion de ressources.

les procédures de gestion administrative, financière et a pour objectifs de : - mettre à la disposition des responsables et du personnel, un outil de référence utilisés par le Guichet Unique de Création ; - établir un partage des responsabilités entre les différents acteurs ; - à un service public de qualité en décrivant la marche à Ainsi, pour répondre aux exigences de transparence dans la gestion et meilleur

traitement des opérations administratives, comptables et financières, il a été élaboré

les présentes procédures de gestion.

REVISION DU MANUEL DES PROCEDURES

Ce manuel est appelé à évoluer

particulièrement compte des changements et des exigences inhérentes à la structure

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I. PRESENTATION DU GUICHET UNIQUE DE

Initialement créé par le Décret n°12/045 du 1er novembre 2012, le Guichet Unique de actuellement régi par le Décret 14/014 du 8 mai 2014. Il constitue louvernement de investissements, faisant suite à son adhésion, peu avant, au Traité du 17 octobre

Québec

le 17 octobre 2008. Par la création de ce service public, le Gouvernement a mis fin à ce qui a été pendant longtemps décrit en RDC comme " un parcours de combattant ». En effet, le coût élevé, les délais et les longues procédures eprise constituaient de véritables entraves avec pour conséquences notamment,

épublique Démocratique du Congo.

1.1. Missions

La mission principale du Guichet Unique consiste à faciliter reprises en RDC conformément aux textes en vigueur en ce compris le présent Manuel de procédures.

Et plus spécifiquement :

et de modification des actes, y compris celles introduites par voie électronique et les procès- verbaux des entreprises ;

Procéder

modification des actes des entreprises, représentations ou succursales et Rassembler et délivrer tous les documents relatifs aux formalités ci-dessus.

1.2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DU GUICHET UNIQUE DE

CR

1.2.1. CADRE ORGANIQUE

Conformément à son Décret organique, le GUCE est constitué des organes suivants :

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i. La Direction Générale ii. Les Services étatiques intervenants, dont certains sont installés et opèrent au autres interviennent en dehors du GUCE mais en réseau avec celui-ci. - Les Services intervenants au sein du GUCE sont les suivants : 1. actes de sociétés ;

2. Le Greffe du Registre du Commerce et de crédit mobilier en charge de

Commerce et de Crédit Mobilier(RCCM) ;

3. tration des recettes non fiscales

(DGRAD) relatifs aux missions du GUCE ; - Les Services intervenants en dehors du GUCE sont :

1. La Direction Générale des impôts (DGI)

numéro impôt; 2. num ;

3. en charge

4. de Préparation Professionnelle (INPP) en charge de

5. en charge du traitement des

déclaration assée et du récépissé ; 6.

7. Le Journal Officiel pour la publication des actes de sociétés.

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A ces différents services prévus dans

re Kinshasa, chargée du suivi des dossiers relatifs à la délivrance rapide de compétents. iii. Le Secrétariat technique Le Secrétariat technique est composé de tous les autres services technique du

GUCE entre autres :

-La Cellule administrative et financière -La Cellule informatique -La Cellule de communication organigramme mme suit :

DIRECTION GENERALE

SECRETARIAT

TECHNIQUE

SERVICES

INTERVENANTS

CELLU LE ACCU EIL & RELA TION S PUBLI QUES

CELLULE JURIDIQ

UE POO L SAISI E ONEM

CELLULE

ADMINIS

TRATIVE

FINANCI

ERE

HUISSIER AR

CH IVI ST E

ASS. DGA ASS. DG

EXTRA GUCE INTRA GUCE

CELLU LE COM MUNI CATIO N

CELLUL

E INFOR MATIQ UE N O T A RI A T GREF FE RCCM DGR AD REPR ESEN TATIO N COM MUN ALE D GI INS S IN PP

ADMINI

STRATI

ON DE

L'ENVIR

ONNE MENT ADMI NISTR ATION DE L'ECO NOMI E NATIO NALE INSPE CTION GENER ALE DU TRAVA IL DG DGA

1.2.2. CADRES ET AGENTS (PERSONNEL)

La Direction Générale est composée du Directeur Général et du Directeur Général

Adjoint avec mandat suivant :

1. Directeur Général

- Coordonner les activités du GUCE ; - Gérer le personnel administratif et technique ( services intervenants) ; - Gérer le patrimoine du GUCE ; - Coordonner, suivre et évaluer les activités du GUCE au niveau national ; - Assurer le suivi de la gestion administrative et financière ; - Nouer des relations de travail étroites avec tous les partenaires concernés en vue assignés ; - Coordonner les activités administrative, financière et comptable ;

2. Le Directeur Général Adjoint

- Faire régulièrement, en vue du fonctionnement efficace du Guichet Unique des propositions concrètes au Directeur Général - Superviser - Assurer la gestion des services sociaux ; - Veiller à la formation et au renforcement des capacités du personnel du

Directeur Général.

3. Le Secrétaire administratif et financier(SAF)

, le SAF a pour mission de : - Coordonner et superviser les activités relatives à la gestion comptable et financière ; - Appliquer res comptables et financières ;

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- Assurer la supervision de la tenue et de la production des états comptables et financiers ; - Assurer le suivi de la préparation du budget annuel du GUCE ; - Assurer le suivi régulier - Assurer le suivi de la gestion de la trésorerie ; - Suivre la préparation des documents et le rythme des décaissements en vue de mobiliser les fonds ; - Exécuter la mise en place du système de comptabilité ainsi que du budget en temps réel ; - Elaborer le Rapport de suivi financier et les états financiers annuels.

4. Le Responsable de la Cellule informatique

le responsable de la Cellule informatique a pour mission de: - S'assurer, d'une part, l'interopĠrabilité des applications informatiques et, d'autre part, garantir de maniğre efficace et effectiǀe la maintenance et la poursuite du développement de ces systèmes, leur déploiement dans les provinces, sous la supervision de la Direction Générale ; - Concevoir et réaliser des projets de réseautage informatique et de communication intra et extra-GUCE ; - Fournir les serǀices d'ingĠnierie et d'intĠgration pour soutenir les rĠseaudž de télécommunications et faire évoluer les applications informatiques conformément aux standards de sécurité ; et logiciels à acquérir dans le cadre de déploiement ou maintenance du réseau ainsi que des systèmes de communication ; et pour la dispensation de la formation exigée à cet effet ; - Préparer le plan de formation qui accompagne le déploiement du système informatique et veiller à son exécution ; - Superǀiser tout le personnel de technologie de l'information et les consultants engagés pour des projets informatiques ; - Gérer le site web du GUCE.

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1.2.3. Gestion financière et comptable

Sous la responsabilité de la Direction Générale, les activités financières et et financière. par un comptable et un trésorier. Il assume les responsabilités financières ci-après : - Prévisions et Programmation des investissements, dépenses de fonctionnement et facilités de trésorerie ; - Mises en place des procédures comptables et informatiques adaptées ; - Gestion des comptes bancaires ; - Comptabilisation et établissement des états de synthèse ; - Confection et soumission des rapports financiers sur l'activité du Guichet Unique - Reconstitution du (es) compte(s) spécial (aux) ; Avec les différentes taches rattachées aux responsabilités financières et comptables notamment :

1. Organisation de la comptabilité et Planning des travaux

2. Adaptation des procédures comptables

3. Réception des pièces comptables

4. Contrôle vérification et approbation des pièces comptables

5. Imputation des pièces comptables

6. Saisie des pièces comptables et passation des écritures

7. Vérification des imputations comptables

8. Édition des journaux (général et auxiliaires)

9. Contrôle des journaux (Banques Caisse Fournisseurs -

Paie Opérations diverses)

10. Édition des balances et grand livre

11. Contrôle des balances et grand livre

12. Etablissement du Relevé des Dépenses

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13. Tenue de caisse et Banques Rapprochements bancaires

14. Approbation soldes des comptes Banques

15. Régularisation des écritures Approbation

16. Vérification des Etats de paie

17. Saisie des écritures de paie et Édition journal paie

18. Contrôle à priori de relevé dépenses et vérification de la réalité

19. Tenue et justification du fichier des immobilisations

20. Etablissement Etats de synthèse et Pointage

21. Classement et archivage des pièces comptables

22. Approbation des demandes de paiement

23.

24. Autorisation des Décaissements

25. Prévisions budgétaires et de Trésorerie - Elaboration

26. Prévisions budgétaires Ecarts et Analyse.

27. Suivi de matières, fournitures et immobilisations.

La répartition de ces tâches devrait se réaliser dans l'optique d'une opposition d'intérêt entre le RAF, son agent comp assurer une meilleure sécurité des autorisations, de la comptabilisation et des actifs.

II. DEPLOIEMENT DU GUICHET UNIQUE DE CREATION

EN PROVINCES

2.1. Principe

ise est appelé à se déployer au niveau provincial, sous la responsabilité de la Direction Générale, à travers les Antennes provinciales. Ces différentes antennes provinciales vont ys et offrir les facilités de

2.2. Modalités de déploiement

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se faire dans une parfaite collaboration entre les différentes autorités nationales et provinciales concernées. antennes provinciales du GUCE et ce, conformément aux textes en la matière. égocié par la Direction Générale du Guichet Le déploiement du GUCE en provinces devra respecter un chronogramme province, de la demande exprimée par les autorités provinciales et des facilités administratives offertes. Pour ce faire, des séances de travail et des descentes dans lesdites provinces seront organisées. Un budget devra alors être alloué au GUCE pour accomplir ces démarches.

2.3. Structure organisationnelle des Antennes provinciales

Les antennes fonctionnent comme les relais de la Direction Générale dans les provinces.

2.3.1. Les Directions Provinciales

Missions

Les Directions provinciales exécutent mutatis mutandis les missions dévolues à la

D dans les limites de

leurs compétences territoriales.

Cadre organique

Les directions provinciales sont composées de 10 agents : - un directeur provincial, - un assistant administratif et financier, - un conseiller juridique,

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- un assistant - un secrétaire, - un informaticien, - un chargé de la communication, - un greffier, - un notaire et - un ordonnateur. de: - Gérer le personnel administratif et technique - le ; - Coordonner, suivre et évaluer les activités du GUCE au niveau provincial ; niveau de la province ; - Nouer des relations de travail étroites avec tous les partenaires concernés au niveau de la province en vue assignés ; Les Directeurs Provinciaux seront responsables du fonctionnement administratif, financier et institutionnel du GUCE au niveau des provinces. Ils travailleront en étroite collaboration avec les Gouvernorats et les Ministères Provinciaux de la Justice, du Budget, des Finances et de la Fonction Publique.

Directeur Provincial

Notaire

Services Intervenants Secrétariat Technique

Greffier Ordonnateur Ass.Dir.Pr Cons.Jur Ass.AF Informat. Secrétaire

C.communic.

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Légende

Ass.Dir.Pr : Assistant Directeur Provincial

Cons. Jur : Conseiller Juridique

Ass. AF : Assistant Administratif et Financier

Informat. : Informaticien

C.communic. : Chargé de la Communication

III. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DOSSIERS AU GUICHET UNIQUE

3.1. P

3.1.1. MODE OPERATOIRE DE TRAITEMENT DES DOSSIERS

: Accompagnement et Dispositions protocolaires est assuré par le service de la Réception chargé conformément au manuel de procédures de : - Recevoir les dema physiques ou morales, les vérifier et les orienter au service compétent ; - Orienter et suivre le traitement des demandes ; formalités requises avec les services intervenants au Guichet Unique ; accueilli et installé suivan ; inscription complémentaire ou modificatrice) ; un Formulaire unique à remplir lui est pas encore. (Etablissement) ou sociétaire, des explications lui sont fournies quant à ce. Ces explications concernent les éléments constitutifs du dossier, le coût et le délai de la procédure (Outre les explications verbales, un dépliant lui est remis et un panneau est affiché à la réception avec indication de ces informations).

Etape 1 : Traitement des dossiers

En présence du requérant, le service de la réception procède à la vérification des

éléments du dossier du requérant.

Pour les personnes physiques, les éléments du dossier sont les suivants :

Demande écrite ;

Extrait du casier judiciaire

Attestation de résidence ;

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Copie du contrat de bail ou du Titre de propriété ; Pour les personnes morales, les éléments du dossier sont les suivants :

Demande écrite ;

Statuts de la société en 4 exemplaires + version électronique des statuts ; Bulletin (Déclaration) de souscription au capital social ; Preuve de libération du capital social ou extrait de compte (Attestation bancaire) ;

Spécimen de signature du Gérant.

Etape 2 : Paiement des frais de dossier

un accusé de réception au requérant) et transmet le dossier au représentant de la Un Etablissement bancaire est représenté au Guichet Unique de Création ital minimum.

Etape 3

Commerce et du Crédit Mobilier

Au vu du dossier et de la preuve de paiement, le Notaire procède à la loi et aux règlements en vigueur. retourne le dossier au préposé à la réception. Les deux opérations se passent dans les 24 heures de la réception du dossier.

Etape 4 : Publication au Journal Officiel

faite par le Responsable du service informatique sur le site web du Guichet Unique et copie est transmise au journal officiel de la R.D.C.

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LE COUT GLOBAL DES FORMALITES

*Création de société : équivalent en Francs congolais de 120 USD pour toutes les formes de sociétés commerciales. * : équivalent en Francs congolais de 40 USD *Inscription complémentaire ou modificative au RCCM : - Dépôt Statuts harmonisés: 40 USD - Inscription complémentaire ou modificative: 30 USD - Droits proportionnels pour la Société Anonyme: 1% du capital lors de la création ou

3.1.1.1. P

Généralités

Prestation

Cette activité consiste à remplir les formalités administratives de création

Périodicité Au besoin des entrepreneurs

Usagers Entrepreneurs

Séquences

- Agent du guichetquotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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