[PDF] Fiche méthodologique - Définir le cahier des charges

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Fiche méthodologique

Définir le cahier des charges

SOMMAIRE

1. Définissez précisément l"objet de votre marché

2. Fixez une durée d"exécution adaptée

3. Précisez le cadre financier

4. Déterminez des conditions d"exécution pertinentes

5. Prévoyez le suivi de la mise en oeuvre

• 2• Fiche mŽthodologique ¥ Définir le cahier des charges

1. Définissez précisément l"objet de votre marché

L"objet du marchŽ est la traduction de votre besoin Voir la fiche méthodologiqueÇConna"tre son besoinÈ. l

Définition de l"objet du marché

L"objet de votre marchŽ doit tre dŽfini au sein d"un article spŽcifique de votre cahier des charges. Ce paragraphe doit tre rŽdigŽ avec prŽcision non seulement pour apporter le niveau d"information nŽcessaire aux fournisseurs pour proposer une offre appropriŽe mais Žgalement parce que les conditions d"exŽcution dŽfinies au cahier des charges ainsi que lien avec l"objet. l

Précision de l"objet à travers

les spécifications techniques Vous prŽcisez l"objet de votre marchŽ en dŽcrivant les spŽcifications techniques des produits ou services.

Dans ce cadre, vous ne pouvez pas faire mention

d"une provenance ou d"une origine dŽterminŽe si cela est susceptible de favoriser ou d"Žliminer certains fournisseurs ou certains produits.C"est pourquoi, vous ne pouvez exiger des produits portant un signe officiel d"identification de la qualitŽ et de l"origine (SIQO) AOP, IGP et AOC que si vous ne ciblez pas une origine gŽographique prŽcise. Par ailleurs, vous pouvez faire rŽfŽrence ˆ une race ou soit suffisamment rŽpandue en France et en Europe. D"autre part, vous pouvez faire rŽfŽrence ˆ des labels tels que le label rouge, l"agriculture biologique ou d"au- tres modes de valorisation comme la spŽcialitŽ tradi- tionnelle garantie, la mention Çproduit de montagneÈ, la dŽmarche de certification de conformitŽ des produits, l"exploitation de haute valeur environnementale, le commerce Žquitable. RŽfŽrence : articles 6 et suivants du dŽcret n¡2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchŽs publics l

Distinction avec l"intitulé

du marché L"intitulŽ de votre marchŽ est ˆ distinguer de son objet. L"intitulŽ est le titre donnŽ au marchŽ. De ce fait, il n"est qu"un rŽsumŽ de l"objet dont il reprend les infor- mations principales ou celles que vous souhaitez mettre en avant. Il n"a pas vocation ˆ tre exhaustif.

2. Fixez une durée d"exécution adaptée

l

Durée pluriannuelle

En cas d"achats rŽcurrents, choisissez une durŽe pluriannuelle qui donnera la visibilitŽ nŽcessaire au fournisseur pour mettre en place et dŽvelopper des qui ne sont pas incluses dans l"offre ÇstandardÈ des fournisseurs (action d"insertion sociale, clause de • 3• Fiche mŽthodologique ¥ Définir le cahier des charges l

Durée infra-annuelle

En cas d"achat ponctuel (ex : achat de denrŽes pour

pouvez opter pour une durŽe infŽrieure ˆ un an.Par ailleurs, pour des prestations nouvelles, vous

pouvez dŽterminer une durŽe ferme d"un an qui correspondra ˆ une phase test avec une possibilitŽ de reconduction si le test appara"t concluant et que le besoin est pŽrennisŽ.

3. Précisez le cadre financier

l

Fixation d"un montant minimum

de commandes Afin d"obtenir des offres Žconomiquement perfor- mantes, il convient d"offrir aux fournisseurs, en parti- culier ˆ ceux avec lesquels vous n"avez jamais encore travaillŽ, de la lisibilitŽ quant au volume financier de vos achats. Ainsi, en cas d"achats rŽcurrents, mme si la rŽgle- mentation ne l"exige pas, fixez un montant minimum de commandes en valeur ou en quantitŽ ˆ votre accord-cadre ˆ bons de commande. RŽfŽrence : article 78 du dŽcret n¡2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchŽs publics l

Conditions d"évolution des prix

Afin de prendre en compte en cours d"exŽcution du marchŽ les fluctuations alŽatoires, ˆ la hausse comme ˆ la baisse, des cours des productions agricoles, en cas d"achats rŽcurrents, prŽvoyez une rŽvision des prix

ˆ un rythme infra-annuel.

Vous pouvez cependant prŽvoir des prix fermes en cas d"achat ponctuel. Toutefois, ceux-ci devront tre ac- tualisables si un dŽlai supŽrieur ˆ 3 mois s"Žcoule entre la date ˆ laquelle le fournisseur a fixŽ son prix dans l"offre et la date de dŽbut d"exŽcution des pres- tations. Pour plus d"information : Fiche de la DAJ sur l"indexation des prix dans les marchŽs publics d"achats de denrŽes alimentaires, mars 2015. es-alimentaires.pdf

4. Déterminez des conditions d"exécutionpertinentes

l

Conditions à caractère social

et/ou environnemental Vous pouvez imposer des conditions d"exŽcution ˆ exemple :-la rŽalisation d"une action d"insertion profession- nelle envers des publics ŽloignŽs de l"emploi ; -l"approvisionnement en produits issus de l"agriculture biologique, du commerce Žquitable, de produits de saison, et de toute autre caractŽristique sociale ou environnementale ˆ n"importe quel stade du cycle de vie du produit ; • 4• Fiche mŽthodologique ¥ Définir le cahier des charges -l"utilisation d"emballages les moins impactants sur l"environnement (volume des volumes d"emballage, produits alimentaires) ; -le recours ˆ des modes de transport les moins polluants. RŽfŽrence : article 38 de l"ordonnance n¡2015-899 du

23 juillet 2015 relative aux marchŽs publics et article

10 du dŽcret n¡2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux

marchŽs publics (si rŽfŽrence ˆ des labels). l

Délais et modalités de livraison

Votre cahier des charges devra prŽvoir les modalitŽs d"exŽcution liŽes aux dŽlais, frŽquence et aux condi- tions de livraison. Celles-ci devront tenir compte de vos contraintes internes mais aussi des spŽcificitŽs l

Actions de sensibilisation

Vous pouvez exiger la rŽalisation par le fournisseur d"actions de sensibilisation ˆ l"Žgard des convives permettant de mettre en valeur les spŽcificitŽs de l"exŽcution du marchŽ par exemple sur la qualitŽ des produits, la performance environnementale ou les conditions de production. De plus, uniquement dans le cadre des marchŽs ˆ des- tination des publics scolaires, la possibilitŽ de rŽaliser des visites pŽdagogiques sur les sites de production peut tre imposŽe. Pour tout type d"autres publics, une telle exigence ne serait pas justifiŽe par l"objet du marchŽ.

5. Prévoyez le suivi de la mise en oeuvre

Afin de garantir tout au long de l"exŽcution du marchŽ le niveau de qualitŽ exigŽ voire de l"amŽliorer, vous devez inscrire dans le cahier des charges les modalitŽs Les modalitŽs de rŽalisation du suivi de la mise en l Suivi Vous devez pouvoir identifier les difficultŽs rencon- trŽes par le titulaire du marchŽ pour prŽvenir et corri- ger d"Žventuelles dŽfaillances. C"est pourquoi en fonction des caractŽristiques du marchŽ, vous pouvez prŽvoir la fourniture ˆ intervalles rŽguliers par le titulaire d"ŽlŽments de suivi qui ali- menteront vos tableaux de bord (tonnage par typologie

de produits, montant des commandes, origine gŽogra-phique des produits, part des produits rŽpondant au

label bio, au label rouge ou issu du commerce Žquitable, etc). La tenue de rŽunions d"Žchanges avec le titulaire est Žgalement un ŽlŽment de suivi ˆ prŽvoir. l

Sanctions

Vous devez prŽvoir dans votre cahier des charges les sanctions qui s"appliqueront au titulaire en cas de non- respect des exigences que vous avez dŽfinies : aux diffŽrents manquements ; -en cas de marchŽ ˆ durŽe reconductible, possibilitŽ de non-reconduction ˆ laquelle le titulaire ne peut s"opposer ; -rŽsiliation du marchŽ pour faute en cas de manque- ment grave. • 5• Fiche mŽthodologique ¥ Définir le cahier des charges Pour cela, il vous est possible de faire rŽfŽrence ˆ l"ar- ticle 32 du CCAG-FCS RŽfŽrence : Cahier des clauses administratives gŽnŽ- rales applicables aux marchŽs publics de fournitures courantes et de services (CCAG-FCS) approuvŽ le 19 janvier 2009 :

Texte=20150130

l

Clause de progrès

Les textes relatifs aux marchŽs publics permettent d"insŽrer des clauses incitant le titulaire d"un marchŽ ˆ amŽliorer la qualitŽ de ses prestations tout au long de l"exŽcution du marchŽ. - L"article 17 du dŽcret relatif aux marchŽs publics prŽvoit en effet que Çdes clauses incitativespeuvent tre insŽrŽes dans les marchŽs publics notamment aux fins d"amŽliorer les dŽlais d"exŽcution, de rechercher une meilleure qualitŽ des prestations et de rŽduire les cožts de production. È- L"article 139 du dŽcret relatif aux marchŽs publics prŽvoit dŽsormais que le marchŽ public peut tre mo- difiŽ Ç1¡ Lorsque les modifications, quel qu"en soit leur montant, ont ŽtŽ prŽvues dans les documents contrac- tuels initiaux sous la forme de clauses de rŽexamen,dont des clauses de variation du prix ou d"options claires, prŽcises et sans Žquivoque. Ces clauses indiquent le champ d"application et la nature des modifications ou options envisageables ainsi que les conditions dans lesquelles il peut en tre fait usage.È marchŽ reconductible annuellement. Vous indiquerez dans le marchŽ qu"avant chaque ŽchŽance annuelle du marchŽ, le titulaire devra vous les aspects contractuels encadrŽs par cette ou ces clauses. Ëtitre d"exemple, ces clauses peuvent concerner le mode de production des denrŽes alimentaires achetŽes dans le cadre du marchŽ, les modalitŽs de livraison,... RŽfŽrence : article 17 et article 139 du dŽcret n¡2016-

360 du 25 mars 2016 relatif aux marchŽs publics.

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