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....verslamiseenoeuvred'unoutildeGED

MͲS.CLERC

JOSY-13OCTOBRE2015

PLAN •Plandegestiondeladocumentation •Choixetmiseenoeuvred'unoutildeGED •Identificationdesbesoins •Etudedesoffresetchoixdel'outil •Miseenoeuvredelasolutionchoisie •Accompagnementauchangement

Définitiond'unprojetd'INFOͲDOC

Gainenefficience

Gainensatisfactiondesutilisateurs

Lesétapesàconsidérer?

•Initialisation,Identification

Vérification,approbation

Classement

Enregistrement,Stockage

Miseàdisposition-

Diffusion

Miseàjour(modification)

Archivage,Destruction

CréationͲIdentification

Miseàjour-Gestiondes

Versions

VérificationͲ

Approbation

Classement-

Diffusion-Miseà

disposition

ArchivageͲ

destruction

Cycledevied'undocument

Définitiond'unprojetd'INFOͲDOC

Bonnespratiques

•d'élaborerlesdocuments, •delesconsulter(serveuroupapier), •delesmodifier, •delesarchiver(durée), •delesconserver(stockage),

Précisionssur:

•Quirédige? •Quivérifie? •etQuiapprouvelesdocuments?

Bonnespratiques

A/Management

Elaboration:travailcollaboratif?

Collecte

>feuilles

destyle/métadonnées:titre,référence,étatdudoc,version,date,auteurs,destinataires,nbre depages

Systèmed'information

Diffusion/consultation

IDENTIFICATIONDESBESOINS (1/2):•Analysedel'existantetdiagnosticdesbesoinsetdesusages •Collectedesinformations

Méthodesdecollected'infos:

entretiens groupesdetravail

Questionnaires

Analysedesinformationscollectées

Contraintestechniques

Contraintesnormativesouréglementaires

Délaisetplanning

PHASE

D'AVANTͲ

PROJET

(1/2)

Besoinsfonctionnels

:Acquisition? gestion?,diffusion? decontenus documentaires

Organisationactuelle:

Modedeclassement?

Règlesdenommage?

Existencedeprocédures

Objectifs

Stratégiques?Managériaux

?Fonctionnels?

Contenusàgérer:

Types?Volumétrie?

Formats?Nature?...

Flux:workflow,cycle

devie,interactions avecd'autres systèmes

Typed'utilisateurs:

internes/externes?

Connus/inconnus?

nombre?pratiqueset besoinsdocumentaires? activités/métiers?

Choixd'unoutil:méthodologie

IDENTIFICATIONDESBESOINS(2/2) :•Synthèsesdesexigencesfonctionnellesettechniques

Démos,versiond'évaluation,

experts,salons

Unoutilquifaittoutouplusieursoutils?

PHASE

D'AVANTͲ

PROJET

(2/2)

ͲEtudedefaisabilité

ͲSynthèsedes

besoins

ͲSynthèsedes

retours d'expériences

ͲSynthèsed'étatdu

marché

Choixd'unoutil:méthodologie

Applications

duSI WCM

Portail

GED

Recherche

Archivage

Record

management

Collaboratif

ECM

Bureautique

WebContentManagement(WCM)

GestionElectroniquedeDocuments(GED)

Archives(SAE)

EnterpriseContentManagement(ECM)

Création

Utilisation

Archivage

Interm.Définitif

réalisation. ͲSolutionnouvelleetinnovante:mesuredurisque(potentielsdysfonctionnement- manqued'expertise)

PHASEDE

DEFINITION

ͲFicheprojet

ͲCahierdescharges

technique,fonctionnelet graphique documentsetfluxdedonnées avecgestiondesdroitsd'accès

ͲPlandeclassement

ͲChartedenommage

ͲSynthèsedelavolumétrie

desserveursetapplications

ͲCartographiedesapplications

métier

ͲGrilled'analysedesoffres

Principalesrubriquesd'uncahierdecharges

prévoir)

Choixd'unoutil:méthodologie

Choixd'unoutil:méthodologie

Installationetparamétragetechnique

Tests •...ASPECTSDOCUMENTAIRES •Classement

Règlesdenommage

Métadonnées

Gestionducycledeviedocumentaire

PHASEDE

REALISATION

ͲRapportdeparamétrage

techniqueetfonctionnel

ͲProcéduredetests

techniquesetfonctionnels

ͲSynthèsedestestsréalisés

ͲGuidesutilisateurs

Installation&

paramétrage delabasede test

Ajustements

TESTS

Miseen

production (Basede production)

VALIDATION

=RECETTE

ACCOMPAGNERLECHANGEMENT•Communiquer

•Mobiliser •IdentifierlesacteursͲclés

Favoriseraumaximuml'utilisationdel'outil

Choixd'unoutil:méthodologie

CONCLUSION

•L'objectifd'untelprojetn'estdoncpasd'acquérirunoutil MAISderépondreàdes besoinsprécis grâceàunoutil. •Meneruneréflexionconcertée ensuivantuneméthodologierigoureuse.•Nepasoublier: •lesrôlesdesdifférentsacteurs duprojet,delastratégieàl'opérationnel. •deplanifier lesétapesduprojet•lamiseenplacedesmoyensfinanciersethumains.

POURALLERPLUSLOIN...

BIBLIOGRAPHIE

Ouvrages:ͲLagestionélectroniquedocumentaire;JeanͲYvesPrax &SimonLarcher;2004;Dunod ;ISBN2100078917ͲLe

managementdel'informationdansl'entrepriseͲversunevisionsystémique;ChristianeVolant;2002;ADBSeditions ;ISBN2843650631

Autres:ͲGEDopensourceͲLivreblancSmile ;ThomasChoppy &Nicolas

RichetonͲLogiciel:cheminerverslebonchoixͲArchimag Guidepratiquen°43" Choisirseslogiciels »;HélèneZysman &ThomasChoppy

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