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Lagestiondeladocumentation
....verslamiseenoeuvred'unoutildeGEDMͲS.CLERC
JOSY-13OCTOBRE2015
PLAN •Plandegestiondeladocumentation •Choixetmiseenoeuvred'unoutildeGED •Identificationdesbesoins •Etudedesoffresetchoixdel'outil •Miseenoeuvredelasolutionchoisie •AccompagnementauchangementDéfinitiond'unprojetd'INFOͲDOC
Gainenefficience
Gainensatisfactiondesutilisateurs
Lesétapesàconsidérer?
•Initialisation,IdentificationVérification,approbation
Classement
Enregistrement,Stockage
Miseàdisposition-
Diffusion
Miseàjour(modification)
Archivage,Destruction
CréationͲIdentification
Miseàjour-Gestiondes
Versions
VérificationͲ
Approbation
Classement-
Diffusion-Miseà
dispositionArchivageͲ
destructionCycledevied'undocument
Définitiond'unprojetd'INFOͲDOC
Bonnespratiques
•d'élaborerlesdocuments, •delesconsulter(serveuroupapier), •delesmodifier, •delesarchiver(durée), •delesconserver(stockage),Précisionssur:
•Quirédige? •Quivérifie? •etQuiapprouvelesdocuments?Bonnespratiques
A/Management
Elaboration:travailcollaboratif?
Collecte
>feuillesdestyle/métadonnées:titre,référence,étatdudoc,version,date,auteurs,destinataires,nbre depages
Systèmed'information
Diffusion/consultation
IDENTIFICATIONDESBESOINS (1/2):•Analysedel'existantetdiagnosticdesbesoinsetdesusages •CollectedesinformationsMéthodesdecollected'infos:
entretiens groupesdetravailQuestionnaires
Analysedesinformationscollectées
Contraintestechniques
Contraintesnormativesouréglementaires
Délaisetplanning
PHASED'AVANTͲ
PROJET
(1/2)Besoinsfonctionnels
:Acquisition? gestion?,diffusion? decontenus documentairesOrganisationactuelle:
Modedeclassement?
Règlesdenommage?
Existencedeprocédures
Objectifs
Stratégiques?Managériaux
?Fonctionnels?Contenusàgérer:
Types?Volumétrie?
Formats?Nature?...
Flux:workflow,cycle
devie,interactions avecd'autres systèmesTyped'utilisateurs:
internes/externes?Connus/inconnus?
nombre?pratiqueset besoinsdocumentaires? activités/métiers?Choixd'unoutil:méthodologie
IDENTIFICATIONDESBESOINS(2/2) :•SynthèsesdesexigencesfonctionnellesettechniquesDémos,versiond'évaluation,
experts,salonsUnoutilquifaittoutouplusieursoutils?
PHASED'AVANTͲ
PROJET
(2/2)ͲEtudedefaisabilité
ͲSynthèsedes
besoinsͲSynthèsedes
retours d'expériencesͲSynthèsed'étatdu
marchéChoixd'unoutil:méthodologie
Applications
duSI WCMPortail
GEDRecherche
Archivage
Record
managementCollaboratif
ECMBureautique
WebContentManagement(WCM)
GestionElectroniquedeDocuments(GED)
Archives(SAE)
EnterpriseContentManagement(ECM)
Création
Utilisation
Archivage
Interm.Définitif
réalisation. ͲSolutionnouvelleetinnovante:mesuredurisque(potentielsdysfonctionnement- manqued'expertise)PHASEDE
DEFINITION
ͲFicheprojet
ͲCahierdescharges
technique,fonctionnelet graphique documentsetfluxdedonnées avecgestiondesdroitsd'accèsͲPlandeclassement
ͲChartedenommage
ͲSynthèsedelavolumétrie
desserveursetapplicationsͲCartographiedesapplications
métierͲGrilled'analysedesoffres
Principalesrubriquesd'uncahierdecharges
prévoir)Choixd'unoutil:méthodologie
Choixd'unoutil:méthodologie
Installationetparamétragetechnique
Tests •...ASPECTSDOCUMENTAIRES •ClassementRèglesdenommage
Métadonnées
Gestionducycledeviedocumentaire
PHASEDE
REALISATION
ͲRapportdeparamétrage
techniqueetfonctionnelͲProcéduredetests
techniquesetfonctionnelsͲSynthèsedestestsréalisés
ͲGuidesutilisateurs
Installation&
paramétrage delabasede testAjustements
TESTSMiseen
production (Basede production)VALIDATION
=RECETTEACCOMPAGNERLECHANGEMENT•Communiquer
•Mobiliser •IdentifierlesacteursͲclésFavoriseraumaximuml'utilisationdel'outil
Choixd'unoutil:méthodologie
CONCLUSION
•L'objectifd'untelprojetn'estdoncpasd'acquérirunoutil MAISderépondreàdes besoinsprécis grâceàunoutil. •Meneruneréflexionconcertée ensuivantuneméthodologierigoureuse.•Nepasoublier: •lesrôlesdesdifférentsacteurs duprojet,delastratégieàl'opérationnel. •deplanifier lesétapesduprojet•lamiseenplacedesmoyensfinanciersethumains.POURALLERPLUSLOIN...
BIBLIOGRAPHIE
Ouvrages:ͲLagestionélectroniquedocumentaire;JeanͲYvesPrax &SimonLarcher;2004;Dunod ;ISBN2100078917ͲLe
managementdel'informationdansl'entrepriseͲversunevisionsystémique;ChristianeVolant;2002;ADBSeditions ;ISBN2843650631
Autres:ͲGEDopensourceͲLivreblancSmile ;ThomasChoppy &NicolasRichetonͲLogiciel:cheminerverslebonchoixͲArchimag Guidepratiquen°43" Choisirseslogiciels »;HélèneZysman &ThomasChoppy
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