[PDF] Procédure Inventaire vente 2014

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ProcédureInventaireVente

Attention : un inventaire est une image du stock à une date donnée. Il doit donc être réalisé dans un temps très court (2 à 3 jours) pour être efficace et correct. Pendant l'inventaire il ne doit y avoir aucun mouvement de stock (vente, réception de commande, sortie hors stock, etc...). L'ouverture de l'inventaire bloque automatiquement toutes les fonctions de mouvements de stock sur les produits concernés : vente, réceptions de commande, sorties hors vente. Un inventaire se réalise par stock physique, donc si vous disposez de plusieurs points de ventes

dissociés dans Skilou en différents magasins, vous devez réaliser un inventaire de vente par magasin.

Dans l'inventaire nous avons une double notion de stock · Le stock réel qui correspond à ce qui est saisi dans l'inventaire · Le stock théorique qui correspond aux quantités en stock dans Skilou avant l'inventaire.

L'inventaire est la description et l'évaluation des biens et des dettes d'une personne physique ou

morale. Tout commerçant a l'obligation de dresser annuellement un inventaire des éléments actifs et

passifs de son entreprise.

L'inventaire physique des stocks, dressé au moins une fois par exercice, à la clôture de celui-ci

(inventaire annuel), comporte deux opérations :

· l'établissement de la liste complète (par groupes de marchandises, produits et matières) des

divers éléments décomptés et composant les stocks, · la valorisation des existants réels constatés au terme de l'inventaire.

1. Ouverturedel'inventaire:

Pour accéder à la fenêtre de gestion des inventaires, passer par les menus déroulants ou la

barre d"administration en suivant le chemin suivant : " Gestion, Inventaire, Vente ». Nous arrivons alors sur la fenêtre principale des inventaires. Cliquer sur le bouton nouveau pour ouvrir l'assistant de création d'inventaire.

Plusieurs choix d'inventaires sont proposés, mais nous ne traiterons que de l'inventaire par relevé

complet du stock. Attention, si vous souhaitez réaliser un inventaire par pointage du stock, il faut

bien compter et vérifier chaque référence à la main. Seul le relevé complet est automatique.

L'inventaire de vente par un relevé complet du stock se caractérise par le constat physique de toute

marchandise composant le stock. Toute marchandise non inventoriée au cours de l'inventaire complet sera donc mise à stock zéro. Pour créer l'inventaire, cochez Relevé complet du stock et cliquez sur suivant. Nous avons ensuite le choix des familles à inventorier. Par défaut, toutes les familles sont

sélectionnées, et nous vous conseillons de ne rien décocher si vous ne réalisez qu'un seul inventaire

par an. Cliquez sur suivant.

Nous avons ensuite le choix des fournisseurs à inventorier. Comme pour les familles, ils sont tous

sélectionnés, et nous vous conseillons de ne rien décocher si vous ne réalisez qu'un seul inventaire

par an. Cliquez sur suivant.

Cliquez enfin sur le bouton " Terminer » pour valider la création de l'inventaire. L'ouverture d'un

inventaire vente et l'accès à celui-ci peuvent prendre du temps en fonction du nombre d'articles

présents dans Skilou. Skilou ouvre alors le nouvel inventaire et une ligne de couleur verte apparait.

La suite des opérations va se dérouler dans les onglets en haut de la fenêtre (Etat de préparation,

Saisie, Terminal Portable, etc...)

2 Saisiedel'inventaire:

Il est désormais possible de s'attaquer à la saisie des articles. Nous avons alors deux modes de saisie complémentaires, chacun dans son onglet. Vous pouvez saisir sur un mode au début, puis sur l'autre ensuite :

· Saisie : c'est le mode classique de saisie, dans ce cas vous aurez la liste de tous les articles

présents dans le stock.

· Saisie simplifiée : dans ce mode, vous ne verrez à l'écran que les articles que vous aurez

saisis sous forme de liste. Cette liste est effacée si vous fermez la fenêtre d'inventaire, mais

bien sûr la saisie est enregistrée. Quel que soit le mode de saisie, sélectionnez la ligne d'inventaire (elle devient bleue)

Saisie normale :

Cliquez ensuite sur l'onglet saisie et nous avons alors la fenêtre suivante, dans laquelle vous allez

saisir vos articles de vente en stock :

Il y a trois méthodes pour saisir un article :

· la première consiste à cliquer dans la zone de saisie " Code Barre » (1) et de biper un

article à la douchette.

· la deuxième consiste à cliquer dans la zone de saisie " Code Produit » (2) et de taper au

clavier le code Article du produit. Si vous ne vous souvenez plus du code produit, vous pouvez saisir juste une partie et utiliser le bouton recherche (3). · La troisième méthode est de mettre la quantité à inventorier directement dans la colonne " Inventorié » (4). Lors de la saisie avec la douchette, le premier bipage de l'article va mettre 1 en quantité inventoriée. Quand vous allez biper le même article une seconde fois, le compteur va passer

à 2 automatiquement.

Si vous faites une erreur de saisie, par exemple : bipé 5 fois un bandeau alors que vous n'en avez que 4, il suffit de se placer sur la ligne du produit et de modifier la quantité dans la

colonne " Inventorié » en remplaçant 5 par 4. Attention à bien mettre la quantité dont vous

disposez physiquement dans le magasin.

Saisie simplifiée :

Dans ce mode la saisie des articles se fait comme en saisie normale en bipant les articles ou en entrant leur code article. La différence est que nous partons d'une liste vide et qu'à chaque article saisi, une ligne s'ajoute au tableau comme dans l'image ci-dessous : De plus, les quantités affichées ne sont pas cumulées comme en mode de saisie normale.

Chaque bipage d'article crée une ligne avec une quantité Inventoriée à 1. Par exemple, dans

l'image ci-dessus la dernière ligne saisie (ligne 5 dans la colonne en rose) est l'article

" 4160JM » avec une couleur orange et une taille II. Cet article était déjà saisi à la ligne 2

dans le même coloris et la même taille. Mais nous gardons bien deux lignes de saisie distinctes ! Toutefois, dans la partie gauche de la fenêtre, les références de l'article apparaissent et nous avons bien le stock Réel à 2. De façon générale dans les deux modes de saisie : A tout moment, vous pouvez afficher l'historique de saisie des articles en cliquant sur le bouton " Afficher l'historique de la saisie » à gauche. ATTENTION : pour saisir un code dans la zone de saisie " Code Barre » que ce soit en manuel ou

bipé par douchette, il faut bien vérifier que cette zone soit en attente de saisie. Pour cela, cliquez

sur cette zone : le curseur clignotant doit apparaître dans cette zone indiquant qu'elle est prête à

recevoir des informations.

Si la douchette est à une bonne distance du PC, il ne sera pas possible de regarder l'écran pour voir si

l'article est bien reconnu. Il suffit alors de cocher l'option " Sons » pour qu'à chaque article bipé,

Skilou émette un message sonore sur les haut-parleurs du PC. Un son aigu pour les articles reconnus

et un son grave pour les articles non reconnus.

3 Vérificationdesdonnéessaisies:

Avant de valider l'inventaire, il est important de passer par une étape de vérification.

Cliquez sur l'onglet " Etat ».

Dans cet onglet vous pouvez afficher les résultats prévisionnels de l'inventaire.

Pour avoir un bon état de vérification, nous vous conseillons de cocher " N'afficher que les écarts »

(1) et ensuite de cocher " Tous » (2). Enfin, cliquez sur le bouton " Afficher ». Ainsi vous allez avoir à

l'écran la liste de tous les articles inventoriés ou non et ayant des écarts entre le stock réel et le stock

théorique. Vous pourrez ensuite affiner la liste en utilisant les filtres dans la partie en haut à gauche.

Pour un contrôle plus simple des écarts, vous pouvez imprimer la liste en cliquant sur le bouton

" Imprimer » en bas de la fenêtre.

Si vous avez besoin de corriger les valeurs de stock inventorié de certains articles, retournez dans

l'onglet " Saisie ».

4 Findel'inventaire:

Une fois la saisie des articles finie et vérifiée, il est temps de clôturer l'inventaire. Ne gardez pas

l'inventaire ouvert inutilement ! Allez sur l'onglet " Fin d'inventaire ». Pour clôturer l'inventaire, il suffit de suivre les feux rouges.

Cliquez sur le premier feu qui correspond à la sauvegarde. Cette sauvegarde est importante, car elle

sera votre seul recours en cas d'erreur dans la saisie. Ensuite cliquez sur " Valider l'inventaire ». La fenêtre suivante s'ouvre alors : Cliquez sur le bouton " Lancer le Traitement ». Les feux rouges passent au vert progressivement.

Une fois la validation finie, vous pouvez imprimer les écarts d'inventaire ou le stock valorisé depuis

cet onglet en cochant en haut à gauche l'option qui vous intéresse puis en cliquant sur le bouton

" Imprimer » en bas de la fenêtre.quotesdbs_dbs26.pdfusesText_32

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